MISSÕES EMPRESARIAIS. Sumário INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Em vigor a partir de: 13/03/ Páginas

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS MISSÕES EMPRESARIAIS Origem: Macro Processo: DAF - Diretoria Administrativa e Financeira Desenvolvimento de Soluções Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas em Rondônia Processo: Esta Instrução Substitui a: 03 Missões Empresariais Revisão nº: 04 Av. Campos Sales, Olaria Porto Velho RO Tel. (69) Unidade Gestora: Resolução de Aprovação: 46/2017 Unidade de Atendimento e Relacionamento com o cliente - UARC Em vigor a partir de: 13/03/ Páginas Sumário 1. OBJETIVO UNIDADES ENVOLVIDAS REFERENCIAIS NORMATIVAS DEFINIÇÕES PROCEDIMENTOS DISPOSIÇÕES FINAIS GLOSSÁRIO HISTÓRICO DAS REVISÕES ANEXOS... 3

2 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 2/16 1. OBJETIVO Regulamentar os procedimentos para realizações de Missões Empresariais Nacionais no âmbito do SEBRAE/RO. 2. UNIDADES ENVOLVIDAS Todas as áreas do SEBRAE/RO. 3. REFERENCIAIS NORMATIVAS 3.1. INS 02 - Cadastro e Liberação de Pagamentos 3.2. INS 04 Viagens Nacionais 3.3. INS 12 Instrução de Processos 4. DEFINIÇÕES 4.1. Definem-se como Missão Empresarial as viagens nacionais realizadas e/ou articuladas pelo SEBRAE/RO com a participação de grupo de empresários, de pessoas ligadas a empresas ou representantes institucionais, com objetivo de visitar eventos de negócios, eventos técnicos e instituições, em busca de novos conhecimentos Define-se como Missão Empresarial Comercial aquela direcionada a eventos de negócios onde os participantes têm a oportunidade de estabelecer contatos comerciais com potenciais compradores e/ou fornecedores Definem-se como Missões Empresariais Técnicas aquelas missões que têm como destino centros tecnológicos, instituições, empresas ou eventos de conhecimentos promovidos pelo SEBRAE/RO onde os participantes têm a oportunidade de adquirir novos conhecimentos e acesso a novas tecnologias, produtos e serviços. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Coordenação Os procedimentos destinados às realizações das Missões Empresariais serão coordenados pela Unidade de Atendimento e Relacionamento com o Cliente - UARC 5.2. Solicitação de Viabilidade As demandas espontâneas oriundas do SEBRAE/RO e as deflagradas por terceiros interessados deverão ser encaminhadas formalmente ao gerente da regional, com antecedência mínima de 60 dias da realização da missão A missão deverá inicialmente ter a aprovação formal (eletrônica ou física) do gerente da regional para a continuidade do processo A solicitação de apoio a Missão empresarial será encaminhada ao gestor de projeto afim (quando houver) ou a UARC O gestor do projeto deverá solicitar abertura do processo administrativo com, no mínimo 50 dias de antecedência O gestor de projeto deverá solicitar à UARC o número do Plano de Trabalho para dar andamento na elaboração do mesmo Tendo o número do plano de trabalho o gestor deverá abrir o evento no Sistema de registro de meta física O gestor do projeto solicitará a cotação para a agencia de viagens com no mínimo 45 dias de antecedência, através da utilização de Anexo A, visando obter os valores necessários para compor o Plano de Trabalho O gestor emitirá o Plano de Trabalho com todas as informações necessárias para a realização da missão, anexando folder, prospecto, programação ou outro documento que apresente a feira, evento ou missão que acontecerá O processo será submetido à UARC, que analisará a viabilidade da proposta, considerando: aderência à missão e estratégias do SEBRAE/RO, expectativas de resultados para os participantes, ambiente operacional favorável com relação à disponibilidade, custo/benefício de passagens aéreas e hospedagens, e demais requisitos que se façam necessários e emitirá parecer conclusivo A UARC encaminhará o processo para análise e deliberação da DIREX Sendo a deliberação positiva, o gestor do projeto adotará os procedimentos necessários para sua operacionalização Os participantes receberão o Regulamento da Missão Empresarial (Anexo C) preencherão a ficha de inscrição e firmarão termo de compromisso constante no anexo D, comprometendo-se a participar de todas as fases programadas O gestor deverá preencher o formulário Emissão de PACOTE MISSÃO EMPRESARIAL" (Anexo E), com os dados de embarque do participante da missão, o qual deverá vir aprovado pelo Gerente da Unidade Demandante Sendo a deliberação negativa, a UARC comunicará a decisão ao interessado e o processo será encerrado pelo gestor A UARC arquivará no processo toda a documentação enviada pelo gestor de projetos que deu origem à missão, tais como carta de pedido, autorização da diretoria, plano de trabalho, regulamento, termo de adesão, fichas de inscrição preenchidas, assinadas e pagas, relatório geral da Missão Empresarial, avaliações, plano de melhorias e comprovante de lançamento no sistema de registros de atendimentos.

3 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 3/ Clientes da Missão 5.3. Contrapartidas A Missão Empresarial deverá alcançar o mínimo de 10 (dez) CNPJ para que seja realizada Para participar, o interessado deverá ter no mínimo 18 anos Será aceito exclusivamente 1 (um) participante por CNPJ As comprovações de CNPJ e idade deverão ser oficializadas pelos documentos legais no processo As empresas participantes deverão ter seu objetivo social afeto ao segmento fim do evento com a comprovação especificada no CNAE do CNPJ Acompanhamento Técnico As Missões Empresariais serão acompanhadas por no mínimo, 01 técnico do SEBRAE/RO, de acordo com a quantidade, perfil do grupo e características do evento A contrapartida financeira dos participantes se dará conforme valor estabelecido em Resolução DIREX. 6. DISPOSIÇÕES FINAIS 6.3. Os pagamentos das despesas decorrentes de Missões Empresariais obedecerão a INS Compete aos titulares das unidades organizacionais do SEBRAE/RO envolvidas cumprir e fazer cumprir o que determina esta instrução normativa Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pela DIREX mediante proposição do Diretor da Área de Supervisão a que se vincule a ocorrência Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua aprovação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a INS 24 03, aprovada pela Resolução 117/ GLOSSÁRIO O técnico acompanhante da missão deverá ter conhecimento do evento e de sua programação e terá as seguintes atribuições: a) Zelar pelo cumprimento da agenda; b) Orientar os participantes sobre a importância da participação nas atividades de conhecimento (cursos, seminários, oficinas, workshops e palestras); c) Aplicar a avaliação eletrônica ao término da missão enviando o link com as perguntas e monitorando a quantidade de participantes que responderam. d) Efetivar os devidos lançamentos no sistema de registros de atendimentos encerrando a ação no sistema e) Entregar Relatório Geral da Missão Empresarial (Anexo F) na UARC, no prazo máximo de 30 dias a contar da realização da missão, incluindo registros fotográficos e vivenciais dos fatos ocorridos durante a missão e resultado da avaliação. f) O Relatório Geral da Missão será encaminhado para a UARC e para a Unidade de Inteligência Estratégica. g) A UARC encerrará o processo administrativo e encaminhará para o arquivo central. CDE DIREX UARC UIE USO UFI Conselho Deliberativo Estadual Diretoria Executiva Unidade de Atendimento e Relacionamento de Clientes Unidade de Inteligência Estratégica Unidade de Suporte Operacional Unidade de Finanças 8. HISTÓRICO DAS REVISÕES DATA Nº DESCRIÇÃO / ALTERAÇÃO 08/08/ Implantação 15/10/ Readequação de procedimentos e anexos 29/09/ /07/ /03/ ANEXOS A. Solicitação do Pacote B. Plano de Trabalho C. Regulamento Adequação da Unidade ao novo organograma do SEBRAE/RO; Revisão redacional; Alteração da redação da alínea c do subitem 5.2.1; Alteração dos percentuais de contrapartida, previstos no item 5.5.1; Revisão de Procedimentos. Alteração da Tabela de Contrapartidas Revisão geral para adequar a nova forma de cobrança. Exclusão do item 5.6 pois missões internacionais são tratadas por norma expedida pelo CDE. D. Ficha de Inscrição c/ Termo de Compromisso E. Emissão de Pacote Missão Empresarial F. Relatório Geral da Missão Empresarial

4 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 4/16 APROVADO Valdemar Camatta Junior Diretor Superintendente Samuel Silva de Almeida Diretor Técnico Carlos Berti Niemeyer Diretor Administrativo e Financeiro

5 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 5/16 ANEXO A Solicitação de Pacote PACOTE MISSÃO EMPRESARIAL EMPRESA: DATA SOLICITAÇÃO: PRAZO DE ENTREGA: SOLICITANTE: MISSÃO: Nº PARTICIPANTES: DE: DE: DATA DE SAÍDA PASSAGEM AÉREA: PARA: PARA: DATA DE RETORNO HOTEIS DE 3 OU 4 ESTRELAS DISTÂNCIA DO EVENTO ( ) 2 KM ( ) 3 KM ( ) 5 KM ( ) +5 KM HOSPEDAGEM ( ) SIM ( ) NÃO SINGLE DUPLO TRIPLO Nº ( ) Nº ( ) Nº ( ) TRANSFER ( ) SIM ( ) NÃO TRECHO: JUSTIFICATIVA: PROJETO/ATIVIDADE: AÇÃO: UNIDADE: FONTE DE RECURSO:

6 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 6/16 ANEXO B Plano de Trabalho PLANO DE TRABALHO Nº. 1. DESCRIÇÃO DO PROJETO NOME DO EVENTO: INÍCIO: TÉRMINO: OBJETIVO: 2. PROMOTOR E PARCEIROS PROMOTOR: Parceiros: 3. SEGMENTO BENEFICIADO PÚBLICO ALVO: 4. METAS

7 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 7/16 5. ETAPAS MACRO AÇÕES METODOLOGIA 6. OBRIGAÇÕES SEBRAE-RO PARTICIPANTES PARCEIROS 7. PLANO DE INVESTIMENTO - Estimativa Despesas dos Empresários Valor Unitário Quantidade Valor Total (R$) TOTAL Despesas do Técnico Valor Unitário Quantidade Valor Total (R$) TOTAL

8 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 8/16 Estimativa do plano de investimento / nível de classificação Previsão Valor Unitário Quantidade Valor Total (R$) MEI, Produtor Rural, artesão, pessoa física e afins ME EPP Total Geral 8. DOS CUSTOS DE PARTICIPAÇÃO, OFERTA DO PACOTE E FORMA DE PAGAMENTO. VALOR, FORMA E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO. *Pacote individual ( ) CARTÃO (Inclui Passagens aéreas, 4X Hotel: Hospedagem em Apartamento Duplo, Translado: Aeroporto/Hotel/Aeroporto) ( ) A VISTA (nome e endereço do hotel) Valor Individual R$ *SUJEITO A ALTERAÇÃO Empresa aérea - horários Saída: Retorno:

9 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 9/16 9. DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA Projeto: Ação: Natureza(s) de Despesa: Fonte de Recurso: 10. JUSTIFICATIVA TÉCNICA Assinatura do técnico responsável: 11. RESPONSÁVEIS PELO PLANO DE TRABALHO LOCAL/DA TA Porto Velho - RO / /. GESTOR GERENTE 12. DE ACORDO - DIRETOR

10 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 10/16 ANEXO C Regulamento REGULAMENTO XX/XXXX APRESENTAÇÃO Este documento visa regulamentar as condições de participação de empresários na Missão (nome local e período da missão) Realização e promoção do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Rondônia SEBRAERO, com coordenação da Unidade de Inovação e Mercado. 1. OBJETIVO DA MISSÃO 2. DA PARTICIPAÇÃO DO SEBRAE/RO O SEBRAE/RO - Serviço de Apoio às Micro e Pequenas empresas do Estado de Rondônia, através da UARC Unidade de Atendimento e Relacionamento com o Cliente XXXXXXXXXXX, apoia financeira e tecnicamente a participação de empresários na (evento). 3. DA CONDIÇÃO DE PARTICIPAÇÃO 3.1. Para participar da Missão (nome do evento), o empresário interessado deverá atender aos seguintes critérios: Possuir CNPJ com o CNAE referente ao seguimento da missão; No caso de empregado, o pacote deve ser adquirido pela empresa empregadora; Ter no mínimo 18 anos de idade.

11 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 11/16 4. DOS CUSTOS DE PARTICIPAÇÃO E FORMA DE PAGAMENTO VALOR, FORMA E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO O Pacote inclui: Passagens aéreas; Hospedagem em apartamento duplo; Traslado Aeroporto/Hotel/Aeroport o quando se fizer necessário.. VALOR POR PESSOA: MEI R$ 1.200,00 ( ) ME - R$ 1.200,00 ( ) EPP R$ 1.200,00 ( ) Conforme 221/2016 resolução Forma Pagamento: de ( ) CHEQUE ( ) CARTÃO 6X ( ) A VISTA Conforme Resolução 054/2014 Detalhes do pacote: HOTEL HORÁRIO DOS VÔOS: PVH / Companhia aérea: Saída / PVH Voo : Hs Chegada: : / PVH Companhia aérea: Saída / : CGH Voo : Hs Chegada PVH: : 4.1. Ficha de inscrição preenchida conforme pagamento 4.2. O pagamento poderá ser realizado em dinheiro, cheque ou cartão de crédito Em caso de desistência por parte do participante e considerando o bilhete de passagem aéreo intransferível, o participante se obriga a restituir ao SEBRAE/RO, o montante dado como subsídio Os reembolsos de interesse do empresário devem ser solicitados diretamente à agência de viagens contratada para a missão. O reembolso estará sujeito às normas de devolução dos prestadores de serviço da missão empresa aérea e hotel No caso de desistência de viagem terrestre, com transporte alugado pelo SEBRAE, o participante se obriga a restituir ao SEBRAE/RO, o montante dado como subsídio 4.6. As hospedagem se darão em apartamento simples, duplo ou triplo de acordo com a decisão do gestor da missão.

12 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 12/16 5. DA VIAGEM 5.1. A viagem a que se refere o presente Regulamento será realizada por meio de transporte aéreo/terrestre, nos trechos (cidade de saída/destino/cidade de retorno) O participante deverá atender a todas as normas da empresa aérea e/ou terrestre quanto ao excesso de bagagem e cumprimento do horário para embarque O SEBRAE/RO não se responsabilizará por quaisquer danos, bem como não arcará com as despesas de excesso de bagagem O Translado será apenas na chegada sendo do aeroporto ao hotel e na saída do hotel ao aeroporto quando se fizer necessário 6. OBRIGAÇÕES DO PARTICIPANTE 6.1. Utilizar o pacote para efetiva participação na Missão; 6.2. Responder devidamente o formulário de avaliação 6.3. Participar da programação da missão, cumprindo os horários sem atraso. 7. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 7.1. Os participantes devidamente inscritos se comprometem a cumprir todas as disposições e aceitar as resoluções que em qualquer momento a coordenação do evento venha a determinar, no uso das faculdades que lhe são conferidas; 7.2. O SEBRAE/RO não se responsabilizará por quaisquer danos, tais como: extravios, apreensão ou avaria de mercadorias, por falta de notas fiscais e mercadorias de procedência ilegal; 7.3. O pagamento referente à hospedagem fora do período previsto para este pacote fica sob a responsabilidade do participante; 7.4. Os pagamentos referentes à alimentação, consumação de frigobar, bebidas ou outros transportes não inclusos no pacote, são de responsabilidade do participante; 7.5. É de total responsabilidade do empresário a remarcação e as despesas quando o mesmo perder ou se atrasar para embarque de ida ou volta, não cabendo ao SEBRAE/RO nenhuma atuação, despesas ou ressarcimento quando esta situação ocorrer O participante que desejar se hospedar em apartamento diferente do escolhido pelo Sebrae deverá arcar com as remarcações e despesas. LOCAL/DATA GESTOR GERENTE Porto Velho - RO / /.

13 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 13/16 Anexo D FICHA DE INSCRIÇÃO LOGO DA MISSÃO RAZÃO SOCIAL: NOME FANTASIA: CNPJ ENDEREÇO: CIDADE/UF: FONE: NOME: PROFISSÃO: NACIONALIDADE ESCOLARIDADE: DATA DE NASCIMENTO: ENDEREÇO: Nº: BAIRRO: TELEFONE: ( ) CPF CARGO O Pacote inclui: CEP: Passagens aéreas; Hospedagem em apartamento duplo Translado Aeroporto/hotel/aeroporto (Quando se fizer necessário) DADOS DA MISSÃO DADOS DA EMPRESA BAIRRO: CEP: Site: PARTICIPANTE ESTADO CIVIL: COMPLEMENTO: RG VALOR, FORMA E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO. INFORMAÇÕES SOBRE O PACOTE Formas Pagamento: ( ) CHEQUE 4 x ( ) CARTÃO 6 X de VALOR EM APT DUPLO MEI R$ 1.000,00 ( ) ME R$ 1.000,00 ( ) EPP R$ 1.200,00 ( ) ( ) A VISTA Ciente:

14 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 14/16 TERMO DE COMPROMISSO Eu,..., neste ato representando a empresa..., CNPJ nº..., declaro para os devidos fins de direito, ter recebido o regulamento da Missão Empresarial Semana a realizar se no período / a / de de 2016 e estar de pleno acordo com as normas e condições previstas. Assumo o compromisso que o participante de nossa instituição nesta missão, devidamente inscrito, apresentar-se-á nos dias e horários marcados conforme regulamento para cumprimento de toda agenda da Missão; Declaro estar ciente que, em caso de desistência, qualquer tipo de reembolso esta sujeito às orientações do regulamento de meu conhecimento. Porto Velho, de de 2017 Assinatura

15 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 15/16 ANEXO E DATA BLOQUEIO/COMPRA: SOLICITANTE: MISSÃO: ORIGEM: ORIGEM: DATA DE SAÍDA Emissão de PACOTE "MISSÃO EMPRESARIAL" PASSAGEM AÉREA - GOL DESTINO: DESTINO: HORÁRIO DATA DE RETORNO HORÁRIO HOSPEDAGEM - Luz Plaza Hotel SINGLE Nº ( ) DUPLO Nº ( ) TRIPLO Nº ( ) TRECHO: TRANSFER JUSTIFICATIVA: PROJETO/ATIVIDADE: AÇÃO: UNIDADE: FONTE DE RECURSO: Solicitado por: Aprovado por: / / Assinatura / Carimbo

16 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 16/16 ANEXO F Relatório Geral da Missão Empresarial Relatório Geral (nome, período e local do evento) Nome do Colaborador: Período total da Viagem: Nome e local do Evento: Objetivo da Viagem: Pontos fortes observados: Pontos fracos observados: Gargalos identificados com relação à organização ou gestão da Missão Empresarial Análise e contribuições: ANÁLISE FINANCEIRA Previsão de Recursos Realização de Recursos SEBRAE R$ SEBRAE R$ PARCEIRO R$ PARCEIRO R$ TOTAL R$ TOTAL R$ Técnico