REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL Controladoria-Geral da União Relatório de Auditoria Exercício de 2013 Banco Interamericano de Desenvolvimento BID Projeto ATN/FI-13220-BR Rio de Janeiro/RJ, 29 de Abril de 2014
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO RELATÓRIO Nº: 201405432 UCI: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO RIO DE JANEIRO EXERCÍCIO: 2013 UNIDADE AUDITADA: FURNAS CENTRAIS ELETRICAS S/A CIDADE: Rio de Janeiro UF: RJ RELATÓRIO DE AUDITORIA I INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 201405432, e consoante o estabelecido na Seção VII do Capítulo VII da Instrução Normativa SFC nº 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados na gestão do Programa de Apoio a Reestruturação Organizacional de Furnas PRO-Furnas, parcialmente financiado com recursos do Banco Interamericano de Desenvolvimento BID, por intermédio de Carta Convênio, referente à Cooperação Técnica Não Reembolsável n.º ATN/FI-13220-BR, executado sob a responsabilidade de Furnas Centrais Elétricas S.A., durante o exercício encerrado em 31 de dezembro de 2013. II ESCOPO DO TRABALHO Os trabalhos de auditoria foram realizados na sede da Unidade Executora, no Rio de Janeiro- RJ, no período de 26/03/2014 a 08/04/2014, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, as quais são compatíveis com as Normas Internacionais de Auditoria (NIA), aprovadas pela Federação Internacional de Contadores (IFAC), tendo como objetivo verificar: a) a execução do Projeto em confronto com as metas estabelecidas no plano de trabalho; b) a adequabilidade dos controles internos contábeis, financeiros, patrimoniais e administrativos mantidos pela coordenação do projeto; c) o cumprimento, pelo mutuário, das cláusulas contratuais de caráter contábil, financeiro e gerencial; 1
d) de forma integrada, a conformidade do processo de seleção de consultoria com as políticas do Banco e da legislação nacional aplicável, a adequabilidade dos pagamentos realizados e das solicitações de desembolso apresentadas ao Banco; e) a adequada apresentação das Demonstrações Financeiras e Notas Explicativas do Projeto. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames, tendo sido prestadas todas as informações e explicações solicitadas. Os critérios de seleção e a representatividade das amostras de gastos que foram aplicados pela equipe estão a seguir indicados: a) Diárias e Passagens: No período auditado não foram realizados gastos com diárias e passagens; b) Aquisição de Bens, Obras e Serviços: No período auditado não foram realizados gastos com Aquisição de Bens, Obras e Serviços; c) Contratação de Serviços de Consultoria: No período auditado foi analisada a contratação de consultoria para o Projeto de Reestruturação Organizacional de Furnas, cujo valor, em dólares, totalizou US$ 2.133.411,72 (dois milhões, cento e trinta e três mil, quatrocentos e onze dólares e setenta e dois centavos), sendo US$ 500.000,00 (quinhentos mil dólares) na Fonte BID e US$ 1.633.411,72 (um milhão, seiscentos e trinta e três mil, quatrocentos e onze dólares e setenta e dois centavos), na Fonte de Contrapartida; d) Gerenciamento de Bens Patrimoniais: No período auditado não foram realizados gastos com Bens Patrimoniais; e) Gerenciamento de Recursos Descentralizados: No período auditado não foi identificada a utilização de Recursos Descentralizados; Cabe também informar que o Programa de Apoio a Reestruturação Organizacional de Furnas- PRO-Furnas, não possui recomendações anteriores da Controladoria Geral da União, tampouco foram identificadas determinações do Tribunal de Contas da União, além de não serem apresentadas à Equipe de Auditoria informações à respeito de considerações de demais agentes externos (SEAIN, BID, etc) sobre o Projeto. Foi dado conhecimento formal dos resultados do presente trabalho de auditoria à direção do Projeto, cuja manifestação foi incorporada ao presente Relatório de Auditoria. 2
III RESULTADO DOS EXAMES 1 RECURSOS EXTERNOS 1.1 BID 1.1.1 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS 1.1.1.1 INFORMAÇÃO Adequado atingimento dos objetivos do projeto. O Projeto tem como principal objetivo a contratação de serviços de consultoria especializada para a elaboração de uma Empresa de Referência, necessária para Furnas promover as alterações na estrutura organizacional visando maior eficiência e fortalecimento empresarial, tanto do lado da empresa operadora, quanto do lado da empresa empreendedora, tendo em vista o marco regulatório brasileiro do setor de energia que abre amplas oportunidades de mercado. Para tanto, foram previstos recursos da ordem de US$ 3.000.000,00 (três milhões de dólares), sendo US$ 500.000,00 (quinhentos mil dólares) provenientes do financiamento externo e US$ 2.500.000,00 (dois milhões e quinhentos mil dólares) de contrapartida nacional, conforme disposto na Cláusula Sexta da Carta Convênio. Até a data de 31 de dezembro de 2013, foram desembolsados junto ao Banco recursos da ordem de US$ 500.000,00 (quinhentos mil dólares), equivalentes a 100% do valor previsto para o financiamento, e aplicados US$ 1.633.411,72 (um milhão, seiscentos e trinta e três mil, quatrocentos e onze dólares e setenta e dois centavos) em investimentos custeados com recursos da contrapartida nacional, equivalentes a 65,34% do montante previsto para tal. Em moeda nacional, o valor total do Projeto alcançou R$ 4.476.603,44 (quatro milhões, quatrocentos e setenta e seis mil, seiscentos e três reais e quarenta e quatro centavos). O total desembolsado junto ao BID, em moeda nacional, totalizou R$ 1.033.205,11 (um milhão, trinta e três mil, duzentos e cinco reais e onze centavos). O projeto teve sua duração inicialmente estimada em 12 (doze) meses, contados da data da entrada em vigor do Convênio, ato este sacramentado em 09/08/2012 com a assinatura da Carta Convênio, referente à Cooperação Técnica Não Reembolsável n.º ATN/FI-13220-BR. O Termo de Contrato n.º 8000005485 foi lavrado em 12/09/2012 com a empresa de Consultoria vencedora do certame licitatório, tendo seu prazo de execução fixado em 34(trinta e quatro) semanas. Com a assinatura do Termo Aditivo n.º 01, o prazo total de execução dos serviços passou para 40(quarenta) semanas. O valor contratual, já computado o Termo Aditivo n.º 01, estipulou que o valor máximo, em moeda nacional, seria de R$ 4.937.703,42 (quatro milhões, novecentos e trinta e sete mil, setecentos e três reais e quarenta e dois centavos), com a inclusão dos respectivos impostos incidentes. O valor de execução financeira final, conforme já informado, obedeceu ao limite firmado entre Furnas e a Contratante. O Relatório Final dos serviços foi expedido em 10/04/2013 e a última fatura paga por Furnas em 28/06/2013. Os Termos de Medição apresentados por FURNAS atestam todas as fases e etapas previstas no Plano de Trabalho, perfazendo a execução física do Projeto em 100%. Em linhas gerais, a Consultoria foi desenvolvida em duas fases e cinco etapas, conforme quadro apresentado a seguir: 3
Quadro 01 Fases e Etapas da Consultoria de Programa de Apoio a Reestruturação Organizacional de Furnas PRO-Furnas: Contratada ( Roland Berger - ETAPA 1 - Diagnóstico da situação e do modelo a Etapa 1. O Sumário organizacional atual tópicos abordados: a)implicações do contexto de mercado para Furnas; b)reflexão sobre o desempenho histórico e planos de crescimento; c)entendimento do modelo organizacional atual; d)diagnóstico organizacional e fluxos de valor para o novo modelo ETAPA 2.1 - Relação das premissas portadoras da estrutura organizacional ETAPA 2.2 - Identificação e análise de benchmarks (nacionais e internacionais) ETAPA 2.3 - Definição dos objetivos de otimização e eficiência ETAPA 3.1 - Proposta de arquitetura organizacional até ao nível atual de superintendência ETAPA 3.2 - Proposta de redimensionamento do quadro qualiquantitivo para cada superintendência ETAPA 3.3 - Desenho dos processos de negócio e suporte ETAPA 3.4 - Desenho de estrutura organizacional até FASE 1 DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Contratada (Roland Berger - a Etapa 2. O Sumário tópicos abordados: a)premissas portadoras da estrutura organizacional otimizada; b)benchmarks de posicionamento futuro da empresa; c)potencial de otimização dos macroprocessos Contratada (Roland Berger - a Etapa 3. O Sumário tópicos abordados: a)identificação e quantificação das iniciativas de otimização (R1 e R2); b)detalhamento dos planos de implementação das iniciativas de otimização (R3); c)benchmark de modelos de gestão e de 4
ao último nível gerencial estruturas organizacionais; d)estrutura organizacional ETAPA 3.5 - Proposta do atual até o nível de quadro qualiquantitativo Superintendência; para todos os órgãos do e)dimensionamento desenho organizacional qualiquantitativo de cada Superintendência; f)estrutura ETAPA 3.6 - Principais organizacional atual até o atribuições dos órgãos último nível gerencial; g)dimensionamento qualiquantitativo de todos os órgãos; h)principais atribuições dos órgãos da estrutura organizacional atual ETAPA 4.1 - Mapa de riscos da implantação da estrutura organizacional proposta e identificação de ações necessárias para a mitigação desses riscos ETAPA 4.2 - Esquema de implantação da nova estrutura ETAPA 5.1 - Plano de gestão da mudança ETAPA 5.2 - Plano de comunicação da mudança ETAPA 5.3 - Plano de deslocamento de pessoal para atender às necessidades dos órgãos da nova estrutura organizacional ETAPA 5.4 - Execução da mudança FASE 2 IMPLANTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Contratada (Roland Berger - a Etapa 4. O Sumário tópicos abordados: a)mapa de riscos da implantação da estrutura organizacional; b)ações para mitigação dos riscos; c)esquema de implantação da estrutura organizacional Contratada (Roland Berger - a Etapa 5. O Sumário tópicos abordados: a)plano de gestão da mudança; b)plano de comunicação da mudança; c)plano de deslocamento de pessoal; d)execução da mudança. Fonte: Resposta à Solicitação de Auditoria n. 201405432 - Relatórios Parciais da Empresa Contratada Nossos exames incluíram a avaliação quanto à execução das atividades programadas e ao cumprimento dos resultados pactuados, tendo por base os controles internos de monitoramento e avaliação mantidos pela UCP, os relatórios de avaliação existentes e os investimentos realizados no período. As verificações in loco procedidas pela equipe de auditoria ficaram restritas à apresentação do Projeto, realizada em palestra pela Coordenação 5
#/# do PRO Furnas. Como resultado, concluímos que o projeto atingiu um bom nível de execução das atividades programadas, levando-se em consideração a entrega de todos os relatórios previstos no Termo de Referência, objeto do serviço de consultoria contratado. 1.1.2 Avaliação de Controles Internos 1.1.2.1 INFORMAÇÃO Adequados Controles Internos do projeto O projeto é executado, consoante o estabelecido na Carta-Convênio e nas Normas Gerais Aplicáveis às Cooperações Técnicas Não-Reembolsáveis, pela Unidade de Coordenação do Programa UCP, a qual foi instituída pela Resolução da Diretoria - RD nº 001/2664, de 05/09/2012, que nomeou o coordenador do projeto e a equipe base constituída de oito membros, sendo empregados designados com dedicação exclusiva ao projeto e subordinados, hierárquica e funcionalmente, ao coordenador do projeto. Em decorrência de nossos exames, verificamos que a estrutura utilizada por FURNAS para execução do Programa é descentralizada e envolve diversos órgãos da unidade e, em nossa opinião, a Unidade de Coordenação do Projeto esteve adequadamente estruturada para o desempenho das atividades previstas na Carta-Convênio, mantendo controles internos adequados no que se refere aos aspectos relacionados ao ambiente de controle e seus procedimentos pertinentes à informação, comunicação e monitoramento. #/# 1.1.3 Cumprimento de Cláusulas Contratuais 1.1.3.1 INFORMAÇÃO Adequado cumprimento das Cláusulas Contratuais Verificamos o adequado cumprimento, pela Agência Executora do projeto, das principais cláusulas de caráter contábil-financeiro-gerencial da Carta Convênio, referente à Cooperação Técnica Não Reembolsável n.º ATN/FI-13220-BR. Contudo, cabe salientar que a Cláusula Décima Quarta da Carta Convênio previa uma avaliação de desempenho, por parte de Furnas, em relação à empresa contratada. No Relatório Final sobre as atividades do Programa, documento este que deveria conter tal avaliação, essa avaliação não se fez constar. A Coordenação do Programa, a respeito do assunto, assim se manifestou:...no que toca uma avaliação final ou global do projeto e do desempenho da contratada destacam-se as reuniões expositivas e discursivas realizadas com o BID, Conselho de Administração e Diretoria Executiva de Furnas realizadas em maio de 2013, nas quais foram discutidas, inclusive, a absoluta necessidade, urgência e oportunidade da continuidade do Projeto. Nos documentos disponibilizados, a Equipe de Auditoria confirmou a existência de reuniões expositivas da Contratada junto ao Conselho de Administração e Diretoria Executiva de Furnas, bem como ao BID. #/# 1.1.4 Comprovação de Gastos junto ao Agente Financeiro 1.1.4.1 INFORMAÇÃO 6
#/# #/# Adequabilidade dos Pedidos de Desembolso apresentados ao BID. Analisamos os pedidos de desembolso nºs 01, 02, 03 e 04 apresentados ao Banco durante o exercício objeto de nossos exames, e, por amostragem, de forma integrada aos respectivos processos de aquisição e pagamento, as despesas neles informadas, sendo constatado, que essas despesas: i) estavam apoiadas em documentação original comprobatória; ii) tiveram sua conversão para moeda da operação efetivada corretamente; iii) são elegíveis para alocação ao programa e para financiamento do Banco, conforme o caso; e, iv) foram aplicadas em atendimento exclusivo às finalidades do Programa. 1.1.5 Demonstrações Financeiras 1.1.5.1 INFORMAÇÃO Adequada apresentação das Demonstrações Financeiras do Projeto. Da análise das Demonstrações Financeiras e Notas Explicativas do projeto, verificamos que as mesmas foram devidamente formalizadas e refletem, em seus aspectos mais relevantes, os aportes de recursos e a execução das despesas em conformidade com as categorias de gastos e componentes programáticos do projeto. Os seguintes demonstrativos foram apresentados pela Coordenação do Projeto: Demonstração de Fluxos de Caixa, Demonstração de Investimentos, bem como as respectivas Notas Explicativas a tais demonstrativos. Verificamos ainda, em virtude dos valores consolidados nessas demonstrações, que a execução orçamentária do Projeto foi feita em observância aos limites de despesa fixados na Carta Convênio, referente à Cooperação Técnica Não Reembolsável n.º ATN/FI-13220-BR. 7
#/# 1.1.6 Contratação de Consultorias 1.1.6.1 INFORMAÇÃO Adequado cumprimento às normas de Contratação de Consultoria formuladas pelo BID. Verificamos, de forma integrada, o processo de seleção e pagamento de firma de consultoria realizado com recursos do projeto, sendo constatado, no que se refere aos seus aspectos mais relevantes, que os procedimentos de contratação e pagamento foram realizados em observância às diretrizes do Banco e da legislação nacional aplicável, estando respaldados por documentação de suporte válida. Verificamos ainda que os trabalhos realizados correspondem a atividades elegíveis ao projeto e contribuem efetivamente para o alcance dos objetivos pactuados. IV CONCLUSÃO Com base nos trabalhos de auditoria realizados, somos de opinião que são mantidos controles internos adequados para a implementação das atividades do Projeto, em seus aspectos substanciais. Rio de Janeiro-RJ, 29 de Abril de 2014. 8