ORDEM DE SERVIÇO Nº 012, DE 8 DE SETEMBRO DE 2016. Dispõe sobre as normas e os procedimentos a serem adotados pelos Fiscais de Contratos e pelos Fiscais de Serviços nos contratos firmados pela Administração Direta e Indireta do Município de Porto Alegre. Considerando a necessidade de aprimorar o controle da execução dos contratos terceirizados com cessão de mão de obra firmados pelo Município e do cumprimento da legislação trabalhista por parte das empresas contratadas; considerando a necessidade de reduzir o passivo gerado para o Município nas condenações judiciais por responsabilidade subsidiária, face ao descumprimento das obrigações trabalhistas das empresas contratadas para com seus empregados; e considerando a necessária padronização dos procedimentos a serem adotados pelos Fiscais dos Contratos e pelos Fiscais de Serviços, a fim de garantir a observação dos princípios da legalidade, eficiência e economicidade na execução dos serviços contratados; D E T E R M I N O: Art. 1º Nos contratos firmados pela Administração Direta e Indireta do Município que tenham por objeto a prestação de serviços mediante cessão de mão de obra, o titular da respectiva pasta designará servidor para exercer a função de Fiscal de Contratos, conforme anexo I desta Ordem de Serviço. 1º Para a função de Fiscal de Contratos deverá ser designado, preferencialmente, servidor estável e que tenha conhecimento técnico a respeito do contrato. 2º A designação de que trata o caput será formalizada por Portaria, com a prévia ciência do servidor designado. Art. 2º Nas minutas de contrato de cessão de mão de obra, constarão as atribuições e competências do Fiscal de Contratos. Art. 3º São funções do Fiscal de Contratos, sem prejuízo de outras que venham a constar no instrumento contratual: I ler e armazenar:
a) Termo de Referência; b) Projeto Básico; c) Projeto Executivo; d) Termo de Contrato e aditivos; e) Convenção Coletiva de Trabalho (CCT); f) apostilamentos; e g) planilhas de custos e formação de preços atualizados na pasta eletrônica do servidor PROCEMPA, criada especificamente para arquivar e auxiliar no controle de toda documentação pertinente aos serviços contratados. II exigir, mensalmente, das empresas prestadoras de serviços, com o intuito de analisar o correto adimplemento das obrigações trabalhistas, os seguintes documentos: a) folha de pagamento ou relação dos empregados que prestaram serviços ao Município de Porto Alegre, com a discriminação da função exercida, conforme anexo VI desta Ordem de Serviço; b) cópia dos recibos pagamento de salário, vale-transporte, vale-alimentação ou de declaração de opção pela não utilização do benefício do vale-transporte, conforme o caso, na qual conste a assinatura do empregado da empresa terceirizada; caso; o caso; e c) cópia dos recibos de pagamento de 13º (décimo terceiro) salário, quando for o d) cópia dos exames médicos admissionais, demissionais e periódicos, quando for e) relatório de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei, com a respectiva comprovação de frequência e aproveitamento do colaborador. III digitalizar toda a documentação fornecida pela empresa contratada e salvá-la na pasta do servidor PROCEMPA para consulta das pessoas interessadas; IV comprovar o encaminhamento ao Ministério do Trabalho e Emprego das informações trabalhistas exigidas pela legislação, tais como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) anual e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), sempre que houver alguma ocorrência; 2
V encaminhar à contratada Ofício de Boas-Vindas, conforme anexo II desta OrdemdeServiço, via do contrato assinado e Lista de Verificações, conforme anexo IIIdesta OrdemdeServiço; VI esclarecer dúvidas do preposto, representante da contratada que estiver sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem, quando lhe faltar competência; VII controlar, analisar e executar as atividades referentes à administração de contratos, instruindo, quando for o caso, quanto à prorrogação, repactuação, revisão, reajuste de preço, acréscimo, supressão, ou por meio de termos aditivos ou apostilamentos; VIII buscar, com antecedência mínima de 5 (cinco) meses da data de término do contrato, junto ao fiscal dos serviços e à área demandante, informações a respeito da conveniência de se prorrogar ou não a prestação dos serviços continuados, mediante preenchimento do Formulário de Prorrogação Contratual, conforme anexo IV desta Ordem de Serviço; IX acompanhar o cumprimento das disposições contratuais e propor a adoção de providências legais que se fizerem necessárias ao titular da pasta, na hipótese de inadimplemento, baseada nas informações dos Fiscais de Serviços; X solicitar a indicação do Fiscal de Serviços e do seu substituto ao titular da pasta, contendo: a) nome completo; b) Cadastro de Pessoas Físicas (CPF); c) matrícula; d) telefone; e) e-mail; e f) lotação; XI adotar providências ou encaminhar notificações à contratada, com base nas informações prestadas pelo Fiscal de Serviços; XII determinar a correção e a readequação das faltas cometidas pelo contratado ou informar ao titular da respectiva pasta, quando as medidas corretivas ultrapassarem sua competência; 3
XIII verificar se os valores faturados estão em conformidade com o contrato e se a Nota Fiscal foi atestada pelo fiscal dos serviços ou seu substituto; XIV controlar a documentação relativa à regularidade fiscal da empresa, conforme prevê o art. 29 da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993 (certidões negativas); XV verificar se a empresa realizou o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e da contribuição do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) do mês da prestação dos serviços, por intermédio dos seguintes documentos: a) cópia do protocolo de envio de arquivos emitido pela conectividade social, Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), com o Número Referencial do Arquivo (NRA) coincidente ao código constante no arquivo do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP); b) cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e da Guia de Previdência Social (GPS), com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou do comprovante emitido pela internet, não sendo considerado válido o agendamento de pagamento; e c) cópia da relação dos trabalhadores constantes do arquivo SEFIP; XVI confirmar a despesa a partir das confirmações parciais dos Fiscais de Serviços e encaminhar o processo para pagamento. Art. 4º Nos contratos firmados pela Administração Direta e Indireta do Município que tenham por objeto a prestação de serviços mediante cessão de mão de obra, o titular da respectiva Pasta designará um ou mais servidores para o exercício da função de Fiscal de Serviços. 1º Para a função de Fiscal de Serviços, deverá ser designado, preferencialmente, o chefe da unidade administrativa, setor ou órgão que receberá os serviços contratados. 2º A designação de que trata o caput será formalizada por Portaria, com a prévia ciência do servidor designado. Art. 5º São funções do Fiscal de Serviços: I zelar pela correta execução dos serviços terceirizados contratados pelo Município de Porto Alegre, nos limites do contrato público; II anotar, em registro próprio, as irregularidades constatadas na prestação dos serviços contratados e cientificá-las, imediatamente, ao Fiscal de Contratos, conforme anexo V desta Ordem de Serviço; 4
III zelar pelo correto cumprimento das obrigações trabalhistas por parte das empresas contratadas em relação aos prestadores de serviços, ainda que executados fora das dependências do Município de Porto Alegre, mas em seu proveito; IV exigir dos empregados das empresas terceirizadas o preenchimento de folha ponto manual para controle de jornada de trabalho, na qual deverão ser anotadas as jornadas efetivamente realizadas e registrados os períodos de afastamento (férias, licenças e gozo de benefício previdenciário), conforme anexo VII desta Ordem de Serviço, sendo vedada a adoção de registro de horário britânico; V exigir da empresa contratada, no início da prestação dos serviços, cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), quando for o caso, de seus empregados prestadores de serviços ao Município de Porto Alegre, na qual deve constar o nº do Programa de Integração Social (PIS), nº da CTPS, data de nascimento, a anotação de seu contrato de trabalho, a data de ingresso na empresa, sendo que esta documentação deverá ser renovada, toda a vez que alterar o seu quadro de empregados vinculado ao contrato administrativo, em relação ao novo colaborador; VI verificar, de posse dos documentos relacionados no inc. V deste artigo: a) se a função registrada em carteira é compatível com a exercida; e b) se a remuneração não está abaixo da apresentada na planilha de custo e formação de preços, em desacordo com o determinado na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente para a categoria ou não devidamente segmentada em salário base, adicionais e gratificações; VI verificar se o número de funcionários disponibilizados coincide com o número contratado; VII observar se os direitos dos funcionários previstos na CCT da categoria estão sendo respeitados pela empresa contratada; VIII conferir se os funcionários estão desempenhando as funções para as quais foram contratados; IX verificar se os trabalhadores estão usando os Equipamentos de Proteção Individual (EPI), em consonância com a Norma Regulamentadora 6 (NR 6) do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), quando necessários, e exigir da empresa prestadora de serviços os recibos de entrega com os respectivos equipamentos discriminados, em conformidade com a planilha de custos; 5
X acompanhar o cumprimento da jornada de trabalho, das horas extras, quando previstas no contrato administrativo, da jornada de compensação, quando prevista no contrato administrativo e na CCT, e do gozo das férias; XI verificar se, juntamente com as férias, foram pagos os adicionais e as gratificações correspondentes; XII verificar se os salários foram pagos no prazo previsto para pagamento e de acordo com o salário vigente na CCT; e XIII observar a data base da categoria, pois, independente da empresa ter solicitado a repactuação e essa ter sido analisada ou não pela contratante, é dever da empresa contratada pagar os salários dos seus funcionários conforme o disposto em CCT vigente. Art. 6º Ficam expressamente vedadas ao Fiscal de Serviços as seguintes condutas, sem prejuízo de outras que tenham expressa vedação legal ou contratual: I exercer o poder de mando sobre os funcionários da contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis indicados pela contratada, exceto quando o objeto da contratação previr o atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao usuário; II direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas; III promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função específica para a qual o trabalhador foi contratado; IV considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação; V negociar folgas ou compensação de jornada com os funcionários da contratada; VI manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem direta ou indireta, inclusive para terceiros. Art. 7º O Município disponibilizará treinamento teórico e prático para os servidores que desempenharão as funções de Fiscal de Contratos ou Fiscal de Serviços. Parágrafo único. A participação no treinamento de que trata o caput poderá se dar por convocação. 6
Art. 8º O descumprimento ou a falha no exercício das competências e funções atribuídas ao Fiscal de Contratos ou ao Fiscal de Serviços sujeitará o servidor designado à apuração de responsabilidade funcional, obedecido o devido processo legal. Art. 9º Excepcionalmente, um mesmo servidor poderá ser designado para o exercício concomitante das funções de Fiscal de Contratos e de Fiscal de Serviços. Art. 10º Fica revogada a Ordem de Serviço n 019, de 9 de outubro de 2014. Art. 11º Esta Ordem de Serviço entra em vigor em 90 (noventa) dias da data de sua publicação. PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, 8 de setembro de 2016. José Fortunati, Prefeito. 7
Anexo I MODELO DE DESIGNAÇÃO DE FISCAL DE CONTRATOS Conforme disciplinado na Ordem de Serviço n 012, de 8 de setembro de 2016, designo os servidores abaixo relacionados, para gerenciar, acompanhar e fiscalizar a execução e o adequado cumprimento das cláusulas estabelecidas no contrato n /20 celebrado entre o MUNICÍPIO DE PORTO ALEGRE e a empresa, CNPJ n, cujo objeto é a prestação dos serviços de, a serem executados nas dependências da, Porto Alegre. FUNÇÃO TITULAR Matr. SUBSTITUTO Matr. Fiscal Contrato Fiscal Serviço Porto Alegre, de de. SECRETARIO MUNICIPAL Recebido: Em: 8
Anexo II MODELO DE OFÍCIO DE BOAS VINDAS PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE SECRETARIA MUNICIPAL... Ofício n.ºxxx/xxxx Porto Alegre, de de 20. A Sua Senhoria o Senhor Nome do Diretor da empresa NOME DA EMPRESA. Endereço da empresa CEP: Prezado Senhor, Em atenção ao êxito alcançado por esta empresa em se tornar vencedora do (Nome e n Licitação) que culminou no Contrato (n contrato), assinado em xx de xxxxxxx de xxxx, o Município de Porto Alegre, por meio do. (Nome do Órgão) cumprimenta a (Nome da empresa) pela nova parceria que se estabelece. Desta forma, para que tenhamos um relacionamento proveitoso, é imprescindível que a empresa esteja atenta às obrigações estabelecidas em contrato, principalmente quanto aos documentos exigidos na Lista de Verificações que segue anexa, quando da emissão de faturas, pois, sem os mesmos, não poderemos encaminhar o processo para pagamento. Informo ainda que a fiscalização da execução do referido contrato se dará por meio de fiscais nomeados pela Administração que estão orientados para não receberem faturas com documentação incompleta. NOME COMPLETO DO SECRETÁRIO Nome da Secretaria NOME COMPLETO DO FISCAL DO CONTRATO Matricula -- Ramal Anexar ao Ofício cópia da lista de verificações - Anexo III 9
Anexo III LISTA DE VERIFICAÇÕES Secretaria: MUNICÍPIO DE PORTO ALEGRE Contratada: Contrato N : Funcionários N : Nota Fiscal N : Contato: Período Execução Serv Valor Bruto Devido: Valor Bruto Faturado: Mês Referência: ITENS SIM NÃO OBSERVA ORD. Nota Fiscal 1 Folha de Pagamento (ou listagem dos funcionários que prestaram serviço, conforme anexo VI) 2 Cópia dos contracheques assinados pelos empregados 3 Cópia da Folha de Ponto do servidor 4 Cópia dos recibos de vale-transporte 5 Cópia dos recibos de vale-refeição 6 GPS (INSS) paga
7 GRF (FGTS) paga 8 Protocolo de Envio de Arquivos - Conectividade Social 9 Relação dos Trabalhadores Constantes no Arquivo SEFIP - RE 10 Relação de Tomadores/Obras - RET 11 Resumo Fechamento da Empresa 12 Comprovante Declaração das Contribuições à Receita, à Previdência Social e Outras Entidades 13 Certidão de Regularidade Fiscal com a Receita Federal do Brasil 14 Certidão de Regularidade Fiscal da Fazenda Municipal do domicílio empresa 15 Certificado de Regularidade do FGTS 16 Certidão Negativa de Débitos Trabalhista - CNDT 17 Certidão de Regular Fiscal da Fazenda Estadual domicílio ou sede da empresa 18 Declaração de Idoneidade 19 Declaração de que cumpre o disposto no inciso XXXIII do art.7 da CF 20 NOME DO FISCAL: ASSINATURA DO FISCAL: MATRÍCULA: DATA:
Anexo IV FORMULÁRIO PRORROGAÇÃO CONTRATUAL MUNICÍPIO DE PORTO ALEGRE SECRETARIA: CONTRATO: VIGÊNCIA DO CONTRATO: OBJETO DO CONTRATO: VALOR DO CONTRATO: Comunica Avaliação do Fiscal do Contrato Eu, ( ) sou favorável ( )não sou favorável à prorrogação do Contrato acima identificado, em face das razões abaixo elencadas: NOME DO FISCAL: ASSINATURA: MATRÍCULA: DATA: 12
Anexo V FORMULÁRIO ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS ÓRGÃO: CONTRATO N : CONTRATADO: MUNICÍPIO DE PORTO ALEGRE VIGÊNCIA DO CONTRATO: OBJETO CONTRATO: PREPOSTO DO CONTRATADO: MÊS/ANO DA AVALIAÇÃO: Ocorrências DATA EXECUÇÃO CONTRATUAL (deverá ser relatada a forma que vem sendo prestado o serviço, conforme pactuado no Contrato, e cada problema detectado) DATA PROVIDÊNCIAS / DOCUMENTOS EXPEDIDOS (deverão ser relatadas as providências adotadas para solução de cada problema dectectado na execução, bem como os documentos expedidos à contratada e anexadas cópias) 13
DATA RESULTADOS (informar se os problemas foram sanados ou não e quais as consequências e encaminhamentos) NOME DO FISCAL: ASSINATURA: MATRÍCULA: DATA: 14
SECRETARIA: CONTRATADO: Anexo VI MODELO DE LISTAGEM DE FUNCIONÁRIOS PREENCHIDA PELA EMPRESA CONTRATO N : VIGÊNCIA DO CONTRATO: MÊS COMPETÊNCIA: OBJETO DO CONTRATO: NOME DO PREPOSTO N Nome do Funcionário Função Valor Salário Valor dos Va Efetivo (em R$) (em R$) Admissão Demissão Dias/Horas Trabalhados Sim Não Base Horas-Ext. Adic.Ins. Transporte Re Confirmo que os serviços foram executados de acordo com a proposta apresentada pela empresa e os funcionários que prestaram os serviços estão declarados na plani acima e na GFIP/SEFIP da empresa. Nome do Fiscal: Matrícula: Assinatura do Fiscal: Data: Assinatura do Preposto: Data:
Anexo VII FOLHA PONTO Secretaria: Nome da Empresa: Nome do Empregado: Horário de Trabalho: Dia Dia Semana Entrada 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Saída Intervalo Entrada Mês: Depto/Setor: Período: Saída Assinatura Observação 16