Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Encontro Internacional de Arquivos Da Produção à Preservação Informacional: desafios e oportunidades Évora, 3 e 4 de outubro de 2014
1. Preservação digital: principais fatores a considerar 2. Digitalização de documentos vs criação de objetos nado-digitais 3. Estratégias e medidas adotadas 4. Principais desafios até à concretização do Plano de Preservação Digital
Évora, Abril 03-10-2014 de
Produção de objetos digitais: - Digitalização de documentos - Criação de objetos nado-digitais
Produção de objetos digitais: digitalização de documentos Exemplos de aplicação: Digitalização de documentos à guarda do Arquivo Digitalização de documentos em papel que dão entrada em sistemas de informação do Município
Produção de objetos digitais: - Digitalização Suporte original analógico e informação recuperável, na maior parte dos casos Muita informação disponível Requisitos identificados, testados e implementados
Produção de objetos nado-digitais Exemplos: Produção de registos em sistemas de informação Produção de documentos autenticados digitalmente (Gestão Documental; Plataformas eletrónicas ) Fotografia digital Convites eletrónicos
Produção de objetos nado-digitais: Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional Tentação de replicar os procedimentos do papel no digital Legislação e regulamentação insuficientes Crescimento exponencial Riscos acrescidos
O r d e n a r o c a o s Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Produção de objetos NADO-digitais: AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE
Preservação Seleção Produção/Captura Independentemente da forma como são gerados, os objetos digitais têm que ser geridos, desde o momento da sua produção e mantidos (apenas) enquanto são necessários.
Vários fatores e intervenientes decisivos para a preservação da informação digital Utilizadores/ Produtores de informação Aplicações Sistemas de informação Objetos digitais Legislação Metainformação Tecnologias Normas Arquivo Formatos Repositório
Objetos digitais: COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO? AUTENTICIDADE ACESSIBILIDADE LEGIBILIDADE INTEGRIDADE
Objetos digitais Évora, Abril 03-10-2014 de AUTENTICIDADE? ACESSIBILIDADE? LEGIBILIDADE? INTEGRIDADE?
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO MIGRAÇÃO ADOÇÃO DE FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO ARMAZENAMENTO EM REPOSITÓRIO DE PRESERVAÇÃO
MIGRAÇÃO DE INFORMAÇÃO estruturante para a atividade do Município Registo de correspondência (em curso) Deliberações do Município (em curso) Fotografia digital do Gabinete de Comunicação do MO (em fase de testes)
MIGRAÇÃO - Registos de Correspondência (c. 1 486 000 registos, 2000-2012) - Deliberações do Município (c. 9 000 registos e c. 28 000 anexos, 2007-2013)
MIGRAÇÃO - Registos de Correspondência - Deliberações do Município METODOLOGIA Mapeamento e migração de dados Migração dos objetos digitais associados a cada registo
MIGRAÇÃO Fotografia digital METODOLOGIA Mapeamento dos metadados embebidos nos objetos digitais e respetiva migração para campos específicos da base de dados Migração dos documentos associados a cada registo
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO FORMATOS DE PRESERVAÇÃO 1. Desde o momento da produção dos objetos digitais 2. Através da conversão para formatos de preservação que assegurem a permanência das características dos documentos originais
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A Documentos recebidos pelo Município - Submetidos pelos munícipes, autenticados por assinatura digital - Produzidos internamente, assinados digitalmente
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A Documentos produzidos pelo MO, assinados digitalmente com cartão do cidadão Não há necessidade de conversão do documento assinado para um formato de preservação, evitandose comprometer a integridade e autenticidade do documento
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NEF formato proprietário - Nikon NEF DNG DNG formato aberto - ADOBE
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários - Pode de não ser possível manter o formato a longo prazo, na ausência ou por decisão do proprietário (falência, descontinuação, etc.) - Encriptação de dados num formato específico, levando à obrigatoriedade de utilização do software proprietário para processamento dos dados
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários DNG Digital Negative - Especificação que normaliza os dados RAW, permitindo ultrapassar as dificuldades criadas pelos formatos exclusivos de cada proprietário.
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF Documentos textuais à guarda do Arquivo Documentos expedidos, digitalizados pelos vários serviços, depois de assinados PDF/A Documentos recebidos, registados e digitalizados pelo Expediente
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF Documentos gráficos até A2 Documentos fotográficos JPEG Não se tratando de um formato de preservação, foi a solução encontrada para a digitalização de documentos de grande formato (exº: plantas, mapas, cartazes, etc.)
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenciais: MIP ISAD (G)/ ISAAR (CPF) Dublin Core [ISAD (G)>DC]
GESTÃO DOCUMENTAL METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA No momento da produção: Aplicação do Plano de Classificação (PCIAL) Sensibilização e implementação de uma gestão por processos Contextualização da produção dos documentos
METAINFORMAÇÃO No momento da produção: Plano de Classificação (PCIAL) Tabela de seleção Plano de Preservação Digital
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM Write Once Read Many Proteção da informação a partir da preservação de uma matriz digital Acesso a informação sem prejuízo da matriz digital, devido à criação de ficheiros de imagem de menor resolução para consulta (JPEG).
Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice
Implementação de ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO HARMONIZADAS Évora, Abril 03-10-2014 de AUTENTICIDADE ACESSIBILIDADE LEGIBILIDADE INTEGRIDADE
Obrigada! maria.gago@cm-oeiras.pt Évora, Abril 03-10-2014 de AUTENTICIDADE ACESSIBILIDADE LEGIBILIDADE INTEGRIDADE