Procedimento nº SCM 01/2010 Cláusula 1.ª Objecto e Local de prestação de Serviços 1 O presente Caderno de Encargos compreende as cláusulas a incluir no contrato a celebrar na sequência do procedimento por concurso público que tem por objecto a aquisição de serviços de promoção, comunicação e assessoria para a promoção de vinhos do Douro e do Porto no Brasil no biénio 2010-2011. 2 Os serviços serão prestados no país acima referido. 3 As actividades constantes do presente Caderno de Encargos estão incluídas no projecto de financiamento da União Europeia ao abrigo da Portaria 1384-A/2008. Cláusula 2.ª Contrato 1 O contrato é composto pelo respectivo clausulado contratual. 2 O contrato a celebrar integra ainda os seguintes elementos: a) Os suprimentos dos erros e das omissões do Caderno de Encargos identificados pelos concorrentes, desde que esses erros e omissões tenham sido expressamente aceite pelo órgão competente para a decisão de contratar; b) Os esclarecimentos e as rectificações relativos ao Caderno de Encargos; c) O presente Caderno de Encargos; d) A proposta adjudicada; e) Os esclarecimentos sobre a proposta adjudicada prestados pelo adjudicatário. 3 Em caso de divergência entre os documentos referidos no número anterior, a respectiva prevalência é determinada pela ordem pela qual aí são indicados. 4 Em caso de divergência entre os documentos referidos no n.º 2 e o clausulado do contrato e seus anexos, prevalecem os primeiros, salvo quanto aos ajustamentos propostos de acordo com o disposto no artigo 99.º do Código dos Contratos Públicos e aceites pelo adjudicatário nos termos do disposto no artigo 101.º desse mesmo diploma legal. Cláusula 3.ª Prazo O contrato mantém-se em vigor até à conclusão dos serviços em conformidade com os respectivos termos, condições e o disposto na lei, sem prejuízo das obrigações acessórias que devam perdurar para além da cessação do Contrato. Cláusula 4.ª Obrigações principais do prestador de serviços 1 Sem prejuízo de outras obrigações previstas na legislação aplicável, no Caderno de Encargos ou nas cláusulas contratuais, da celebração do contrato decorrem para o prestador de serviços as seguintes obrigações principais da prestação dos serviços indicados na cláusula 1.ª: Página 1 de 8
1.1. Grande de Vinhos do Douro e do Porto. 1.1.1. Organização de 4 grandes provas anuais (8 no total do programa) de vinhos provenientes da Região Demarcada do Douro, nas cidades de São Paulo, Curitiba, Rio de Janeiro e Brasília. 1.1.2. As provas devem decorrer em 2010 nas datas correspondentes às abaixo indicadas, pelo que os concorrentes devem propor uma data concreta: a) Curitiba e São Paulo (Entre os dias 15 a 23 de Abril), pela ordem indicada. b) Rio de Janeiro e Brasília (Entre os dias 31 de Maio a 10 de Junho), pela ordem indicada c) No ano 2011 as datas serão objecto de nova calendarização, tendo como referência as datas acima indicadas para efeitos de orçamentação. d) Cabe ao IVDP decidir sobre a fixação da data das provas. 1.1.3. Os locais das acções, preferencialmente em hotéis de nível elevado reconhecidos pelo IVDP, devem dispor das melhores condições para a realização da acção, sendo também considerados veículos de promoção do evento. 1.1.4. Cada uma das provas deverá ter as seguintes 3 componentes: a) Uma prova principal de vinhos com mesas por importadores (ou produtores representados directamente) no horário das 15:00 às 21:00 horas. Estima-se a necessidade de um máximo de 30 mesas para importadores (ou produtores representados directamente) para cada uma das cidades, assim como o seguinte número de participantes convidados: São Paulo 300, Curitiba 250, Rio de Janeiro 250 e Brasília 200 pessoas. b) Uma prova especial de vinhos do Douro para 30 especialistas, comentada por um orador convidado, que deverá ter lugar no mesmo recinto mas em sala fechada, no horário das 16:00 às 17:30 horas. c) Uma prova especial de vinhos do Porto harmonizada com doces e/ou sobremesas para 30 especialistas, com iguarias preparadas por um chefe de reconhecido mérito, que deverá ter lugar no mesmo recinto mas em sala fechada, no horário das 18:00 às 19:30 horas. Nota: Entende-se por especialistas pessoas de reconhecido mérito que exercem funções ligadas ao sector tais como jornalistas, crítico de vinhos e gastronomia, sommeliers, institucionais e enófilos de referência. 1.1.5. Deverá ser orçamentado, para a prova principal, um buffet de acompanhamento, adequado a uma acção deste tipo, constituído por diferentes tipos de pães, de queijos, de patés e de iguarias doces e salgadas. Indicar a composição do buffet. 1.1.6. Locação de Copos de vinhos, caso necessário, apropriados para degustação de vinhos tranquilos (Douro) e vinhos do Porto, em quantidade suficientes para cada uma das acções previstas; 1.1.7. 3 Recipientes (baldes) para garrafas com gelo para cada mesa; 1.1.8. Fornecimento de água mineral em número suficiente para participantes e produtores. 1.1.9. 2 Cuspideiras para cada mesa. 1.1.10. Recepcionistas, em número suficiente para a realização do serviço. 1.1.11. Produção de convites e envelopes, assim como o custo de envio pelos correios. As características do papel e respectiva gramagem devem ser identificadas na proposta, sendo obrigatório anexar um protótipo para apreciação por via electrónica. O número de convites a enviar deverá ser também explicitado na proposta. 1.1.12. Cadernos de provas em número suficiente, com identificação dos importadores/produtores e dos vinhos a ser degustados, impresso a 2 cores (máximo), devendo ser referenciado quantidades a produzir, o tipo de papel e anexado um protótipo para aprovação. Página 2 de 8
1.1.13. Identificadores de mesas, com identificação do logótipo do importador/produtor, listando os vinhos em degustação (tamanho mínimo A4, com suporte em acrílico e impressão digital). 1.1.14. Crachás, para identificação dos expositores, dos elementos da organização e dos participantes. 1.1.15. Garçons, em número suficiente para a realização do serviço. 1.1.16. Fotógrafo, com entrega de reportagem em suporte electrónico no dia posterior ao evento. 1.1.17. Serviço de manobrista, caso haja necessidade. 1.1.18. Para as provas especiais, deverá ser também assegurado equipamento de som e projecção de computador (datashow e telão), assim como a impressão das fichas técnicas dos respectivos vinhos. As fichas técnicas são impressas em folha A4, a preto e branco, com 1 folha por cada vinho em prova e devendo ser encadernadas. 1.1.19. Para as provas especiais, deverá ser cotado os honorários do chefe incluindo o custo de preparação das iguarias. Estimam-se um mínimo de 5 iguarias diferentes por pessoa. 1.1.20. Para as provas especiais, considera-se que os vinhos (Porto e Douro) são cedidos gratuitamente pelos produtores/empresas aderentes, num máximo de 15 vinhos DOC Douro e 7 vinhos DOC Porto. 1.1.21. Deverá ser cotado o trabalho de assessoria de imprensa, para a divulgação do evento, antes e depois, junto da imprensa, com especial relevo para a imprensa especializada. 1.1.22. É pressuposto que nos honorários da empresa contratada estejam incluídos todos os custos inerentes aos contactos com os importadores para confirmação da participação, para obtenção da informação sobre os vinhos em degustação, bem como os custos não explicitados no orçamento. Este valor, de acordo com o regulamento, não poderá em caso algum ultrapassar 13% do valor global da acção. 1.1.23. Após a realização da acção, a empresa contratada, num prazo máximo de 7 dias, deverá enviar ao contratante um relatório sobre o evento, com uma análise do perfil dos participantes nas 3 componentes da acção e a seguinte informação: a) Nome dos participante b) Função c) Empresa/Restaurante/Entidade d) Contacto email e) NOTA: a não apresentação desta informação implica uma penalização de 5% sobre o valor global de acção. 1.1.24. Em todos os itens cotados deverão ser explicitados os respectivos custos unitários. 1.2. Seminários harmonizados com Chefes de Prestígio. 1.2.1. Organização de 4 jantares anuais (8 no total do programa) com vinhos provenientes da Região Demarcada do Douro, nas cidades de São Paulo, Curitiba, Rio de Janeiro e Brasília. 1.2.2. Os jantares devem decorrer em datas contíguas às das Grandes s (um dia antes ou um dia depois), em cada uma das cidades referenciadas. 1.2.3. Organização de 4 grandes provas anuais (8 no total do programa) com vinhos provenientes da Região Demarcada do Douro, nas cidades de São Paulo, Curitiba, Rio de Janeiro e Brasília. 1.2.4. Os locais das acções, preferencialmente em restaurantes de nível elevado reconhecidos pelo IVDP, devem dispor das melhores condições para a realização da acção, sendo também considerados veículos de promoção do evento A acção dirige-se a especialistas e profissionais de vinhos: pessoas de reconhecido mérito que exercem funções de jornalistas, crítico de vinhos e gastronomia, sommeliers, enófilos com poder de compra, institucionais, entre outros. Estima-se a presença de um máximo de 30 pessoas. Página 3 de 8
1.2.5. Deverá ser previsto um menu com um mínimo de 3 pratos (entrada, prato principal e sobremesa) que sejam harmonizados com os diferentes estilos de vinhos propostos. 1.2.6. Copos de vinhos apropriados para degustação de vinhos tranquilos (Douro) e vinhos do Porto, em quantidade suficientes para cada uma das acções previstas; 1.2.7. Fotógrafo, com entrega de reportagem em suporte electrónico no dia posterior ao evento; 1.2.8. Serviço de manobrista, caso haja necessidade; 1.2.9. Deverá ser cotado o trabalho de assessoria de imprensa, para a divulgação do evento, antes e depois, junto da imprensa, com especial relevo para a imprensa especializada. 1.2.10. É pressuposto que nos honorários da empresa contratada estejam incluídos todos os custos inerentes aos contactos com os importadores para confirmação da participação, para obtenção dos vinhos e todos os custos não explicitados no orçamento. Este valor, de acordo com o regulamento, não poderá em cada algum ultrapassar 13% do valor global da proposta. 1.2.11. Após a realização da acção, a empresa contratada, num prazo máximo de 7 dias, deverá enviar ao contratante um relatório sobre o evento, com uma análise do perfil dos participantes nas 3 componentes da acção e a seguinte informação: a) Nome dos participantes b) Empresa/Restaurante/Entidade c) Contacto email d) NOTA: a não apresentação desta informação implica uma penalização de 5% sobre o valor global de acção. 1.2.12. Em todos os itens cotados deverão ser explicitados os respectivos custos unitários. 2. O orçamento deve ser apresentado em Euros, da seguinte forma, que se apresenta como exemplo: Ano 2010 PR SP RJ DF PR SP RJ DF Locação Sala Principal 0 0 0 0 Locação Sala(s) s paralelas 0 0 0 0 Buffet 0 0 0 0 Locação de copos Seminário 0 0 0 0 Baldes, gelo e cuspideiras 0 0 0 0 Água 0 0 0 0 Recepcionistas 0 0 0 0 Convites, envelopes e postagem 0 0 0 0 Cadernos de prova 0 0 0 0 Identificadores de mesas 0 0 0 0 Crachás 0 0 0 0 Garçons 0 0 0 0 Fotógrafo 0 0 0 0 0 0 0 0 s Especiais - equipamento 0 0 0 0 s Especiais - produtos 0 0 0 0 Manobristas 0 0 0 0 0 0 0 0 Assessoria de Imprensa 0 0 0 0 0 0 0 0 Sub-Total 0 0 0 0 0 0 0 0 Honorários 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 Página 4 de 8
Ano 2011 PR SP RJ DF PR SP RJ DF Locação Sala Principal 0 0 0 0 Locação Sala(s) s paralelas 0 0 0 0 Buffet 0 0 0 0 Locação de copos Seminário 0 0 0 0 Baldes, gelo e cuspideiras 0 0 0 0 Água 0 0 0 0 Recepcionistas 0 0 0 0 Convites, envelopes e postagem 0 0 0 0 Cadernos de prova 0 0 0 0 Identificadores de mesas 0 0 0 0 Crachás 0 0 0 0 Garçons 0 0 0 0 Fotógrafo 0 0 0 0 0 0 0 0 s Especiais - equipamento 0 0 0 0 s Especiais - produtos 0 0 0 0 Manobristas 0 0 0 0 0 0 0 0 Assessoria de Imprensa 0 0 0 0 0 0 0 0 Sub-Total 0 0 0 0 0 0 0 0 Honorários 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 3 A título acessório, o prestador de serviços fica ainda obrigado, designadamente, a recorrer a todos os meios humanos, materiais e informáticos que sejam necessários e adequados à prestação do serviço, bem como ao estabelecimento do sistema de organização necessário à perfeita e completa execução das tarefas a seu cargo. Cláusula 5.ª Prazo de prestação do serviço 1 O Fornecimento a realizar no âmbito da prestação do contrato deverá estar integralmente executado até 31 de Dezembro de 2011, de acordo com os programas anuais previstos. Cláusula 6.ª Objecto do dever de sigilo 1 O prestador de serviços deve guardar sigilo sobre toda a informação e documentação, técnica e não técnica, comercial ou outra, relativa ao Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., de que possa ter conhecimento ao abrigo ou em relação com a execução do contrato. 2 A informação e a documentação cobertas pelo dever de sigilo não podem ser transmitidas a terceiros, nem objecto de qualquer uso ou modo de aproveitamento que não o destinado directa e exclusivamente à execução do contrato. 3 Exclui-se do dever de sigilo previsto a informação e a documentação que fossem comprovadamente do domínio público à data da respectiva obtenção pelo prestador de serviços ou que este seja legalmente obrigado Página 5 de 8
a revelar, por força da lei, de processo judicial ou a pedido de autoridades reguladoras ou outras entidades administrativas competentes. Cláusula 7.ª Prazo do dever de sigilo O dever de sigilo mantém-se em vigor até ao termo do prazo de um ano a contar do cumprimento ou cessação, por qualquer causa, do contrato, sem prejuízo da sujeição subsequente a quaisquer deveres legais relativos, designadamente, à protecção de segredos comerciais ou da credibilidade, do prestígio ou da confiança devidos às pessoas colectivas. Cláusula 8.ª Preço contratual 1 O preço base é de 200.000.00. 2 O valor referido em 1 não pode ser ultrapassado, o que implica a exclusão da proposta. 3 O valor referido em 1 não pode ultrapassar os seguintes montantes parciais: - 100.000,00 no primeiro ano (de Março de 2010 a Dezembro de 2010) - 100.000,00 no segundo ano (de Janeiro de 2011 a Dezembro de 2011) 4 - Pela prestação dos serviços objecto do contrato, bem como pelo cumprimento das demais obrigações constantes do presente Caderno de Encargos, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., deve pagar ao prestador de serviços o preço constante da proposta adjudicada, acrescido de IVA à taxa legal em vigor, se este for legalmente devido. 5 O preço inclui todos os custos, encargos e despesas cuja responsabilidade não esteja expressamente atribuída ao contraente público, [incluindo as despesas de alojamento, alimentação e deslocação de meios humanos, despesas de aquisição, transporte, armazenamento e manutenção de meios materiais bem como quaisquer encargos decorrentes da utilização de marcas registadas, patentes ou licenças]. 6 O preço a que se refere o n.º 1 é dividido pelos dois anos de execução do contrato. Cláusula 9.ª Condições de pagamento 1 A(s) quantia(s) devida(s) pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., nos termos da cláusula anterior, deve(m) ser paga(s) no prazo 30 dias após a recepção pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., das respectivas facturas, as quais só podem ser emitidas após o vencimento da obrigação respectiva. 2 Em caso de discordância por parte do Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., quanto aos valores indicados nas facturas, deve este comunicar ao prestador de serviços, por escrito, os respectivos fundamentos, ficando o prestador de serviços obrigado a prestar os esclarecimentos necessários ou proceder à emissão de nova factura corrigida. 3 Desde que devidamente emitidas e observado o disposto no n.º 1, as facturas são pagas através de transferência bancária em euros. Página 6 de 8
Cláusula 10.ª Penalidades contratuais 1 Pelo incumprimento de obrigações emergentes do contrato, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., pode exigir do prestador de serviços o pagamento de uma pena pecuniária, de montante a fixar em função da gravidade do incumprimento, nunca inferior a 50% do valor do contrato pelo incumprimento das datas e prazos de entrega dos elementos referentes ao contrato. 2 Em caso de resolução do contrato por incumprimento do prestador de serviços, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., pode exigir-lhe uma pena pecuniária equivalente ao valor do contrato. 3 Na determinação da gravidade do incumprimento, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., tem em conta, nomeadamente, a duração da infracção, a sua eventual reiteração, o grau de culpa do prestador de serviços e as consequências do incumprimento. Cláusula 11.ª Força maior 1 Não podem ser impostas penalidades ao prestador de serviços, nem é havida como incumprimento, a não realização pontual das prestações contratuais a cargo de qualquer das partes que resulte de caso de força maior, entendendo-se como tal as circunstâncias que impossibilitem a respectiva realização, alheias à vontade da parte afectada, que ela não pudesse conhecer ou prever à data da celebração do contrato e cujos efeitos não lhe fosse razoavelmente exigível contornar ou evitar. 2 Podem constituir força maior, se se verificarem os requisitos do número anterior, designadamente, tremores de terra, inundações, incêndios, epidemias, sabotagens, greves, embargos ou bloqueios internacionais, actos de guerra ou terrorismo, motins e determinações governamentais ou administrativas injuntivas. 3 Não constituem força maior, designadamente: a) Circunstâncias que não constituam força maior para os subcontratados do prestador de serviços, na parte em que intervenham; b) Greves ou conflitos laborais limitados às sociedades do prestador de serviços ou a grupos de sociedades em que este se integre, bem como a sociedades ou grupos de sociedades dos seus subcontratados; c) Determinações governamentais, administrativas, ou judiciais de natureza sancionatória ou de outra forma resultantes do incumprimento pelo prestador de serviços de deveres ou ónus que sobre ele recaiam; d) Manifestações populares devidas ao incumprimento pelo prestador de serviços de normas legais; e) Incêndios ou inundações com origem nas instalações do prestador de serviços cuja causa, propagação ou proporções se devam a culpa ou negligência sua ou ao incumprimento de normas de segurança; f) Avarias nos sistemas informáticos ou mecânicos do prestador de serviços não devidas a sabotagem; g) Eventos que estejam ou devam estar cobertos por seguros. 4 A ocorrência de circunstâncias que possam consubstanciar casos de força maior deve ser imediatamente comunicada à outra parte. 5 A força maior determina a prorrogação dos prazos de cumprimento das obrigações contratuais afectadas pelo período de tempo comprovadamente correspondente ao impedimento resultante da força maior. Cláusula 12.ª Resolução por parte do contraente público Página 7 de 8
1 Sem prejuízo de outros fundamentos de resolução previstos na lei, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., pode resolver o contrato, a título sancionatório, no caso de o prestador de serviços violar de forma grave ou reiterada qualquer das obrigações que lhe incumbem. 2 Haverá lugar ao pagamento de uma indemnização equivalente ao dobro do valor do contrato no caso de, por culpa do prestador dos serviços, o stand não esteja pronto no momento de abertura da feira. Cláusula 13.ª Resolução por parte do prestador de serviços 1 Sem prejuízo de outros fundamentos de resolução previstos na lei, o prestador de serviços pode resolver o contrato quando qualquer montante que lhe seja devido esteja em dívida há mais de 60 dias. 2 Nos casos previstos na alínea anterior, o direito de resolução pode ser exercido mediante declaração enviada ao Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., que produz efeitos 30 dias após a recepção dessa declaração, salvo se este último cumprir as obrigações em atraso nesse prazo, acrescidas dos juros de mora a que houver lugar. Cláusula 14.ª Seguros 1 É da responsabilidade do prestador de serviços a cobertura, através de contratos de seguro, de todos os riscos inerentes à realização das acções. 2 O Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P. pode, sempre que entender conveniente, exigir prova documental da celebração dos contratos de seguro referidos no número anterior, devendo o prestador de serviços fornecê-la no prazo de 5 dias. Cláusula 15.ª Fiscalização Prévia do Tribunal de Contas O presente contrato poderá estar sujeito à fiscalização prévia do tribunal de contas nos termos da Lei 98/97 de 26 de Agosto, que aprova a lei de organização e processo do Tribunal de Contas Cláusula 16.ª Foro competente Para resolução de todos os litígios decorrentes do contrato fica estipulada a competência do tribunal administrativo de círculo de Porto, com expressa renúncia a qualquer outro. Cláusula 17.ª Subcontratação e cessão da posição contratual A subcontratação pelo prestador de serviços e a cessão da posição contratual por qualquer das partes depende da autorização da outra, nos termos do Código dos Contratos Públicos. O contrato é regulado pela legislação portuguesa. Cláusula 18.ª Legislação aplicável Página 8 de 8