CAN Fl. INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas em Rondônia Av. Campos Sales, 3421 - Olaria 76801-281 Porto Velho RO Tel. (69) 3217-3800 www.ro.sebrae.com.br Gestão de Contratos Origem: DAF - Diretoria Administrativa e Financeira Macro processo: Gerir Suporte Operacional Esta Instrução Substitui a: 03 Revisão n.: 04 Unidade Gestora: UJUR Unidade Jurídica Resolução de Aprovação: 18/2017 Em vigor a partir de: 01/02/2017 10 Páginas Sumário 1. OBJETIVO... 2 2. UNIDADES ENVOLVIDAS... 2 3. REFERENCIAL DO PADRÃO NORMATIVO... 2 4. DEFINIÇÕES... 2 5. PROCEDIMENTOS... 2 6. DISPOSIÇÕES FINAIS... 3 7. GLOSSÁRIO DE TERMOS... 3 8. HISTÓRICO DE REVISÕES... 4 9. ANEXOS... 4
INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 2/10 1. OBJETIVO Normatizar as atividades e diretrizes para gestão decontratos celebrados pelo SEBRAE/RO com terceiros. 2. UNIDADES ENVOLVIDAS Todas as unidades do SEBRAE/RO. 3. REFERENCIAL DO PADRÃO NORMATIVO Regulamento de Licitações e de Contratos do SistemaSEBRAE. 4. DEFINIÇÕES No âmbito do SEBRAE/RO, ficam assim entendidos os seguintes termos: 4.1. Gestor do contrato Gestor do Contrato é o representante do SEBRAE/RO designado formalmente pelo Gerente da Unidade, de acordo com o Anexo D, do espaço ocupacional analista, que será responsável por supervisionar, gerir e acompanhar a execução do contrato, fazendo cumprir integral e pontualmente todas as disposições e objetos constantes das cláusulas convencionadas. 4.1.1. O empregado designado Gestor do Contrato é também a autoridade competente para identificar inconsistências no cumprimento e na execução do termo celebrado, estando obrigado a tomar as providências necessárias à correção das falhas e exigir da empresa contratada o fiel cumprimento das condições convencionadas. 4.1.2. Poderá ainda o Gerente assumir pessoalmente a gestão do contrato, devendo certificar formalmente a assunção tal condição, na forma do Anexo E. 4.2. Contrato Contrato é o instrumento jurídico que regula o acordo de vontade das partes. Os contratos podem ser do tipo Autorização de Fornecimento (AF) ou Contrato (CT). 4.3. Gestão do contrato É o conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do bem ou serviço. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. DAS OBRIGAÇÕES DO GESTOR DE CONTRATO São obrigações do gestor do contrato: 5.1.1. Conhecer de forma plena e minuciosa o contrato gerido e todas as suas disposições; 5.1.2. Registrar formalmente todas as ocorrências positivas e negativas da execução contratual; 5.1.3. Receber o objeto contratado, conferindo e atestando a sua conformidade com o previsto em contrato; 5.1.4. Implantar medidas com vistas a sanar eventuais falhas identificadas durante a execução do contrato, consultada a Unidade Jurídica - UJUR; 5.1.5. Assegurar o cumprimento integral das obrigações de cada uma das partes envolvidas; 5.1.6. Diligenciar e notificar a empresa contratada sempre que identificado qualquer descumprimento ao avençado; 5.1.7. Atestar a execução do contrato, integral ou parcialmente, quando for o caso, e solicitar a liberação da contrapartida financeira; 5.1.8. Guardar os documentos e demais instrumentos que possibilitem promover a supervisão, gestão e o acompanhamento da execução contratual de forma eficaz; 5.1.9. Providenciar o encerramento formal do contrato, quando da finalização da execução total do seu objeto, conforme Anexo C, informando a Unidade de Finanças - UFI o encerramento contratual e solicitando a baixa do saldo financeiro. 5.1.9.1. Nos casos de menor complexidade, de acordo com a avaliação da UFI, poderá esta, através do Gerente da Unidade ou de Analista, proceder ao encerramento do contrato, fazendo constar a posição financeira final do Contrato, dispensando-se a devolução do processo ao Gestor para tal providência. 5.2. DOS DIREITOS DO GESTOR DO CONTRATO 5.2.1. Solicitar assessoramento técnico e/ou jurídico, sempre que necessário, à melhor gestão e compreensão do contrato e do objeto contratado; 5.2.2. Dispor de capacitação e dos recursos mínimos necessários, por ele requisitados, para uma boa gestão do contrato; 5.2.3. Ter o apoio, sempre que solicitado, de seus superiores para as intervenções internas, no âmbito do SEBRAE/RO, e externas junto à empresa fornecedora com vistas a assegurar o pleno cumprimento das cláusulas contratuais. 5.3. DO PERFIL DO GESTOR DO CONTRATO 5.3.1. Na condição de Gestor do Contrato, o empregado designado deverá manter um perfil imparcial, proativo e preventivo. 5.4. DA QUALIFICAÇÃO MÍNIMA DO GESTOR DO CONTRATO 5.4.1. É requisito à Gestão de Contrato que o empregado designado, participe do curso de Gestão de Contratos ofertado pela UCSEBRAE ou, ainda, que ele apresente certificação externa em Gestão de Contratos. 5.5. DAS ATRIBUIÇÕES DO GESTOR DO CONTRATO 5.5.1. São atribuições do Gestor do Contrato: a. Ler atentamente o instrumento contratual, bem como todos os seus anexos;
CAN Fl. INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 3/10 b. Atestar as entregas, observando o que dispuser o instrumento contratual; c. Buscar, obrigatoriamente, no caso de dúvidas quanto ao atesto, auxílio junto às áreas competentes; d. Zelar pelas questões relativas à prorrogação do instrumento contratual em prazo hábil, evitando a descontinuidade do fornecimento, reunindo as justificativas competentes; e. Providenciar a abertura de novo processo de aquisição, antes de findo o estoque de bens e/ou a prestação de serviços, com antecedência mínima necessária aos cumprimentos dos prazos normativos e regulamentares, para que não haja prejuízos ao SEBRAE/RO; f. Cuidar das alterações de interesse do SEBRAE/RO, que deverão ser formalizadas e devidamente fundamentadas; g. Elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber; h. Registrar, quando houver necessidade, no respectivo processo todas as ocorrências observadas durante a execução do contrato, podendo, para tanto, utilizar-se, para comunicação, dos Anexos A, B e E, e-mail e outros documentos; i. Receber e analisar as justificativas da empresa contratada, dando o devido encaminhamento, e levando tudo ao conhecimento dos interessados; j. Dar conhecimento ao responsável pela gerencia da unidade sobre o fiel cumprimento da gestão do contrato. 5.6. DA RESPONSABILIDADE DO GESTOR DO CONTRATO 5.6.1. O gestor do contrato responderá: a. Pela omissão ou inexatidão na execução contratual; b. Pela falta de comunicação às chefias superiores, em tempo hábil, de fatos cuja solução ultrapasse a sua competência, para adoção das medidas cabíveis; c. Pela emissão indevida da autorização de pagamento ao contratado quando não cumpridas todas as etapas contratadas e/ou condições contratuais pactuadas; d. Pelo exercício irregular de suas atribuições e obrigações podendo ser responsabilizado civil, penal e administrativamente. 5.7. DA GESTÃO POR INDICADORES 5.7.1. Os indicadores são instrumentos de decisão gerencial e de monitoramento da gestão e tem como função primária informar os tomadores de decisão se determinado contrato está realmente atendendo ao objetivo proposto, nas condições e parâmetros previamente definidos. 5.7.2. O gestor, sempre que possível, deverá realizar a gestão por indicadores, pautada na obtenção de um diferencial mínimo relativo aos seis indicadores gerais descritos abaixo: a. Atendimento O atendimento pela contratada é satisfatório, seus funcionários estão capacitados e há monitoramento do contratado pelo fornecedor; b. Prazo As entregas do contrato ocorrem no prazo pactuado; c. Satisfação A satisfação do SEBRAE (gestor do contrato e usuário final) é validada por método formal com posterior reunião de relacionamento, do gestor do contrato e responsável pela contratada, para avaliação do desempenho apurada, e pactuação de eventuais ações de melhorias; d. Falhas Não há falhas no fornecimento ou quando existentes são prontamente corrigidas pela contratada sem prejuízo ao SEBRAE; e. Qualidade A qualidade da entrega é realizada dentro dos requisitos do contrato, não há registro de recusas, multas ou advertências á contratada; f. Sustentabilidade O fornecedor demostra que realiza ações para redução do impacto ambiental, derivado de seu contrato. 6. DISPOSIÇÕES FINAIS 6.1. Compete aos empregados e dirigentes do SEBRAE/RO cumprir e fazer cumprir o que determina esta Instrução Normativa. 6.2. Os Anexos constantes desta INS visam apenas a facilitação a implementação do aqui contido, devendo ser complementados e/ou substituídos sempre que se fizer necessário. 6.3. É facultada a aplicação do disposto nesta Instrução Normativa, no todo ou em parte, às relações jurídicas estabelecidas com entidades estrangeiras. 6.4. O gestor, sempre que possível, deverá informar ao fornecedor os valores e princípios organizacionais do SEBRAE/RO, sobre a prática da erradicação do trabalho infantil, degradante ou forçado, da responsabilidade socioambiental e da saúde e segurança no trabalho. 6.5. O gestor, sempre que possível, deverá incentivar que os fornecedores apresentem produtos e/ou serviços de baixo impacto ambiental e que desenvolvam políticas de sustentabilidade socioambiental. 6.6. Os casos omissos deverão ser deliberados pela DIREX. 7. GLOSSÁRIO DE TERMOS DIREX DAF UFI Diretoria Executiva do SEBRAE Diretoria de Administração e Finanças Unidade de Finanças
INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 4/10 8. HISTÓRICO DE REVISÕES DATA N. DESCRIÇÃO / ALTERAÇÃO 09/05/2014 00 Implantação Alteração da Unidade Gestora; Revisão Redacional; Alteração da redação do subitem 4.1.1; 29/09/2015 01 Alteração da redação do item 5.1 e subitens 5.1.4 e 5.1.9; Alteração da redação das alíneas c e i do subitem 5.5.1; Inclusão do item 6.2, com renumeração dos subsequentes. 14/12/2015 02 Alteração da redação da alínea h do subitem 5.5.1, passando a prever, de forma expressa a possibilidade de utilização de outros meios de comunicação além dos anexos A, B e E. 13/09/2016 03 Alteração do Anexo C. Inclusão do item 5.7 01/02/2017 04 Alteração do Item 4.1; Inclusão dos itens 4.1.2 e 5.1.9.1; Alteração do Anexo D, Inclusão do Anexo E e Renumeração do Antigo Anexo E, que passa a ser Anexo F. 9. ANEXOS Modelos de Formulários e/ou Relatório que apoiam na Gestão de Contratos: Anexo A Ata de Reunião; Anexo B Advertência; Anexo C Termo de encerramento de contrato; Anexo D Termo de Designação de Gestor de Contrato; Anexo E Termo de Assunção de Gestão de Contrato Anexo F Relatório de Falhas/Não conformidade APROVADO Valdemar Camata Júnior Diretor Superintendente Carlos Berti Niemeyer Diretor Administrativo e Financeiro Samuel Silva de Almeida Diretor Técnico
CAN Fl. INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 5/10 Anexo A Ata de Reunião Data Hora Inicial Hora Término Local Participantes Objetivo da Reunião: Pauta: Anotações: Decisões: Assunto Ação Responsável Prazo 1. 2. 3. 4.
INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 6/10 Anexo B CARTA [UNIDADE] n º Porto Velho - RO, dd/mm/aaaa Sr./Sra. [NOME COMPLETO] Representante [NOME DA EMPRESA]. PORTO VELHO - RO Prezado(a) Senhor(a), Informamos a existência de problemas na execução do Contrato de Prestação de Serviços nº, celebrado com essa empresa. Por reiteradas vezes por meio das correspondências CARTA [UNIDADE] n º, foi solicitado execução de maneira aceitável. Elencamos abaixo as inexecuções vinculadas às cláusulas contratuais, conforme histórico apresentado a seguir: a. ; b. ; c. ; d.. Sendo assim, informamos que será aplicada a penalidade de ADVERTÊNCIA a essa empresa, com amparo na cláusula [no. da cláusula] do referido instrumento contratual, em função do descumprimento dos [listar os incisos/parágrafos/cláusulas ]. Em atendimento ao princípio do contraditório e ampla defesa, fica estabelecido o prazo de 5 (cinco) dias úteis contados a partir da ciência desta ADVERTÊNCIA, para a apresentação da justificativa do não cumprimento condições contratuais. Gerente / [UNIDADE] Analista / [UNIDADE]
CAN Fl. INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 7/10 Anexo C Termo de encerramento de contrato Contrato n.º: Objeto:. Processo n. : Modalidade: Vigência:de / / a / /. Tendo em vista a execução total do objeto contratado, declaramos que os serviços prestados pela empresa,foram executados dentro das normas e condições estabelecidas, respeitando os padrões de qualidade exigidos, fato pelo qual consideramos encerradas as atividades pactuadas no referido instrumento, não existindo nenhuma obrigação contratual pendente. Assim, declaramos a quitação total e o recebimento definitivo do objeto contratual, ressalvado fato superveniente conhecido após a emissão deste. Porto Velho - RO, de de. Gestor: Unidade: Gerente: Unidade:
INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 8/10 Anexo D Termo de Designação de Gestor de Contrato Em cumprimento aos dispositivos da Instrução Normativa Sebrae nº 11, eu, (nome do Gerente) gerente da Unidade (nome da Unidade), no uso de minhas atribuições funcionais, designo o Analista (nome do analista), para supervisionar, gerir e acompanhar a execução do Contrato nº (número do contrato) firmado com (nome do contratado) para (informar o objeto do contrato), fazendo cumprir integral e pontualmente, todas as disposições e objeto constantes das cláusulas contratuais convencionadas., / / Local Data Assinatura do Gerente da Unidade Assinatura do Gestor
CAN Fl. INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 9/10 Anexo E Termo de Assunção de Gestor de Contrato Em cumprimento aos dispositivos da Instrução Normativa Sebrae nº 11, eu, (nome do Gerente) gerente da Unidade (nome da Unidade), no uso de minhas atribuições funcionais assumo a condição de Gestor do Contrato nº (número do contrato) firmado com (nome do contratado) para (informar o objeto do contrato), passando a supervisionar, gerir e acompanhar a execução do referido Contrato, fazendo cumprir integral e pontualmente, todas as disposições e objeto constantes das cláusulas contratuais convencionadas., / / Local Data Assinatura do Gerente da Unidade
INSTRUÇÃO NORMATIVA INS 11 04 Pág. 10/10 Anexo E Relatório de falhas/não conformidades Fornecedor: Contrato No.: Gestor do contrato: Data: Assinatura Responsável Técnico do Fornecedor: Data: Assinatura Período de análise Início: Final: Lista de falhas/não conformidades Tipo da Falha/Não conformidade Solução proposta Tempo de execução da solução Observações: Conclusões: