As novas regras para a marcação do ponto eletrônico

As novas regras para a marcação do ponto eletrônico Portaria 1.510 de 28/08/2009 Dra. Vanessa Cardone Benício Adv ogados Ass ociados

ABREVIAÇÕES REP: Registro Eletrônico de Ponto SREP: Sistema de Registro Eletrônico de Ponto MRP: Memória de Registro de Ponto AFD: Arquivo Fontes de Dados NSR: Número Sequencial de Registro PTDRP: Programa de Tratamento AFDT: Arquivo Fonte de Dados Tratados ACJEF: Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais

Registro de Ponto Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a expedidas pelo Ministério do Trabalho. Art. 74, 2º da CLT.

Portaria 1.510 A Portaria nº 1.510, de 21/08/2009, disciplina o Registro Eletrônico de Ponto - REP e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP.

Sistema de Registro Eletrônico de Ponto É o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no artigo 74 da CLT.

SREP O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como: I - restrições de horário à marcação do ponto; II - marcação automática do ponto; III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobre -jornada; e IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Registrador Eletrônico de Ponto Registrador Eletrônico de Ponto - REP - é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Requisitos do REP O REP deverá apresentar os seguintes requisitos: I - relógio interno de tempo real; II - mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos; III - dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

Requisitos do REP IV - meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto - MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente; V - meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho - MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP; VI - porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor - Fiscal do Trabalho;

Requisitos do REP VII - para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e VIII - a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados. Nota: Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.

O REP deverá prover as seguintes funcionalidades I - Marcação de Ponto, composta dos seguintes passos: Receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento; Obter a hora do Relógio de Tempo Real; Registrar a marcação de ponto na MRP; Imprimir o comprovante do trabalhador.

Funcionalidades II - geração do Arquivo-Fonte de Dados - AFD, a partir dos dados armazenados na MRP; III - gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal; IV - emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas 24 (vinte e quatro) horas precedentes. A Relação Instantânea de Marcações é documento previsto para o uso da Fiscalização do Trabalho. O REP deverá dispor de comando, a ser acionado pelo Auditor Fiscal do Trabalho, para permitir a impressão dessa relação durante a inspeção.

Requisitos de Segurança I - não permitir alterações ou apagamento dos dados armazenados na Memória de Registro de Ponto; II - ser inviolável de forma a atender aos requisitos de fidelidade das marcações efetuadas; III - não possuir funcionalidades que permitam restringir as marcações de ponto; IV - não possuir funcionalidades que permitam registros automáticos de ponto; e V - possuir identificação do REP gravada de forma indelével na sua estrutura externa, contendo CNPJ e nome do fabricante, marca, modelo e número de fabricação do REP.

Vigência do REP A utilização obrigatória do REP entrará em vigor após doze meses contados da data de publicação da Portaria nº 1.510, de 21 de Agosto de 2009, ou seja, em 21/08/2010, prorrogado para 01/03/2011 pela Portaria 1987 de 18/08/2010. Observando-se que nos primeiros 90 (noventa) dias de vigência a fiscalização será orientativa, conforme art. 627 da CLT e art. 23 do Decreto nº 4.552/2002 (Regulamento da Inspeção do Trabalho).

Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador - CRPT O Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é um documento impresso para o empregado acompanhar, a cada marcação, o controle de sua jornada de trabalho, contendo as seguintes informações: I - cabeçalho contendo o título "Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador"; II - identificação do empregador contendo nome, CNPJ/ CPF e CEI, caso exista;

CRPT III - local da prestação do serviço IV - número de fabricação do REP; V - identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS; VI - data e horário do respectivo registro; e VII - Número Seqüencial de Registro - NSR.

Programa de Tratamento de Registro de Ponto O "Programa de Tratamento de Registro de Ponto" é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do Arquivo-Fonte de Dados, gerando o relatório "Espelho de Ponto Eletrônico" A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.

Programa de Tratamento de Registro de Ponto O REP sempre deve estar disponível no local da prestação do trabalho para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho. O empregador deverá prontamente disponibilizar os arquivos gerados e relatórios emitidos pelo "Programa de Tratamento de Dados do Registro de Ponto" aos Auditores-Fiscais do Trabalho.

Cadastramento do Empregador O empregador usuário do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto deverá se cadastrar no MTE via internet informando seus dados, equipamentos e softwares utilizados.

Fabricante do Registrador Eletrônico de Ponto O fabricante do REP deverá estar cadastrado junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, e solicitar o registro de cada um dos modelos de REP que produzir. O empregador só poderá utilizar o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto se possuir os atestados emitidos pelos fabricantes dos equipamentos e programas utilizados.

Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade O fabricante do equipamento REP deverá fornecer "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal da empresa, afirmando expressamente que o equipamento e os programas nele embutidos atendem às determinações da Portaria.

Descaracterização do Controle Eletrônico de Jornada O descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante desta Portaria descaracteriza o controle eletrônico de jornada. Penalização: Lavratura de auto de infração com base no artigo 74, 2º, da CLT, pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Adulteração de horários marcados pelo Trabalhador Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou bloqueios na marcação, o Auditor - Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.

Fiscalização do Trabalho Documentos, relatórios e arquivos que o empregador deverá fornecer à fiscalização do trabalho: 1) AFD - gerado diretamente pelo REP mediante comando do Auditor Fiscal; 2) Relatório Instantâneo de Marcações - gerado diretamente pelo REP mediante comando do Auditor Fiscal; 3) AFDT - quando solicitado pelo Auditor Fiscal; 4) ACJEF - quando solicitado pelo Auditor Fiscal; 5) Relatório Espelho de Ponto - quando solicitado pelo Auditor Fiscal; 6) Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo fabricante do REP - quando solicitado pelo Auditor Fiscal; 7) Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo desenvolvedor do Programa de Tratamento, mesmo que seja desenvolvido internamente - quando solicitado pelo Auditor Fiscal.

Fiscalização do Trabalho A Convenção nº 81 da OIT, que se encontra incorporada ao ordenamento jurídico brasileiro, indica em linhas gerais os objetivos a serem atendidos pela Inspeção do Trabalho: 1) assegurar o cumprimento das disposições legais relativas às condições e à proteção dos trabalhadores no exercício de sua profissão; 2) fornecer informações e conselhos técnicos aos empregadores empregadores e trabalhadores sobre os meios mais eficazes de observar as disposições legais; 3) levar ao conhecimento da autoridade competente as deficiências ou os abusos que não estão especificamente compreendidos nas disposições legais existentes.

Fiscalização do Trabalho 3) penetrar livremente e sem aviso prévio, a qualquer hora do dia ou da noite, em qualquer estabelecimento submetido à fiscalização; 4) penetrar durante o dia em todos os locais que eles possam ter motivo razoável para supor estarem sujeitos ao controle da fiscalização;

Fiscalização do Trabalho 4) proceder a todos os exames, controles e inquéritos julgados necessários para assegurar que as disposições legais são efetivamente observadas, podendo interrogar, seja só ou em presença de testemunhas, o empregador ou o pessoal do estabelecimento sobre quaisquer matérias relativas à aplicação das disposições legais, pedir vistas de todos os livros, registros e documentos prescritos pela legislação relativa às condições de trabalho, retirar ou levar para análise, amostras de materiais e substâncias utilizadas ou manipuladas, desde que o empregador ou seu preposto seja advertido dessa retirada e seja lavrado um auto de apreensão e guarda.

Dos processos e multas administrativas Art. 626 e seguintes da CLT Portaria 290 de 11/04/97 Abertura da fiscalização em livro próprio Observação do critério da dupla visita Lavratura de auto de infração

Dos processos e multas administrativas Prazo para apresentação de defesa administrativa: 10 dias Prazo para apresentação de recurso administrativo: 10 dias Propositura de Ação Anulatória

Perguntas e Respostas frequentes (Fonte MTE) 1) O uso de registro de ponto eletrônico passou a ser obrigatório? Não. É facultado o uso de registro de ponto manual ou mecânico, conforme art. 74 da CLT. Contudo, se o meio eletrônico for adotado, deverão ser seguidas as instruções da Portaria MTE 1.510/2009. 2) Será permitido o registro de ponto pelo computador? Não, por constituir-se de meio eletrônico e desta forma, deverá ser feito obrigatoriamente por meio do REP.

Perguntas e Respostas frequentes 3) O MTE especificará um modelo de referência do REP? Não. Cada fabricante de equipamentos desenvolverá seu equipamento próprio, o qual deverá ser certificado por Órgãos técnicos credenciados pelo MTE. O MTE estabeleceu regras que devem ser seguidas, mas não especificou tecnologias para a implementação do REP. 4) O empregador poderá restringir o horário para a marcação do ponto? Não. Nenhuma restrição é permitida. A marcação deverá ser real.

Perguntas e Respostas frequentes 5) O que fazer para corrigir eventuais marcações incorretas? O Programa de Tratamento admitirá a inserção justificada de informações, seja para a inclusão de marcação faltante, seja para a assinalação de marcação indevida. Contudo, os dados originais permanecerão. 6) O REP poderá emitir apenas um comprovante de marcação por dia? Não. É obrigatória a emissão de um comprovante a cada batida.

Perguntas e Respostas frequentes 6) Como o empregador poderá saber se o REP é certificado? Os equipamentos certificados são cadastrados no MTE e poderão ser consultados no site do Órgão. 7) Haverá cadastramento dos fornecedores de programas de tratamento de registros de ponto eletrônico? Não. Estes deverão apenas entregar ao empregador usuário Atestado Técnico e Termos de Responsabilidade, que deverá permanecer arquivado à disposição da Inspeção do Trabalho.

Perguntas e Respostas frequentes 8) O empregador poderá desenvolver seu próprio Sistema de Registro de Ponto Eletrônico (SREP)? Sim, desde que atendidos todos os requisitos previstos na Portaria. No Caso do REP, este deverá seguir todos os procedimentos de certificação do equipamento e cadastramento no MTE. O Programa de Tratamento também poderá ser criado pelo empregador, neste caso o responsável técnico assinará o Atestado Técnico e Termo de Responsabildade, previsto na Portaria, o qual ficará disponível para a fiscalização do trabalho. 9) A marcação do ponto poderá ser feita remotamente? Não. As marcações de ponto só poderão ser efetuadas diretamente no REP pelo empregado.

Perguntas e Respostas frequentes 10) O REP pode ter a função de catraca eletrônica ou fazer parte dela? Não. O art. 3º prescreve que o REP será usado exclusivamente para o registro de ponto, portanto não pode ter outras funcionalidades. 11) Uma empresa poderá utilizar sistema eletrônico em um setor/ estabelecimento e manual em outro? Sim. A Portaria 1.510 disciplina apenas o sistema eletrônico. Não cria nenhuma restrição à utilização desses sistemas manuais e mecânicos.

Perguntas e Respostas frequentes 13) Uma empresa terceirizada poderá utilizar o REP da tomadora de serviço para a marcação da jornada dos seus trabalhadores que prestam serviços no local da contratante? Não. A Portaria não prevê mais de um empregador por REP. 14) A Portaria aplica-se a trabalhadores não regidos pela CLT? Não. 15) O REP poderá ser programado para fazer automaticamente o ajuste para o horário de verão? Sim. O Ajuste deverá ser registrado na Memória do Registro de Ponto.

Perguntas e Respostas frequentes 16) Serão definidas as justificativas que serão aceitas para as correções de marcações no Programa de Tratamento? Não. Serão de inteira responsabilidade do empregador. 17) As pausas previstas em normas regulamentadoras aplicáveis a algumas categorias de trabalhadores, devem ser marcadas no REP? Não. Essas pausas não constituem intervalo de repouso/alimentação, mas sim pausas que visam garantir a saúde do trabalhador. O empregador deverá utilizar outra forma de controle das pausas para demonstrar o cumprimento da citada norma.

Perguntas e Respostas frequentes 18) O REP poderá ser mudado de estabelecimento? Sim. O REP poderá ser movimentado, desde que essa alteração/informação seja assinalada no equipamento. 19) O empregador que já utiliza o ponto eletrônico pode voltar a utilizar o sistema manual ou mecânico de anotação de jornada? Sim. 20) Os estabelecimentos com até 10 empregados, portanto, desobrigados do registro de ponto, se optarem pelo registro eletrônico, deverão seguir a Portaria 1.510? Sim.

Perguntas e Respostas frequentes 21) Em uma empresa que possui várias filiais, o empregado da matriz pode efetuar as marcações no REP e vice-versa? Sim, desde que o Programa de Tratamento considere as marcações obtidas em todos os REPʼs da empresa, onde tenha havido consignação por aquele empregado. 22) O empregador que utiliza o REP é obrigado a fornecer ao empregado cópia do espelho de ponto? O empregado tem de assinar esse documento? Não para as duas situações.

Perguntas e Respostas frequentes 23) Um mesmo empregador poderá ter 2 equipamentos de relógio de ponto, no mesmo CNPJ? Sim. O empregador deverá dimensionar de acordo com a quantidade de empregados, quantos equipamentos serão utilizados. 24) Uma empresa poderá alugar o REP de terceiros para utilização em seu estabelecimento? Não. O REP contém a MRP - Memória de Registro de Ponto, que se constitui em documento fiscal, e, portanto, deve estar sob a guarda do empregador pelo prazo legal.

Perguntas e Respostas frequentes 25) Caso o empregado esqueça de marcar entrada/saída, a empresa é obrigada a incluir a marcação faltante? Sim, se o empregado trabalhou, tem de haver, no Programa de Tratamento, a inclusão da marcação que o empregado deixou de fazer, com a respectiva motivação. 26) Os exercentes de cargos de confiança como diretores, presidentes, gerentes e outros são liberados do controle de frequência. Mesmo assim eles deverão ser cadastrados no REP? Não. Os empregados regularmente enquadrados no artigo 62 da CLT não precisam ser registrados na REP, pois eles estão fora do alcance de todo o capítulo da CLT, que trata de jornada de trabalho.

Perguntas e Respostas frequentes 27) Uma vez que o trabalhador será identificado no REP pelo PIS, como fazer com o trabalhador recém admitido que ainda não possui número de PIS? Para o empregado de primeiro emprego, caso não possua o número do PIS nos primeiros dias de trabalho, o controle poderá ser feito manual ou mecanicamente até que ele receba o seu número de PIS.

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