REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES PROCONVERGENCIA PROGRAMA OPERACIONAL DOS AÇORES PARA A CONVERGÊNCIA MANUAL DO UTILIZADOR FEDER Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional Versão: 1.0 Data: 08-04-2008
FICHA TÉCNICA Título Manual do Utilizador Versão: 1.0 Data: 08-04-2008 Autor Via Oceânica Edição DREPA - Direcção Regional de Estudos e Planeamento dos Açores Caminho do Meio, nº 58 S. Carlos 9701-853 Angra do Heroísmo Tel.:(351)295 206 380 Fax: (351)295 206 381 e-mail: proconvergencia@azores.gov.pt drepa@azores.gov.pt www.proconvergencia.azores.gov.pt Abril 2008
Índice Introdução... 5 A quem se destina?... 5 Requisitos do Sistema... 5 Aceder ao Front Office do programa... 7 Inserir Candidatura... 9 Passo 1... 11 Passo 2... 14 Passo 3... 16 Passo 4... 20 Passo 5... 22 Passo 6... 24 Passo 7... 28 Passo 8... 29 Passo 9... 31 Gravar Candidatura... 33 Submeter Candidatura... 34 Submeter Contratação Pública... 35 Passo 1... 37 Passo 2... 39 Passo 3... 40 3
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Introdução O objectivo deste documento é ajudar os utilizadores, a gerir e administrar candidaturas inerentes ao mesmo, sendo assim são detalhados alguns aspectos e procedimentos do sistema desenvolvido, de forma a esclarecer o seu manuseamento. Este documento no entanto deve ter um carácter dinâmico, tendo como segundo objectivo o acrescento de novas funcionalidades de novas tarefas ou novos problemas/resoluções, para que no futuro, e caso seja necessário, novos utilizadores possam seguir este mesmo manual sem a necessidade de haver uma passagem de conhecimento tão intensa por parte dos utilizadores cessantes. Neste manual vamos resumir em breves lições o que o leitor poderá fazer utilizando o sistema de informação PROCONVERGENCIA. A quem se destina? Este manual destina-se a utilizadores do sistema de informação do PROCONVERGENCIA. Presumindo de ante mão que o utilizador esteja à vontade na utilização de ambientes baseados no sistema operativo Windows e browser Internet Explore 8 ou inferior. Requisitos do Sistema O sistema operativo recomendado para correr o Sistema de Informação PROCONVERGENCIA é o Windows XP ou Windows Vista num computador utilizando o processador Intel Pentium 4 com 1024MB de memória RAM. Sendo necessário ligação à internet ADSL e browser Internet Explore 8 ou inferior. REQUISITOS MÍNIMOS: Processador Pentium 4 ou superior com 512MB de RAM de memória RAM. Internet Ligação ADSL de 2MB de download e 128Mbytes de upload. Software Adobe Acrobat Reader Internet Explore, versão 8 ou inferior 5
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ACEDER AO FRONT OFFICE DO PROGRAMA 1) 2 clics no Internet Explorer 2) No endereço colocar: http://sipop.azores.gov.pt/ Aparece o seguinte écran: 3) Colocar o Utilizador 4) Colocar a Palavra Passe: 5) E clicar em 7
6) Aparece o seguinte Écran Criar Candidatura Para a introdução de uma nova Candidatura, deverá dirigir-se ao menu principal do site que se encontra listado na horizontal abaixo do logótipo PROCONVERGENCIA e no qual é constituído pelos seguintes ícones: Candidatura, Contratação Pública, Pedido de Pagamento, Pedido de Reprogramação, Relatório Final, Listagens, Perfil, Ajuda. Seleccione o botão Candidatura 8
Inserir Candidatura Seguir os seguintes Passos: A introdução de uma nova Candidatura deverá ser efectuada através do seguinte passo: Candidatura Inserir NOTA: Todos os documentos introduzidos ao longo do processo de preenchimento da Candidatura deverão estar no formato PDF e não poderão ultrapassar os 4MB de tamanho. 9
Aparece o seguinte écran: 10
Passo 1 Designação do Projecto: Após seleccionar o tipo de projecto, o beneficiário deverá atribuir uma designação ao projecto sucinta e clara, não podendo ser alterada durante a vigência do Programa. Para empreendimentos faseados, deve a designação indicar a fase a que diz respeito. CAE do Projecto: A CAE do projecto poderá ser distinto da CAE da entidade, devendo reflectir o objectivo da candidatura e obedecer à classificação legal em vigor (CAE-Rev.3). Clicar em e no seguinte quadro 11
Clicar na actividade correspondente ao projecto Ex: 84122 Administração Pública actividades de educação E Prazo de Realização do Projecto: 12
O executor deverá indicar as datas de início e conclusão da realização física A execução física do projecto refere-se ao período que medeia entre o início da realização das actividades do projecto (contrato/auto de consignação) e a sua conclusão (auto recepção provisória, auto de aceitação). O executor deverá indicar as datas de início e conclusão da realização financeira: A execução financeira do projecto corresponde ao período que medeia entre o primeiro e o último pagamento aos adjudicatários e aos fornecedores de bens e serviços ao projecto. Tipologia do Projecto: Deverá ser seleccionada a tipologia mais adequada; no caso de uma candidatura incluir mais do que uma tipologia, deve ser unicamente indicada a tipologia mais relevante (por exemplo, a que detém maior peso relativo no investimento elegível). Deve ter correspondência na repartição do plano financeiro desagregado por rubrica de despesa. 13
PASSO 2 Localização do Projecto: A localização do projecto deverá obedecer ao princípio do benefício proporcionado com a sua realização, podendo ser ou não coincidente com a sede do executor. Desta forma, deverá ser indicada a percentagem de investimento localizada em cada concelho, sempre que possível. Quando a candidatura tiver incidência sobre mais do que um concelho, deve atribuir-se uma % de "importância/benefício". 14
Descrição do Projecto: Descrição sucinta do empreendimento a realizar, indicando as principais componentes do projecto sempre que possível quantificadas e fazendo articulação com o objectivo específico a que se candidata, bem como quais os objectivos/finalidades a atingir. Em anexo poderá ser feita a descrição de uma forma mais detalhada. Objectivo/Finalidade/Interesse do Projecto: Indicar a contribuição previsível da operação em relação aos objectivos estratégicos em que se insere e de que forma esta contribui para o cumprimento das prioridades do programa (sempre que possível a informação deverá ser articulada com os indicadores de realização e de resultado). 15
PASSO 3 16
Componentes do Projecto: Destina-se a identificar, tanto quanto possível, as várias componentes físicas do projecto. Para inserir as componentes do projecto deverá clicar em: Aparece o seguinte quadro: Preencher: e clicar em Cada componente de investimento deverá ser discriminada, tendo em consideração o plano de classificação de despesas a que o executor esteja sujeito do ponto de vista contabilístico. Salienta-se a importância de uma correcta identificação das rubricas contabilísticas de classificação de despesas e dos respectivos montantes orçamentados, uma vez que a execução do projecto deverá fazer-se em consonância com a classificação indicada na candidatura, só sendo aceites alterações posteriores desde que devidamente indicadas e justificadas pelo promotor. 17
Custo Total, será a soma de todas as despesas necessárias à realização do projecto consideradas elegíveis, de acordo com a tipologia definida para cada Objectivo Específico e em consonância com o Regulamento Comunitário n.º 1083/2006 de 11 de Julho. É o montante de investimento susceptível de apoio, conforme proposto pelo beneficiário. Em sede de análise de candidatura a Autoridade de Gestão pode proceder ao ajustamento do montante elegível, à luz quer da legislação nacional e comunitária aplicável, quer dos regulamentos específicos e respectivos Avisos para apresentação de candidaturas. Fontes de Contrapartida Regional: São as fontes de financiamento a cargo do beneficiário e que podem ser enquadradas nas seguintes tipologias: RA - Orçamento da Região (sempre que a contrapartida regional esteja inscrita no ORAA) AL - Autarquias Locais SPE - Sector público empresarial Privado - apenas para sistemas de incentivos OU - Outras - neste campo deverá inscrever-se a contrapartida regional, sempre que esta não seja enquadrável nas fontes públicas anteriormente referidas. A título de exemplo as fontes de financiamento da contrapartida regional de outras entidades cujo orçamento não esteja inscrito no Orçamento Regional (ex.: Associações, Fundações, Institutos). 18
Fontes de Financiamento: São as fontes de financiamento do custo total. Para além da contribuição comunitária, que por defeito é de 85% (taxa máxima de comparticipação FEDER), com excepção do eixo dos Sobrecustos em que a taxa máxima é de 50%, deverão ser aqui assinaladas as outras origens de financiamento e os respectivos montantes. Nota: O código e a designação Plano Regional só são aplicáveis nos projectos com contrapartida regional inscrita no capítulo 40 do Orçamento da Região. 19
PASSO 4 Este passo destina-se unicamente às candidaturas enquadradas em sistemas de incentivo. O beneficiário, neste caso o organismo responsável pela concessão das ajudas, selecciona o sistema de incentivos e indica a forma que revestiu o financiamento, bem como o respectivo montante do incentivo. O beneficiário deverá anexar o documento comprovativo da ajuda concedida. Para preencher documentação adicional deverá clicar em documentação adicional: Aparece o seguinte quadro: 20
Preencher os dados e clicar em: Depois de clicar em os dados preenchidos ficam registados Clicar em 21
PASSO 5 Plano Anual de Investimentos por Componente: Repartição do investimento total previsto para a candidatura, por componente e por ano. As componentes que constituem o investimento estão já identificadas no passo 3. Identificação das Componentes. Para cada uma das componentes da operação deve ser preenchido um campo próprio com a informação do investimento por ano. Clicar em:, aparece o seguinte quadro para preencher: 22
Depois de devidamente preenchido clicar em: Aparece o quadro com os dados preenchidos Deverá ter-se em atenção na definição da plurianualidade do investimento que, a realização financeira anual do projecto será a equivalente à despesa efectivamente executada e paga até 31 Dezembro de cada ano. Deverá estar de acordo com o calendário de realização indicado, tendo em conta a vertente financeira. Programação Financeira Anual: Quadro de preenchimento automático pelo sistema de informação de acordo com a informação inserida nos quadros anteriores. Este quadro permite verificar de que modo é assegurado o financiamento do investimento, em termos de contribuição comunitária, da contrapartida regional e para cada ano de programação. 23
PASSO 6 24
Indicadores de Realização Física: Para inserir os indicadores de Realização Física deverá clicar em o seguinte quadro: e preencher Depois de preenchido clicar em Devem ser respeitados os indicadores definidos para cada Objectivo Específico (Anexo 2). A cada candidatura deverá estar associado pelo menos um indicador físico e o custo associado a este indicador deverá perfazer o custo total elegível da candidatura. 25
Emprego: Fase de execução: São todos os postos de trabalho criados exclusivamente na fase de execução do projecto e que não perduram após a sua conclusão. Deverão ser considerados todos os postos de trabalho criados, ou seja, os que o são directamente pelo beneficiário, bem como os que integram as estruturas contratadas para a sua concretização. Como exemplo, refira-se o caso das empreitadas, em que todos os postos de trabalho criados pelo empreiteiro e afectos à realização física da obra serão considerados temporários. Fase de exploração: N.º de postos de trabalho criados pelo executor no âmbito do projecto e que continuarão ocupados após a conclusão do mesmo. Incluem-se todos os trabalhadores a afectar ao quadro ou a recrutar através de contratos e que permaneçam para além da realização do projecto. Para a aferição do número de empregos a criar deverá ter-se em conta a relação homem equivalente/ano. Neste sentido, as fórmulas de cálculo a aplicar deverão ser as seguintes: Para projectos com duração superior ao mês: - Nº de pessoas (média do período) X Nº de Meses trabalhados/12 Meses Para projectos com duração inferior ao mês: - Nº de pessoas (média do período) X Nº de Dias trabalhados/365 Dias Para cada tipologia de emprego deverá ainda ser indicado o número de pessoas do sexo feminino e masculino. Sustentabilidade do Projecto: Para inserir os indicadores da Sustentabilidade do Projecto deverá clicar em e preencher o seguinte quadro: 26
Depois de preenchido clicar em No caso de intervenções Materiais, os projectos devem demonstrar a sua sustentabilidade para um período de 3 anos após a conclusão das obras. Para o efeito, devem apresentar a viabilidade e sustentabilidade económico financeira do projecto, com base numa previsão fundamentada dos custos e proveitos relativos ao seu funcionamento (conta de exploração). Estes estudos permitirão aquilatar se o projecto em questão é gerador de receitas actualizadas líquidas, as quais deverão ser deduzidas ao investimento elegível para efeitos da comparticipação. 27
PASSO 7 Requisitos do Projecto: Lista um conjunto de requisitos do projecto, para os quais o beneficiário deve assinalar, sim (possui), não (não possui) ou não aplicável. Sempre que responder afirmativamente deverá anexar a respectiva documentação. 28
PASSO 8 Ficheiros Anexos Requisitados: Neste passo, o beneficiário anexa a documentação que assinalou Sim no âmbito dos requisitos do projecto. Para inserir os requisitos do Projecto deverá clicar em quadro: e preencher o seguinte 29
Clicar em para inserir um ficheiro Depois de preenchido clicar em Clicar em 30
PASSO 9 Compromisso da Entidade Executora: 31
Para inserir a Referência documental deverá clicar em quadro: e preencher o seguinte Depois de preenchido clicar em Clicar em Declaração de compromisso da entidade executora a responsabilizar-se pela veracidade das informações prestadas e a comprometer-se respeitar os procedimentos e normativos legais aplicáveis em diversas matérias. NOTA: Após preenchimento de todos os 9 Passos poderá Submeter ou Gravar Candidatura e posteriormente submeter a candidatura. 32
GRAVAR CANDIDATURA NOTA: Após a gravação da Candidatura poderá em qualquer altura apagar, modificar ou submeter a candidatura. Basta para isso dirigir-se ao menu: Candidatura Gerir 33
SUBMETER CANDIDATURA Para submeter a candidatura, deve carregar no botão, Submeter. A partir desta fase, já não poderá efectuar qualquer alteração à candidatura. A situação da sua candidatura será actualizada de Em introdução no Beneficiário, para Candidato. Uma candidatura até ser submetida, poderá sempre ser alterada, mas a partir do instante que seja submetida só a poderá consultar ou imprimir. Importante: Após todo o processo de submissão electrónica de candidatura, terá de ser remetida à autoridade de Gestão a Declaração de Compromisso em papel, devidamente carimbada e assinada pelo responsável máximo (presidente, director, dirigente) da entidade beneficiária. No caso da operação ser apresentada em parceria, este projecto terá de ser repetido por todos os beneficiários envolvidos. NOTA: Após a Submissão é enviado via e-mail um comprovativo de submissão. É aconselhável que após Submissão de Candidatura faça a impressão do Comprovativo de Submissão para futuras referências. 34
Manual de utilizador Contratação Pública Seguir os seguintes Passos: 35
A introdução de uma nova Contratação Pública deverá ser efectuada através do seguinte passo: Seleccionar o projecto pretendido para introdução da Contratação Pública Clicar no botão Seguinte Aparece o seguinte ecrã: 36
PASSO 1 Anexar Regime de Contratação: Deverá começar por escolher a componente respeitante à contratação que pretende inserir. De seguida seleccionar a Legislação aplicável entre as disponíveis. De seguida e de acordo com a legislação seleccionada no campo acima, deverá seleccionar o regime de execução associado. O executor deverá indicar a data de adjudicação 37
O executor deverá indicar a data de contratação Introduzir o nome do Adjudicatário Introduzir o valor de contratado Introduzir a designação da Contratação Campo de preenchimento não obrigatório onde poderá introduzir informação adicionar que poderá achar pertinente sobre o adjudicatário, o valor introduzido ou a designação da contratação. Para anexar um regime de contratação do projecto deverá o executor clicar em: Aparece o seguinte quadro: Nesta opção poderá gerir todos os regimes de contratação pública, inserindo, removendo os procedimentos, ou apenas passar ao passo seguinte. Para Remover: Seleccionar o Regime de Contratação que pretende remover com um clique sobre a linha da tabela onde se encontra o nome do Adjudicatário e clicar no botão: 38
Todo o site ficará inactivo e surgirá sobre o site a seguinte janela de confirmação: Clique em Sim para remover. Para passar para o Passo 2: Seleccionar o Regime de Contratação que pretende introduzir e clicar no botão Seguinte PASSO 2 Documentos Anexos: 39
Destina-se a identificar os eixos e número de documentos existentes em cada eixo. Neste passo, o beneficiário anexa a documentação, para inserir deverá clicar seleccionar o Eixo e clicar em: PASSO 3 Data do Documento: Indicar a data de introdução do documento. Observações: 40
Descrição sucinta do documento, indicando os principais tópicos segundo do campo para introdução do documento. NOTA: 1. Todos os documentos introduzidos ao longo do processo de preenchimento da Contratação Pública deverão estar no formato PDF e não poderão ultrapassar os 4MB de tamanho. 2. Para a introdução de nova documentação deverá repetir todos os passos SUBMETER A submissão de uma nova Contratação Pública deverá ser efectuada através do seguinte passo: Seleccionar o projecto pretendido para submissão da Contratação Pública Clicar no botão Submeter 41