NORMAS E PROCEDIMENTOS Código Versão A-RHU-08 4 Emissão Atualização 22 / 08 / 2003 30 / 07 / 08 CONTROLE DE ACESSO ÀS DEPENDÊNCIAS DO GRUPO MAPFRE SEGUROS OBJETIVO Normatizar o controle de acesso dos colaboradores, estagiários, temporários, aprendizes, prestadores de serviços e visitantes na Matriz e outras Unidades do Grupo MAPFRE Seguros. ALCANCE Todos os colaboradores e pessoas que circulam na Matriz e outras Unidades do Grupo MAPFRE Seguros. DISPOSIÇÕES GERAIS 1. ACESSO AS INSTALAÇÕES DO GRUPO MAPFRE SEGUROS 1.1. HORÁRIO DE ACESSO LIVRE Os colaboradores terão acesso livre às instalações do Grupo MAPFRE Seguros de segunda a sexta-feira no horário das 7,45h às 18h15. Não será permitida a entrada de nenhum colaborador antes do horário de início do expediente e permanência na empresa após o término do horário de expediente, sem prévia autorização do Vice-Presidente ou principal Executivo da Diretoria. 1.2. HORÁRIO DE ACESSO CONTROLADO O acesso às instalações do Grupo MAPFRE Seguros, de segunda a sexta-feira no horário das 18h15 às 7,45h do dia seguinte e aos sábados, domingos e feriados em qualquer horário, será controlado. Cargo de confiança: Terão o acesso liberado às dependências do Grupo MAPFRE Seguros independentemente de dia e horário (presidente, vice-presidentes, diretores, superintendentes, gerentes). Fora do horário de expediente: Os colaboradores que necessitam estar nas dependências das empresas antes ou após o horário normal de expediente, terão seu acesso liberado pela Área de Operações e Folha de Pagamento, com a prévia autorização do Vice-Presidente ou principal Executivo da Diretoria. A autorização será enviada através de e-mail para a área de Administração de Pessoas, pelo Vice-Presidente ou principal Executivo da Diretoria, até as 13:00 horas do respectivo dia. Os colaboradores que receberem autorização para permanecer na empresa durante o acesso controlado, deverão seguir os procedimentos estabelecidos na norma Controle de Freqüência - cód. A-RHU-03. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 1 de 5
Fica expressamente proibida a utilização do crachá liberado para autorização de acesso por outros colaboradores. O descumprimento deste item por qualquer colaborador será considerado falta grave passível de penalização. 1.3. ACESSO DOS VISITANTES Os visitantes poderão acessar as empresas do Grupo MAPFRE Seguros de segunda a sextafeira no horário das 8h15 às 18h15 sendo que, fora do horário de expediente não será permitida a entrada de visitantes sem prévia autorização do gestor (presidente, vice-presidentes, diretores, superintendentes, gerentes) da área visitada. Para Edifício Mapfre e CENESP, o controle de acesso dos visitantes será efetuado pela recepção, dentro do horário de expediente, através da captura de imagem, registro do nome do visitado, data da visita, nome do visitante, número de documento de identificação do visitante e número do crachá de visitante disponibilizado para acesso nas dependências da empresa. 1.4. SEGURANÇA PATRIMONIAL Nas dependências da Matriz e CENESP se encontram instalados sistemas de CFTV interno (monitoramento), catracas ou portas com fecho eletro-magnético. Os serviços serão prestados de forma ininterrupta, 24 horas por dia, de segunda a domingo inclusive feriado. 1.5. ACESSO AO EDIFÍCIO MAPFRE E CENESP AOS FINAIS DE SEMANA E/OU FERIADOS O colaborador lotado no Edifício MAPFRE e do CENESP que não trabalha em regime de escala, que necessitar acessar a estação de trabalho, no sábado, domingo ou feriado, somente acontecerá com autorização prévia do Vice-Presidente ou principal Executivo da Diretoria através de e-mail a área de Administração de Pessoas, até as 10h00 horas do dia útil imediatamente anterior. O e-mail recebido após este horário não será considerado. 2. CRACHÁS 2.1. LAYOUT O crachá é confeccionado por Sistema de Sublimação e identificará o colaborador efetivo e estagiário, com os seguintes dados pessoais na frente. Logotipo da Empresa; Fotografia do colaborador; Nome de guerra do colaborador; Nome completo do colaborador; Número do registro; 2.2. PROVISÓRIO O crachá provisório será concedido ao colaborador nas seguintes situações: Por esquecimento do crachá oficial. Nesta condição será fornecido apenas por 01 (um) dia. O colaborador que esquecer o crachá deverá informar a Área de Operação e Folha de Pagamento; Para os casos de perda ou danificação do código de barras. Na Matriz o crachá provisório ficará sob guarda e responsabilidade da Área de Operação e Folha de Pagamento, no CENESP no Centro de Gestão e nas outras Unidades com o titular responsável. 2.3. UTILIZAÇÃO DO CRACHÁ É obrigatório a todos os colaboradores efetivos, temporários, estagiários, aprendizes e prestadores de serviços, portarem o crachá de forma visível, na altura do tórax, mesmo sendo SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 2 de 5
um crachá provisório, pois é o instrumento de identificação e permite o acesso às dependências do Grupo MAPFRE Seguros. 2.4. ACESSO AO CENESP - FORA DO HORÁRIO Para os colaboradores lotados no CENESP, na frente dos crachás conterá uma tarja de identificação que controlará o ingresso no Centro Empresarial de São Paulo (CENESP), fora do horário normal de trabalho, de acordo com a classificação: sem tarja ou amarela. Classificação sem tarja: permite a entrada no Centro Empresarial (CENESP) dos colaboradores efetivos, em qualquer dia e horários, sem acompanhante. Classificação em tarja amarela: permite a entrada do colaborador no Centro Empresarial (CENESP) em qualquer dia e horário, com acompanhante. 2.5. PERDA OU MÁ CONSERVAÇÃO DO CRACHÁ Para os casos de perda ou má conservação, o colaborador pagará pela emissão da segunda via do crachá. O custo atribuído será o mesmo do dia da solicitação. Para requisitar, a segunda via do crachá, o colaborador deverá preencher o formulário RHT-055, disponível na Intranet e encaminhar à Área de operação e Folha de Pagamento.. Nota: O descumprimento desta Norma no todo ou em parte por qualquer colaborador será considerado como falta passível de penalização. Anualmente, ou quando se julgar necessário, a Norma de Controle de Acesso deverá ser revisada pela Diretoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos, com a finalidade de garantir a sua adequação ao mercado de trabalho e objetivos do Grupo MAPFRE SEGUROS. PROCEDIMENTOS 1 EMISSÃO DE CRACHÁS Operação e Folha de Pagamento Quando se tratar de nova contratação ou por solicitação do colaborador 1.1 Recebe o pedido de emissão de crachá. 1.2 Se for o primeiro crachá, efetua o pedido de confecção. 1.3 Emite o termo de responsabilidade para utilização do crachá. 1.4 Se for uma segunda via do crachá, verifica o motivo da solicitação. 1.5 Se for por motivo de perda ou má utilização, efetua o pedido de confecção. 1.6 Providência para que o custo seja repassado para o colaborador, por meio do desconto em folha de pagamento. 1.7 Emite o termo de responsabilidade para utilização do crachá. 1.8 Se for por outros motivos, efetua o pedido de confecção. 1.9 Emite o termo de responsabilidade para utilização do crachá. 1.10 Emite e controla os relatórios de acesso e freqüência de ponto. 2. UTILIZAÇÃO DO CRACHÁ Colaboradores Efetivos, Temporários, Estagiários e Prestadores de Serviços. Na jornada normal de trabalho SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 3 de 5
2.1 Aproxima o crachá no visor de leitora para liberar a catraca e registrar a passagem do colaborador. 2.2 Mantém o crachá na região do tórax de forma visível, mesmo os provisórios, como instrumento de identificação. 2.3 O porte é obrigatório durante o período em que estiver nas dependências do Grupo MAPFRE SEGUROS. 2.4 Zela para manter o crachá em bom estado de conservação. 2.5 Nos casos de: esquecimento, perda, danos ou roubo/furto do crachá, o colaborador deverá comunicar o fato à Área de Operação e Folha de Pagamento. 2.6 Cumpre as determinações do termo de responsabilidade para utilização do crachá. 2.7 Devolve / troca o crachá nas seguintes situações: 3. Demissão pelo empregador, Solicitação de demissão pelo colaborador, Término de contrato do Prestador de Serviços ou Temporário. Nota: Quando ocorrer a efetivação do estagiário, o gestor da Área deverá solicitar a trocar do crachá provisório por outro definitivo. ACESSO AUTORIZADO PELA RECEPÇÃO Recepcionista Quanto for um visitante. 3.1 Solicita ao visitante um documento de identificação. 3.2 Cadastra o visitante no sistema de Controle de Acesso, inclusive com a captura da imagem. 3.3 Associa no sistema um crachá aos dados do visitante. 3.4 Entrega o crachá ao visitante, instruindo-o: - É porte obrigatório durante o período que estiver nas dependências. - Deve ser colocado na região do tórax, em lugar visível. - Ao término da visita, deverá depositar no cofre coletor instalado em uma das catracas para liberar a saída. Nota: Em se tratando de visitantes deficientes deverá ser liberada a porta de acesso especial, ao lado da catraca. Essa porta não deverá ser utilizada pelos usuários do Edifício MAPFRE, a exceção dos colaboradores de serviços administrativos para acesso do carrinho de distribuição de correspondências, materiais, etc. 3.5 Recolhe os crachás depositados no cofre coletor para reutilização. 3.6 Mantém o controle e guarda dos crachás em lugar seguro e fechado. 3.7 Emite mensalmente o relatório de visitantes. 3.8 Supervisiona o monitoramento. 3.9 Efetua back-up das gravações. ÁREA GESTORA Diretoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 4 de 5
FUNDAMENTOS LEGAIS Não há. ANEXO(S) Não há. SUPERINTENDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO CORPORATIVA Página 5 de 5