Objetivo: Orientar sobre a contratação única UFRGS para manutenção ar condicionado. Motivação TCU fracionamento despesa; Suinfra gestão técnica e controle saldo; Passo a passo como solicitar. Março/2016
Gestão espaço físico descentralizada 400.000 m2 área construída; Mais de 300 edificações; Cinco Campus + prédios dispersos; Porto Alegre/Eldorado/Tramandaí/Imbé Mais de 5.000 servidores; 1 eng. Mecânico manutenção SUINFRA; Nenhum posto terceirizado técnico em refrigeração.
CONTRATO 006/2016 Portal do servidor Gestão/PROPLAN/Contratos/ buscar contrato Cópia pdf e apostilas nome fiscais; Ler contrato anexo 1 termo referência; Compreender a PLANILHA ORÇAMENTÁRIA; Itens disponíveis para solicitar.
19 itens disponíveis PORTO ALEGRE: Serviços itens 01 a 08 Compressor itens 17 a 19 LITORAL/ELDORADO: Serviços itens 09 a 16 Compressor itens 17 a 19
Materiais e Serviços Itens 01 a 16: Todos os materiais, insumos e equipamentos necessários estão inclusos para a completa execução do serviço. Descrição dos serviços quadro folha 9 10 11. Itens 17 a 19: fornecimento compressor (somente material). Exemplo: Split não refrigera; Solicita item 01/09 visita técnica; SUINFRA registra e autoriza contratar; Contratada diz que precisa trocar condensador 12.000 BTU; Solicita item 17 material e item 08/16 serviço instalação. SUINFRA registra e autoriza contratar.
O contrato é uma caixa fechada Desenho para atender demandas qualitativas conforme histórico de 24 meses; Solicitação somente dos itens contratados; Contratada pode ter papel de consultora técnica visita técnica - para preencher exatamente os itens do contrato que necessita para realizar a manutenção demandada; Avaliação é da Unidade; Patrimônio da Unidade; Gestão do equipamento é da Unidade.
GARANTIA Conforme folha 13 do contrato: Serviços prestados tem garantia de 90 dias contra defeitos ou falhas de execução; Peças, componentes e acessórios terão garantia de 12 meses contra defeitos; Função do fiscal/unidade a decisão de: Acionar a garantia; Analisar retorno da contratada sobre a patologia SER garantia ou tratar-se de OUTRA MANUTENÇÃO; Decidir por encaminhar à PROPLAN solicitação de sanções cabíveis, conforme contrato exige.
GESTÃO DA UNIDADE Exemplo: Split não liga; Solicita SUINFRA visita técnica (itens 01/09); Contratada orienta solicitar MANU NIVEL II; Solicita SUINFRA manu nível II; Contratada executa e split liga mais não refrigera; EXECUTA GARANTIA? Contratada manifesta que somente após aparelho LIGAR é possível verificar que o COMPRESSOR precisa trocar; - Aq UNIDADE verifica CUSTO R$ de compressor + instalação; ue UNIDADE decide se quer continuar manutenção ou ci opta por abortar manutenção ou adquirir novo equipamento. me nto ; -
Prazo de atendimento 3 dias úteis após e-mail da UNIDADE à CONTRATADA Somente APÓS autorização SUINFRA em processo administrativo: Unidade verifica a existência de empenho prévio para SUA contratação; Com vistas ao empenho, aciona a CONTRATADA via e-mail
Prazo de atendimento 3 dias úteis após e-mail da UNIDADE à CONTRATADA Email da contratada: manutencao03.rs@ivai-ar.com.br adm03.rs@ivai-ar.com.br engenharia.rs@ivai-ar.com.br manutencao.rs@ivai-ar.com.br
Princípio da razoabilidade 03 dias úteis após e-mail da Unidade a Contratada chega para atender chamado; Segunda a sexta das 8:00h as 18:00h; 02 dias úteis para restabelecer o funcionamento no local; 05 dias úteis para restabelecer o funcionamento levando o equipamento embora (autorizado pela Unidade). Fiscal/Unidade realiza o controle dos prazos e analisa/aprova possíveis adaptações conforme razoabilidade. Fiscal/Unidade solicita PROPLAN sanções cabíveis conforme prevê contrato. Toda a UFRGS encontra-se iniciando a execução de mesmo contrato.
PAGAMENTO Fiscal/Unidade: Obrigatoriamente para enviar e-mail à CONTRATADA precisa ter acesso ao empenho prévio PROPLAN e autorização SUINFRA; Orientar a CONTRATADA do local e horários para entrega da NF; Receber da CONTRATADA a NF dos serviços prestados; Contatar CONTRATADA sobre divergência na NF entregue; Verificar necessidade de encaminhar pedido de sanções cabíveis PROPLAN; Encaminhar para pagamento certificar SEI PROPLAN; Acompanhar o pagamento PROPLAN.
SUINFRA Gestão técnica a distância Abrir processo administrativo: Formulário para autorização SUINFRA; 5 patrimônios por formulário (máximo); Apostila fiscais da PROPLAN; Ficha de atendimento ; NOVO Formulário para autorização SUINFRA; Mesmo processo acompanha o histórico da manutenção dos equipamentos. Termo recebimento único TRP/TRD.
URGÊNCIA VIDA EM RISCO Invistam na manutenção preventiva; Executem a gestão do patrimônio da sua Unidade juntamente com o DEPATRI/PROPLAN; Gestão: planejar, controlar, organizar e dirigir.
Site SUINFRA Presente apresentação; Desenho do processo; Passo a passo de como solicitar autorização; Formulário para autorização SUINFRA; Ficha de Atendimento; Modelo de Termo Recebimento único TRP/TRD.
Março/2016