Este conteúdo faz parte da série: Finanças Pessoais Ver 8 posts dessa série Para começar, quando você está buscando uma planilha de gastos no Google (ou no Bing), não fica claro (para as ferramentas de busca) se você quer uma planilha de gastos da sua empresa ou de controle de gastos pessoais. Por isso, para te ajudar em qualquer uma dessas situações, falaremos sobre os 2 tópicos. 1. Planilhas de Gastos Pessoais O controle de gastos pessoais é essencial para a tomada de decisão no dia a dia. Se você chegou até aqui, é porque sabe dessa importância e quer ter maior controle da sua vida financeira. Talvez, você esteja se perguntando alguma dessas questões: Será que eu devo comprar esse eletrodoméstico? Quanto dinheiro sobra para eu colocar em previdência privada mensalmente? É o momento certo de investir em ações? Devo pedir um adiantamento ou fazer um empréstimo? Independentemente da pergunta que você está se fazendo, você precisa ter um retrato das suas finanças pessoais para poder responder cada uma delas. Por isso, elaboramos 4 passos essenciais que precisam ser levados em consideração ao fazer uma planilha de gastos. Aproveitamos para utilizar a nossa planilha de finanças pessoais como base desse nosso estudo para desenvolvimento de uma planilha de gastos: Passo 1 Plano de Contas pessoais O plano de contas é uma lista de gastos, separados em grupos que você pode criar para classificar melhor todas as suas despesas. Por exemplo, muito provavelmente você tem gastos com moradia, transporte, saúde, alimentação, entretenimento, etc. Veja abaixo: 1
No exemplo de gastos com moradia, colocamos água, luz e telefone. Também poderíamos colocar gastos como condomínio, aluguel, reforma, compra de louças e utensílios, isso vai variar de acordo com a sua realidade. Passo 2 Controle de gastos Se você é um ser humano como qualquer outro e vive no mundo em que eu vivo, é óbvio que vai ter gastos no seu dia a dia e, quando você não controla essas despesas, pode se perder e ficar sem ideia do que pode gastar a mais ou não. Por isso, mantenha um registro fiel de tudo que você gastou. Não esqueça de já usar o nosso passo 1 e classificar todos os gastos dentro dos respectivos grupos do plano de contas. Só para exemplificar, cada gasto que você realiza deve ser registrado na planilha. Passo 3 Relatórios de controle O nosso terceiro passo é o de ter relatórios de controle dos seus gastos. No exemplo abaixo, mostramos um relatório do contas a pagar (dívidas já adquiridas, mas que ainda não foram pagas). Se enquadram aqui compras realizadas em prestações, pagamentos em crédito e similares. 2
Passo 4 Análise gráfica Depois de ter todo o trabalho de registro e controle, vale a pena gastar um tempo da sua semana para analisar como estão suas finanças pessoais. Nada melhor para isso do que ver gráficos visuais. Assim você consegue analisar tendências e como está a evolução dos seus gastos. As imagens que utilizamos é da nossa planilha de finanças pessoais, se você se interessou, basta entrar no nosso site para conhecer um pouco mais dela e ver uma versão demonstrativa. 2. Planilha de Gastos Empresariais Apesar dos gastos serem empresariais, o processo de elaboração da planilha é muito similar ao que mostramos para a planilha de controle de gastos pessoais (finanças pessoais), o que vai mudar é o enfoque, vamos ver: Passo 1 Tenha um plano de contas É exatamente igual ao plano de contas de uma pessoa, mas você vai colocar os itens de gastos da sua empresa, ou seja, gastos com desenvolvimento de produtos, com prestação de serviços, relacionados aos recursos humanos, marketing, operação da empresa e por ai vai. 3
Um exemplo que poderíamos usar é o de gastos com Recursos Humanos. Nesse caso, teríamos o grupo de Recursos Humanos e, dentro dele, gastos como: Pro labore Salários Benefícios e encargos Treinamentos Comemorações Passo 2 Controle todos seus lançamentos de entradas e saídas Mais uma vez, o objetivo é ter um controle rígido dos seus gastos empresariais para você sempre saber da sua disponibilidade de capital para o mês corrente e para poder fazer previsões futuras. Veja que no exemplo abaixo da nossa planilha de fluxo de caixa, mês a mês você deve adicionar seus gastos classificando-os de acordo com o seu plano de contas. Passo 3 Controle os lançamentos com relatórios Relatórios bem feitos te mostram os totais dos seus gastos separados por grupos do plano de contas, facilitando a análise e entendimento das suas despesas empresariais. 4
Passo 4 Faça análises rápidas com gráficos Para finalizar com chave de outro, você precisa ter na cabeça que um financeiro não é nada sem análises e nada melhor do que gráficos para te ajudar a fazer análises rápidas. No exemplo abaixo, mostramos o relatório mensal de gastos separados por tipo. Em uma visão rápida do segundo gráfico, conseguimos ver que o item que mais pesa (100%) é o de comissão de produtos. Isso mostra que estamos trabalhando com revenda ou em um mês sem gasto com matéria prima. Essas imagens foram retiradas da nossa planilha pronta de fluxo de caixa, que é ideal para controlar os gastos da sua empresa. Também existem outras opções para controle exclusivo de gastos, como uma planilha de contas a pagar, por exemplo. Conclusão Independentemente se você vai controlar os seus gastos ou os da sua empresa, tenha sempre uma ferramenta para te ajudar nesse processo. Nós recomendamos as planilhas da LUZ para controle de gastos pessoais (planilha de finanças pessoais) e para controle de gastos empresariais (planilha de fluxo de caixa). 5
Se você não tem controle da sua vida financeira, ninguém mais vai ter, então fique atento e se movimente já. Ter esse controle é mais fácil e rápido do que você imagina. Aproveite para testar o seu conhecimento com o nosso exercício sobre a diferença entre despesas fixas e variáveis: 6