PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS Centro Hospitalar do Médio AVE, EPE 2011 PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS 1. Caracterização da Instituição O Centro Hospitalar do Médio Ave EPE, doravante CHMA, constituído em 28 de Fevereiro de 2007, através do Decreto Lei nº 50 A/2007, de 28 de Fevereiro, é uma entidade pública empresarial, dotada de autonomia administrativa financeira e patrimonial, que sucedeu às pessoas colectivas Hospital S. João de Deus, EPE e Hospital Conde S. Bento Santo Tirso assumindo todos os seus direitos e obrigações. Formam o CHMA as duas Unidades Hospitalares localizadas em Vila Nova de Famalicão e Santo Tirso, com sede social na cidade de Santo Tirso. Na prossecução da Missão, o CHMA pautar se á pelos valores ética, competência, compromisso com o utente, humanização e responsabilidade social, visando alcançar os seguintes objectivos: Atingir a melhoria global da saúde para as populações que serve, principalmente as da sua área de influência directa; Melhorar o acesso aos serviços e a qualidade da prestação dos cuidados de saúde às famílias, aos indivíduos e aos grupos sociais; Reforçar e aperfeiçoar processos de cooperação com outros organismos públicos e
privados, promovendo a articulação entre os serviços de saúde e de apoio social; Aplicar metodologias inovadoras de gestão, indutoras de competência, motivação, responsabilização e eficiência no exercício de cuidados de saúde; Implementar e assegurar a coordenação das actividades de formação e investigação, desenvolvendo um plano de formação continuada dos colaboradores; Promover, duma forma eficiente, a racionalização e agregação de recursos, fomentando a sua afectação ao desenvolvimento de projectos comuns ao Centro; Vocacionar cada Unidade para uma área específica, ganhando especialização e potenciando a complementaridade, garantindo assim a sustentabilidade global do Centro. Organograma do CHMA:
2. Enquadramento do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção de Infracções Conexas O presente Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas (PGRCIC) do CHMA, a implementar em 2011, visa cumprir a Recomendação n.º 1/2009 do Conselho de Prevenção da Corrupção, publicado na 2.ª Série do Diário da República, n.º 140, de 22 de Julho de 2009. O PGRCIC é reconhecido como um reforço adicional das medidas constantes do Sistema de Controlo Interno do CHMA, e especialmente dirigido para a identificação e prevenção dos riscos de corrupção e infracções conexas. A Recomendação está na origem deste Plano e exige medidas transversais para um eficaz combate e prevenção dos riscos de corrupção e infracções conexas em todas as áreas que delas necessitem. Para esse efeito exige se uma participação abrangente para que o documento final reflicta as efectivas necessidade de medidas nas várias áreas e serviços intervenientes. Este Plano é o primeiro passo no sentido de sensibilizar os diversos intervenientes envolvidos para uma matéria que é nova e que exigirá por isso reflexão e disponibilidade para o desenvolvimento de competências nesta temática para a sua eficaz implementação, que será conseguida através de: Acções de sensibilização e divulgação do presente Plano; Acções de formação em temas de corrupção e riscos conexos; Articulação das Acções com o Código de Ética do CHMA; Planeamento de actividades de Auditoria às medidas implementadas; Constituição de uma Comissão de Monitorização do PGRCIC. O Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas (PGRCIC) do CHMA encontra se divido em duas partes, uma primeira que diz respeito à sua implementação e divulgação propriamente ditas, em particular na tomada de medidas para a sensibilização dos Colaboradores do CHMA nas matérias relacionadas com o presente Plano, e uma segunda com discriminação concreta dos riscos identificados nas principais áreas de risco, a saber: a) Recursos Humanos; b) Produção e Gestão de Doentes; c) Clientes e Contas a receber; d) Gestão de Tesouraria/Disponibilidades; e) Gestão de Contas a Pagar;
f) Aquisições/Contratações; g) Gestão de Existências; h) Gestão do Imobilizado. Complementarmente a este Plano, o CHMA, em cumprimento com o estipulado na Resolução do Conselho de Ministros n.º 49/2007, tomou medidas no sentido da promoção da segregação de funções, da existência de comissões especializadas, e do desenvolvimento sistemático de actividades de auditoria interna. 3. Medidas Gerais Desta primeira parte constam as medidas de implementação e divulgação do PGRCIC a iniciar em 2011, e que se esperam, nesse ano, significativamente adoptadas e estabilizadas. Este conjunto de medidas gerais e transversais a toda a instituição, têm como objectivo o desenvolvimento de competências nas matérias de prevenção de riscos de corrupção e infracções conexas. Deverão ser assim desenvolvidas no ano de 2011 as seguintes medidas de âmbito abrangente: a) Disponibilização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas na Intranet e na página electrónica do CHMA; b) Acções de divulgação do PGRCIC; c) Promoção de acções formativas sobre o PGRCIC, promovendo simultaneamente o Código de Ética do CHMA, sensibilizando os Colaboradores para os princípios éticos que devem reger a sua actividade que fazem parte da Carta Ética da Administração Pública; d) Criação de um Grupo de Trabalho que aumente a qualidade e abrangência do actual PGRCIC, e que assegure a implementação das medidas nele constantes; e) Revisão dos procedimentos associados às medidas previstas no presente Plano; f) Adopção de modelos de declaração de compromisso relativa a incompatibilidades, impedimentos e escusa, lealdade, colaboração e boa fé; g) Nomeação da Comissão de Monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas; h) Estabelecimento de um cronograma de revisão e acompanhamento das actividades constantes do Plano; i) Promoção de actividades de auditoria interna periódicas às medidas constantes do presente Plano.
Dado o seu carácter fundamental enquadro instrumento de gestão, as presentes medidas serão objecto de monitorização trimestral pela Comissão de Monitorização do PGRCIC, cujos resultados e recomendações devem integrar o relatório anual a apresentar ao Conselho de Administração e a remeter ao Conselho de Prevenção da Corrupção. 4. Áreas de Intervenção Específicas Nesta parte serão elencados riscos por área de intervenção, identificando medidas e acções concretas de prevenção da corrupção e infracções conexas. Serão identificados ainda os principais intervenientes nas actividades identificadas.
4.1 Recursos Humanos 4.1.1 Recrutamento Descrição de Corrupção de Ocorrência Recrutamento Colaboradores Departamento de Recursos Humanos; Directores de Serviços. Favorecimento de candidato; Intervenção em processo em situação de impedimento; Abuso de poder Cons tuição de júri com número mínimo de 3 elementos para avaliação dos candidatos; Princípio da isenção no tratamento dos processos, com assinatura de uma declaração de não impedimento; Implementação de um Regulamento de Recrutamento; Revisão regular do procedimento rela vo a recrutamento definido no Manual de Procedimentos Administrativos, que deve respeitar o princípio de igualdade constante do estatuto das EPE. 4.1.2. PROCEDIMENTOS DIVERSOS Responsáveis / Análise de pedidos de justificac ão de faltas Análise requerimentos de licenc a sem vencimento Marcação de férias Deslocações em serviço Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Humanos; Director de Serviço Descric ão de Corrupc ão Considerar uma falta justificada indevidamente Considerar indevidamente que se encontram preenchidos os requisitos para autorizac ão da licenc a sem vencimento. Gozo e marcac ão de férias superior ao de direito. Deslocac ões em servic os para o exterior não autorizadas; Deslocac ões abusivas entre Unidades Hospitalares e/ou sem a utilizac ão do transporte economicamente mais conveniente. de Ocorrência do Risco - O programa de Auditoria Interna Anual, no âmbito do sistema de controlo interno existente, deve contemplar a verificação dos diversos procedimentos de análises de pedido e de marcação de férias; - Revisão semestral do Manual de Procedimento Administrativos e Contabilísticos da Gestão de Recursos Humanos (ACSS); - Divulgação do regime de acumulações; - Verificação aleatórios das declarações de Colaboradores para verificação da não acumulação; - Verificação declarações de IRS de médicos em regime de dedicação exclusiva a realizar anualmente pelo Departamento de Recursos Humanos.
4.1.2 Procedimentos diversos (continuação) Renovação do contrato sem prévia autorizac ão do CA Selecção de Formadores Departamento Compras e Logística; Servic os Instalac ões e Equipamento; Servic o de Informática; Gabinete de Desenvolvimento e Formac ão; Descrição de Corrupção Favorecimento de pessoa amiga com desempenho inadequado ou sem efectiva necessidade de renovac ão do CHMA; Selecção de Formadores sem o CAP, formac ão adequada e sem compete ncia efectiva para exercer essa func ão; Selecc ão de formadores Favorecimento de amigos ou familiares. de Ocorrências do Risco - Obrigatoriedade de verificação dos elementos por mais de uma pessoa; - Elaboração de uma lista mensal de colaboradores contratados a prazo, para que o contrato possa ser analisado antecipadamente com um prazo superior a 60 dias; - Constituição de uma bolsa de formadores. 4.1.3 Processamentos Processamento de abonos e descontos Departamento de Recursos Humanos Descric ão de Corrupc ão Processamento e pagamento de abonos não autorizados: remunerações, abonos variáveis e eventuais, despesas compar cipadas pela ADSE, ajudas de custo, recuperação de vencimento de exercício perdido, etc; Processamento de descontos indevidos. de Ocorrências Moderado Os elementos que efectuam a selecção e recrutamento se encontram segregados dos que efectuam o registo em cadastro; Os elementos que efectuam o processamento de vencimentos devem encontrar se segregados dos elementos que efectuam a sua verificação, pagamento e contabilização; Os elementos afectos a qualquer uma das ac vidades acima descritas não efectuam a análise da conta de remunerações a pagar pertencentes às funções Tesouraria e Contabilidade geral; Os elementos que analisam os registos de assiduidade, se encontram segregados dos que: autorizam faltas, autorizam horas extraordinárias/complementares, processam vencimentos, registam descontos, efectuam pagamentos, etc; O programa de Auditoria Interna Anual, no âmbito do sistema de controlo interno existente, deve contemplar a verificação dos abonos processados;
Manutenção de dados mestre de Colaboradores Departamento de Recursos Humanos Alteração não autorizada de dados mestre de Colaboradores com impacto em processamentos. Revisão semestral do Manual de Procedimentos Administra vos e Contabilís cos da Gestão de Recursos Humanos (ACSS). Os elementos que alteram os dados mestre de colaboradores para efeitos de processamento encontram se segregados dos que processam de facto. 4.2 Produção e Gestão de Utentes Requisição de MCDT s no exterior Admissão de Utentes Transporte de Doentes Serviços Clínicos Serviço de Gestão de Utentes Serviços Clínicos; Gestão de Utentes. Descrição de Corrupção Recurso excessivo a MCDT s no exterior com favorecimento/indução de terceiros Deficiente recolha/actualização dos dados dos Utentes a conhecidos. Recurso excessivo a transportes de doentes por corporações de bombeiros; Facturação excessiva ou sem aplicação do norma vo legal aplicável; Favorecimento de determinadas corporações de bombeiros. de Ocorrência Moderado Moderado Acompanhamento dos MCDT s realizados no exterior, com definição de sistema de alertas para eventuais desconformidades. Elevado Moderado Análise da adequação do norma vo em vigor; Ligação da ac vidade de admissão à de cobrança, aferindo se a causa da não cobrança de taxa moderadora está na deficiente recolha/actualização dos dados dos Utentes Elevado Moderado Implementação de um sistema de verificação e controlo de transportes de doentes por bombeiros; Revisão das normas de transporte de doentes. 4.3 Clientes e contas a receber Cobrança de Taxas Moderadoras Gestão de Utentes; Gabinete Jurídico; Serviços Financeiros. Descric ão de Corrupc ão Falhas na Cobrança de Taxas Moderadoras a familiares ou amigos dos responsáveis pela sua Cobrança; Indevida apropriação de Taxas Moderadoras; de Ocorre ncia Elevado Moderado Rota vidade do pessoal em postos de cobrança de taxas moderadoras. Revisão do procedimento de Cobrança de Taxas moderadoras; Implementação de normas que garantam maior celeridade na cobrança coerciva de taxas moderadoras; Segregação de funções entre quem recebe e quem confere e entrega no Serviço de Gestão Financeira; Auditorias Internas.
4.4 Gestão de Tesouraria / Disponibilidades Depósito de valores cobrados Gestão de Utentes; Descric ão de Corrupc ão Retenção de valores cobrados por colaborador de Ocorre ncia Implementac ão de sistema multibanco nos principais postos de cobranc a; Gestão de Tesouraria Serviços de Gestão Financeira Desvio de fundos. Contagens periódicas do Caixa, com verificac ões periódicas pelo Auditor Interno; Realizac ão de reconciliac ões bancárias por Colaborador não afecto à tesouraria, com validac ão periódica pelo Auditor Interno; Circularizac ão periódica dos saldos de terceiros; O SGF reporta mensalmente ao CA a situac ão económico- financeira e a evoluc ão das contas de receita e despesa. 4.5 Gestão de Contas a Pagar Manutenção de Dados Mestre de Fornecedores Serviço de Financeira. Descric ão de Corrupc ão Alteração de NIB de fornecedor não autorizada de Ocorre ncia Segregação de funções; Circularização periódica de saldos de terceiros. Pagamentos Serviço de Financeira. Pagamentos preferências mais céleres a determinados fornecedores; Pagamentos em montante superior ao devido. Análise das an guidades de saldos a fornecedores; Segregação de funções.
4.6 Aquisições / Contratações 4.6.1 Processos de Aquisições Aquisic ões de bem, servic os ou empreitadas Departamento de Compras e Logística, Servic o de Instalac ões e Equipamentos, Servic o de Informática. Descric ão de Corrupc ão Favorecimento de fornecedor; Falta de convite a novos fornecedores; Desempenho de fornecedores inadequado, em termos de prazo, qualidade ou prec o; Induc ão do consumo por fornecedor; Supressão dos procedimentos constantes do manual de procedimentos administrativos; Fraccionamento da despesa; Fornecimento por familiares ou pessoas com relac ões de forte amizade; Utilizac ão e passagem de informac ão privilegiada; Intervenc ão em situac ão de impedimento de Ocorre ncia Moderado Elevado - Auditoria Interna de verificac ão da conformidade nas normas de controlo interno constante do Manual de Procedimentos Administrativos e Contabilísticos da DCL; - Constituic ão de uma base de dados de fornecedores, actuais e potenciais; - Desenvolver a avaliac ão periódica de fornecedores, em termos de qualidade, cumprimento de prazos e das quantidades encomendadas; - Revisão das regras existentes, com verificac ão do n.o mínimo de consultas efectuadas para determinado montante, que só poderá ser afastado com fundamentados motivos de urge ncia ou especificidades dos materiais a adquirir; - Maior planificac ão dos stocks e encomendas; - Promover a rotatividade de fornecedores e prestadores de servic o; - Constituic ão de uma comissão de análise, em particular para materiais de consumo clínico e instrumental cirúrgico; - Divulgac ão do regime de impedimentos; - Subscric ão por todos os intervenientes de declarac ão de compromisso relativa a incompatibilidades, impedimentos e escusa. Gestão de prazos de garantia Departamento de Compras e Logística, Servic o de Instalac ões e Equipamentos, Servic o de Informática. Não gestão do prazo de garantia de equipamentos e empreitadas. Moderado Moderado - Definic ão de um procedimento de gestão de garantias; - Sensibilizac ão dos requisitantes para o prazo de garantia dos equipamentos. Gestão de renovação de contratos Departamento de Compras e Logística, Servic o de Falha do sistema de alerta de renovac ão de contratos; Moderado Moderado Elaborac ão e revisão mensal de uma listagem de contratos susceptíveis de renovac ão, para que a avaliac ão da renovac ão se processe com uma
Instalac ões e Equipamentos, Servic o de Informática. Não gestão dos prazos de renovac ão de contratos. antecede ncia mínima de 60 dias relativamente ao prazo de renovac ão. 4.7 Gestão de Existências Descric ão de Corrupc ão de Ocorre ncia Verificação de material no acto da recepção de encomendas Serviço de Compras e Logís ca, Serviço de Instalações e Equipamentos, Serviço de Informá ca. Recepção não controlada sica e qualitativamente; Retenção indevida de materiais; Entrega pelos fornecedores de quan dades inferiores às contratadas, ou de diferente qualidade. Moderado Moderado Assegurar a efec va segregação de funções entre quem encomenda e as recepciona; Efec va evidência de quem recepcionou os materiais e posterior verificação pelo serviço requisitante; Assegurar que as encomendas são conferidas em quan dade e qualidade por Colaborador com competências específicas; Revisão dos procedimentos administra vos, com reavaliação do controlo interno existente; Promover a rota vidade de Colaboradores evitando situações de conluio com fornecedores ou colegas; Armazenagem Serviço de Compras e Logís ca Desvio de materiais; Retenção indevida de materiais. Moderado Baixo Realizações de 4 verificações por ano aos armazéns do DCL e Farmácia; Dificultar acesso a bens apetecíveis ;
Revisão dos procedimentos administra vos, com reavaliação do controlo interno existente; 4.8 Gestão de imobilizado Descric ão de Corrupc ão de Ocorre ncia Verificac ão de material no acto da recepc ão de encomendas Serviço de compras e Logística, Serviço de Instalações Equipamentos, Serviço de Informática Recepção não controlada física e qualitativamente; Retenção indevida de materiais; Entrega pelos fornecedores de quantidades inferiores às contratadas, ou de diferente qualidade; Moderado Moderado - Assegurar a efectiva segregac ão de func ões entre quem encomenda e as recepciona; - Assegurar que as encomendas são conferidas em quantidade e qualidade por Colaborador com compete ncias específicas; - Revisão dos procedimentos administrativos, com reavaliac ão do controlo interno existente; - Promover a rotatividade de Colaboradores evitando situac ões de conluio com fornecedores ou colegas; Utilizac ões de bens públicos Serviço de Compras e Logística Desvio de materiais; Retenção indevida de materiais; Moderado Elevado - Desenvolvimento de um manual de gestão do imobilizado do CHMA; - Verificac ões periódicas a bens de elevado valor os risco de desaparecimento; - Reorganizac ão da func ão de gestão do imobilizado; - Responsabilizac ão dos servic os pela salvaguarda e utilizac ão dos bens atribuídos Abates Serviço de Compras e Logística, Serviço de Instalações Equipamentos, Serviço de Informática Abates indevidos ou sem autorização do CA; Utilização indevida, para fins privado; - Verificações aleatórias se os bens abatidos continuam no local; - Promover verificações por elemento diferente do que propôs o abate;
Transferência de Bens Serviço de Compras e Logística, Serviço de Instalações Equipamentos, Serviço de Informática Proposta indevida de bens para abate Transferências indevidas ou sem autorização do CA; Utilização indevida, para fins privados; Proposta indevida de bens para abate -Desenvolvimento de um manual de gestão do imobilizado do CHMA. - Desenvolver mecanismos de melhor rastreabilidade dos bens imobilizado; - Desenvolvimento de um manual de gestão do imobilizado do CHMA.
5. Monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas As medidas constantes do PGRCIC serão objecto de acompanhamento trimestral pela Comissão de Monitorização do PGRCIC a nomear, cujos elementos responsáveis pelas áreas de risco identificadas articularão com o Auditor Interno, que fará necessariamente parte dessa Comissão, para que o actual Plano seja paulatinamente melhorado, e nele incluídas necessidades de actualização que entretanto sejam identificadas. Anualmente será elaborado pela Comissão um Relatório de Execução do PGRCIC, a remeter até ao fim do primeiro trimestre do ano seguinte ao Conselho de Administração, Conselho de Prevenção da Corrupção e para a Tutela. O Relatório de Execução será publicitado na página da Intranet do CHMA. 6. Carta de Ética da Administração Pública Os dez princípios éticos da administração Pública constantes da Carta de Ética são os seguintes: Princípio do Serviço Público Os funcionários encontram se ao serviço exclusivo da comunidade e dos cidadãos, prevalecendo sempre o interesse público sobre os interesses particulares ou de grupo. Princípio da Legalidade Os funcionários actuam em conformidade com os princípios constitucionais e de acordo com a lei e o direito. Princípio da Justiça e da Imparcialidade Os funcionários, no exercício da sua actividade, devem tratar de forma justa e imparcial todos os cidadãos, actuando segundo rigorosos princípios de neutralidade. Princípio da Igualdade Os funcionários não podem beneficiar ou prejudicar qualquer cidadão em função da sua ascendência, sexo, raça, língua, convicções políticas, ideológicas ou religiosas, situação económica ou condição social. Princípio da Proporcionalidade Os funcionários, no exercício da sua actividade, só podem exigir aos cidadãos o indispensável à realização da actividade administrativa. Princípio da Colaboração e da Boa Fé Os funcionários, no exercício da sua actividade, devem colaborar com os cidadãos, segundo o princípio da Boa Fé, tendo em vista a realização do interesse da comunidade e fomentar a sua participação na realização da actividade administrativa. Princípio da Informação e da Qualidade Os funcionários devem prestar informações e/ou esclarecimentos de forma clara, simples, cortês e rápida. Princípio da Lealdade Os funcionários, no exercício da sua actividade, devem agir de forma leal, solidária e cooperante. Princípio da Integridade Os funcionários regem se segundo critérios de honestidade pessoal e de integridade de carácter. Princípio da Competência e Responsabilidade Os funcionários agem de forma responsável e competente, dedicada e crítica, empenhandose na valorização profissional.