Manual de criação de referências multibanco no SONHO v2 via SITAM SONHO v2 25/01/2017 Este trabalho não pode ser reproduzido ou divulgado, na íntegra ou em parte, a terceiros nem utilizado para outros fins que não aqueles para que foi fornecido sem a autorização escrita prévia ou, se alguma parte do mesmo for fornecida por virtude de um contrato com terceiros, segundo autorização expressa de acordo com esse contrato. Todos os outros direitos e marcas são reconhecidos. Os direitos de autor deste trabalho pertencem à SPMS e a informação nele contida é confidencial. As cópias impressas não assinadas representam versões não controladas.
Histórico de Alterações Versão Data Autor Comentários 1.0 25/01/2017 Ana Carvalho Versão inicial Objetivo Este documento tem como objetivo ser um manual para as novas funcionalidades do SONHO v2 para criação de referências multibanco por via do SITAM. Índice. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES 1 OBJETIVO 1 ÍNDICE. 1 1 INTRODUÇÃO 2 2 PRESSUPOSTOS 3 3 EMISSÃO DE NOTAS DE DÉBITO COM REFERÊNCIAS MULTIBANCO 4 3.1 EMITIR NOTA DE DÉBITO NO CONTEXTO DE UM UTENTE 4 3.2 EMITIR NOTAS DE DÉBITO PARA VÁRIOS UTENTES 7 4 CONSULTAR NOTAS DE DÉBITO COM REFERÊNCIA MULTIBANCO EMITIDAS 8 5 CONSULTAR REFERÊNCIAS MULTIBANCO COM ERRO 10 6 CONSULTAR TAXAS COM ERRO 12 1
1 Introdução O SITAM é uma aplicação que disponibiliza um serviço centralizado que assegura todo o processo de alerta, notificação e cobrança das taxas moderadoras em dívida, reduzindo, desta forma, os custos administrativos de cada uma das unidades de saúde afetação de recursos humanos e contratualização de serviços de expedição postal e gestão de pagamentos com Ref.ª MB e, ao mesmo tempo, melhorando as taxas de faturação e cobrança, decorrente da possibilidade de geração automática e imediata de Ref.ª MB ao balcão, e da aplicação efetiva do enquadramento legal vigente. Para que o SITAM consiga cumprir os seus objetivos, é necessário ter acesso à informação residente nas unidades de saúde. Para se atingir este objetivo foram feitas alterações no SONHO v2, que estão documentadas detalhadamente nos pontos seguintes deste documento. Resumidamente, o SONHO v2 deve ter capacidade de realizar as seguintes atividades, de modo a operar conjuntamente com o SITAM: Emitir notas de débito com referências multibanco para um utente em específico; Visualizar uma listagem de utentes com taxas em dívida em condições de serem contempladas em nota de débito com referência multibanco; Emitir notas de débito com referências multibanco para vários utentes em simultâneo; Consultar as referências multibanco emitidas, detalhes e o respetivo estado; Consultar as referências multibanco com erro e corrigir os mesmos; Consultar as taxas moderadoras com erro e corrigir as mesmas. O fluxo inicia-se no SONHO, com a geração das notas de débito com referências multibanco. Após as referências multibanco serem geradas, são recolhidas pelo SITAM e enviadas à SIBS. Os pagamentos serão feitos na rede multibanco e a SIBS retorna informação dos pagamentos efetuados, de modo a que tanto o SITAM como o SONHO tenham conhecimento dos pagamentos feitos. A integração com a SIBS não é imediata, ocorrendo diariamente durante a noite, em períodos de pouca atividade nas unidades hospitalares. Caso o utente não efetue o pagamento no seguimento da nota de débito, o SITAM permite passar para uma nova fase de cobrança, através do envio de cartas simples via CTT e posteriormente de notificações de pagamento em correio registado. Estas duas fases não serão abordadas neste documento uma vez que a criação desses documentos não é feita no SONHO v2, sendo apenas possível emitir as cartas simples ou notificações através do SITAM. Nesta fase, o SONHO permite apenas que o utilizador saiba que as taxas em dívida já estão contempladas numa carta simples ou numa notificação. 2
2 Pressupostos Para que a integração entre o SONHO e o SITAM decorra sem problemas é necessário garantir alguns pressupostos no SONHO. Como tal deve ser garantido o correto preenchimento dos parâmetros indicados na Tabela 1. Tabela 1 lista de parâmetros para uma correta integração entre o SONHO v2 e o SITAM ID Valor Descrição 518 2 Valor mínimo para mandar notificações por doente 539 17 Limites de dias para pagamento de taxas no Multibanco 559 21495 Código entidade na referência multibanco 560 Indicado pelo SITAM Prefixo da Referência multibanco 561 3 Num max de anos que verifica cobrança nota debito 562 43 (ou 1095 antes da entrada das cartas simples) 563 Indicado pelo SITAM Nº dias de antiguidade da dívida a considerar na emissão Notas de Débito Código da Entidade que fornece os dados ao SITAM (Unidade de Saúde) 564 20 Num max de Notas Debito MB que podem ser emitidas 566 5 567 60 568 3 Nº de Dias posteriores ao SYSDATE para validar Ref MB Caducada Nº dias de antiguidade da dívida a considerar no envio de TM ao SITAM Num max de anos que verifica cobrança taxas moderadoras. Cartas Simples, etc Os valores dos parâmetros 563 e 560 devem ser solicitados à equipa SITAM. Para além dos indicados, deve garantir-se que o parâmetro 565 (Funcionário SITAM) esteja parametrizado corretamente no número do funcionário SITAM. Deve também configurar-se os locais jurídicos de prestação de cuidados nas tabelas: SYS_SECRETARIADOS, no ecrã GESTÃO DA TABELA SECRETARIADOS ; URG_LOCAIS, no ecrã GESTÃO DA TABELA LOCAIS DE URGENCIA. 3
3 Emissão de Notas de Débito com Referências Multibanco A primeira fase do processo de cobrança de taxas moderadoras com referências multibanco através do SITAM, passa pela criação das respetivas notas de débito a partir do SONHO v2. Para criar as notas de débito com referência multibanco há dois processos possíveis: 1. O primeiro é no contexto de um utente em específico, emitindo nota de débito com referência multibanco para toda a dívida elegível, através do ecrã de pagamento de taxas moderadoras; 2. O segundo processo consiste em emitir notas de débito para vários utentes em simultâneo, considerando também o montante total e elegível que têm em dívida, através do ecrã de notas de débito (MB). Nos pontos seguintes serão abordadas em pormenor estas duas abordagens possíveis. 3.1 Emitir nota de débito no contexto de um utente Através da opção Alteração de Taxas, cujo ecrã está representado na Figura 1, é possível pesquisar todas as taxas em dívida para um determinado utente. Ao selecionar esse utente, o utilizador é reencaminhado para o ecrã "Consulta de Taxas por Utente", representado na Figura 2. Figura 1 - Ecrã "Alteração de Taxas" Pesquisa de taxas para determinado utente Figura 2 - Ecrã "Consulta de Taxas por Utente" Visualização de todas as taxas em dívida para o utente 4
Sempre que é emitida uma nota de débito com referência multibanco, esta é emitida para a totalidade do valor em dívida que cumpra os requisitos do SITAM. No entanto, existem dois requisitos essenciais para a emissão de uma nota de débito com referência multibanco. São eles: Requisito 1: garante que só são enviadas notas de débito com referência multibanco para valores totais de dívida superiores a 2 (parâmetro 518). Isto é, caso o utente deva uma ou várias taxas cujo total não perfaz 2, não é possível emitir a nota de débito. Caso o utente deva várias taxas, de valores inferiores a 2 mas cujo total seja superior a este valor, estas já podem ser contempladas numa nota de débito com referência multibanco. Requisito 2: está relacionado com a antiguidade da dívida. Para a emissão de notas de débito, apenas são consideradas taxas em dívida que estejam compreendidas entre a data atual e 43 dias para o passado (parâmetro 562). Ou seja, taxas emitidas há mais que 43 dias não serão contempladas em notas de débito. Cumprindo os dois pontos acima referidos, as taxas estão em condições de serem contempladas numa nota de débito com referência multibanco. Para tal, é necessário que o utilizador faça a emissão da mesma através do ecrã exemplificado na Figura 2. Neste ecrã, o utilizador deve clicar no botão e escolher a opção Nota Débito (Multibanco). O SONHO v2 irá emitir a nota de débito com referência multibanco para a totalidade do valor em dívida (Figura 3). Se o valor em dívida for inferior a 2 ou mais antigo que os 43 dias, o SONHO devolve um aviso e não emite a nota de débito. Figura 3 Exemplo de uma nota de débito com referência multibanco 5
O utilizador é também alertado nos casos em que está a emitir uma nota de débito com referência multibanco para taxas que já estão compreendidas numa outra nota de débito. Nestes casos o utilizador tem a opção de continuar, anulando a nota de débito anterior, ou cancelar a operação. Independentemente de já existir nota de débito, o utente tem sempre a opção de fazer o pagamento ao balcão das taxas em dívida (correspondam ou não à totalidade do valor compreendido em nota de débito). Quando o utente faz um pagamento ao balcão de uma taxa incluída numa nota de débito, é enviado um pedido de anulação para a referência multibanco, de modo a evitar-se pagamentos em duplicado. Quando o utente faz o pagamento da nota de débito através da referência multibanco, é também neste ecrã que é possível consultar a informação que a mesma está paga. Nestes casos a coluna Taxa fica preenchida com o valor M. Nesta coluna, além desse valor, surgem também outros valores que correspondem aos diferentes estados que as taxas moderadoras podem tomar, como se pode verificar na Figura 4. Nota: Através do SONHO v2, não é possível anular o pagamento nem isentar as taxas que se encontram no estado M, sendo que para anular pagamentos realizados por referência multibanco, a anulação dos mesmos e respetiva devolução monetária fica ao cargo do SITAM. Figura 4 - Possíveis valores de estado das taxas 6
3.2 Emitir notas de débito para vários utentes No novo ecrã Notas de Débito (MB) é possível emitir várias notas de débito com referência multibanco simultaneamente. Ao abrir este ecrã surgem automaticamente preenchidas as datas de início e fim e pode verificar-se que a data de início será sempre X dias anteriores à data atual, sendo que X corresponde ao parâmetro 562 e tipicamente corresponde a 43 dias. As datas podem ser alteradas, desde que dentro do intervalo de elegibilidade. Adicionalmente é também possível filtrar a pesquisa por módulo. Para as pesquisas efetuadas só são apresentados utentes cujas dívidas sejam superiores a 2. Figura 5 - Ecrã Emissão de Notas de Débito Multibanco Neste ecrã são visualizados tantos utentes como o valor definido no parâmetro 564, que corresponde ao número máximo de notas de débito que devem ser emitidas e tipicamente corresponde ao valor 20. Assim, este ecrã apenas mostra os 20 primeiros registos em condições de se emitir nota de débito com referência multibanco. Quando as notas de débito destes primeiros utentes forem emitidas, a lista será atualizada com novos utentes, até que já não haja utentes com taxas em dívida elegíveis para emissão de nota de débito. Para emitir notas de débito a partir deste ecrã pode selecionar-se a checkbox Nº Max. Notas Débito a Emitir, sendo posteriormente emitidas a totalidade de notas de débitos visualizadas. O utilizador pode ainda selecionar individualmente os utentes para os quais pretende emitir nota de débito com referencia multibanco. 7
4 Consultar notas de débito com referência multibanco emitidas Após já terem sido emitidas notas de débito com referências multibanco para vários utentes, é possível consultar as mesmas e os seus estados. Para aceder a este ecrã deve selecionar-se a opção Consulta Ref. Multib.. Este ecrã permite filtrar por intervalo de datas, estado da referência, número da referência, nome do utente e tipo de documento associado à referência multibanco (nota de débito, carta simples, notificação). Figura 6 - Ecrã "Consulta de Referências Multibanco" As referências multibanco podem assumir vários estados, conforme os seguintes pontos: Registo Referência multibanco registada, mas ainda não enviada à SIBS; Ativa Após o envio à SIBS sem que esta tenha reportado erros. Com este estado, o utente pode efetuar o pagamento; Com erro Após envio à SIBS verificando-se que foi reportado erro na sequência deste envio; Caducada Quando a data limite de pagamento foi atingida sem que tenha sido paga ou anulada; Pedido de anulação Quando foi pedida a anulação, mas a mesma ainda não foi enviada à SIBS; Anulada Após o envio de anulação à SIBS sem que esta tenha reportado erros; Paga Após se receber o pagamento; Paga com erro Após receber o pagamento, mas se verifica internamente que alguma das informações reportadas pela SIBS não está coerente com esperado; Paga em duplicado Quando se recebe o pagamento sendo que a mesma já havia sido paga anteriormente. 8
Neste ecrã é também possível consultar os detalhes da referência multibanco emitida. Através do botão, o SONHO abre o apresentado na Figura 7. Figura 7 - Ecrã "Resumo Referência Multibanco" Este ecrã apresenta a seguinte informação: Dados do utente; Detalhe das taxas incluídas na referência multibanco; Dados da anulação caso a referência multibanco já tenha sido anulada; Valor pago caso a referência já tenha sido paga e valor da referência; Mensagem de erro caso a SIBS tenha devolvido alguma mensagem de erro. 9
5 Consultar referências multibanco com erro Após a geração da referência multibanco e o envio à SIBS, esta entidade pode devolver uma mensagem de erro como retorno. Para se consultar essa informação deve aceder-se à opção Consulta Ref. Multib. Com Erro. Figura 8 - Ecrã "Consulta Referências Multibanco com Erro" Neste ecrã podem surgir dois tipos de erro: Erro aplicacional Erros na própria aplicação. Exemplo: referência multibanco com 10 dígitos em vez de 9; Erros nas taxas Erro relacionado com o valor ou pagamento das taxas. Exemplo: quando no mesmo dia é feito um pagamento em duplicado na rede multibanco ou um pagamento na rede multibanco e outro ao balcão. Através do botão é possível consultar mais informação sobre a referência multibanco nomeadamente os dados do utente, mensagem de erro, dados do pagamento e taxas associadas à referência, como mostra a Figura 9. 10
Figura 9 - Ecrã "Resumo Referência Multibanco" Os erros aplicacionais devem ser comunicados à administração de sistemas para que possam ser corrigidos na fonte e posteriormente a referência seja marcada como corrigida. Os erros nas taxas devem levar a uma análise do problema para que, apenas após serem efetuados todos os ajustes financeiros necessários, a referência seja dada como corrigida. Nestes casos, após a correção, o SONHO v2 irá colocar todas as taxas afetadas como pagas por multibanco. Caso os erros não permitam a correção da referência por este ecrã, o SONHO avisa que é necessário contactar o administrador de sistemas, como acontece no caso do erro Pagamento em Duplicado na SIBS. A aplicação também devolve mensagens de aviso noutros casos, como por exemplo, casos em que não foram feitas as correções financeiras necessárias e como tal não é possível proceder à correção, ou casos que levarão à anulação da referência multibanco, etc. 11
6 Consultar taxas com erro Para a fase da emissão de cartas simples (e notificações) com referência multibanco, o SONHO envia ao SITAM todas as taxas elegíveis existentes na unidade hospitalar. De seguida, o SITAM valida as taxas e após validação com sucesso gera as cartas simples e devolve essa informação ao SONHO. Pontualmente ocorrerão casos em que as taxas apresentam incoerências, o que faz com que o SITAM devolva erros ao SONHO. Pela opção Consulta Taxas com Erro é possível consultar esses erros e, se for caso disso, corrigir os mesmos selecionando e clicando em Corrigir. Figura 10 ecrã Consulta de Taxas com Erro Este ecrã permite filtrar por intervalo de datas, número de processo, número de taxa, interface, documento (nota de débito, carta simples e notificação), nome do utente e tipo de erro. Os erros apresentados neste ecrã são apenas relacionados com as taxas e não com as referências multibanco, como no ponto 5. Estes erros podem ser relacionados, por exemplo, com utentes com taxas em dívida num determinado período, mas que após o SITAM consultar o RNU verificou que o utente estava isento nesse período ou, por exemplo, utentes que não existem no RNU, etc. É possível declarar a taxa como corrigida e, neste caso, o utilizador tem a opção de indicar se pretende que a taxa seja enviada ou não novamente para o SITAM. É também possível incluir observações associadas à correção da mesma. 12