Controlar seu fluxo de caixa não é tão simples assim O fluxo de caixa é um dos demonstrativos mais importantes do dia a dia de trabalho de qualquer gestor financeiro. Além de fornecer informações essenciais sobre a saúde financeira da empresa, ele também possibilita uma série de análises que podem ajudar na tomada de diversas decisões importantes. Agora, se engana quem acha que simplesmente controlar as entradas e saídas é suficiente para ter boas análises e controlar o financeiro sem problemas. Para chegar nesse nível existe uma série de dicas rápidas sobre fluxo de caixa que podem ajudar gestores financeiros a tirar o melhor dessa ferramenta. 7 Dicas rápidas sobre fluxo de caixa para gestores financeiros De maneira geral são dicas simples, mas que nem todo gestor financeiro coloca em prática em seu dia a dia empresarial. Vamos ver cada uma delas agora: Dica 1. Use a tecnologia ao seu favor Apesar do fluxo de caixa ser essencial, ainda existem muitas empresas que não tem qualquer tipo de controle financeiro. Se esse é o seu caso, repense rapidamente, porque não saber o que está acontecendo com as suas finanças pode te levar a tomar decisões bastante ruins no futuro próximo. Uma das melhores formas de controlar seu financeiro com relativamente pouco trabalho é utilizando planilhas prontas ou sistemas profissionais. Abaixo mostro um exemplo da nossa planilha de fluxo de caixa, que facilita muito a vida de diversos gestores. 1
Com ela, o único trabalho é o de preencher os lançamentos de entradas e saídas da planilha. Fora isso você só precisará fazer análises dos resultados obtidos automaticamente. Dica 2. Categorize suas informações financeiras Se você já tem uma ferramenta que auxilie no controle financeiro, precisa pensar em quais informações são importantes para a sua empresa controlar. Nesse sentido, categorizar informações vai te levar mais perto de boas análises. Particularmente, acredito que existam 3 itens essenciais para uma boa organização: Plano de contas permite análises de quais grupos de receitas ou despesas são mais relevantes Formas de pagamento te mostra se algum meio de pagamento é mais importante Centros de custo facilita o acompanhamento de áreas da empresa que possuem receitas e despesas Veja um exemplo de um plano de contas com grupos de receitas com serviços e receitas com produtos: 2
Se, ao fazer os lançamentos de entradas e saídas, você também registrar os grupos dos planos de contas, conseguirá fazer análises mais aprofundadas. Dica 3. Acompanhe suas entradas e saídas periodicamente Se o seu negócio é um varejo ou tem vendas todos os dias, faça um acompanhamento diário. Tente entender dias melhores ou piores (em termos de resultados) para que as boas práticas sejam recorrentes e o que estiver de errado seja corrigido rapidamente. Veja abaixo um exemplo do relatório de resumo diário da nossa planilha de fluxo de caixa: 3
Caso a recorrência de vendas e gastos da sua empresa não sejam diários, adote uma periodicidade de acompanhamento que faça sentido para o seu negócio. Pode ser semanal, quinzenal ou até mensal, mas mais do que isso eu não recomendo, pois te afastaria de uma boa análise. Dica 4. Tenha foco em análises dos principais relatórios financeiros Existem 2 relatórios principais que precisam ser analisados sempre em conjunto: Fluxo de Caixa Demonstrativo de Resultado do Exercício 4
Ambos vão te mostrar uma forma de analisar suas finanças. O fluxo de caixa te mostra seu resultado pelo regime de caixa, ou seja, apresentando apenas entradas e saídas de caixa. Já o DRE te mostrará um demonstrativo baseado em vendas e compras, independentemente se esse dinheiro tiver entrado ou não no seu caixa. Além desses 2, existem mais outros dois relatórios que pode te ajudar bastante a entender sua necessidade de capital de giro e de caixa para meses futuros. Contas a pagar Contas a receber Dica 5. Use gráficos para analisar mais rápido Acho que você já percebeu, mas todas as dicas tem como base uma boa ferramenta financeira. Seguindo essa mesma ideia, quando você tem uma planilha ou software que já te proporciona analisar seus resultados por gráficos, com certeza perderá muito menos tempo nesse processo. A ideia é simples, faça um acompanhamento de resultados em uma linha do tempo, conforme mostrado abaixo: 5
E também faça análises comparativas em um mesmo mês: Apenas pela análise rápida dos gráficos é possível entender se existem variações positivas ou negativas e se algum grupo do plano de contas está participando mais do que outros. Dica 6. Defina metas para seus principais indicadores Para começar, saiba o que realmente importa para a sua área financeira. Como exemplo, vou listar 5 indicadores que eu acho bastante importantes: Receitas Despesas Margem de contribuição Lucro Lucratividade 6
Agora, só querer não faz com que metas e indicadores sejam alterados ou alcançados e, como de maneira geral a área financeira não é a área que cuida da operação do negócio, pode ser necessário trabalhar em equipe com outras áreas para atingir esses objetivos. Dica 7. Faça o planejamento e controle orçamentário Planeje no mínimo seu próximo mês antes dele começar, dessa forma, antes mesmo de seu início você já terá uma boa noção se terá mais receitas do que despesas, se o caixa acumulado será suficiente para pagar as contas do mês e se existe algum problema financeiro em vista Para isso, um simples exercício de definição de metas de receitas e despesas pode ajudar bastante, conforme mostrado na imagem abaixo: Ao longo do mês e, principalmente ao seu final, entenda o que ocorreu de diferente do que você havia previsto e melhore sempre a partir dessas análises. A ferramenta certa para gestores financeiros Para seguir essas dicas é necessário uma boa ferramenta de gestão financeira e eu recomendo fortemente a nossa planilha de fluxo de caixa, que é simples de se preencher e rica em análises, gráficos e indicadores prontos para você analisar. 7