Gerir Cadastro e Liberação de Pagamentos

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Cadastro e Liberação de Pagamentos Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas em Rondônia Origem: Macro Processo: Processo: DAF - Diretoria Administrativa e Financeira Gerir Finanças Gerir Cadastro e Liberação de Pagamentos Av. Campos Sales, Olaria Porto Velho RO Tel. (69) Esta Instrução Substitui a: INS Revisão nº: 08 Unidade Gestora: - Unidade de Finanças Resolução de Aprovação: 045/2017 Em vigor a partir de: 13/03/ Páginas SUMÁRIO 1. OBJETIVO UNIDADES ENVOLVIDAS REFERÊNCIAS NORMATIVAS DEFINIÇÕES Contratos decorrentes de licitação Contratos decorrentes de contratação direta Contratos decorrentes de Credenciamento Convênios PROCEDIMENTOS Autorização de Pagamentos Regularidade Fiscal e Trabalhista Cadastro de Fornecedores e Convenentes Cadastro de Contratos e Convênios Cadastro de Pagamento Pagamento Atesto Análise e Conferência dos Pagamentos Prazos DISPOSIÇÕES FINAIS QUADRO DE RESPONSABILIDADES GLOSSÁRIO DE TERMOS HISTÓRICO DAS REVISÕES ANEXOS... 6 A Modelo de Declaração de Fornecedor... 6 Anexo A Modelo de Declaração de Fornecedor... 7

2 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS pág. 2/7 1. OBJETIVO Estabelecer regras e os procedimentos para o cadastro e liberação de pagamentos no Sebrae/RO. 2. UNIDADES ENVOLVIDAS Todas as unidades do Sebrae/RO. 3. REFERÊNCIAS NORMATIVAS Resolução nº 001/2017 CDE, que aprova Norma de Viagens e Missões Internacionais do Sebrae em Rondônia Regulamento de Licitações e de Contratos do Sistema Sebrae; Regulamento do Sistema de Gestão de Credenciados SGC. Regulamento do Sebratec. Manual do Programa Negócio a Negócio. Instrução Normativa SEBRAE nº 04, que dispõe sobre Viagens Nacionais. Instrução Normativa SEBRAE n 08, que dispõe sobre Contratações Diretas; Instrução Normativa SEBRAE n 10, que dispõe sobre Projetos, Parcerias e Convênios; e Instrução Normativa SEBRAE n 13, que dispõe sobre Suprimentos de Fundo Fixo. Instrução Normativa SEBRAE nº 14, que dispõe sobre Instrutoria e Consultoria. 4. DEFINIÇÕES 4.1. Contratos decorrentes de licitação Instrumentos para aquisição de bens ou serviços com fundamento no art. 5 do Regulamento de Licitações e de Contratos do Sistema Sebrae Contratos decorrentes de contratação direta Instrumentos para aquisição de bens ou serviços com fundamento nos arts. 9 ou 10 do Regulamento de Licitações e de Contratos do Sistema Sebrae Contratos decorrentes de Credenciamento Instrumentos para contratação de serviços com fundamento no artigo 43 do Regulamento de Licitações e de Contratos do Sistema SEBRAE Convênios Instrumento regulador de relação jurídica estabelecida entre o SEBRAE/RO e instituições públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, com o fim de alcançar interesses recíprocos, com fundamento na Instrução Normativa de Projetos, Parcerias e Convênios. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Autorização de Pagamentos São competentes para autorizar pagamentos, de acordo com os limites estabelecidos em atos específicos: Diretores; Gerentes, Chefes de Gabinete e Assessores, desde que detentores de delegação com poderes específicos Regularidade Fiscal e Trabalhista Para fins de fornecimento de produtos e prestação de serviços em geral, o fornecedor deverá comprovar sua regularidade perante as Fazendas Federal (válida para o estabelecimento matriz e suas filiais, refere-se à situação do sujeito passivo no âmbito da RFB e da PGFN e abrange inclusive as contribuições sociais previstas nas alíneas 'a' a 'd' do parágrafo único do art. 11 da Lei n o 8.212, de 24 de julho de 1991), Estadual e Municipal do domicílio ou sede, perante o FGTS e a Justiça do Trabalho, na forma do art. 642-A, da CLT; A regularidade fiscal deverá ser comprovada através da apresentação de certidões negativas de débito, ou positivas com efeito de negativa, as quais deverão estar em seus prazos de validade O Gestor do Contrato ou o empregado da Unidade interessada imprimirá as autenticações das certidões, obtidas nos sítios oficiais, respectivamente, devendo a pessoa responsável certificar a impressão, apondo-se, na parte inferior do documento, o texto Imprimo nesta data, em cumprimento ao item da INS 02, a presente Autenticação de Certidão datando e assinando Caso a página da web remeta à própria certidão apresentada, deverá esta ser reimpressa, devendo a pessoa responsável certificar a reimpressão, apondo-se, na parte inferior do documento, o texto Reimprimo nesta data, em cumprimento ao item da INS 02, a presente Certidão datando e assinando Caso se trate de certidão não emitida pela internet, o fornecedor deverá apresentá-la em original ou cópia autenticada por Tabelião, ou declarada autêntica por qualquer empregado de qualquer dos integrantes do Sistema Sebrae, bastando, neste caso, a simples inserção do texto confere com o original e apondo-se a data e identificação de quem assina Caso o contratado goze de alguma isenção / imunidade tributária deverá ser apresentada declaração assinada por contador., A comprovação da regularidade fiscal será exigida no ato da formalização dos contratos, convênios e seus aditivos, bem assim por ocasião de qualquer pagamento No caso de contratos decorrentes de licitação nas modalidades concurso, leilão ou concorrência para alienação de bens, não será exigida a comprovação de regularidade fiscal.

3 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS pág. 3/ Em se tratando de pessoa física será exigida a comprovação de regularidade fiscal apenas com relação às Fazendas Públicas Federal e Municipal Nos casos de contratação direta por dispensa e inexigibilidade de licitação, nas hipóteses do art. 9º, I e II do RLCSS, bem como nos casos de contratação direta, fundamentada nos artigos 9º, incisos, III a XVIII e 10º do RLCSS, cujo valor não ultrapasse o definido para a dispensa de licitação, serão exigidas exclusivamente as comprovações de Regularidade Fiscal perante a Fazenda Federal e o FGTS CRF, dispensando-se a apresentação dessa última no caso de pessoa física Para aquisições realizadas com valores do Fundo Fixo, serviços públicos dispensam-se os documentos de regularidade fiscal para a aquisição Com relação aos pagamentos decorrentes de credenciados, não será exigida a Certidão referente a Débitos Trabalhistas Cadastro de Fornecedores e Convenentes É vedado o cadastro de fornecedor que não possua conta corrente própria. Não serão aceitas contas em nome de terceiros para realização de pagamentos. No caso de conta conjunta, o contratado deve ser o primeiro titular da conta É vedado o cadastro de convenente que não possua conta única para depósito dos recursos do convênio, salvo quando se tratar de órgãos integrantes da Administração Pública É obrigatório o cadastro de todos os fornecedores/convenentes no sistema informatizado utilizado pelo Sebrae/RO, mediante a apresentação de documentos comprobatórios: Para Pessoa Jurídica: a. cópia do contrato ou estatuto social, com alterações posteriores consolidadas, devidamente registrados nos órgãos competentes; b. prova de inscrição no CNPJ; c. cópia da ata de eleição ou ato de designação das pessoas habilitadas a representar a pessoa jurídica, se for o caso; d. cópia da carteira de identidade dos representantes legais da empresa / entidade e prova de inscrição no CPF, ou documento equivalente, que indique os números da carteira de identidade e do CPF; e. ficha cadastral preenchida em formulário próprio, o qual será disponibilizado pela USO; f. comprovante de conta bancária em nome da pessoa jurídica; g. Declaração de Inexistência de Vínculo e Anticorrupção, de acordo com o modelo trazido no Anexo A desta INS. Para Pessoa Física: h. cópia da carteira de identidade e prova de inscrição no CPF, ou documento equivalente que indique os números da carteira de identidade e do CPF; i. cópia da inscrição no INSS ou do PIS/PASEP; j. cópia da inscrição no ISSQN, se for o caso; k. comprovante de conta bancária em nome da pessoa física; l. ficha cadastral preenchida, que será disponibilizada pela USO. m. Declaração de Inexistência de Vínculo e Anticorrupção, de acordo com o modelo trazido no Anexos A desta INS Fica expressamente consignado aqui que o cadastro referido neste subitem somente será exigível por ocasião da efetiva contratação/formalização da parceria Cadastro de Contratos e Convênios Os processos para pagamento deverão conter os seguintes documentos comprobatórios: Os convênios e contratos, com exceção da AF Autorização de Fornecimento, serão cadastrados no sistema informatizado pela, imediatamente após assinatura das partes interessadas, mediante a apresentação pela unidade solicitante, dos seguintes documentos: a. processo; b. via original do instrumento; c. cópia da resolução DIREX que aprovou o contrato ou o convênio; d. comprovante de existência de contacorrente única quando se tratar de convênio As despesas dentro do limite definido no RLCSS para dispensa de licitação, serão autorizadas por 2 (dois) diretores, dispensada a emissão da Resolução Cadastro de Pagamento É obrigatório o cadastro de todos os pagamentos no sistema informatizado do Sebrae/RO. Após a inserção dos dados, o formulário gerado será impresso para compor o processo de pagamento Considera-se, para fins de registro do pagamento e reconhecimento da despesa, a data de emissão do documento fiscal Para resguardar que o registro da despesa obedeça ao Regime Mensal de Competência, não é permitido o lançamento de despesas e, consequentemente, os registros contábeis, fora do mês de emissão do documento fiscal As notas fiscais deverão ser entregues até o dia

4 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS pág. 4/ Pagamento 25 de cada mês. Caso o dia 25 recaia em dia não útil, a data de entrega se antecipará para o último dia útil antecedente No caso da não regularidade fiscal, após a prestação do serviço, não autoriza a retenção do pagamento do serviço prestado, salvo as contratações que envolva a cessão de mão de obra No caso de pagamentos parcelados, poderá ser retido após a segunda incidência consecutiva, havendo ocorrência do fato, caberá ao gestor do contrato notificar a contratada e aplicar as penalidades descritas no respectivo instrumento contratual Os processos de pagamento serão instruídos com os seguintes documentos: Bens ou materiais: a. nota fiscal atestada com a identificação do número do instrumento contratual. No caso de bens pertencentes ao patrimônio ou controlados pelo almoxarifado, contendo o carimbo de recebimento pela UGA; b. relatório de ficha financeira emitido pela, dispensado no caso de contratação através de AF Autorização de Fornecimento. Serviços: c. nota fiscal de prestação de serviços atestada, com a identificação do número do instrumento contratual;. d. Se pessoa física a Nota Fiscal deverá ainda ser acompanhada do comprovante de recolhimento de ISSQN e do INSS, retido em outra empresa, caso exista; e. relatório analítico das atividades desenvolvidas, com o de acordo e assinatura do gestor do contrato ou na ausência deste, por um analista da unidade solicitante, nos casos exigidos em instrumento contratual. f. ficha financeira emitida pelo Sistema informatizado de controle, com exceção da AF Autorização de Fornecimento. g. quando se tratar de produtos oriundos dos serviços subcontratados por agências de publicidade e propaganda a UMC, ao atestar a prestação dos serviços e/ou recebimento dos produtos, deverá cuidar para que seja juntada ao processo administrativo, 01 (uma) via ou exemplar da mídia; h. quando se tratar de serviços de instrutoria, deverá ser apresentada também fotografia do evento, bem como relação dos presentes com as respectivas assinaturas. i. Quando se tratar de serviço oriundo de SGC deverá conter também: a. relatório de prestação de serviço com status aprovado emitido do sistema; b. avaliação da contratação do serviço, pelo responsável, quando do pagamento final; c. avaliação pelo cliente (relatório emitido do sistema),quando do pagamento final. j. Quando se tratar de serviço oriundo de Sebraetec, deverá conter também: a. avaliação emitida do sistema e assinada pelo cliente, quando do pagamento final b. Relatório de atividades, emitido pelo sistema e atestado pelo gestor, quando do pagamento final. k. Quando se tratar de serviço oriundo de AOE Agente de Orientação Empresarial, deverá conter também: Convênios: a. Relatório de atendimento, emitido do sistema SISNEG; b. Ficha de Registro de Atendimento. l. em se tratando de convênio, onde a liberação da primeira parcela esteja condicionada apenas à assinatura do respectivo termo, tal liberação será efetuada mediante apresentação de documento formal da gerência autorizando a liberação dos recursos; m. para liberação das demais parcelas, a unidade solicitante enviará a, a prestação de contas e o documento formal assinado pelo gestor do convênio e pela autoridade competente para autorizar o pagamento. Ressarcimento de despesas: n. Memorando com a autorização de um Diretor, acompanhado de documento fiscal atestado, devidamente preenchido e sem rasuras (contendo discriminação, quantidade, valor unitário e valor total o. demonstrativo de despesas emitido pelo Sebrae/NA, ou Sebrae/UF, de origem, quando se tratar de ressarcimento de despesas com pessoal cedido; Adiantamentos de viagem: p. formulário de solicitação de viagem emitido do sistema informatizado, com status de autorizado, com o objetivo da viagem, valor e Fonte de Recurso. Outros adiantamentos: q. formulário de adiantamento, emitido do sistema informatizado, assinado, com objetivo da destinação do recurso, fonte de recurso e valor. Folha de pagamento: r. relatório analítico da folha de pagamento;

5 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS pág. 5/ Atesto s. recibo de férias; t. termo de rescisão de Contrato de Trabalho; u. memorando da UGP juntamente com o relatório específico da folha de pagamento, para os repasses das consignações da folha. Processos de tributos e encargos: v. guias de recolhimento; w. relatório analítico de tributos e encargos assinado pela UCON Todos os documentos fiscais conterão o carimbo de ATESTO e a assinatura, preferencialmente, do gestor do contrato/af/convênio, ou na ausência deste, por um Analista da unidade solicitante No caso de aquisições de materiais ou serviços gráficos, a conferência deverá ser feita por empregado da unidade solicitante, que atestará o respectivo documento fiscal Análise e Conferência dos Pagamentos É de responsabilidade da UCON a verificação da classificação contábil, o cumprimento da legislação fiscal aplicável a cada pagamento, a apuração dos impostos para recolhimento e a orientação sobre questões tributárias relativas aos pagamentos realizados pelo Sebrae/RO É de responsabilidade da a conferência dos dados financeiros, a realização do pagamento, bem como o cumprimento do que determina esta instrução normativa Prazos O protocolo terá 2 (dois) dias para registro e tramitação do documento fiscal Os Escritórios Regionais terão 05 (cinco) dias, após o recebimento do documento fiscal, para atestar, protocolar e providenciar a tramitação As unidades terão o prazo de 2 (dois) dias, após o recebimento do documento fiscal para atestá-lo e encaminhá-lo juntamente com os demais documentos previstos no item 5.6 à Os pagamentos, antes de cadastrados no sistema, cuja documentação definida no item 5.6 não for entregue à, serão devolvidos para à unidade demandante, para a correta instrução processual Os processos de pagamento de serviços prestados por pessoas físicas ou jurídicas, com ou sem retenção de impostos, deverão ser entregues a, conforme calendário emitido mensalmente Os pagamentos serão efetuados em até 10 (dez) dias úteis contados da entrada do documento na, exceto nos seguintes casos: a. Ausência dos diretores ou procuradores para assinar as autorizações bancárias; b. Recesso formalmente comunicado A tem o prazo de 2 (dois) dias para providenciar a baixa dos pagamentos no sistema informatizado O fechamento mensal dos processos de pagamento deve ocorrer conforme calendário mensal divulgado pela. 6. DISPOSIÇÕES FINAIS 6.1. Com exceção das hipóteses expressamente previstas nesta INS, em nenhuma hipótese será permitida a antecipação de pagamentos, sem que haja a efetiva prestação do serviço, entrega do produto ou realização da despesa As multas, juros e outros, imputados ao Sebrae/RO, em decorrência de erros, descumprimento de normativos e/ou imperícia, por parte dos empregados, serão ressarcidos ao Sebrae/RO. Caberá ao Gerente da Unidade onde ocorrer o fato, apurar a responsabilidade e punir os responsáveis Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pela DIREX mediante proposição do Diretor da Área de Supervisão a que se vincule a ocorrência Compete aos titulares das unidades organizacionais do Sebrae/RO cumprir e fazer cumprir o que determina esta instrução normativa Esta instrução normativa entra em vigor a partir de 13/03/2017, quando ficará revogada a Instrução Normativa nº 02.07, aprovada pela Resolução DIREX nº 205/2016, e demais disposições em contrário. 7. QUADRO DE RESPONSABILIDADES Verificar regularidade fiscal Quadro resumo Cadastrar Fornecedores Cadastro de pagamento Atestar documentos comprobatórios das despesas Analisar Conferência de Documentos Receber e tramitar documentos Liberar pagamentos Baixa de documentos Contabilização dos Pagamentos 8. GLOSSÁRIO DE TERMOS DAF CDE DIREX CNPJ UGP CPF FGTS INS INSS ISS PIS/PASEP RLCSS Diretoria de Administração e Finanças Conselho Deliberativo Estadual Unidade demandante USO Gestor/ Analista Todas as Unidades Envolvidas DIREX UCON Diretoria Executiva do Sebrae/RO Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do Ministério da Fazenda Unidade de Gestão de Pessoas Cadastro de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda Fundo de Garantia do Tempo de Serviço Instrução Normativa Sebrae Instituto Nacional do Seguro Social Imposto sobre Serviços Programa de Integração Social Regulamento de Licitações e de Contratos do Sistema Sebrae

6 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS pág. 6/7 SGC AOE UGA UCON USO Sistema de Gestão de Credenciados Agente de Orientação Empresarial Unidade de Finanças Unidade de Gestão Administrativa Unidade de Contabilidade Unidade de Suporte Operacional APROVADO Valdemar Camata Junior Diretor Superintendente 9. HISTÓRICO DAS REVISÕES Carlos Berti Niemeyer Diretor Administrativo Financeiro DATA Nº DESCRIÇÃO / ALTERAÇÃO 1º/04/ Implantação 08/07/ Inclusão das alíneas b e c no item /07/ Inclusão da alínea b e no item /02/ Alterações em itens impactados pela unificação das certidões emitidas pela Receita Federal Alteração do subitem ; Alteração subitem 5.2. e subitens; Alteração da alínea e do subitem ; Alteração do subitem ; Alteração do subitem ; Alteração e renumeração das alíneas do 01/11/ subitem ; Exclusão dos subitens e ; Alteração do subitem , Alteração do subitem ; Inserção do subitem 7.1., com renumeração dos demais subitens do item 7; Alteração da Redação do Anexo A 18/05/ Inclusão dos itens e 5.7.1; Alteração do quadro de responsabilidades, no item que trata de Receber e tramitar documentos. 11/10/ Alteração da Redação do item 5.2.3; 5.2.6, , 5.4.1, 5.5.3, exclusão do item 5.6.2, com renumeração do item 5.6.3; Alteração da redação dos subitens do antigo item (agora 5.6.2); Alteração da redação do item ; Exclusão do item , alteração da redação do item 5.8.2; Alteração dos prazos trazidos pelo item 5.9; Alteração do Quadro de Responsabilidades; exclusão do item 7.2, com renumeração dos subsequentes. Samuel Silva de Almeida Diretor Técnico 01/01/ /03/ Alteração da redação das alíneas g e m do subitem 5.3.3; Alteração do Anexo A. Alteração dos itens 3, 4.3, 5.2.5, , letras e e l do item 5.3.3, item 5.6.1, e seus incisos, itens e 5.7.2, exclusão do item 5.9.5, com renumeração dos subsequentes, itens 6,7 e ANEXOS A Modelo de Declaração de Fornecedor

7 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 7/7 Anexo A Modelo de Declaração de Fornecedor DECLARAÇÃO DE FORNECEDOR [nome da empresa], [qualificação: tipo de sociedade (Ltda., S.A., etc.), endereço completo], inscrita no CNPJ sob o nº [xxxx], neste ato representada pelo [cargo] [nome do representante legal], portador da Carteira de Identidade nº [xxxx], inscrito no CPF sob o nº [xxxx], DECLARA, sob as penalidades da lei, que: 1. Inexiste participação, seja em sua composição societária, seja como seu prestador de serviço, formalizado ou não, de empregados e dirigentes do Sebrae em Rondônia, ou de parentes destes até o segundo grau, seja por consanguinidade, seja por afinidade. 2. Que é expressamente contrária à prática de atos que atentem contra o patrimônio e a imagem do Sistema SEBRAE. 3. Está ciente de que não poderá oferecer, dar ou se comprometer a dar a quem quer que seja, ou aceitar ou se comprometer a aceitar de quem quer que seja, tanto por conta própria quanto através de outrem, qualquer pagamento, doação, compensação, vantagens financeiras ou não financeiras ou benefícios de qualquer espécie que constituam prática ilegal ou de corrupção sob as leis de qualquer país, devendo garantir, ainda, que seus prepostos e colaboradores ajam da mesma forma. 4. Se compromete a estabelecer, de forma clara e precisa, os deveres e as obrigações de seus agentes e/ou empregados em questões comerciais, para que estejam sempre em conformidade com as leis e as normas vigentes. Local e Data Nome e Assinatura do Representante Legal