Guia de Special Bids Parceiros Comerciais IBM

IBM Guia de Special Bids Parceiros Comerciais IBM Esclarecer dúvidas sobre as documentações que devem ser mantidas como backup quando solicitado um Special Bid. IBM Fevereiro de 2015

Índice 1- Objetivo deste Guia...3 2- Esclarecimento de situações aceitáveis nas transações de Special Bid.3 2.1- Inclusão de Serviços...3 2.2- Pacote de Produtos (Bundles)...3 2.3- Despesas relacionadas ao frete...4 2.4- Pregão/ Leilão/ Outros casos...4 2.5- Despesas relacionadas a taxas de financiamento / custo financeiro..4 2.6- Doação...5 2.7 Entrega de produtos ao Cliente Final...5 3 - Esclarecimento sobre situações não aceitáveis...5 3.1- Utilizar o Special Bid de um cliente para vender a outro cliente...5 3.2- Risco Associado ao Negócio...5 3.3- Aluguel...5 3.4- Falta de documentação por completo ou parcial...6 3.5- Venda Inferior ou Superior ao Valor aprovado no Special Bid...6 4- Envolvimento dos 2nd tiers nas transações de Special Bid...6 5- Auditoria...7 6- Documentação exigida no Processo...8

1- Objetivo deste Guia Esclarecer dúvidas sobre as documentações que devem ser mantidas como backup quando ocorrer uma alteração do valor no preço para o cliente entre o indicado no Special Bid e o valor de faturamento. De acordo com cláusula contratual constante da Política Comercial (exhibits) da Organização de Canais: Ao obter condições especiais de preços (Special Bids), o Parceiro Comercial deverá respeitar o valor acordado por ambas as partes ao Cliente, bem como o faturamento ao Cliente para o qual a negociação especial foi solicitada. A IBM comprovará o cumprimento destas regras através de solicitação de notas fiscais de venda ao Cliente ou, quando da emissão do crédito ao Parceiro que possui máquinas em seu inventário. Transações cuja documentação não seja apresentada no prazo, seja apresentada parcialmente ou que não seja suficientemente esclarecedora, terão seus valores imediatamente estornados. Cabe ressaltar que é responsabilidade do Parceiro Comercial IBM respeitar a legislação tributária vigente no tocante a emissão dos documentos e recolhimento dos impostos. 2- Esclarecimento de situações aceitáveis nas transações de Special Bid 2.1- Inclusão de Serviços O Parceiro Comercial pode incluir seus próprios serviços na fatura para o cliente desde que seja usuário de nota fiscal mista. Caso o Parceiro Comercial não seja usuário de nota fiscal mista, a legislação dispõe que o faturamento de Hardware e Serviços seja feito separadamente. Documentação de suporte para esta situação: Ordem de Compra do cliente ou Edital. Esta solicitação do cliente, ordem de compra ou RFP, deve incluir os serviços a serem fornecidos ou o Parceiro Comercial não poderá vincular o preço do serviço Taxas cobradas por hora para esses serviços Tipos de serviços que foram fornecidos Planilha de horas para a equipe técnica do Parceiro que estiver desempenhando os serviços com os valores de preço/hora e quantidade de horas desempenhadas no serviço. Esta planilha deve conter somente os serviços solicitados no Edital ou Ordem de Compra do cliente, ou seja, deve estar vinculada ao projeto para os quais o serviço estiver sendo desempenhado. Solicitação e número de nota fiscal de compra de serviços IBM (SLA), quando aplicável. Caso algum dos documentos acima não for apresentado contra a solicitação do cliente, as diferenças encontradas serão automaticamente estornadas. 2.2- Pacote de Produtos (Bundles) Alguns clientes precisam receber apenas uma fatura com o Hardware +

Software + Serviços. Se o Parceiro Comercial tiver um Special Bid da IBM para o Hardware da oportunidade, o Parceiro Comercial poderá incluir o Software e Serviços na fatura para o cliente, mas deverá manter a documentação de backup para demonstrar o que foi incluído. Exemplos de documentações: Fatura de software da IBM ou do fornecedor de software de terceiros Serviços que foram fornecidos Taxas cobradas por hora Planilha de horário para a equipe técnica do Parceiro que estiver desempenhando os serviços A planilha de horário acima deve estar vinculada ao projeto para os quais o serviço estiver sendo desempenhado. Caso o Parceiro Comercial não seja usuário de nota fiscal mista, a legislação dispõe que o faturamento de Hardware, Serviços e Software seja feito separadamente. Casos onde não haja uma evidência que o cliente solicitou uma única fatura para o software, o hardware e serviços ou que o Parceiro não seja usuário de nota fiscal mista, deverão ser o hardware, software e serviços discriminados separadamente na nota fiscal. Adicionalmente, o Parceiro Comercial precisa permanecer dentro da determinação de preço do tipo/modelo de produto específico no Special BID, por exemplo, o Parceiro Comercial não pode misturar 7040/641s com 7040/61D ou 7040/61R. O Parceiro Comercial deve permanecer dentro da determinação de preço do tipo/modelo do produto. O Parceiro Comercial não pode faturar um produto SSG a menos e um p570 a mais no mesmo 5 Special Bid, mesmo que o valor total de faturamento ao cliente final permaneça inalterado. São áreas diferentes e têm controles diferentes. 2.3- Despesas relacionadas ao frete Se o cliente tem necessidade de algum tipo de frete especial, e o Parceiro Comercial incluir este valor no faturamento ao cliente, o Parceiro Comercial deve apresentar as notas fiscais de frete para comprovar os encargos de frete ao cliente para a transação específica. 2.4- Pregão/ Leilão/ Outros casos Se o Parceiro Comercial está participando de um leilão utilizando um Special Bid, e consegue ganhar com uma quantia acima do valor que estava no Special Bid, o Parceiro Comercial precisa solicitar à IBM uma revalidação do Special Bid. O mesmo percentual de margem autorizado pela IBM deverá ser mantido na correção de bid. 2.5- Despesas relacionadas a taxas de financiamento / custo financeiro O Parceiro Comercial deve incluir despesas relacionadas a taxas de financiamento na fatura do cliente. O Parceiro Comercial deve ter como documentação de suporte: Taxa usada Ordem de Compra do cliente solicitando financiamento

Se o valor na documentação de leasing não corresponder ao valor do Special Bid, será considerado um desvio de processo. Durante a auditoria será validada a taxa de financiamento comparando com taxas praticadas pelo mercado no mesmo período da venda. Casos onde o prazo de pagamento do cliente ao Parceiro seja maior que o prazo de pagamento do Parceiro à IBM poderão ter uma taxa de custo financeiro em função deste prazo, no entanto o BP terá que possuir a evidência de que os prazos de pagamento do cliente foram maiores que o prazo de pagamento para a IBM. 2.6- Doação O Parceiro Comercial não poderá utilizar o processo de special bid para casos de doação. 2.7- Entrega dos produtos ao Cliente Final Todos os produtos da IBM devem ser instalados apenas no usuário final específico / localização identificada no Special Bid. Caso seja utilizado em outro local, o Parceiro Comercial deverá informar ao usuário final suas responsabilidades por escrito, assegurando que o mesmo esteja em conformidade com suas responsabilidades, e fornecer evidências necessárias de sua utilização. 3- Esclarecimento sobre situações não aceitáveis 3.1- Utilizar o Special Bid de um cliente para vender a outro cliente Se o Parceiro Comercial receber um special bid da IBM para vender para um cliente e esse cliente cancelar o pedido, o Parceiro Comercial não poderá utilizar o mesmo Special Bid para vender o mesmo produto para outro cliente. O Parceiro Comercial deve solicitar que a IBM revalide o bid para o novo cliente. 3.2- Risco Associado ao Negócio O Parceiro Comercial não pode incluir nenhuma quantia adicional na fatura do cliente relacionada ao risco associado ao negócio. 3.3- Aluguel Em alguns casos, o Parceiro Comercial inicia o processo de negociação na modalidade compra, mas durante o processo, o cliente solicita que o negócio seja fechado através de aluguel. Nesses casos, o conceito de preço final ao cliente não é válido. Antes de fechar a negociação, o Parceiro Comercial deve informar à área de negócio correspondente da IBM (brand) que a negociação poderá ser fechada na modalidade de aluguel e a Brand junto à área de Preços da IBM deverá analisar o caso para dar um parecer. Casos onde tenha ocorrido aluguel e não tenham sido informadas para a

IBM previamente serão considerados desvios. Caberá ao Parceiro Comercial emitir o boleto de cobrança de aluguel, ao invés da nota fiscal de venda do produto. 3.4- Falta de documentação por completo ou parcial Os negócios de Special Bid devem ser apropriadamente documentados para que o Parceiro Comercial tenha disponível toda a evidência necessária para comprovar que respeitou os termos e condições do bid. Qualquer parte da transação de vendas efetuada dentro do contrato de Special Bid a qual documentação de suporte não existir não poderá ser considerada durante a auditoria de special bid. O Parceiro Comercial deverá fornecer no prazo de 30 dias (a partir da solicitação do Special Bid) todos os documentos relevantes para que a IBM certifique-se de que todas as informações fornecidas pelo Parceiro Comercial no âmbito de Special Bid estão corretas e que os produtos IBM foram entregues aos clientes finais de acordo com os termos do Special Bid. O não cumprimento na apresentação dos documentos resultará na anulação da oferta Special BID e a IBM se reserva no direito recuperar qualquer desconto especial que poderia ter sido dado. O Parceiro Comercial, é responsável por prover a IBM, qualquer documentação referente a transação aprovada através de um Special Bid, independente de quem efetuou o faturamento ao Usuário Final, ou quantas revendas houver na cadeia de negócio. Quaisquer divergências apresentadas poderão ser deduzidas de processos / incentivos / programas futuros. Se houver qualquer alteração nos dados do Special Bid, a IBM deve ser prontamente informada para modificar / revisar os termos do adendo e a oferta de desconto. O Parceiro Comercial concorda que ele e sua Revenda, caso este seja um distribuidor, não entrarão em acordo com outros ou aceitarão obrigações que limitem a sua disposição em fornecer à IBM tais documentos. O Parceiro Comercial IBM deverá manter em arquivo todos os documentos referentes às transações comercias realizadas com a IBM pelo prazo de cinco anos, podendo a IBM a qualquer momento solicitar ao Parceiro Comercial IBM acesso a este arquivo. 3.5- Venda Inferior ou Superior ao Valor aprovado no Special Bid. O Parceiro Comercial deverá respeitar toda a configuração aprovada no Special Bid bem como o valor de cada produto/ feature e cliente final. O não cumprimento destes três elementos resultará na anulação da oferta Special BID e a IBM se reserva no direito recuperar qualquer desconto especial que poderia ter sido dado. Somente transações envolvendo BID GRID DELEGATED (BGD), o Parceiro Comercial poderá faturar o cliente final por um valor inferior ao aprovado no bid, desde que este preço não seja inferior ao valor de compra do produto pela IBM e desde que a diferença não seja incluída em outros produtos do mesmo bid. 3.6 Utilização do processo de SB para aquisição de máquinas DEMO.

O processo para aquisição de máquinas DEMO/ SHOWROOM está descrito na politica comercial do BP (exhibit). Os descontos descritos na política devem ser respeitados e não devem seguir o fluxo do processo de special bid. 3.7- Parcerios IBM registrados como Cliente Final. Não é permitido que um Parceiro Comercial seja faturado como cliente final através do processo de special bid. Caso o BP atue como um MSP (Managed Service Provider), o Parceiro deverá informar à IBM no momento da solicitação do preço especial. 4- Envolvimento dos 2nd tiers nas transações de Special Bid O Parceiro Comercial poderá comercializar os produtos conforme descrito em seu Perfil, podendo faturar diretamente ao Cliente Final e deverá obrigatoriamente, em todas as transações, justificar plenamente aparticipação de um Revendedor na transação. Para qualquer exceção a esta condição, o Parceiro Comercial deverá solicitar a prévia aprovação formal da IBM. 5- Auditoria A seguir estão alguns esclarecimentos sobre o processo e as auditorias de Special Bid conduzido pela IBM. As auditorias do Special Bid incluem uma revisão do percentual de desconto do cliente selecionado pelo Parceiro Comercial e refletido no anexo de aprovação do Special Bid. Os descontos baseiam-se no preço de lista do produto na data da expedição da IBM. Os Parceiros Comerciais são responsáveis por comprovar, conforme descrito acima, com documentações aceitáveis ao processo de auditoria que o percentual de desconto do cliente apresentado e refletido na aprovação do Special Bid foi respeitado. Se durante a auditoria for constatado que o contrato de Special Bid não foi seguido pelo Parceiro Comercial, a IBM tem o direito de recuperar as divergências encontradas durante a auditoria. A recuperação é estimada conforme o delta (diferença) entre o percentual de desconto do cliente no qual a aprovação da IBM foi baseada e a fatura que foi efetivamente enviada ao cliente pelo Parceiro Comercial. Se for apropriado, a restituição e/ou recuperação é calculada de acordo com a violação dos preços do Special Bid. As auditorias conduzidas em vendas nas quais o conteúdo da venda fo adicionado na fatura ao cliente exigirão que o Parceiro Comercial abra o conteúdo do item de linha da venda (hardware, software e/ou serviços) para garantir que o desconto do cliente refletido no anexo de aprovação do Special Bid foi faturado conforme solicitado e datado antes da expedição. O Parceiro Comercial deve fornecer uma documentação pré-vendas que desmembre a fatura referente ao preço do Special Bid aprovado, caso contrário,

a transação não será regular. Os descontos garantidos dos produtos são "específicos à negociação e não podem ser incluídos e misturados a múltiplas negociações no estabelecimento do mesmo cliente nem dentro de uma empresa, a menos que seja especificado de outra forma nos termos e condições da negociação. A documentação de suporte a cada desconto aprovado de produto/mes ao cliente deve ser fornecida. Lembre-se, seu anexo de aprovação de negociação declara que o percentual de desconto do cliente deve ser faturado com base nos dados que o Parceiro Comercial apresentou em seu pedido de negociação. Se esse percentual não estiver correto, corrija o pedido de negociação antes do faturamento. A utilização do Special Bid pela sua empresa para solicitar produtos, significa que o Parceiro Comercial concordou com todos os termos e condições determinados no anexo. Solicitações de Special Bid não podem ser adicionados depois do faturamento da IBM. A IBM irá considerar, como um elemento importante de qualquer pedido de Special Bid, que o Parceiro Comercial solicitante tenha se certificado de desempenhar atividades de venda e marketing significativas para desenvolver com sucesso uma oportunidade específica para os produtos da IBM que exigem certificação. Exemplos de atividades e investimentos nos 12 meses anteriores ao pedido de negociação que serão considerados pela IBM ao se avaliar se o Parceiro Comercial desenvolveu a oportunidade incluem, mas não se limitam a: Datas das chamadas de venda em comunicação direta Nome e título dos indivíduos envolvidos Configurações antigas Propostas antigas Soluções competitivas consideradas pelo cliente Planos de projetos antigos Datas de todas as demonstrações Planos de migração/conversão antigos Atividade de avaliação de desempenho antiga Datas e lugares de todas as conferências executivas Nome do especialista em produtos da IBM com quem o Parceiro de Negócios tem trabalhado na oportunidade. A IBM pode solicitar comprovações escritas para sustentar a certificação doparceiro de Negócios dos critérios mencionados. Parceiros Comerciais que prestarem declarações falsas ou adulteradas dos critérios acima para receber os preços do Special Bid estarão sujeitos a violações da conformidade, restituição e/ou término de seu Contrato de Parceiro Comercial. Qualquer docuentação/ informação no âmbito das negociações de Special Bids, não deverão ser consideradas Confidenciais à IBM. A IBM não é responsável por quaisquer afirmações, declarações, alegações, reclamações ou garantias não autorizadas pela IBM. Tratando- se de Special Bids, informamos que é total responsabilidade do Parceiro Comercial, e que nao

recomendamos, a negociação e assinatura de propostas comerciais envolvendo seus usuários finais sem a prévia aprovação formal da IBM. 6- Documentação exigida no Processo de Auditoria Para brand de STG Preenchimento da planilha enviada pelo auditor; Fatura IBM ao Parceiro Comercial; Proposta comercial ao Cliente final Contrato de Ordem de Compra com o Cliente Final; Caso de precos quando feito Pacote de Produtos. Fatura Parceiro Comercial ao Cliente Final; Adendo de Special Bid aprovado pela IBM; Canhoto/ Guia de entrega de mercadoria/ CTRC; Evidência de envolvimento e pagamento de comissão ao 2nd tier. Para brand de SWG Preenchimento da planilha enviada pelo auditor; Fatura IBM ao Parceiro Comercial; Fatura Parceiro Comercial ao Cliente Final; Adendo de Special Bid aprovado pela IBM; Contrato de Ordem de Compra com o Cliente Final; POE (Proof of Entitlement); Canhoto/ Guia de entrega de mercadoria/ CTRC; Evidência de envolvimento e pagamento de comissão ao 2nd tier. Para brand de ISS Preenchimento da planilha enviada pelo auditor; Fatura IBM ao Parceiro Comercial; Fatura Parceiro Comercial ao Cliente Final; Adendo de Special Bid aprovado pela IBM; Canhoto/ Guia de entrega de mercadoria/ CTRC; Evidência de envolvimento e pagamento de comissão ao 2nd tier; Contrato com o Cliente Final.

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