Resumo Aula-tema 08: Controle de Estoques Segundo Moura (2004), a administração de estoques ganhou força no cenário das empresas competitivas. O que no passado das organizações era considerado uma estratégia de mercado, como por exemplo, ter estoques excedentes à demanda (para assegurar preços, faltas ocasionais, etc.), hoje é um indicador de custos que preocupa os gestores que têm uma visão global da estratégia da organização. A grande necessidade de se controlar os estoques deve-se aos ganhos com a minimização de custos para o setor, diminuição dos desperdícios e desvios, aumento da produtividade pela redução das paradas por falta de matérias-primas, entre outros. Entender a razão de estocar é o princípio da estratégia da gestão de estoques. Existe uma tendência em se garantir com estoques cheios que encobrem erros, porém isso impõe um ônus alto ao custo de todo o processo produtivo. Conceito e Princípios dos Estoques Chiavenato (2008, p. 115) define estocar como guardar algo para utilização futura. Mediante este conceito podemos refletir sobre alguns princípios básicos para o Controle de Estoques (CE), para que não se torne uma despesa indesejada e sem controle: 1. Determinar o que deve permanecer em estoque (com a justificativa clara do porquê); 2. Determinar quando se deve reabastecer o estoque, levando em conta as prioridades; 3. Determinar o lote econômico a ser estocado, garantindo o abastecimento em determinado período e evitando excessos desnecessários; 4. Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades que garantam qualidade no momento de uso, como refrigeração adequada se necessário, cuidado com umidade, pó, danos na embalagem, contaminação, entre outros; 5. Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre sua posição, para que a organização esteja informada e tranquila de
que há estoques suficientes para atender a produção e em quantidade justa para não onerar os estoques; 6. Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; e 7. Identificar e retirar do estoque os itens danificados, que não serão usados e ainda fazem parte da conta dos estoques. Chiavenato (2008, p. 115) alerta também que a responsabilidade pelo estoque se dilui por toda a empresa e por quase todos os níveis hierárquicos de sua administração. Tipos de Estoques Os estoques são divididos em cinco classes, sendo que alguns são mantidos em um almoxarifado, outros nas unidades produtivas aguardando processamento. Chiavenato (2008, p. 116) e também o SEBRAE (2012) classificam e alocam os estoques da seguinte forma: matéria-prima, produto em processo e em trânsito, produtos semiacabados e produtos acabados. Ordens utilizadas no Controle dos Estoques Já estudamos nas aulas anteriores a importância das Ordens no PCP. Não poderia ser diferente quando o assunto é estoques. Para o controle da movimentação dos estoques são usadas Ordens, como as descritas a seguir: a) Ordem de Compra (OC): decisão de compra de matéria-prima; b) Requisição de Materiais (RM): comunicação que solicita matéria-prima ou materiais ao almoxarifado; c) Ordens de Produção (OP): comunicação da decisão da produção; d) Ordem de Montagem (OM): autorização para o início da montagem, liberando o estoque de produtos dos subconjuntos. Sistemas de Controle de Estoques Estoques são necessários, sejam eles de segurança ou para atender à produção, porque possibilitam um melhor nível de atendimento ao cliente e melhoram a competitividade da empresa frente à concorrência. Os custos, em
grande parte, são representados pelos estoques. O fluxo de produção deve ser mantido sem interrupção e o custo de manutenção dos estoques representa capital parado que poderia estar sendo usado para outro fim. Entre os sistemas de controle de estoque estão: 1. Kanban: como já estudado em aulas anteriores, o sistema otimiza o investimento em estoque, aumentando o uso dos meios internos da empresa, diminuindo as necessidades de capital investido. O kanban pode ser aplicado em qualquer atividade de movimentação ou estocagem de materiais. 2. Sistema duas gavetas: o sistema duas gavetas lembra o kanban de sinal. Utiliza a própria gaveta ou container para avisar ao centro produtor que uma nova quantidade de peças precisa ser enviada à produção. Para Shingo (1996), esses sistemas minimizam o material em processo e tornam a empresa ágil e capaz de responder ao cliente de forma rápida e eficiente. Moura (2004) completa que o sistema auxilia no processo de detecção de defeitos, pois impede que um item com defeito atravesse todas as etapas de produção. Um cuidado especial deve ser tomado, antes de se projetar e implantar esses sistemas: é necessário classificar as peças ou itens da empresa, porque cada sistema de controle da produção é indicado para determinado tipo de produto. Figura: Sistema duas Gavetas O Sistema de duas gavetas funciona assim: a caixa A acumula estoque suficiente para atender o período de reposição, mais o estoque de segurança. Na caixa B há estoque para o consumo previsto do período. As requisições são atendidas pelo estoque da caixa B. Quando zera o estoque da caixa B, a caixa A começa a atender com seu estoque e é solicitada a reposição. 3. Estoque de Segurança: Também conhecido como estoque mínimo, como o próprio nome diz, determina a quantidade mínima que existe no estoque. É uma das mais importantes informações para a administração do estoque, pois está diretamente ligado ao grau de imobilização financeira da empresa.
4. Lote Econômico de compra: Moura (2004) diz que os modelos de Lote Econômico de Compra (LEC) proporcionam medidas muito próximas a quantidade ideal de material a ser adquirida em cada reposição, em que os custos de manter e pedir estejam em equilíbrio justificando o gerenciamento do custo total dos estoques. 5. Milk Run: permite a introdução do sistema Just-in-Time para o controle de estoques, tendo também a redução dos custos de transportes. O sistema Just-in- Time tem como propósito a redução dos estoques de toda a cadeia de suprimentos, produção e distribuição física. Foi desenvolvido pelos japoneses, denominado Sistema Toyota de Produção. (SHINGO, 1996). 6. Sistema de Renovação Periódica: Chiavenato (2008, p. 119) refere-se ao sistema de Revisão Periódica como a renovação dos estoques realizada em períodos de tempo previamente estabelecidos. Cada item do estoque tem o período determinado para minimizar o custo da estocagem, sendo necessário apenas calcular os lead times de abastecimento de cada produto e aprovisionar os estoques naquele intervalo de tempo. 7. Estoque sem fim específico: utilizado para atender a um programa de produção que estabelece, com antecedência de vários meses, os níveis de produção, completa Chiavenato (2008, p. 119). É utilizado para atender a um plano de produção específico. A programação de reposição é predeterminada e imutável no período de 6 a 12 meses. A reposição de material neste sistema é baseada principalmente na Lista de Material (RM - Row Material) e na Programação Anual (AP - Annual Planning) Ficha de Controle de Estoque As fichas de controle de estoque possuem características e informações específicas para cada tipo de produto em estoque, mas sua função não muda para diferentes estoques. Essas fichas são utilizadas para o controle de estoque através de informações detalhadas de cada produto estocado. Segundo Zaccarelli (1973, p. 292), os principais objetivos das fichas de estoque são: Conhecer a disponibilidade dos produtos; Permitir análise, quando necessário, emitir um pedido de reposição; Conhecer o valor monetário do estoque e o custo de cada item;
Indicar desvios ou perdas de material. As fichas que constam valores são muito utilizadas para controle fiscal, porém o gestor da operação pode, por meio delas, classificar os itens de maior relevância em termos de custos para o estoque pela curva ABC que veremos a seguir. Figura: Ficha de Controle de Estoques Preenchida Na figura, observa-se a quantidade recebida, o custo unitário e o custo total, facilitando o controle fiscal e operacional. Classificação de Estoque Moura (2004) diz que a classificação por valor (curva ABC) consiste no agrupamento de todos os materiais em 3 categorias, de acordo com o valor atualizado ou corrigido de cada item, de forma a permitir um tratamento seletivo aos mais representativos. A autora completa que a classificação pode ser uma ferramenta fundamental para a tomada de decisão no controle de estoques. Um dos métodos mais antigos e conhecidos (além de muito aplicado nas indústrias devido à possibilidade de reduzir custo) é o Gráfico de Pareto, que deixa claro que nem todos os itens merecem o mesmo tratamento ou atenção. Os estoques podem ser classificados em: Classe "A" - materiais de grande valor financeiro e pequena quantidade física. Classe "B" - materiais cujo valor financeiro e quantidade física fica na fase intermediária entre "A" e "C". Classe "C" - materiais de pequeno valor financeiro e grande quantidade física.
Dimensionamento de Estoque A necessidade de dimensionamento correto de estoques se dá com objetivo de combater todos os desperdícios nas empresas, principalmente os gerados por sua própria existência. São necessários à medida que os clientes internos ou externos tenham baixa tolerância à espera. Prática de Dimensionamento Descobrir fórmulas para reduzir estoques sem afetar o processo produtivo e sem o crescimento dos custos é um desafio que pode ser vencido com a análise de todos os fatores envolvidos, juntamente com a definição da política da empresa, e definição de quanto e quando comprar. Como exemplo, podemos citar o Sistema duas gavetas. Esse método é o mais simples para controlar os estoques. Pela sua simplicidade, é recomendável a utilização para as peças classe C, mas pode também ser usada nos produtos de classificação A e B. Figura: Sistema duas gavetas Estoque do consumo que atende o ciclo produtivo. Estoque do consumo previsto do término da gaveta B até o recebimento de novo pedido. B A Fonte: Moura (2004) As duas gavetas somadas representam o estoque total das peças para o período. A gaveta B é o estoque em uso, representando o estoque máximo e conforme é consumido o Estoque médio. A gaveta A é o estoque mínimo necessário para aguardar o tempo de ressuprimento. Exemplo: Se em 2 dias emitimos o pedido e recebemos o material, a gaveta A terá estoque mínimo para atender estes dois dias.
Logística As atividades que envolvem o processo logístico devem ser vistas de forma abrangente, pois integram todo o fluxo de materiais e informações da organização, iniciando com a fase de projeto e planejamento, passando pelo desenvolvimento de fornecedores, recebimento de matérias-primas e componentes, produção, armazenagem, distribuição e transporte, de forma a atender as necessidades do cliente. A logística pode ser definida em fragmentos ou por departamentos. Nesta aula, citamos os três departamentos que nos interessam em PCP: a) Logística de Suprimentos: Inicia a cadeia e tem como objetivos desenvolver, especificar, projetar o produto, prever demanda, planejar necessidades de novas fontes de fornecimento, comprar, receber, estocar matérias-primas e componentes e controlá-los. b) Logística de Produção: Moura (2004) diz que este processo se inicia com o planejamento, programação e controle da produção (PCP que recebe matérias-primas e componentes do estoque e envia para a produção, manuseio e transporte interno e estoques em processo). c) Logística de Armazenagem: é de sua responsabilidade, receber os fluxos da produção e providenciar a estocagem de produtos acabados, embalagem e processo de pedidos. (IMAM, 2012) Usufruir de todas as possibilidades que a logística oferece facilita o desenvolvimento do projeto de produção como um todo. Gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management - SCM) A cadeia de suprimentos pode ser entendida como um conjunto de métodos usados para integrar a gestão em todos os parâmetros da rede: fornecimento, transporte, operação, estoques, vendas, etc. Abrange desde o fornecedor até o cliente, passando pelas operações da empresa. Gerenciar adequadamente o SCM garante à produção a otimização para fornecer produto de qualidade, na quantidade e momento certo para o cliente. O objetivo é reduzir os custos ao longo da cadeia, tendo em conta as exigências do cliente.
Conceitos Fundamentais Lote Econômico: LEC (lote econômico de compra), também denominado EOQ (economical order quantity), gira em torno de um ponto ideal, em que a compra será mais econômica para a empresa. Esse ponto é o que possui menor custo total quando ocorre uma equivalência entre o custo do pedido e o custo de posse. O lote econômico visa determinar o número ideal de pedidos a serem feitos e a quantidade ideal de cada lote. (CORRÊA, GIANESI e CAON, 2001) Referências CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento e Controle da Produção. São Paulo: Manole, 2008. CORRÊA, H. L.; GIANESI, I. G. N.; CAON, M. Planejamento, programação e controle da produção. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2001. IMAN. Grupo IMAN. Disponível em: <http://www.imam.com.br>. Acesso em: 17 Maio 2012. MOURA, Cassia E. Gestão de Estoques Ação e monitoramento na Cadeia de Logística Integrada. Rio de Janeiro: Ed. Ciência Moderna, 2004. SEBRAE. SEBRAE. Disponível em: <http://www.sebrae.com.br>. Acesso em: 16 Maio 2012. SHINGO, S. Sistemas de Produção com estoque zero. São Paulo: Artmed, 1996. ZACARELLI, Sergio B. Programação e Controle da Produção. São Paulo: Coleção CEPAI, 1973