Projeto de modelagem de sistema para transferência de bens patrimoniais Eduardo Ceretta Dalla Favera 1 Fábio Weber Albiero 1 Gustavo Rissetti 1 Rodrigo Exterckötter Tjäder 1 Vinícius Vielmo Cogo 1 1 Acadêmico do Curso de Ciência da Computação Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) {favera,weber,rissetti,tjader,vielmo}@inf.ufsm.br 1. Introdução Atualmente a UFSM é regida pela Resolução n o 016/96 [UFSM 1996], no que diz respeito as normas e procedimentos administrativos relativos ao controle patrimonial dos bens móveis, imóveis e semoventes da UFSM. A prática dessa resolução envolve basicamente a transferência e baixa de equipamentos sem a preocupação de disponibilizar informações a respeito de bens que encontram-se em situações latentes de uso. Essas informações, se apresentadas a comunidade universitária pode reduzir o número de aquisições que poderiam ser supridas com o reaproveitamento de bens de outras unidades. Este projeto é um complemento à iniciativa que prevê mudanças nessa sistemática. Com este será possível dar continuidade ao projeto SOPAT, visto que o sistema seria necessário para a conclusão do projeto. 2. Objetivos Este projeto tem como objetivo geral contribuir para a implementação do sistema responsável por disponibilizar bens patrimoniais para a realização de transferências destes. Para atingir este objetivo, compõem-se de objetivos menores e específicos. Dentre estes, encontram-se: Entrar em contato com o CPD para iniciar negociações e exposições sobre este projeto Entrar em contato com as pessoas responsáveis pela implementação de um sistema semelhante na Universidade de São Paulo (USP) Visitar e conhecer o Centro Marista de Inclusão Digital (CMID), para conhecer o funcionamento do mesmo Pesquisar e compreender o modelo de banco de dados do SIE, principalmente com relação a parte do Departamento de Material e Patrimônio da UFSM Modelar o sistema levando em consideração o modelo existente no SIE Criar propostas de interfaces de usuário e análises de usabilidade, justificando as escolhas realizadas pelo grupo Trabalho apresentado à Prof a Andrea Schwertner Charão, como requisito parcial da disciplina de Computadores e Sociedade do Curso de Ciência da Computação da UFSM, em outubro de 2008.
3. Justificativa O presente projeto se justifica a partir das necessidades existentes atualmente na Universidade Federal de Santa Maria, assim como de diversas outras Instituições de Ensino Superior (IES) deste país. Dentre essas necessidades, as principais são as relacionadas a reutilização de bens patrimoniais, evitando o descarte prematuro destes. Além das conseqüências diretas, encontram-se outras também de suma importância, como por exemplo, melhor utilização de espaços físicos de tais instituições, colaboração com projetos de extensão, etc. 4. Plano de trabalho Este projeto está dividido basicamente em quatro etapas: planejamento, modelagem, apresentação e avaliação, onde: Planejamento: A etapa de planejamento consiste na estruturação das tarefas de análise e pesquisa sobre assuntos relacionados ao projeto. É nesta que serão realizadas as reuniões para definir requisitos para a modelagem do sistema, bem como conhecer melhor os processos atuais existentes, bem como iniciativas existentes em outras instituições de ensino superior. Modelagem: Esta seção consiste na execução das tarefas relacionadas ao processo de modelagem e proposta de um novo sistema. Apresentação: A etapa de apresentação consiste em realizar encontros com as partes envolvidas no processo de baixa e transferências, bem como estar em constante contato com as pessoas que ficarão responsáveis pela implantação do sistema junto ao SIE. Ainda na apresentação, acontecerão exposições sobre o andamento do projeto, bem como uma exposição final para encerramento da cadeira de Computadores e Sociedade. Avaliação: Por último, a etapa de avaliação consistirá em avaliar os indicadores e a modelagem do sistema, considerando a viabilidade de implantação do sistema. 5. Relato de atividades 09/09/2008 Reunião para discussão com a professora Andrea Schwertner Charão sobre o que poderia ser desenvolvido no projeto. Nesta reunião foram definidas as metas do projeto, e algumas tarefas foram distribuídas entre os membros do grupo. Durante esta reunião, foi apresentado o andamento do SOPAT. 08/10/2008 Foi realizado contato com o Prof. Dr. Adilson Carvalho (Coordenador de Administração Geral) e com a equipe do CODAGE 1. Ambos contribuiram para o desenvolvimento do sistema gerenciador de transferências de bens. Através do contato foram encaminhadas algumas questões sobre o sistema gerenciador desenvolvido na USP. 09/10/2008 Foi obtido um email da equipe do CODAGE se disponibilizando a contribuir conosco. Este email enviado a equipe foi repassado a Prof. Adriana Mello da Silveira Cherobin, a Prof. Eunice Conceição Nascimento Onoe e ao Prof. Luis Carlos Moreira Gomes. No mesmo dia, foi obtido um email do Prof. Luis Carlos Moreira Gomes respondendo as questões feitas anteriormente. 1 Coordenadoria de Administração Geral USP
10/10/2008 Foi realizada uma reunião na sala do DEMAPA 2 no 6 andar da reitoria da UFSM. Nessa reunião estavam presentes José Segalla (DEMAPA), Gilson Peres (DIPAT 3 ), Iveti (DEMAPA) e Zulmar (SOPAT). A reunião teve como objetivo apresentar os novos integrantes do projeto, assim como finalizar o projeto junto à PROPLAN 4. Nesta a Iveti ficou responsável por registrar o projeto na PROPLAN, e foram enviados os nomes e as matrículas dos novos integrantes. Houve também uma discussão de revisão dos pontos relativos ao processo de transferências e baixas. 21/10/2008 Foi realizada uma reunião com os integrantes do grupo. Nesta reunião foram repassadas as informações vistas durante a reunião do dia 10/10/2008. Também ficou decidido que o Gustavo Rissetti será o responsável pelo contato com o Sílvio Langer do CMID 5 para marcar uma visita, a partir desta data. Nesta reunião o Fábio repassou o email respondido pelo pessoal da USP que desenvolveu o sistema nesta instituição e ficou de enviar outro email perguntando se eles têm mais alguma documentação sobre o desenvolvimento, que possa ser reaproveitado na UFSM. O Eduardo ficou responsável por entrar em contato com a Carmen Gabi do CTISM 6, para marcar uma reunião para discutirmos sobre a modelagem e conhecer o CTISM. O Vinícius Vielmo ficou responsável por entrar em contato com o pessoal do CPD 7 para continuarmos a modelagem. 11/11/2008 Foi realizada uma reunião com os integrantes do grupo. Nesta reunião foram retomadas as atividades do grupo. Foi feita uma discussão sobre as telas e funcionalidades do sistema. Foram definidos os itens que vão em cada tela, bem como alguns casos de uso. Dentre os casos de uso definidos, encontram-se o de requisição de bem patrimonial e de consulta de bens. 26/11/2008 Foi realizado contato com o Marcelo Krotch (CPD) para esclarecimento de algumas dúvidas referentes a alguns campos do banco de dados do SIE. O Marcelo Krotch encaminhou o contato ao analista de sistemas Carlos, pois ele não seria a pessoa ideal para fornecer tais informações. Até a data presente da elaboração deste relatório não foram obtidas respostas por parte do Carlos. 6. Desenvolvimento Para o desenvolvimento foram utilizadas algumas metodologias como por exemplo os casos de uso. Os casos de uso identificados pelo grupo durante o processo de desenvolvimento do projeto foram: 1. Consulta de bens patrimoniais disponíveis para transferência por unidades universitárias (Figura 1) 2. Consulta de bens patrimoniais disponíveis para transferência por busca avançada (Figura 2) 3. Requisição de bens patrimoniais disponível para transferência (Figura 3) 4. Disponibilização de bens patrimoniais para transferência (Figura 4) 2 Departamento de Material e Patrimônio 3 Divisão de Patrimônio 4 Pró-reitoria de Planejamento 5 Centro Marista de Inclusão Digital 6 Colégio Técnico Industrial de Santa Maria 7 Centro de Processamento de Dados
Figura 1. Caso de uso 1 Figura 2. Caso de uso 2
Figura 3. Caso de uso 3
Figura 4. Caso de uso 4
Figura 5. Tela do sistema Após a análise dos casos de uso foi proposto um modelo de mapa do site visando uma melhor usabilidade do sistema à medida que expõe recursos necessários para o funcionamento correto do sistema. O modelo do mapa de site desenvolvido pode ser visto a seguir: 1. Tela inicial (a) Busca simples e avançada (b) Texto introdutório (c) Área de login 2. FAQ (a) Lista de perguntas e respostas (b) Links para download dos documentos 3. Downloads (a) Lista de documentos para download (b) Manuais de utilização do sistema e funcionamento das operações 4. Bens disponíveis (a) Resultado da busca (b) Link para documentos (c) Requisitar um bem 5. Área administrativa (a) Realizar operações (disponibilizar, requerer bens patrimoniais) Decidimos sugerir uma tela de referência que poderá ser usada na implementação o sistema da UFSM. Como se pode ver na Figura 5, a interface é baseada em web e possui os campos necessários para que a usabilidade seja adequada à maioria dos usuários.
7. Conclusão É possível a realização do sistema quanto à compatibilidade com os existentes, bem como com as informações disponíveis atualmente no SIE. Seria interessante a utilização do item Categoria para o bem patrimonial, porém sem este, ainda é possível a criação do sistema. Para o desenvolvimento total deste sistema estima-se uma equipe entre duas a trêspessoas, podendo ser distribuídas da seguinte forma: Obrigatório Uma responsável pela relação do sistema com o banco de dados do SIE Obrigatório Uma responsável pela interface gráfica, apresentação de informações entre outras funções para o funcionamento do sistema Opcional Uma responsável pela produção do conteúdo Opcional Uma responsável pela gerência da equipe, que conheça o funcionamento do processo na UFSM Referências Coordenadoria de Administração Geral USP (2004). Manual de administração patrimonial da Universidade de São Paulo. UFSM (1996). Resolução n o 016/96 Normas e procedimentos administrativos relativos ao controle patrimonial dos bens móveis, imóveis e semoventes da UFSM.