MÓDULO ADMISSÃO REGISTRO DE EMPREGADOS 1.4
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- Lucas Gabriel Cavalheiro Marroquim
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1 MÓDULO 1 ADMISSÃO 1.4 REGISTRO DE EMPREGADOS
2 DEPARTAMENTO DE PESSOAL MANUAL DE PROCEDIMENTOS SUMÁRIO ASSUNTO PÁGINA 1.4. REGISTRO DE EMPREGADOS INTRODUÇÃO OBRIGATORIEDADE EQUIPARAÇÃO EMPREGADOS DOMÉSTICOS ESTAGIÁRIOS DIRETORES NOMEADOS TRABALHADOR TEMPORÁRIO LEI LEGALIZAÇÃO DO LIVRO OU FICHAS REQUISITOS MÍNIMOS MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA SERVIÇO EXTERNO CENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS MUDANÇA DE SISTEMA READMISSÃO OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO LOCAL DE TRABALHO PRESTADORES DE SERVIÇO EXTRAVIO SISTEMA INFORMATIZADO FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA Período a ser Fiscalizado SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES FISCALIZAÇÃO CONJUNTA PENALIDADES EXEMPLO FASCÍCULO 1.4
3 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO DE PESSOAL 1.4. REGISTRO DE EMPREGADOS INTRODUÇÃO O registro de empregados sempre foi um meio utilizado para comprovação de tempo de serviço perante a Previdência Social, servindo também para provar a vinculação entre empregado e empregador. Com a mudança na legislação previdenciária, em que as aposentadorias deixaram de ser concedidas por tempo de serviço, passando a ser concedidas por tempo de contribuição, os registros também podem ser utilizados como prova do tempo de contribuição, pois se há o vínculo empregatício, obrigatoriamente tem de haver a contribuição previdenciária. Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como através de sistema de processamento eletrônico de dados OBRIGATORIEDADE As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços, estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados, que retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livros ou fichas próprios. Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais EQUIPARAÇÃO A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, às instituições beneficentes, às associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores em geral EMPREGADOS DOMÉSTICOS Aqueles que admitirem empregados domésticos, assim considerados os que prestam serviços de natureza contínua e de finalidade não lucrativa à pessoa ou à família, no âmbito residencial destas, estarão excluídos do cumprimento desta obrigação. A exclusão de registro no livro ou ficha não exime o empregador doméstico da obrigatoriedade de proceder às anotações respectivas na Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado doméstico ESTAGIÁRIOS As empresas que contratarem estagiários ficarão, em relação a estes, excluídas da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício DIRETORES NOMEADOS Os diretores que forem nomeados por assembléia de Sociedade Anônima, vindo a ter poder de gestão, ficam excluídos da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício entre eles e a empresa TRABALHADOR TEMPORÁRIO O trabalhador temporário, que é aquele que presta serviço com finalidade de atender à necessidade transitória de uma empresa, não é regido pela CLT, não tendo, portanto, de ser registrado no livro de registro da empresa de trabalho temporário, tampouco no da empresa tomadora dos serviços. As condições de seu contrato de trabalho serão anotadas na Carteira de Trabalho e Previdência Social LEI Os empregados contratados por prazo determinado com base na Lei 9.601/98 devem ser obrigatoriamente registrados pela empresa. FASCÍCULO 1.4 3
4 DEPARTAMENTO DE PESSOAL MANUAL DE PROCEDIMENTOS LEGALIZAÇÃO DO LIVRO OU FICHAS Desde , com base na Lei /2001, deixou de existir a obrigatoriedade da autenticação do livro ou fichas de registro de empregados, inclusive do livro ou fichas em continuação. Assim, com essa alteração na legislação, as empresas não precisam mais aguardar a visita da fiscalização para que sejam autenticados seus livros ou fichas de registros. Cabe ressaltar que enquanto não houver a contratação de empregados, a empresa não está obrigada a ter livro ou fichas de registro, bem como os fiscais não podem exigir que os mesmos sejam apresentados em branco REQUISITOS MÍNIMOS O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas ou livros, de qualquer dimensão, incluir informações que desejar, desde que relevantes para o exercício profissional e que não firam a privacidade e a intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mínimos indispensáveis: a) nome do empregado; b) data de nascimento; c) filiação; d) nacionalidade e naturalidade; e) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); f) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP); g) data de admissão; h) cargo e função; i) remuneração; j) jornada de trabalho; l) férias; e m) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver. O registro do empregado deve estar atualizado e obedecer a numeração seqüencialmente por estabelecimento MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a cumprir todas as obrigações concernentes ao registro de empregados DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratação. Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa para seu registro é a Carteira de Trabalho e Previdência Social. Entretanto, apesar de a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a apresentação de outros documentos, que julgar necessários à vida funcional do empregado, como certidões de casamento e nascimento dos filhos; certificado de reservista, CPF, RG, Registro Profissional, dentre outros. A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as informações necessárias. Cabe ressaltar que o MTE proibiu ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente: certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez SERVIÇO EXTERNO No caso de o empregado que exerce atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, tal condição deve ser anotada no registro de empregado. Esta anotação poderá ser feita no espaço destinado a observações CENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO O Ministério do Trabalho e Emprego, através da Portaria 41 MTE/2007, determinou que o empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de 4 FASCÍCULO 1.4
5 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO DE PESSOAL identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função. A exibição dos documentos sujeitos à centralização deverá ser feita no prazo de 2 a 8 dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada, por exemplo, na ficha originária do registro, efetuando-se novo registro na ficha correspondente ao local de trabalho para onde o empregado foi transferido, no qual constará a data primitiva do início do seu contrato de trabalho, observando-se, ainda, a data da transferência. Nesse caso, é aconselhável que se anexe, ao novo registro, cópia autenticada da ficha ou folha originária do registro ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS Quando se esgotarem os espaços para anotações na ficha de registro de empregados, a empresa deve providenciar a abertura de ficha de continuação, que receberá o mesmo número daquela que se esgotou. Em se tratando de livro, as anotações podem continuar a ser feitas em outra folha, sendo que, nesse caso, conseqüentemente, a nova folha deve ter numeração diferente da anterior. Estes procedimentos não são necessários para os casos em que a empresa adote controle único centralizado MUDANÇA DE SISTEMA A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento para que o empregador altere o sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, o empregador deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a observações que a continuação das anotações passará a ser realizada no novo sistema. Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo sistema, devendo este seguir sua numeração seqüencial READMISSÃO A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa. Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO A legislação determinava que o registro de empregados devia permanecer nos locais de trabalho para ser exibido aos encarregados da fiscalização, quando solicitado. Contudo, com a edição da Portaria 41 MTE/2007 essa exigência deixou de prevalecer, tendo em vista a possibilidade do empregador centralizar o registro de empregados, conforme analisado no item anterior LOCAL DE TRABALHO Considera-se local de trabalho, a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades PRESTADORES DE SERVIÇO O registro de empregados de empresas prestadoras de serviços poderá permanecer na sede da contratada, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função. FASCÍCULO 1.4 5
6 DEPARTAMENTO DE PESSOAL MANUAL DE PROCEDIMENTOS EXTRAVIO A DRT-RJ orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas dever ser obtido, mediante requerimento em duas vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituirá processo próprio e será submetido à apreciação do órgão SISTEMA INFORMATIZADO A empresa pode efetuar o registro de empregados através de sistema informatizado. O empregador deve observar os procedimentos analisados no item anterior. Ressaltamos que em função da publicação da Portaria 41 MTE/2007 que revogou a Portaria MTb/95, ficaram prejudicadas as normas constantes dos itens , , e do Fascículo anterior FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA O sistema informatizado deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados. As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos Período a ser Fiscalizado O sistema deve possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 meses. As informações anteriores a 12 meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES Optando pelo sistema informatizado, o empregador garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, obrigando-se a: a) manter registro individual em relação a cada empregado; b) manter registro original individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; c) assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório ou meio magnético FISCALIZAÇÃO CONJUNTA Como existe campo de ação comum entre o Ministério do Trabalho e Emprego eodaprevidência Social, especialmente no confronto entre a presença física dos empregados nas dependências da empresa eoseu respectivo registro, podem ser estabelecidos planos de ação conjunta para visita e inspeção às empresas PENALIDADES A empresa com empregado não registrado ficará sujeita a multa de valor igual a R$ 402,53, por empregado não registrado. Em cada reincidência, a multa será acrescida de igual valor. As demais infrações concernentes ao registro de empregados sujeitarão o empregador à multa, aplicada pela fiscalização do trabalho, de valor igual a R$ 201,27 dobrada na reincidência EXEMPLO Utilizando dados hipotéticos, demonstramos o registro de um empregado na ficha 20 do segundo grupo de fichas de determinada empresa. O modelo de ficha utilizado contém mais informações do que o exigido pela legislação. 6 FASCÍCULO 1.4
7 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO DE PESSOAL REGISTRO DE EMPREGADOS COLCHOARIA SÃO JUDAS TADEU LTDA.... EMPREGADOR RUA DO ROSÁRIO, 170 CENTRO SP... ENDEREÇO NÚMERO DE ORDEM 20 NOME: MARCOS ANTUNES DA SILVA... NÚMERO DE MATRÍCULA 121 FILIAÇÃO: PAI PEDRO DA SILVA... MÃE VERA LÚCIA ANTUNES DA SILVA... AUTENTICAÇÃO CTPS SÉRIE CERT. DE RESERVISTA CATEGORIA TÍTULO DE ELEITOR Nº Nº ª DATA DO NASCIMENTO NACIONALIDADE ESTADO CIVIL LOCAL DO NASCIMENTO ESTADO BRASILEIRO... CASADO SÃO PAULO SP QUANDO ESTRANGEIRO: DATA QUE CHEGOU AO BRASIL.../.../... Nº CARTEIRA... É NATURALIZADO?... É CASADO COM BRASILEIRA?.. TEM FILHOS BRASILEIROS?. FOTO ENDEREÇO RUA AMÉRICA, 60 BRÁS SP.. MUDANÇA DE ENDEREÇO.. MUDANÇA DE ENDEREÇO.. MUDANÇA DE ENDEREÇO.. D E P E N D E N T E S NOME ENDEREÇO PARENTESCO MARÍLIA BORGES DA SILVA... MIRIAN BORGES DA SILVA... RUA AMÉRICA, 60 BRÁS SP... RUA AMÉRICA, 60 BRÁS SP... ESPOSA... FILHA DATA DA ADMISSÃO DATA DO REGISTRO NATUREZA DO CARGO SEÇÃO SALÁRIO INICIAL COMISSÕES TAREFA FORMA DE PAGAMENTO VENDEDOR... COMERCIAL R$ 980,00 MENSAL HORÁRIO DE TRABALHO CADASTRO PESSOA FÍSICA (CPF) PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) ENTRADA REFEIÇÃO SAÍDA 9:00 12:00 às 13: :00 DESCANSO SEMANAL DOMINGO CADASTRO EM 10/08/1979 SOB Nº LOCAL DE TRABALHO IDENTIFICAÇÃO DA CONTA DO FGTS Nº RUA DO ROSÁRIO ASSINATURA DO EMPREGADO FASCÍCULO 1.4 7
8 DEPARTAMENTO DE PESSOAL MANUAL DE PROCEDIMENTOS FÉRIAS REFERENTES AO PERÍODO DE GOZADAS TRANSFERÊNCIA INÍCIO FIM DATA PARA SECÇÃO ALTERAÇÕES CONTRATUAIS MOTIVO º GRAU POLÍTICA DE VENDAS...INSTRUÇÃO... HABILIDADES E CONHECIMENTOS PROMOÇÕES REAJUSTES DATA DE PARA FORMA DE PAGAMENTO DATA DE PARA FORMA DE PAGAMENTO OBSERVAÇÕES FASCÍCULO 1.4
9 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO DE PESSOAL ACIDENTES DE TRABALHO E DOENÇA PROFISSIONAL AVISO NÚMERO DATA LOCAL CAUSA DATA DE AFASTAMENTO DATA DA ALTA RESULTADO OBSERVAÇÕES FALTAS AO TRABALHO POR DOENÇA OUTROS MOTIVOS INÍCIO VOLTA DIAGNÓSTICO MÉDICO INÍCIO VOLTA ALEGAÇÃO FUNDAMENTAÇÃO LEGAL: Lei Complementar 123, de (Portal COAD); Lei 5.553, de (DO-U de ); Lei 5.859, de artigos 1º e 2º (DO-U de ); Lei 9.601, de (Informativo 03/98); Lei , de (Informativo 25/2001); Decreto-Lei 5.452, de Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) artigos 2º, 13, 1º do artigo 29, 41, 47, 48; 62 e 135 (Portal COAD); Decreto 4.552, de (Portal COAD); Decreto , de artigo 4º (DO-U de ); Portaria 41 MTE, de (Fascículo 14/2007); Portaria 290 MTb, de (Informativo 16/97); Portaria Interministerial MTb-MPAS, de (DO-U de ). FASCÍCULO 1.4 9
1.4 REGISTRO DE EMPREGADOS MÓDULO 1 ADMISSÃO
MÓDULO 1 ADMISSÃO 1.4 REGISTRO DE EMPREGADOS ESTE FASCÍCULO SUBSTITUI O DE IGUAL NÚMERO ENVIADO ANTERIORMENTE AOS NOSSOS ASSINANTES. RETIRE O FASCÍCULO SUBSTITUÍDO, ANTES DE ARQUIVAR O NOVO, PARA EVITAR
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