MEMORANDO CIRCULAR Nº 06/2015/PROPLAN Porto Velho, 27 de Maio de 2015. Para: CÂMPUS E NÚCLEOS Ref. Assunto: Elaboração do Plano para a Implantação da Descentralização da Execução Orçamentária e Financeira na UNIR Senhor@s Diret@res Equipes Técnicas das Unidades Em maio de 2013 foi realiza consulta pública sobre o conteúdo do Anteprojeto de descentralização da execução orçamentária e financeira na Fundação Universidade Federal de Rondônia (UNIR) (http://www.proplan.unir.br/index.php?pag=noticias&id=8064). A partir das sugestões recebidas foi consolidado o Projeto e enviado ao CONSAD em final de junho de 2013 (http://www.proplan.unir.br/submenu_arquivos/1104_projeto_descentralizacao_final.pdf). Apesar do longo tempo de tramitação no Conselho, o Projeto foi aprovado integralmente em outubro de 2014 (Res. 128/CONSAD/2014), inclusive quanto ao quantitativo de funções gratificadas previstas. Sobre este último assunto, o Conselheiro Relator anotou a necessidade de solução da questão da gratificação adequada para as funções de confiança previstas no projeto, conforme parecer anexo, para implantação completa da descentralização, aspecto não contemplado quando da decisão sobre o tema pelo CONSAD no ano de 2013. Sobre a tramitação no CONSAD e a condição anotada pelo Relator, destacamos: o tempo de tramitação, aproximadamente um ano quatro meses, ensejou o adiamento de mais de um ano no calendário previsto no projeto; quanto às funções gratificadas, a solução não está no âmbito de ação da Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan). O que era possível já foi feito; enviamos expediente à Reitoria com sugestão de encaminhamento ao CONSAD para conhecimento e análise da questão. De acordo o Projeto aprovado, a Segunda Etapa é a Modelagem visando a implantação, tendo como primeira atividade a Elaboração do Plano detalhado da implantação: Plano geral e Plano para cada UGE, com previsão de três meses para sua concretização. É justamente esta atividade que está sendo desencadeada neste momento, com consulta preliminar às Unidades. Esperamos que ao final do mês de julho, ou no máximo na primeira quinzena de agosto, os planos para implantação estejam concluídos. Por isso solicitamos discussão e encaminhamento de propostas no prazo máximo de 30 dias (até 26 de junho), pois haverá nova consulta antes da apresentação do plano, a partir dos resultados desta. Neste período de 30 dias de consulta às Unidades, a Proplan por intermédio da Diretoria de Planejamento, Desenvolvimento e Informação (DPDI) elaborará a proposta sobre os aspectos gerais do Plano (ou proposta de plano geral), ou seja, os aspectos comuns a todas as Unidades como, por exemplo, as regras e procedimentos para compartilhamento das licitações.
Importante destacar que, como poderá ser constatado pelo conteúdo das etapas previstas, que uma parte do previsto no Projeto já vem sendo paulatinamente implantado desde 2012. Em algumas Unidades houve avanços significativos como, por exemplo, na instrução processual visando licitação e na fiscalização de contratos. Para análise, discussão e apresentação das propostas pelos Câmpus é fundamental o conhecimento e compreensão do conteúdo do Projeto (http://www.proplan.unir.br/submenu_arquivos/1104_projeto_descentralizacao_final.pdf), tanto dos aspectos conceitos quanto das etapas e condições para implantar a descentralização. Eventuais esclarecimentos sobre o Projeto poderão ser solicitados presencialmente na DPDI, pelo e-mail dpi@unir.br ou no grupo descentralizacao_orcamento_unir@googlegroups.com formado por Técnicos da DPDI e das Unidades. Permitimo-nos aqui destacar apenas aspectos conceituais. Conforme já anotado no Projeto, A Descentralização Orçamentária entre órgãos ou unidades do mesmo órgão consiste na transferência (externa ou interna) do poder de utilizar créditos orçamentários ou adicionais, que estejam sob a sua supervisão ou lhe tenham sido dotados ou transferidos, concedida por uma Unidade Orçamentária. Assim, a descentralização de créditos orçamentários ocorre quando há movimentação de parte do orçamento, mantidas as classificações institucional, funcional, programática e econômica, para que outras unidades administrativas possam executar a despesa. [...] Se a movimentação de crédito ocorrer entre unidades gestoras de órgãos ou entidades de estrutura diferente, ter-se-á uma descentralização externa, também denominada de destaque [...] Quando a descentralização envolver unidades gestoras de um mesmo órgão tem-se a descentralização interna, também chamada de provisão.. Esta última forma de descentralização é a prevista no Projeto aprovado. Porto outro lado, a Execução Orçamentária e Financeira significa o desenvolvimento de todas as atividades relativas a: Instrução dos pedidos de aquisição de bens e serviços (motivação do pedido, elaboração de projeto básico e/ou termo de referência, etc.); Pré-empenho (reserva de dotação para uma determinada despesa ou declaração de que há disponibilidade para executar); Licitação (processo de aquisição no serviço público, que inclui elaboração de minuta de edital, parecer do órgão jurídico, publicação edital, realização do certame, elaboração de atas, contratos, se for o caso, etc.); Nota de Empenho (reserva de parcela do orçamento para execução da despesa específica), que é a garantia ao Fornecedor de que a despesa conta com dotação orçamentária suficiente ao atendimento do compromisso; Assinatura de contrato (quando aplicável); Produção e entrega dos bens ou serviços (recebimento do bem ou serviço, fiscalização de contratos, etc.);
Liquidação da despesa (ato de reconhecimento formal de que o fornecedor entregou o produto em conformidade com as especificações. Neste caso a despesa é lançada no sistema financeiro); Efetivação do pagamento; Conformidade Contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial (certificação dos demonstrativos contábeis gerados pelo Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI). A execução compreende, portanto, todas as atividades, desde instrução dos pedidos de aquisição de bens e serviços até o pagamento e conformidade contábil. Evidente que a descentralização da execução poderá envolver parte dessas atividades ou todas elas. Assim, embora fundamental, as atividades de empenho e pagamento são apenas parte do processo e, no nosso entendimento, podem ser descentralizadas quando as demais estiverem consolidadas. Importa também destacar a necessidade de garantir a chamada segregação de funções. Em toda Unidade de execução orçamentária e financeira devem existir pessoas distintas para as seguintes funções/atividades: Licitações e Contratos, Ordenação da Despesa; Gestão Orçamentária e Financeira; Recebimentos de bens e fiscalização de contrato e, Conformidades (gestão contábil), embora algumas delas possam ser executadas sem a presença física do agente público, desde que se tenham as condições tecnológicas. Este aspecto é importante porque exige um número mínimo de pessoas para garantir a execução de acordo com as normas vigentes. Pelo Projeto, foi aprovada a implantação de 09 Unidades Gestoras Executoras (UGE s), sendo: (i) uma para cada Câmpus, totalizando 8 (oito) UGE s: Ariquemes, Ji-Paraná, Cacoal, Rolim de Moura, Presidente Médici, Vilhena e Guajará-Mirim e Porto Velho; (ii) Uma UGE s Reitoria ou uma das Unidades da Administração Superior (sugerimos a PRAD), ficando a Proplan como a função de planejamento, coordenação, supervisão e controle da execução. Foi nesta ótica também que o CONSAD (referendado pelo CONSUN) criou a Diretoria Administrativa do Câmpus Porto Velho (DAPVH), encarregada da manutenção do Câmpus e da execução orçamentária e financeira. De acordo com o que consta no Projeto de Descentralização aprovado, a execução no Câmpus de Porto Velho deve ocorrer em articulação com Núcleos, sem interferência na atual configuração acadêmica. Além disso, o Projeto prevê que no regimento de funcionamento dessa Diretoria deverá constar um Conselho Administrativo, composto também pelas Direções de Núcleos e representação na forma da lei, responsável pelas decisões de alocação, acompanhamento e avaliação da execução dos recursos. A previsão de apenas uma Unidade Gestora para o Câmpus de Porto decorre do fato de que a maior parte das atividades e todas de manutenção - que envolvem recursos, é comum. No momento ainda não há uma forma ou metodologia para ratear essas despesas com um mínimo de segurança. Por outro lado, não seria razoável, e a Instituição não possui condições no momento, estruturar quatro ou cinco Unidades de execução para desenvolver atividades que, na maior parte, visam garantir a manutenção de espaços comuns.
Mas avaliamos que a Diretoria de Porto Velho, com sua atual estrutura e principalmente com o número atual de Servidores, não será capaz de fazer a execução e continuar desenvolvendo todas as atividades de fiscalização dos contratos e de manutenção geral. Além disso, é fundamental a participação efetiva dos Núcleos nas atividades de execução por meio de seu Corpo Técnico. Por isso, sugerimos (mais que sugerir, apelamos fortemente aos Dirigentes da Diretoria Administrativa e dos Núcleos) a formação de uma equipe de execução (Comitê de Execução), composta por Servidores da DAPVH e por um Servidor de cada Núcleo, dentre aqueles contratados para desenvolver atividades técnicas. Outros esclarecimentos e sugestões sobre conteúdo da consulta que consta no anexo poderão ser solicitados e/ou formulados presencialmente na DPDI, pelo e-mail dpi@unir.br ou no grupo descentralizacao_orcamento_unir@googlegroups.com formado por Técnicos da DPDI e das Unidades. Cordialmente Osmar Siena Pró-Reitor de Planejamento Portaria nº 442/2012/GR/UNIR OBS: Este documento foi enviado também por meio eletrônico para os e-mails das Unidades.
ANEXO AO MEMORANDO CIRCULAR Nº 06/2015/PROPLAN PLANILHA 01 CONHECIMENTOS E HABILIDADES EXISTENTES Indicar se o Câmpus Possui Servidores com Conhecimentos e Habilidades para as Atividades Listadas (SIM, NÃO OU PARCIALEMNTE). Não possuindo ou possuindo parcialmente, Qual o Tempo Estimado para Aquisição após a Capacitação (Ver Planilha 2) Conhecimento: é o entendimento (teórico ou técnico) sobre um assunto ou atividade. Habilidade: é o saber fazer. Se a pessoa tem habilidade significa que ela aplicou o conhecimento e não tem dificuldades para realizar a atividade em diferentes situações. Atividades Conhecimentos Habilidades Comentários e Sugestões Tempo para Aquisição (Habilidades) Motivação dos pedidos de Aquisição (Demanda, Justificativa, Projeto e/ou Temo de Referência, etc.) Instrução de Processo Licitatório (Pregão e Outros): Verificação, Minuta de Edital, Minuta de Contrato, Etc. Realização de Pregão, Tomada de Preços, Dispensa de licitação, Etc. Elaboração e Gestão de Contratos Recebimento de bens e Serviços e Devidos Registros (almoxarifado e/ou patrimônio) Fiscalização de Contratos Gestão Orçamentária (Pré-empenho) Gestão Orçamentária (Empenho) Gestão Orçamentária e Financeira (Controle) Gestão Financeira (Liquidação) Gestão Financeira (Pagamento) Conformidade Contábil Relatório Cumprimento de Objeto e/ou Prestação de Contas (Elaboração e Análise) Outras
PLANILHA 02 REQUISITOS DE PESSOAL Motivação dos pedidos de Aquisição Pessoal Técnico Existente (Nº Servidores) para Desenvolver as Atividades Licitações e Contratoceira Gestão Orçamentária e Finan- Recebimento de Bens e Fisca- (Além Diretor) lização de Contratos Conformidade Contábil COMENTÁRIOS E SUGESTÕES Para as Seguintes Atividades (enumere quantas forem necessárias) Necessidade de Capacitação Tempo de Capacitação Quantidade de Servidores Sugestão de Conteúdo Forma(s) da Capacitação (horas) COMENTÁRIOS E SUGESTÕES
PLANILHA 03 SUGESTÃO DE CRONOGRAMA PARA IMPLANTAÇÃO DA DESCENTRALIZAÇÃO CONSIDERANDO O QUE FOI RESPONDIDO NAS PLANILHAS 1 E 2 Capacitação dos Gestores e Equipe ETAPAS OU ATIVIDADES Início Término Motivação dos pedidos de Aquisição (Demanda, Justificativa, Projeto e/ou Temo de Referência, etc.) Instrução de Processo Licitatório (Pregão e Outros): Verificação, Minuta de Edital, Minuta de Contrato, Etc. Realização de Pregão, Tomada de Preços, Dispensa de licitação, Etc. Elaboração e Gestão de Contratos Recebimento de bens e Serviços e Devidos Registros Fiscalização de Contratos Gestão Orçamentária (Pré-empenho) Gestão Orçamentária (Empenho) Gestão Orçamentária e Financeira (Controle) Gestão Financeira (Liquidação) Gestão Financeira (Pagamento) Conformidade Contábil Relatório Cumprimento de Objeto e/ou Prestação de Contas (Elaboração e Análise) Outras