CLUB EXCELLENCE PRO PROCESS Processo de Excelência de Clube Pro Guia do Facilitador
Guia do Facilitador do CEP Pro Índice Visão Geral do Programa e Instruções para o Facilitador Etapa 1: Por que estamos aqui? Slides de PowerPoint e anotações correspondentes Etapa 2: O que torna um clube excelente? Slides de PowerPoint e anotações correspondentes Etapa 3: Como podemos determinar as nossas necessidades? Slides de PowerPoint e anotações correspondentes Etapa 4: O que poderemos fazer depois? Slides de PowerPoint e anotações correspondentes Recursos para o Participante Os participantes devem concluir estes recursos antes ou durante o Workshop do CEP. Atividades de Grupo (etapas 1-4) Avaliação das Necessidades Comunitárias (etapa 1) Pesquisa Como você classificaria o seu clube? (etapa 2) Como você classificaria o seu clube? Guia Administrativo (etapa 2) Lista de Recursos (etapa 3) Modelo de Plano de Ação (etapa 4) Formulários Avaliação do Workshop pelos Participantes Formulário de Avaliação do Facilitador Processo de Excelência de Clube Pro
Lions Clubs International lhe agradece por ter aceito o convite de servir como facilitador no Workshop de Processo de Excelência de Clube Pro. O CEP é uma das iniciativas de maior impacto e desenvolvimento que já implementamos, sendo que o seu sucesso é diretamente atribuído aos líderes Leões, assim como você. Você foi selecionado para esta função por haver demonstrado sua habilidade de motivar e orientar os Leões, conforme sua participação demonstrada anteriormente em treinamentos, facilitação de grupos e melhorias no processo. Como facilitador do CEP suas responsabilidades serão: Preparação Implementação Acompanhamento Este guia foi criado para apoiá-lo em cada uma das tarefas. Ele oferece uma visão geral do CEP, além de recursos e orientação para a preparação, servindo como manual do facilitador durante as quatro etapas do Workshop do CEP, fornecendo as ferramentas necessárias para ajudar-nos a avaliar o programa, dando ainda início à fase pós-workshop. Esperamos que dedique algum tempo analisando este documento detalhadamente antes do workshop. Estamos à sua disposição para perguntas e comentários. Cordialmente, Departamento de Aumento de Sócios e Desenvolvimento de Novos Clubes cep@lionsclubs.org Processo de Excelência de Clube Pro
PROCESSO DE EXCELÊNCIA DE CLUBE Visão Geral do Programa O Processo de Excelência de Clube é um programa de workshop cuja meta é tornar mais agradável a experiência de ser Leão e melhor servir a comunidade. Pode-se conduzir um workshop do CEP em um dos dois formatos: CEP Lite ou CEP Pro. O CEP Pro é um workshop guiado por um facilitador, e o CEP Lite é um workshop autoguiado em que um sócio do clube age como coordenador. Em ambos os formatos, o clube participante examina as necessidades da sua comunidade, analisando a experiência de ser Leão e desenvolvido planos de ação para o futuro. A informação contida nesta visão geral se aplica ao CEP Pro e ao CEP Lite. O Processo de Excelência de Clube consiste de quatro etapas implementadas em uma ou quatro sessões. Cada sessão do workshop pode ser realizada em uma reunião de clube, retiro ou outro evento. Os participantes do CEP estarão concluindo várias atividades na apostila do participante que podem ser baixadas do website de LCI ou encomendadas na sede. Como parte do CEP, os clubes deverão preencher a Avaliação de Necessidades Comunitárias e a pesquisa Como Você Classificaria o seu Clube? O facilitador ou coordenador poderá solicitar aos participantes que completem as tarefas antes, durante ou após uma etapa programada do workshop. Vamos dar uma olhada rápida no que os clubes estarão realizando durante um Workshop do CEP. Etapa 1: Por que estamos aqui? (45-60 minutos) Reconhecer as realizações dos Leões Discutir sobre o que o seu clube pode realizar no futuro Identificar necessidades não atendidas na comunidade Planejar a realização de uma Avaliação das Necessidades Comunitárias Etapa 2: O que torna um clube excelente? (75-90 minutos) Completar a pesquisa Como você classificaria o seu clube? Determinar as características de um clube excelente Identificar os obstáculos a serem superados para chegar à excelência de clube Analisar maneiras de tornar o seu clube mais eficaz Etapa 3: Como podemos determinar as nossas necessidades? (45-60 minutos) Etapa 4: O que podemos fazer depois? (45-60 minutos) Analisar a Avaliação das Necessidades Comunitárias Analisar os resultados da pesquisa Como você classificaria o seu clube? Identificar os recursos do clube e de LCI para alcançar o nível de excelência Estabelecer metas para o futuro Elaborar planos de ação para atingir as metas Processo de Excelência de Clube Pro
Responsabilidades do Facilitador do CEP Pro Como facilitador do CEP Pro, você terá três responsabilidades principais: familiarizar-se com os materiais, habilidades e técnicas de facilitação; realizar um workshop interativo e eficaz, e fornecer informações de acompanhamento que poderão ser usadas como base para melhorias do programa, para fins de mentoreamento e monitoramento do clube após o workshop. Preparação Existem várias maneiras de se preparar para o papel de facilitador do CEP. Esperamos que tenha completado ou esteja em vias de completar o treinamento de facilitador no seu distrito ou DM. O treinamento pode ser em pessoa, em um evento programado, ou por webinar. Na maioria dos casos, o treinamento será realizado por um coordenador da GLT, incluindo: Uma visão geral das três responsabilidades: o o o Preparação Implementação Acompanhamento Um exame de cada recurso usado no workshop, incluindo: o Avaliação das necessidades comunitárias (etapa 1) incluindo resultados da prévia o Como você classificaria o seu clube? (Etapa 2) o Recursos disponíveis sobre serviço, comunicação, aumento de sócios, desenvolvimento de clubes/conservação, preparação de líderes e operações do clube. Uma análise do conceito de Planejamento para a Ação, incluindo uma discussão sobre como os planos de ação podem servir de diretrizes para os clubes medirem o sucesso. Uma análise do processo de avaliação e etapas de acompanhamento requeridas para o facilitador. Uma análise das características do aluno adulto, para assegurar-se de que as necessidades da sua audiência estão sendo atendidas. Além do treinamento formal, todos os facilitadores, sejam novatos ou experientes, podem utilizar vários recursos e ferramentas para melhor se prepararem para o seu papel. Os seguintes recursos o ajudarão a assegurar um workshop de sucesso: 1. Guia do Facilitador do CEP Pro Etapas 1 a 4. Estas seções do guia fornecem um roteiro sugerido para cada etapa, acompanhado de uma apresentação de PowerPoint que serve de base para o workshop. O guia inclui todas as apresentações e atividades que os participantes devem completar. Reveja a apostila antes de começar o workshop. Ao familiarizar-se com a apostila você estará apto a apoiar os Leões durante as sessões. 2. Apostila do Participante do CEP Pro. A apostila é um componente chave do CEP. Ela permite que cada Leão participe plenamente do CEP Pro. Reveja a apostila antes de começar o workshop. Ao familiarizar-se com a apostila você estará apto a apoiar os Leões durante as sessões. 3. Centro de Recursos de Liderança Online. O Centro de Recursos de Liderança no website de LCI contém cursos online, dicas de apresentação e, em alguns casos, webinars sobre uma variedade de tópicos que podem aprimorar as habilidades de um facilitador. Estes abrangem conceitos como: motivação, treinamento, gerenciamento de reuniões, oratória, estabelecimento de metas e planejamento da ação, resolução de conflitos, mentoreamento e como criar e utilizar apresentações em PowerPoint. 4. Institutos e Seminários. Os Leões que assumem um compromisso a longo prazo para treinamento de outros Leões podem se beneficiar participando do Instituto de Preparação de Instrutores, onde poderão aprender e praticar habilidades sobre elaboração e implementação dos treinamento. As datas e locais dos institutos estão disponíveis no Website de LCI. Processo de Excelência de Clube Pro
Implementação Como facilitador do CEP, você estará apresentando uma série de informações. Você estará também pedindo que o clube examine e discuta as necessidades identificadas, orientando para que possam encontrar soluções e metas viáveis. Ao final do workshop eles terão desenvolvido planos de ação determinando formas de abordar as necessidades do clube e comunitárias. Você os apoia para que encontrem maneiras de chegarem à excelência como um clube coeso. A seguir oferecemos uma visão geral dos tópicos e tarefas incluídos nas quatro etapas do workshop: Etapa nº Principal assunto abordado Tarefas Etapa 1 (45-60 minutos) Avaliação das Necessidades Comunitárias Na etapa 1 você orientará os participantes para a Avaliação das Necessidades Comunitárias e identificação destas necessidades. Como facilitador, você deve coletar as análises preenchidas e examinar os resultados para serem apresentados ao clube na Etapa 3. Descubra mais informações sobre este processo de coleta ao final da Etapa 1 no livro do facilitador. Etapa 2 (75-90 minutos) Como você Classificaria o seu Clube? Na etapa 2, você orientará os participantes para preencherem a pesquisa Como você classificaria o seu clube?. Como facilitador, você deve coletar a pesquisa Como você classificaria o seu clube? e examinar os resultados para serem apresentados ao clube na Etapa 3. Descubra mais informações sobre este processo de coleta ao final da Etapa 2 no livro do facilitador. Como facilitador, talvez você precise que os participantes façam a Avaliação das Necessidades Comunitárias e respondam a pesquisa Como você classificaria o seu clube? antes do início do Workshop do CEP. Isto é especialmente importante se as quatro etapas do processo forem realizadas em um único dia. Etapa 3 (45-60 minutos) Seleção dos recursos Na etapa 3, você analisa tanto a Avaliação das Necessidades Comunitárias como a pesquisa Como você classificaria o seu clube?. Os participantes podem encontrar áreas em que podem melhorar ao analisarem a Avaliação das Necessidades Comunitárias e a pesquisa Como você classificaria o seu clube? Você encerrará a etapa 3 identificando recursos a empregar para chegar ao nível de excelência. Etapa 4 (45-60 minutos) Identificar Metas e Criar Planos de Ação Na etapa 4, você ensinará aos participantes como formular metas e planos de ação. Você pedirá aos participantes que cheguem a um consenso sobre os planos de ação e depois sigam estes planos como um clube coeso depois que o workshop for concluído. Processo de Excelência de Clube Pro
Acompanhamento O seu papel como facilitador não se encerra ao concluir a Etapa 4. Você deverá completar uma avaliação do programa e coletar uma avaliação de cada participante. Cada avaliação preenchida é para o seu uso. Caso existam etapas em particular que foram úteis na opinião dos participantes, queira informar a LCI pelo e-mail CEP@lionsclubs.org. A avaliação do programa está estruturada de maneiras a oferecer pareceres relativos ao currículo, eficácia dos materiais e ao enfoque geral do programa. Esperamos que ofereça uma avaliação honesta à LCI sobre o workshop, conforme a sua perspectiva. Envie o seu formulário de facilitador preenchido por correio, fax ou e-mail para a sede de LCI. Após finalizar a análise das metas e planos de ação dos participantes, queira enviar os documentos ao devido representante da GMT e da GLT. A avaliação preenchida pelos participantes avalia o conteúdo do workshop, além do seu desempenho como facilitador. Ela contém ainda uma seção que solicita aos sócios que comentem sobre as ferramentas e recursos fornecidos, além do nível de confiança quanto ao clube concluir o programa e atingir as metas. Por meio dos comentários enviados à LCI poderemos determinar se o workshop foi organizado e apresentado de formas em que os clubes tenham as ferramentas e diretrizes necessárias para chegar ao nível de excelência. Além disto, as avaliações ajudarão os coordenadores da GMT e da GLT para que possam mentorear e apoiar os clubes na implementação dos planos de ação após o workshop. Esperamos que estude os formulários de metas e planos de ação minuciosamente. Lembre-se, o CEP é um processo. Os clubes frequentemente se entusiasmam com materiais e novos programas, mas encontram dificuldades em preencher os materiais, levar planos de sucesso adiante ou criar novos planos a cada ano. O clube que concluir o Workshop do CEP deve ser capaz de executar planos de ação ano após ano, mesmo muito tempo depois de terem concluído o Workshop do CEP. Processo de Excelência de Clube Pro
ETAPA 1: POR QUE ESTAMOS AQUI? Slide 1: Boas-vindas ao curso Apresente-se e explique a razão de ter se voluntariado a apoiar a iniciativa de promover e manter clubes excelentes. Caso alguns participantes não se conheçam, peça que se identifiquem e expliquem a razão de estarem participando. Faça uma lista das razões em um flipchart, se apropriado. Slide 2: Visão Geral do Programa Explique o significado do Processo de Excelência de Clube. Reveja os tópicos que serão cobertos durante cada uma das quatro etapas, e explique que terão duas tarefas. Diga quando você espera que as tarefas sejam finalizadas, e explique que os resultados serão analisados na Etapa 3. Slide 3: Por que estamos aqui? Estamos aqui hoje para darmos início ao Processo de Excelência de Clube. O objetivo é trabalharmos juntos para encontrarmos maneiras de fortalecermos os nossos Lions clubes. A cada etapa do programa, abordaremos alguns assuntos sobre os quais você deverá meditar e alguns recursos que poderá utilizar. Estarei oferecendo ferramentas e direcionamento, mas espero contar com o seu compromisso, trabalho e participação. Você poderá optar por utilizar ou não o que aprendeu. Estaremos oferecendo apoio constante durante o processo, mas, na verdade, tudo depende de você! Existe muito trabalho nesta etapa e nas futuras, mas estou confiante de que teremos resultados maravilhosos. Processo de Excelência de Clube Pro
Slide 4: Objetivos da Etapa 1 Durante a Etapa 1 estaremos analisando o fato deste programa ser indispensável, porque somos necessários como Leões e como podemos melhor servir as comunidades. Dica para o facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto e CLIQUE para avançar para o próximo slide. Slide 5: Por que estamos aqui? Vou agora mostrar um show de slides com fotografias de Leões servindo suas comunidades. As fotos são excelentes, mas pense como elas são relacionadas ao que estamos fazendo aqui hoje. Slides 6-11: Show de slides das fotografias CLICK após o slide 5 para avançar para o slide 6. Os slides de 6 a 11 irão avançar automaticamente. O show de slides terminará no slide 11. Pressione ENTRAR para continuar para o slide 12. Slide 12: Por que estamos aqui? Estamos aqui como Leões para servirmos nossas comunidades. Estamos aqui como líderes para discutirmos sobre nossos clubes, observarmos a situação das comunidades e para compartilharmos nossas opiniões com os outros sócios. Fazemos tudo isto para servirmos de forma mais eficaz. Você já observou? Um declínio no volume de serviços oferecidos pelo seu clube? Um declínio na quantidade de sócios do seu clube? Necessidades não atendidas na comunidade? Dica para o facilitador: CLIQUE para revelara caixa de texto azul e CLIQUE para avançar para o próximo slide. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 1
Slide 13: Necessidades Comunitárias Uma Avaliação das Necessidades Comunitárias é uma das melhores maneiras de revitalizar um clube. A avaliação permite que você perceba se está efetivamente suprindo as necessidades comunitárias, e possa celebrar e capitalizar nos sucessos da prestação de serviços. Cada comunidade tem suas necessidades individuais, sendo que nunca terão necessidades iguais. Como membros da comunidade, os Leões são qualificados de uma maneira singular para servir e atender a tais necessidades. Slide 14: Atividade de Grupo 5 a 10 Minutos Peça aos participantes que pensem sobre as necessidades de suas comunidades, e escrevam três delas na apostila. Peça que alguns participantes informem o grupo sobre uma necessidade de sua comunidade, registrando as informações em um flipchart. Slide 15: Exemplo de Necessidade Comunitária Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelara caixa de texto azul e CLIQUE para avançar para o próximo slide. Peça aos participantes que compartilhem com o grupo as necessidades que não estão sendo atendidas nas comunidades. Pergunte a eles que tipos de ferramentas podem usar para identificar as necessidades comunitárias. Explique como a Avaliação das Necessidades Comunitárias poderá ajudá-los a identificar as necessidades existentes. Observe o slide 16 para obter mais informações. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 1
Slide 16: Avaliação das Necessidades Comunitárias O programa avalia os seus serviços e as necessidades comunitárias. Dica para o facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto e CLIQUE para avançar para o próximo slide. Você poderá determinar se os seus projetos de serviços estão efetivamente atendendo as necessidades, realizando uma Avaliação das Necessidades Comunitárias. Uma avaliação completa será vital para o seu clube, já que: Pergunta aos líderes da comunidade quais são as reais necessidades. Pergunta aos respondentes como as necessidades podem ser melhor atendidas. Pergunta se existe alguma lacuna ou duplicação dos serviços oferecidos. Pergunta se a comunidade está ciente dos serviços oferecidos. Requer que o clube se comprometa a fazer parte do planejamento e análise. Caso os participantes não tenham ainda completado a Avaliação das Necessidades Comunitárias, deverão que fazê-lo já. (Caso as etapas do CEP estejam sendo apresentadas em um só dia, a Avaliação das Necessidades Comunitárias deverá ser feita antes de iniciar o Workshop do CEP, e os resultados serão discutidos na Etapa 3.) Caso os participantes precisem completar a Avaliação das Necessidades Comunitárias, peça que façam isto agora, sendo que os resultados serão discutidos na Etapa 3. Talvez deva ler uma cópia da Avaliação das Necessidades Comunitárias junto com os participantes, caso eles precisem de completá-la. Explique que a apostila contém tudo o que o clube necessita para realizar a avaliação. Fale rapidamente sobre as oito etapas da Avaliação das Necessidades Comunitárias. Apresente o Slide 17: E se... Vamos discutir a situação atual do seu clube. Pergunte a você mesmo: "e se tivéssemos Leões satisfeitos e novos associados? Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 1
Slide 18: E se... (em nível de clube) Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto e CLIQUE para avançar para o próximo slide. Como seu clube poderia ser diferente se tivesse mais sócios? Você poderia suprir mais necessidades comunitárias? Você poderia angariar mais fundos para ajudar os carentes? O seu clube poderia ajudar mais pessoas? Permita um espaço de 10 a 15 minutos para discutir e solicitar respostas dos participantes sobre as questões contidas no slide. Slide 19: E se... Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto e CLIQUE para avançar para o próximo slide. É um fato que os Leões estão aqui para servir suas comunidades. Devemos sempre nos perguntar, "como podemos melhor servir? Pergunte a si próprio: "como posso melhor servir? Estou satisfeito com o meu clube?" Como seria o seu clube se os sócios estivessem mais satisfeitos? Você se sentiria mais motivado a convidar outras pessoas? Você se sentiria melhor preparado para participar de atividades adicionais de serviço e de reuniões? Slide 20: Isto finaliza a Etapa 1Como companheiro Leão você faz a diferença. Você atende às necessidades comunitárias e se diverte servindo e trabalhando com os companheiros Leões. Todos nós sabemos que as necessidades comunitárias são imensas. O seu Lions clube deverá estar pronto para atendê-las com êxito para o bem da comunidade. Você poderá passar diretamente para a Etapa 2. Mas caso queira continuar mais tarde, ofereça informações sobre o próximo workshop. Estabeleça claramente uma data, horário e local para o workshop. Explique novamente que precisa ter em mãos a Avaliação das Necessidades Comunitárias devidamente reenchida. Você pode oferecer uma visão geral da Etapa 2. Na Etapa 2, você discutirá as cinco características dos clubes excelentes. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 1
ETAPA 2: O QUE TORNA UM CLUBE EXCELENTE? Slide 1: Bem-vindo à Etapa 2. Bem-vindo a segunda etapa do Workshop do CEP. "O que Torna um Clube Excelente?" Slide 2: Objetivos da Etapa 2 Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto. Ao final da Etapa 2 estaremos discutindo como o seu clube pode chegar à excelência. Estaremos avaliando a atual situação do clube com a pesquisa Como você classificaria o seu clube? para discutirmos as características que tornam os clubes excelentes. Falaremos também sobre o que nos previne de chegar à excelência para depois consideramos como podemos melhorar a eficácia do clube. Slide 3: Resultados da Pesquisa com os Sócios Então, o que torna um clube excelente e como podemos chegar à excelência? Ouvir os associados é sempre o primeiro passo para chegarmos à excelência, determinando o nível de satisfação dos sócios e áreas para melhorias. Se você ouvir atentamente, saberá exatamente o próximo passo a ser tomado. Os associados poderão revelar que desejam melhorar os projetos de serviço, a comunicação, práticas de aumento de sócios, treinamento da liderança, desenvolvimento e operações gerais do clube. Se você escutar, saberá exatamente os desafios que deve encarar. Vamos agora ler alguns exemplos de afirmativas feitas por Leões de fato. Dica para o facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto no slide de PowerPoint. Peça que os voluntários leiam cada afirmativa. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Slide 4: Pesquisa Como você Classificaria o seu Clube? Você pode utilizar a pesquisa Como você classificaria o seu clube? para determinar o nível de satisfação dos sócios e o que pensam que deve ser melhorado no clube. Quantos estão familiarizados com a pesquisa Como você classificaria o seu clube? Pergunte se alguém quer falar da experiência de usar esta ferramenta. Se os participantes tiveram uma experiência negativa, explique que isto acontece algumas vezes porque os Leões coletam dados, mas não tomam as medidas corretivas necessárias com base no que aprenderam. Slide 5: Pesquisa Como você classificaria o seu clube? Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar a caixa de texto azul. A pesquisa Como você classificaria o seu clube? pode ajudá-lo a melhor avaliar a situação do seu clube, identificando os pontos fortes e fracos. Ao escutar os sócios, o clube pode obter novas ideias e identificar áreas para melhorias. Caso os participantes ainda não tenham completado a pesquisa Como você classificaria o seu clube? explique que isto precisa ser feito para que os resultados sejam analisados na Etapa 3. As pesquisas podem ser feitas durante uma reunião de clube, se necessário. Explique que uma cópia da pesquisa Como você classificaria o seu clube? está incluída na Apostila do Participante do CEP. Permita que os participantes levem alguns minutos para analisarem a pesquisa e terem uma ideia de como é organizada. Se estiver trabalhando com o clube todo, e não apenas com alguns representantes, poderá aconselhar que escolham uma pessoas ou comitê para distribuir a pesquisa, compilando e interpretando os resultados depois. A pessoa que compilar os resultados deverá utilizar o documento Como você classificaria o seu clube? Guia Administrativo, fornecido na apostila do participante. Eles também podem usar o documento Como você classificaria o seu clube? Formulário de Resumo fornecido na apostila do participante. Talvez queira examinar o guia administrativo e o formulário de resumo com a pessoa indicada ou comitê. Informe aos participantes que a pesquisa também está disponível em LCI, podendo ser baixada do website da associação. Caso você queira explicar ainda mais a pesquisa Como você classificaria o seu clube? diga aos participantes que cada uma das cinco seções possui um grupo de perguntas diretas. Os participantes são solicitados a classificar o clube com uma nota de pontuação numérica para cada pergunta. Além das perguntas específicas, existe um espaço no final para que escrevam comentários. Isto exige um pouco mais de trabalho de sua parte, mas os comentários são quase sempre as mais importantes informações que irá receber. Os comentários pessoais são os melhores indicadores dos problemas do clube. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Slide 6: Por que estamos aqui? Slide 7: Características de Excelência Todos procuramos chegar à excelência como pessoas, profissionais e companheiros Leões. De acordo com a minha experiência, todos os Leões desejam que os seus clube sejam robustos e saudáveis. Todos nós queremos fazer a diferença através do serviço. Queremos ser conhecidos na comunidade pelo bem que fazemos. Resumindo, queremos fazer parte de um clube "excelente". Quais são as características que tornam um clube excelente em sua opinião? Peça que os participantes ofereçam exemplos das características de um clube excelente e registre as respostas em um flipchart. Para chegarmos à excelência, precisamos primeiro de defini-la. Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar cada característica. Temos aqui cinco características que LCI identificou como fatores que levam à excelência de clube. LCI observou que os clubes que têm sucesso nesta área conseguem servir de forma mais eficaz. Agora estaremos examinando cada uma das cinco características para defini-las e discutir como elas se aplicam ao seu clube. Slide 8: Ser voltado à prestação de serviço O que você acha que significa ser voltado à prestação de serviço? Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Dica para o Facilitador: As perguntas dos participantes podem incluir oferecer serviços que sejam relevantes para a comunidade e estar ciente das necessidades globais. Esta é a definição de LCI sobre ser voltado à prestação de serviço. Quando ouvir aproximadamente três respostas, CLIQUE e pergunte aos participantes por que é importante ser voltado à prestação de serviços. As respostas às perguntas nos slides 8 a 12 podem variar. Mas isto não importa. A experiência dos sócios é muito mais valiosa quando as pessoas revelam suas histórias e experiências pessoais relacionadas ao serviço e outras características Leonísticas. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Slide 9: Ter boa comunicação O que você acha que significa ter boa comunicação? Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Dica para o Facilitador: As respostas dos participantes podem incluir um dos tópicos abaixo: A boa comunicação resulta em fazer com que a sua comunidade fique sabendo sobre os Lions clubes. A boa comunicação significa que os sócios devem estar sempre informados sobre os projetos e reuniões. A boa comunicação significa que o clube se comunica com o distrito e com LCI. A boa comunicação significa que os líderes ouvem o que a comunidade e o clube têm a dizer. Essas respostas representam o que LCI define como uma boa comunicação. Quando ouvir aproximadamente 3 respostas, CLIQUE e pergunte aos participantes por que é importante ter boa comunicação. As respostas serão variadas. Slide 10: Forte Programa de Aumento de Sócios O que você acha que significa ter um forte programa de aumento de sócios? Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Dica para o Facilitador: As respostas dos participantes podem incluir um dos tópicos abaixo: Um forte programa de aumento de sócios tem como enfoque atrair pessoas dedicadas, ativas e energéticas para que se unam no servir. Um programa forte de aumento de sócios atrai pessoas que entendem a necessidade de termos novos Leões para melhor suprirmos as necessidades comunitárias. Essas respostas representam o que LCI define como um forte programa de aumento de sócios. Quando ouvir aproximadamente 3 respostas, CLIQUE e pergunte aos participantes por que é importante termos um forte programa de aumento de sócios. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Slide 11: Conservação de sócios Por que é importante conservarmos os atuais sócios? Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Dica para o Facilitador: As respostas dos participantes podem incluir um dos tópicos abaixo: Conservar significa assegurar que todos os sócios estejam satisfeitos com a afiliação. Os clubes devem promover o envolvimento, recepcionar os sócios nas reuniões e oferecer oportunidades para crescimento. Essas respostas representam o que LCI define como um forte programa de aumento de sócios. Quando ouvir aproximadamente três respostas, CLIQUE e pergunte aos participantes por que os sócios querem ser mantidos. Slide 12: Ter operações de clube e liderança eficazes Você sabe o que significa uma liderança eficaz? Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Dica para o facilitador: As respostas dos participantes podem incluir que uma liderança eficaz significa o seguinte: A liderança eficaz significa que todos os Leões que desejam ocupar um cargo de liderança poderão fazê-lo. Isto é importante, já que o desenvolvimento da liderança oferece aos Leões a oportunidade de se desenvolverem. Essas respostas representam o que LCI define como um forte programa de desenvolvimento da liderança. Quando ouvir aproximadamente 3 respostas, CLIQUE e pergunte aos participantes por que é importante termos um desenvolvimento da liderança eficaz. Quando ouvir aproximadamente 3 respostas sobre a importância de uma liderança eficaz, CLIQUE e pergunte aos participantes sobre operações eficazes de clubes. Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Operações eficazes de clubes significa que os relatórios e as informações sobre o clube são enviados em tempo hábil. É importante que os relatórios sejam enviados dentro do prazo, pois o clube poderá utilizar as informações para determinar seus pontos fortes e fracos. Essas respostas representam o que LCI define como operações eficazes de clubes. Quando ouvir aproximadamente 3 respostas, CLIQUE e pergunte aos participantes por que é importante termos operações eficazes de clube. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Slide 13: Atividades de Grupo 10 a 15 minutos Um clube pode se deparar com muitos obstáculos para chegar à excelência. Abra a sua apostila e escreva alguns obstáculos que estão impedindo a excelência. Assim que os participantes terminarem de escrever, peça que alguns voluntários compartilhem as respostas com o grupo. Escreva as respostas em um flipchart para referência futura. Todos os clubes encontram obstáculos, já que todos possuem diversidade. Dois associados podem ter ideias diferentes sobre o significado de servir. Alguns podem pensar que precisa haver maior comunicação, sendo que outros são da opinião de que a comunicação é excessiva. Esses desafios representam obstáculos para se chegar à excelência. Uma maneira de aprender sobre os desafios com os quais o clube se depara e como superá-los é ouvindo o que os associados têm a dizer. Slide 14: Esses comentários são iguais aos que escuta no seu clube? (positivo) Pergunte a si próprio, "escuto alguns desses comentários em meu clube? Falo essas mesmas coisas sobre o meu clube?" Peça que os voluntários leiam cada afirmativa. Slide 15: Ou, você acha que os comentários do seu clube seriam mais como estes? Pergunte a si próprio, "escuto alguns desses comentários em meu clube? Falo essas mesmas coisas sobre o meu clube?" Peça que os voluntários leiam cada afirmativa. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Slide 16: Aprimorando a eficácia do clube O que podemos aprender com os obstáculos que impedem a excelência e com os resultados da pesquisa é que temos vários tipos de desafios. Podemos efetivamente lidar com os desafios ao prestarmos total atenção aos elementos de um clube eficaz. Slide 17: Aprimorando a eficácia do clube Vamos agora observar cada um desses elementos detalhadamente para verificarmos como podemos relacioná-los à nossa situação. Quando chegar neste ponto, você poderá explicar a diferença entre os cinco elementos para melhorar a eficácia do clube e as cinco características da excelência, usando os termos "desenvolvimento de clube" e "conservação", como exemplos. Os slides anteriores se referem às características de excelência, ou qualidades típicas de um clube excelente. Neste slide falamos sobre os elementos que aumentam a eficácia, ou sobre o que o clube faz para ser excelente. Por exemplo, um clube excelente é caracterizado pela conservação de sócios. Os sócios são mantidos devido às atividades de desenvolvimento do clube. Slide 18: Projetos de serviços Na Etapa 1 solicitei que completassem uma Avaliação das Necessidades Comunitárias. A razão disto é que quero usar os resultados para identificar necessidades, depois implementar projetos de serviço que sejam relevantes para a sua comunidade. Se você completar uma Avaliação das Necessidades Comunitárias pelo menos uma vez a cada três anos, fazendo ainda uma análise dos seus programas todos os anos e equilibrando as atividades de serviço e de angariação de fundos, o seu clube estará garantindo o atendimento às necessidades da comunidade e dos sócios. Discuta o ponto descrito e solicite comentários ou ideias que se apliquem ao caso. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Slide 19: Comunicação É importante comunicar-se regularmente com os sócios do clube, sua comunidade, seu distrito e Lions Clubs International Você pode manter a comunidade informada sobre o Lions por meio de comunicação externa, e os sócios do clube sobre projetos futuros e reuniões utilizando a comunicação interna. A comunicação eficaz é um componente chave para o alcance da excelência. Discuta o ponto descrito e solicite comentários ou ideias que se apliquem ao caso. Slide 20: Aumento de Sócios Estamos aqui como Leões para servirmos nossas comunidades. Você já estabeleceu que a sua comunidade possui necessidades singulares, sendo que muitas vezes as necessidades são muitas e o clube não pode atender a todas. Provavelmente, existem pessoas em suas comunidades que desejam servir como Leões. Você poderá precisar de mais pessoas para conseguir atender a todas as necessidades identificadas. Aumentar o número de sócios no seu clube certamente ajudará no atendimento às necessidades e para chegar ao nível de excelência. É importante implementar um programa de aumento de sócios contínuo, estabelecer metas e eleger um comitê de aumento de sócios atuante. Discuta o ponto descrito e solicite comentários ou ideias que se apliquem ao caso. Slide 21: Desenvolvimento de Clube/Conservação de Sócios Já estabelecemos o fato de que o desenvolvimento de clube é muito importante. Todos nós queremos que os sócios estejam sempre satisfeitos. Dar posse, orientar, mentorear e avaliar são partes importantes da satisfação e conservação dos sócios. Todos nós queremos estar envolvidos em projetos de serviço, usando sabiamente o nosso tempo durante as reuniões, sentindo que estamos devidamente informados. O seu clube tem várias opções para assegurar um desenvolvimento de clube eficaz. Lembre-se de que desenvolver as qualidades dos sócios é a melhor maneira de mantêlos. Discuta o ponto descrito e solicite comentários ou ideias que se apliquem ao caso. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
Apresente o Slide 22: Treinamento da Liderança e Operações do Clube Os líderes fortes e bem treinados desempenham um papel importante na excelência do clube. O seu clube deve procurar maneiras de desenvolver novos líderes e habilidades de liderança para alavancar os projetos oferecidos. Discuta os pontos sobre o treinamento da liderança e solicite comentários ou ideias que se apliquem ao caso. Slide 23: Atividade de Grupo 10 a 15 minutos Vamos agora concentrar em como você pode utilizar os recursos locais e de LCI para efetivamente atingir cada característica de excelência. Ficaremos divididos em grupos, sendo que cada grupo será encarregado de uma característica. Faça uma lista dos recursos (publicações, materiais para clubes, etc.) que poderá utilizar para apoiar a sua característica na folha de Atividades de grupo contida na sua Apostila do Participante do CEP. Peça aos grupos que compartilhem os resultados com os outros participantes. Peça aos participantes que abram a seção dos Recursos para Participantes nas Apostilas do Participante do CEP para esta atividade. Caso os grupos tenham computadores e acesso à Internet, poderão também acessar o website de LCI, www.lionsclubs.org. Slide 24: Isto finaliza a Etapa 2 Isto finaliza a Etapa 2. Alguma pergunta? Voce pode continuar, passando diretamente para a Etapa 3. Caso queira continuar mais tarde na Etapa 3, ofereça informações sobre a próxima reunião. Estabeleça claramente uma data, horário e local para a reunião. Informe mais uma vez que você precisa ter a pesquisa Como você classificaria o seu clube? devidamente preenchida antes do próximo workshop. Escolha a data que lhe dê tempo suficiente para tabular os resultados para a Etapa 3 do CEP. Caso solicitem, você pode oferecer uma visão geral da Etapa 3. Na Etapa 3, estaremos discutindo os resultados da Avaliação das Necessidades Comunitárias e da pesquisa Como você classificaria o seu clube? e estaremos analisando alguns recursos que podem ser de interesse para o seu clube. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 2
ETAPA 3: COMO PODEMOS DETERMINAR AS NOSSAS NECESSIDADES? Slide 1: Como podemos determinar as nossas necessidades? Bem-vindo à terceira etapa do Workshop do CEP. Slide 2: Objetivos da Etapa 3 Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto. Na Etapa 3, estaremos analisando os resultados da Avaliação das Necessidades Comunitárias e a pesquisa Como você classificaria o seu clube? para determinarmos as características de excelência nas quais precisamos nos concentrar. Depois identificaremos os recursos que ajudarão o seu clube a tornar-se ainda mais eficaz. Slide 3: Análise das Características de Excelência Na Etapa 2, discutimos as características de um clube excelente. Também falamos sobre os elementos de um clube eficaz, ou o que o clube faz para ser excelente. Observarmos que os clubes excelentes possuem as seguintes características: implementam serviços relevantes à comunidade; comunicam-se igualmente com a comunidade e sócios do clube; têm um plano em vigor para convidar novos sócios; asseguram que os sócios estão satisfeitos, para conservá-los; e treinam os dirigentes de clube. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 3
Slide 4: Analise os resultados da pesquisa Vamos agora analisar os resultados da Avaliação das Necessidades Comunitárias e da pesquisa Como você classificaria o seu clube? Slide 5: Análise da Avaliação das Necessidades Comunitárias Você já deve ter completado a Avaliação das Necessidades Comunitárias. Dica para o facilitador: Ao rever a Avaliação das Necessidades Comunitárias, os participantes devem terminar a atividade identificando as necessidades que podem ser atendidas imediatamente. Quando as necessidades são atendidas imediatamente, os sócios experienciam o sucesso rapidamente e a comunidade é atendida como deve. Você poderá usar qualquer pergunta abaixo para ter uma discussão aberta sobre o atendimento efetivo das necessidades. Nosso principal objetivo é determinar quais são as necessidades que podemos atender efetivamente e imediatamente, trabalhando primeiramente neste sentido, para depois lidar com questões mais complexas. Começaremos o processo agora, fazendo perguntas sobre o que identificamos na Avaliação das Necessidades Comunitárias. 1. Quantos questionários sobre a comunidade foram recebidos? 2. Algum projeto do Lions foi mencionado como sendo bem-sucedido? 3. Por que os projetos foram considerados bem-sucedidos? 4. Quais as necessidades não atendidas que foram identificadas? 5. Como podemos melhor atender às necessidades? 6. Por acaso mencionaram que algum serviço foi duplicado? 7. Algum dos serviços duplicados eram projetos do Lions? Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Dica para o facilitador: CLIQUE para revelar a caixa de texto azul. Pergunte aos participantes se existe alguma necessidade que pode ser atendida imediatamente. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 3
Slide 6: Como você Classificaria o seu Clube? Revisão Você já deve ter preenchido a pesquisa Como você classificaria o seu clube? Vamos rever rapidamente o que você descobriu. Dica para o facilitador: O objetivo ao final desta revisão é que os participantes considerem como o clube é visto pela maioria dos sócios, e também para ter a oportunidade de falar individualmente sobre as perguntas abaixo. Quando falar sobre os resultados da pesquisa como um todo, você deve discutir em termos gerais sobre o que o clube faz de positivo, áreas para melhorias que foram observadas nos resultados e que tipos de ações para melhorias foram identificadas pelos sócios. Por exemplo, afirme que "muitos sócios disseram o seguinte..." Faça as seguintes perguntas aos participantes após uma rápida discussão sobre a tabulação dos resultados: 1. Quais os pontos fortes do clube que foram revelados pela pesquisa? 2. Quais as áreas indicadas pela pesquisa que precisam de melhorias? 3. Quais as medidas que você precisa tomar para melhorar o seu clube? Peça que os participantes respondam as perguntas acima e registre as respostas em um flipchart. Slide 7: Recursos Mencione aos participantes que existe uma Lista de Recursos ao final das apostilas. Os recursos mencionados nos slides de 8 a 12 estão detalhados na Lista de Recursos. Esta lista contém informações sobre como encontrar cada recurso online. Você talvez tenha percebido que há muitas necessidades ou áreas que você gostaria de melhorar. Iremos agora examinar melhor os recursos disponíveis para atender às necessidades identificadas. Para os Slides de 8 a 12: Pergunte aos participantes se eles já usaram algum dos recursos oferecidos, e caso positivo, qual foi o resultado? Pergunte também se algum dos recursos mencionados poderia ser usado para atender às necessidades que foram identificadas. Refira-se às anotações feitas no flipchart e combine os recursos com as necessidades. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 3
Slide 8: Recursos de Serviço Com base no retorno que você obteve da Avaliação das Necessidades Comunitárias e comentários dos sócios, o seu clube poderá considerar projetos adicionais ou mais eficazes. Um Programa de Serviços Adotados é uma iniciativa que já obteve êxito anteriormente em algum lugar do mundo. Os programas são analisados e aprovados pela Diretoria Internacional. Cada programa é organizado em uma das principais categorias de serviço: Serviços comunitários Relações internacionais Conscientização sobre a diabetes Oportunidades Leonísticas para Jovens Serviços ao meio ambiente Conservação da visão e trabalho com os cegos Atividades para audição, logopedia e trabalho com os surdos O seu clube pode perceber que existem várias vantagens em realizar um desses projetos. LCI fornece materiais aos clubes, diretrizes/parâmetros sobre maneiras viáveis de implementação do programa e informações sobre quem contatar com perguntas. O seu clube decide como implementar e avaliar o sucesso do projeto. Sugiro também que os clubes acessem o Curso do Centro Leonístico de Aprendizagem, Oferecimento de Serviços Comunitários, ou a publicação Transformando em Realidade: Guia para o Desenvolvimento de Projetos de Lions Clubes, para mais informações sobre como implementar os projetos de serviço. Slide 9: Recursos de Comunicação Com base nos resultados da pesquisa Como você classificaria o seu clube? talvez o seu clube queira ser mais eficaz nas suas técnicas de comunicação Comunicação Externa Comunicação Interna públicas. Na Lista de Recursos, você encontrará sugestões para usar os Modelos de Comunicados à Imprensa de RP, anúncios de utilidade pública e anúncios impressos. Você pode também fazer um curso online que cobre todo o processo de promoção do clube e relações O seu clube pode comunicar-se mais eficazmente criando um website do e-clubhouse. O e-clubhouse é um modelo de website que é fornecido ao seu clube por Lions Clubs International. O website é criado por meio de um modelo, ou template, que permite elaborar uma página principal para o clube, onde pode colocar eventos, projetos, fotos e informações de contato. Cada vez mais, as pessoas estão utilizando a Internet como fonte de informações, portanto, esta é uma excelente maneira de divulgar informações sobre o clube na comunidade. Use a mídia mais eficaz em sua região. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 3
Slide 10: Recursos para Aumento de Sócios Talvez o seu clube tenha decidido que precisa ter mais sócios para servir a comunidade de forma mais eficaz. O seu clube deverá nomear um assessor de sócios para ter certeza de que as metas de crescimento são viáveis durante o ano Leonístico. Os sócios podem discutir sobre como eles convidariam, usando o guia Apenas Convide! Guia para ideias de como convidar. Você pode convidar sócios estudantes ou familiares para o seu clube com o Programa de Afiliação Familiar ou de Estudante. Ou talvez queira ler o Guia de Recrutamento de Jovens Adultos para dicas de como ter sucesso ao convidar jovens para o seu clube. Slide 11: Recursos para o Desenvolvimento de Clube Provavelmente o seu clube precisa de desenvolvimento. A pesquisa Como você classificaria o seu clube? é quase sempre o primeiro passo a ser tomado para o desenvolvimento do clube. Os programas que aparecem na tela têm muito em comum - a ideia central de cada um é oferecer aos Leões a oportunidade de aumentarem seus conhecimentos, eficácia e companheirismo. Programas como a cerimônia de posse, orientação, mentoreamento e outros, oferecem aos Leões maneiras diferentes de desenvolvimento. Slide 12: Recursos para Liderança e Operações do Clube Através da pesquisa Como você classificaria o seu clube? talvez descubra mais sócios que gostariam de exercer papeis de liderança. Você pode acessar informações sobre o desenvolvimento da liderança online no Centro de Recursos de Liderança no website de LCI. Pode também acessar o Centro Leonístico de Aprendizagem para fazer alguns cursos online sobre gerenciamento de reuniões, resolução de conflitos e outros tópicos. Se você for um dirigente de clube, pode se informar sobre treinamento de dirigentes e aprender como adicionar, baixar e transferir sócios através do site MyLCI. Se quiser trocar de cargo de liderança dentro do seu clube ou sair de um cargo no clube para um cargo de liderança em nível distrital, você pode informar-se sobre isto participando de Institutos Leonísticos de Liderança para Seniores, Institutos de Preparação de Instrutores e Institutos Regionais de Liderança. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 3
Slide 13: Isto finaliza a Etapa 3 Isto finaliza a Etapa 3. Alguma pergunta? Você pode continuar, passando diretamente para a Etapa 4. Caso queira continuar mais tarde na Etapa 4, ofereça informações sobre a próxima reunião. Estabeleça claramente uma data, horário e local para a reunião. Você pode oferecer uma visão geral da Etapa 4. Na Etapa 4, você estará estabelecendo metas e planos de ação para atingir tais metas. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 3
ETAPA 4: O QUE PODEREMOS FAZER DEPOIS? Slide 1: Boas-vindas ao curso Bem-vindos à etapa quatro do Processo de Excelência de Clube. Slide 2: Objetivos da Etapa 4 Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto e CLIQUE para avançar para o próximo slide. Na etapa 4, estaremos estabelecendo metas e criando planos de ação baseados nas necessidades identificadas quando completamos a Avaliação das Necessidades Comunitárias e a pesquisa Como você classificaria o seu clube? Cada meta e plano de ação deverá abordar um dos cinco elementos relacionados à eficácia dos clubes. Slide 3: Análise das Características de Excelência Dica para o Facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto. Agora vamos rever as cinco características relacionadas à excelência dos clubes. Levante a mão se você sabe o nome de uma das cinco características. Continue perguntando aos participantes até que todos os 5 elementos tenham sido abordados. Quando nenhuma mão for levantada, CLIQUE para revelar cada características da excelência. Os clubes devem ter uma mentalidade voltada ao serviço. Devem ainda ter boa comunicação, um programa sólido de aumento e conservação de sócios, liderança e operações de clube eficazes. Alguém tem alguma pergunta ou comentário final sobre as características? Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 4
Slide 4: Estabelecimento de Metas O estabelecimento de metas para o clube deve ser o primeiro passo do planejamento. Para atingir as metas estabelecidas é importante criar declarações de metas para orientar as suas ações. Slide 5: Declarações de metas eficazes Metas eficazes são melhor apoiadas por declarações de metas INTELIGENTES, ou seja: Cada meta deve ser específica. Declare o que você estará realizando. Cada meta deve ser mensurável. As suas metas precisam incluir um percentual ou um número. Cada meta deve ser algo sobre o qual você pode tomar um tipo de ação. Cada meta deve ser realista, mas você deve tentar cumprir mais do que foi feito no ano anterior. Cada meta deve ser delimitada, ou conter um prazo específico. Slide 6: Modelo de Declaração de Metas Dica para o facilitador: CLIQUE para revelar cada ponto e CLIQUE para avançar para o próximo slide. Você deverá criar uma meta para cada uma das características de um clube excelente. Temos aqui um modelo de meta para cada uma das cinco características. Cada meta deve ser específica, delimitada e viável. Processo de Excelência de Clube Pro - Etapa 4