VIABILIDADE FINANCEIRA E OPERACIONAL PARA IMPLANTACAO CONTABILIDADE INTERNA: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ALIMENTOS Luciane Pradella 1 Luiz Carlos Schneider 2 INTRODUÇÃO Este estudo aborda a viabilidade financeira e operacional para implantação da contabilidade interna E pretende responde a seguinte questão problema: quais os procedimentos necessários para subsidiar o estudo de viabilidade financeira e operacional de implantação da contabilidade interna na empresa Vinomar? Por isso, esta pesquisa traz como, objetivo geral a descrição dos procedimentos que devem ser observados para a implantação da contabilidade interna verificando viabilidade financeira e operacional na empresa Vinomar. E para que o objetivo geral seja atingido, são propostos os seguintes objetivos específicos: definir os processos necessários para implantação da contabilidade interna e as estratégias de geração de informações a partir da confecção de relatórios gerenciais e financeiros que possam auxiliar aos gestores, elencar a estrutura e organização dos processos necessários para a implantação, levantar os custos necessários para implantação da contabilidade interna e apresentar a proposta de implantação da contabilidade interna. Explica-se tala proposta uma vez que, ao delimitar a função do contador apenas para o registro dos fatos ocorridos na empresa e ao atendimento da legislação é uma prática de muitas empresas. Tal atitude tende a se agravar quando a contabilidade é terceirizada e executada fora da empresa, que é o caso da empresa Vinomar a qual se refere este projeto de pesquisa. Na maioria das vezes, a documentação é enviada ao contador já com atraso, dificultando a agilidade de respostas. Logo, a contabilidade não tem a oportunidade de demonstrar seu verdadeiro papel, que é auxiliar no processo decisório. E hoje a contabilidade externa não disponibiliza à Vinomar, ferramentas financeiras e gerencias para que o gestor se utilize das análises das demonstrações contábeis, das demonstrações de resultado do exercício, juntamente com o fluxo de caixa e possa gerar 1 Aluna do Curso de Ciências Contábeis da FSG. 2 Professor Orientador TCC Estagio II
relatórios que possam monitorar melhor as despesas e aumentar sua receita econômica. Quando se tem esta ferramenta internalizada, isso pode ser evitado, pois no momento em que os fatos ocorrem dentro da empresa, elas são processadas e armazenadas, assim têm-se as informações imediatas, diferente de quando a contabilidade é externa. Por isso, a contabilidade deve ser vista como uma ferramenta essencial para a gestão das empresas e não somente um meio para atender às exigências legais. Diante disso, a contabilidade financeira deve ser utilizada como um instrumento de apoio à gestão, sendo um dos papéis do contador aproveitar as informações fornecidas pela contabilidade financeira para gerar conhecimento ao administrador (PADOVEZE, 2009). Desse modo, é necessário que o contador consiga mostrar ao administrador a importância da contabilidade dentro da organização como ferramentas de trabalho e que através do uso da análise das demonstrações contábeis, das demonstrações de resultado do exercício, juntamente com o fluxo de caixa o gestor conseguirá o auxílio que lhe é necessário para a sua a tomada de decisão para o crescimento de seu negócio. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA A contabilidade surgiu por volta de 4000 anos antes de Cristo, quando não existia moeda, escrita e número. Nessa época, os homens tiravam seu sustento através de rebanhos de ovelhas, possuíam conhecimentos para saber quando as árvores estavam secando, o frio estava chegando. Desta forma, antes da neve chegar, recolhiam as ovelhas e as protegia do frio. Passaram a se questionar de quanto seu rebanho crescia de inverno para outro, com ambições de riqueza, buscando ter o controle de rebanho (IUDICIBUS, 2008). Nesse momento, surgiu a função da contabilidade, com objetivo de avaliar a riqueza do homem. Segundo Iudícibus (2008, p. 30), Aqui entra a função da Contabilidade já no inicio da civilização: avaliar a riqueza do homem; avaliar os acréscimos ou decréscimos dessa riqueza. Pois o objeto da contabilidade é o patrimônio. Conforme Franco (2006, p. 21) o patrimônio é definido desta forma: O patrimônio é um conjunto de bens e obrigações vinculados a entidade econômico administrativa, e constitui um meio indispensável para que esta realize seus objetivos. Para alcança-los, a administração da entidade pratica atos de natureza
econômica e financeira, produzindo variações aumentativas e diminutivas na riqueza patrimonial. De acordo com Dannemann (2010), a contabilidade no Brasil foi regulamentada pelo decreto nº 9295 de 1946, e a profissão de contador tem suas atribuições definidas pela resolução 560, de 1983, do Conselho Federal de Contabilidade. O mercado de trabalho para os contadores são empresas industriais, comerciais e governamentais. O contador pode também lecionar para as classes de 1º, 2º e 3º Graus. A contabilidade pode ser aplicada as empresas comerciais, industriais, públicas, bancárias hospitalares, agropecuária, de seguros, entre outras. Os Usuários são pessoas que se utilizam da contabilidade e que se interessam pela situação da empresa e buscam na contabilidade as respostas. São gerentes, administradores, investidores, fornecedores, clientes, bancos, governo, empregados, sindicatos, concorrentes, etc., cada um buscando as informações que lhe interessa. A contabilidade se estrutura de diferentes formas para poder fornecer os diferentes tipos de informação, de acordo com cada empresa ou necessidade de apresentação aos gestores, usuários, ela pode ser financeira ou societária, gerencial, fiscal, ainda pode ser apurada internamente ou externamente. Por isso alguns passos devem ser observados para Implantação da Contabilidade Interna e também a estrutura física. A contabilidade é dividida em departamentos que são classificados de acordo com os serviços por eles desenvolvidos são eles: departamento contábil, departamento de pessoal, departamento fiscal. É necessário também, um sistema específico para poder apurar a contabilidade e suas obrigações, bem como área fiscal e outro para departamento pessoal. Para Lopes e Martins (2005), a existência de uma Contabilidade Gerencial, fiscal e financeira influentes, necessita-se de um bom sistema de Contabilidade Gerencial, o qual, segundo Atkinson et al.(2000, p.36) é conceituado como: [...] sistemas de informação que relatam os custos de atividades, processos, produtos, serviços e clientes da empresa, que são usados para uma variedade de tomadas de decisão e de melhorias de atividades. Desta forma, os principais objetivos de um sistema contábil, de acordo com Magalhães e Lunkes (2000, p. 34), são: o registro dos eventos que ocorrem na empresa, a acumulação dos dados conforme cadastro pré-definido pelos usuários da contabilidade e a
extração das informações em forma de relatórios e/ou consultas, para atender as necessidades. Um sistema gerenciador de informação deve objetivar como proteger os dados que são compartilhados, como estruturar dados, como minimizar impactos negativos, evitar erros e falhas em bases de dados, como atender a essas questões com qualidade e segurança operacional. E deve também objetivar a integridade dos dados, rapidez e flexibilidade no acesso de informações, sigilo e segurança de dados, padronização de dados (PADOVEZE, 2009). METODOLOGIA Considerando que o objetivo geral do estudo é a descrição dos procedimentos que devem ser observados para a implantação da contabilidade interna verificando viabilidade financeira e operacional na empresa Vinomar, foi utilizado o método da pesquisa exploratória. A pesquisa exploratória tem como propósito principal o aprimoramento de idéias ou a descoberta de intuições. Seu planejamento é bastante flexível e possibilita a consideração dos mais variados aspectos relativos ao fato estudado. A pesquisa exploratória envolve na maioria dos casos o levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado e ainda a análise de exemplos que estimulem a compreensão (SELLTIZ, 1967 apud GIL, 2007). Segundo Cervo, Bervian e Silva (2007, p. 57) pesquisa é uma atividade voltada para a investigação de problemas teóricos ou práticos por meio do emprego e processos científicos. Ela parte de uma dúvida ou um problema, e busca uma resposta ou uma solução por meio do uso de métodos científicos. Para Gil (2007, p.41) embora o planejamento da pesquisa exploratória seja bastante flexível, na maioria dos casos assume a forma de pesquisa bibliográfica ou estudo de caso. Ainda o estudo de caso como estratégia de pesquisa utiliza o modo exploratório que visa levantar questões e hipóteses para futuros estudos por meio de dados qualitativos (ROESCH, 2007). Por tanto foi utilizado o método qualitativo por se tratar de uma pesquisa onde o pesquisador saiu a campo para captar as perspectivas e interpretações das pessoas, pode-se dizer que se trata de uma abordagem qualitativa (ROESCH, 2007).
Segundo o estudo para a elaboração da pesquisa a coleta dos dados foi à entrevista em profundidade, assim a técnica utilizada foi à análise do conteúdo. A análise de conteúdo constitui uma metodologia de pesquisa que é utilizada usada para descrever e interpretar o conteúdo de toda classe de documentos e textos. Essa análise, conduzindo a descrições sistemáticas, qualitativas ou quantitativas, ajuda a reinterpretar as mensagens e a atingir uma compreensão de seus significados num nível que vai além de uma leitura comum (MORAES, 1999). Sendo a assim a pesquisa de campo para Lakatos e Marconi (2008, p.69) é aquela utilizada com o objetivo de conseguir informações e conhecimentos acerca de um problema para o qual se procura uma resposta. a técnica utilizada para a coleta de dados deste estudo foi a entrevista. A entrevista em profundidade é a técnica fundamental da pesquisa qualitativa. Seu objetivo primário é entender o significado que os entrevistados atribuem a questões e situações em contextos que não foram estruturados anteriormente a partir das suposições do pesquisador (ROESCH, 2007). Desta forma a entrevista foi direcionada a direção da empresa e a contabilidade externa, buscando levantar dados para poder responder ao objetivo geral e os específicos desta pesquisa. APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS Notou-se que a contabilidade, no atual momento, tem um papel importante, pois, a escrituração das operações da empresa deve ser precisa, ágil, confiável e atualizada. A constante mudança na legislação brasileira exige que o departamento esteja sempre atualizado com as leis. Entre os principais resultados, destaca-se o levantamento dos custos da aquisição do Software, a manutenção mensal, o custo de mão de obra da equipe do setor contábil, bem como os encargos com impostos para empresa de INSS e FGTS. Foi possível, evidenciar que a contabilidade externa não disponibiliza à Vinomar hoje, ferramentas financeiras e gerencias para que o gestor se utilize das análises das demonstrações contábeis, das demonstrações de resultado do exercício, juntamente com o fluxo de caixa para gerar relatórios que possam lhe monitorar melhor as despesas e aumentar sua receita econômica.
Sendo assim pode se concluir que conforme resposta do diretor, hoje a contabilidade externa deixa aquém grande parte dos objetivos da contabilidade, uma vez que as informações contábeis devem servir para tomada de decisão e devem alcançar os objetivos da Contabilidade, que, segundo Iudícibus e Marion (2008, p.53), consiste em: [...] fornecer informação estruturada de natureza econômica, financeira e, subsidiariamente, física, de produtividade e social, aos usuários internos e externos à entidade". Ainda após a analise das respostas, percebeu-se que o gestor tem grande expectativa com relação a implantação da contabilidade interna, pois acredita que esta venha lhe trazer mais informações que possam lhe ser úteis para tomada de decisão e crescimento de seu negócio. CONSIDERAÇÕES Após analisado este estudo de caso foi possível definir as estratégias de geração de informações a partir da confecção de relatórios gerenciais e financeiros que possam auxiliar aos gestores, pois se verificou que a contabilidade assumido um papel de extrema importância na geração de informações estratégicas, a visão deste departamento sobre a organização evoluiu do nível fiscal para o gerencial e que também está ligada ao financeiro de forma que ambos se beneficiem com os dados e informações, que são transformando relatórios em instrumentos de gestão para a tomada de decisões. Que o papel do contador dentro da empresa tornou-se estratégico, pois, além de apurar o resultado através da contabilidade, deve ter uma visão ampla do negócio e capacidade de inter-relacionamento com os gestores que os profissionais desta área precisam ter uma visão sistêmica do negócio, visando objetivos fiscais e gerenciais e que este departamento presta grande suporte a todos os departamentos da empresa. Ainda foi possível definir os processos necessários para implantação da contabilidade interna, pois para se ter ela internalizada é preciso de uma estrutura tanto de pessoas capacitadas quanto de um bom software que possam ser interligado ao sistema de gestão da empresa para importação das informações, ainda é necessário uma estrutura física, espaço específico para alocar este novo setor, bem outro espaço para armazenar os documentos apurados.
Também foi possível levantar os custos necessários para implantação da contabilidade interna, foi encontrados como o presidente do Sescon-SP valores em torno de 80 % a mais do que os pagos pela empresa hoje a contabilidade externa. Os custos para se ter a contabilidade na empresa Vinomar entre mão de obra do contador e seu assistente com impostos, o software contábil com o valor de manutenção mensal e custo de implantação poderá variar de 105 a 107 mil reais, pois dependerá de qual empresa de sistemas a Vinomar irá contratar. Diante de todos os pontos apontados pelo diretor, os custos levantados e os ganhos demonstrados a percebeu-se que viabilidade operacional será uma medida do grau para de adequação e solução dos problemas e que valem a pena serem resolvido pois ela terá ganhos intangíveis que ajudarão na gestão da empresa. Por tanto. considera-se que os objetivos propostos neste estudo de caso foram alcançados, demonstrando assim que a contabilidade é de fundamental importância na tomada de decisões na gestão das empresas. Também contribuiu para fins de análise e avaliação com informações sobre procedimentos operacionais e de investimentos financeiros que devem ser adotados por organizações de pequeno e médio porte para implantação da contabilidade interna e seus possíveis impactos para a gestão destas organizações. REFERÊNCIAS ATKINSON, Anthony A. et al. Contabilidade gerencial. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2008. CERVO, Amando Luiz; BERVIAN, Pedro Alcino; SILVA, Roberto da. Metodologia Científica. 6. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall,2007. DANNEMANN, Fernando Kitznger.SP.2010. Dia 22 de setembro, dia do contador. Conheça a historia deste dia especial: SESCON-SP, 2010. Disponível em: <http://sescon.org.br/template.php?pagina=neocast/read&id=11462§ion=13>. Acesso em: 14 abril. 2012. FRANCO, Hilário. Contabilidade geral. 23. Ed. São Paulo: Atlas, 2006. GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, 2002. GIL, Antônio Carlos. Como Elaborar Projetos de Pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2007.
IUDICIBUS, Sergio de; MARION, Jose Carlos. Introdução à teoria da contabilidade para o nível de graduação. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008. LOPES, Alexsandro Broedel; MARTINS, Eliseu. Teoria da contabilidade : uma nova Abordagem. São Paulo: Atlas, 2005. MAGALHÃES, Antônio de D. F.; LUNKES, Irtes C. Sistemas contábeis o valor informacional da contabilidade nas organizações. São Paulo: Atlas, 2000. MORAES, Roque. Análise de conteúdo. Revista Educação, Porto Alegre, v. 22, n. 37, p. 7-32, 1999.. Disponível em:< http://cliente.argo.com.br/~mgos/analise_de_conteudo_moraes.html> Acesso em: 23 de nov.2012. MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Técnicas de pesquisa: Planejamento e execução de pesquisas, amostras e técnicas de pesquisa, elaboração, análise e interpretação dedados. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2008. PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. 5. Ed. São Paulo: Atlas, 2009. ROESCH, S. M. A. Projetos de estágio e de pesquisa em administração: guia para estágios, trabalhos de conclusão, dissertações e estudos de caso. 3.ed. São Paulo : Atlas, 2007. SESCONSP. Como decidir entre contabilidade própria ou terceirizada. Disponível em:< http://www.sesconsp.org.br/template.php?pagina=neocast/read&id=13964§ion=6.htm> Acesso em: 02 de junho.2012. Palavras-Chave: Contabilidade. Contabilidade Interna. Viabilidade Financeira e Operacional.