24/9/2013 A Nova Auditoria Interna dos Correios José Luis Serafini Boll Chefe da Auditoria Interna Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos
A Empresa Dez/2012 Efetivo Administrativo 16.758 14,14% Operacional 101.779 85,86% Total 118.537 Objetos distribuídos dia/ano 2012 36,5 milhões/9,03 bilhões Unidades operacionais (tratamento, distribuição e logística) 10.052 Agências de Correio 6.377 Agências Franqueadas 1.094 Postos de vendas de produtos 4.996 Megaoperações Livros didáticos FNDE, eleições (urnas), ENEM (provas)
O Macro Projeto Estratégico excelência na gestão excelência nos processos Certificação da AUDIT prevenção
Excelência na Gestão Regime trimestral de metas para execução do PAINT Indicadores de desempenho Estrutura especializada Estrutura de Funções Politica de recursos humanos Capacitação Benchmarking
Regime Trimestral de Metas Cronograma anual de atividades Reuniões trimestrais de planejamento com a participação dos gerentes e supervisores regionais
Indicadores de desempenho Sustentabilidade do negócio auditoria interna indicadores/metas Produção Economicidade Sócio Ambientais Eficácia Eficiência/produtividade Efetividade Custos envolvidos Quantidade de recursos, Pegada ecológica e Ambiente de trabalho
Estrutura Especializada Planejamento Brasília Gestão de Pessoas Acompanhamento Brasília Licitações GMAD 1 AC Brasília Contratos, Convênios Patrocínios Núcleos Estaduais GMAD 2 NE Recife GMAD 3 SE Belo Horizonte TI Financeira, Contas Equipes Regionais GMAD 4 NO, CO Brasília Patrimônio GMAD 5 SP São Paulo Rede de atendimento E operações GMAD 6 SUL Curitiba Administrativa
Estrutura de Funções Chefe da AUDIT Diretor Gerentes (Colegiado) CAE-Chefe Executivo Supervisor Geral Supervisor Regional Gerente Coordenador De Equipe Auditor Senior Membros de Equipes Auditor Junior
Política de Recursos Humanos Análise de desempenho 2013 Política de renovação permanente do quadro da AUDIT Definição do efetivo Obs.: implantação a partir de jan/14
Capacitação Participação em eventos Internacionais e Nacionais de Auditoria Interna: IIA International Conference Congresso Latino Americano de Auditoria Interna CLAI Congresso Brasileiro de Auditoria Interna - CONBRAI Capacitações Internacionais e Nacionais: General Audit Management GAM Audit Tools and Techniques Vision University Módulos AUDIT I e AUDIT II IIA Brasil
Benchmarking Instituto dos Auditores Internos IIA Brasil e IIA Global Correios França, Itália, Estados Unidos e Japão DHL Alemanha Eurogiro Dinamarca Petrobrás, Caixa, Banco do Brasil, SEBRAE
PAINT participativo Auditoria por projetos Execução dos exames Classificação dos achados Relatório Comunicação de resultados Acompanhamento Atualização do MANAUD Tecnologia Excelência nos Processos
PAINT Participativo Auditorias obrigatórias: com previsão legal ou força contratual Prestação de Contas Anual, Postalis, Eurogiro, Certificação Digital... Auditorias não obrigatórias: Auditorias compartilhadas: Auditorias regionais: Matriz de risco AUDIT por Gerência especializada; Propostas com origem nas consultas efetuadas as vicepresidências, CGU, Sindicato, Postalis... (modelo participativo) Propostas encaminhadas à CGU e da própria CGU Propostas com origem nas consultas efetuadas as Diretorias Regionais (modelo participativo) Obs.: Auditorias especiais não estão previstas no PAINT e podem ocorrer por demandas internas ou externas à AUDIT.
Auditoria por Projetos PAINT Elaboração Projeto Manifestação Auditado/PP Planejamento Execução Relatório Clientes Da Auditoria Comunicação resultados Follow up PP
Execução dos Exames Condição desejável ou necessidades de aprimoramento Condição X Critério Condição indesejável Pontos + Falhas formais Falhas médias Falhas Graves Achados ou Fatos Evidências
Classificação dos achados Classificação dos achados: As Falhas da gestão podem ser classificadas em três tipos gerais: Formais, Médias e Graves. (Manual de Auditoria Anual de Contas CGU, versão 11.02, alterado pela portaria CGU 2707/2011). Falhas Formais - Referem-se ao descumprimento de normativos internos, procedimentos de manuais e outras impropriedades que não obstaculizam o desempenho da Unidade. Falhas Médias - Referem-se a situações indesejáveis, que obstaculizam o desempenho da Unidade. Podem ser considerados como falhas médias os prejuízos quantificados e devidamente evidenciados abaixo de R$ 75.000,00 Falhas Graves - Referem-se ao descumprimento de Leis e normativos (ilegalidades) e irregularidades evidenciadas como desfalques, desvios ou fraudes acima de R$ 75.000,00 (IN/TCU 71/2012), que obstaculizam fortemente o desempenho da Unidade. Falhas Graves Falhas Médias Falhas Formais follow-up do Plano de Providências Acima de R$ 75.000 TCE IN TCU 71/2012 follow-up do Plano de Providências Informações ao Gestor Oportunidades de melhorias
Relatório Relatório (Sumário Executivo) Anexo 1 constatações Anexo 2 informações Anexo 3 parâmetros Anexo 4 Mapa Processos Falhas médias e graves Pontos + e falhas formais Detalha Escopo, Amostra,critérios Detalha mapa, objeto auditado
Comunicação Resultados Relatório aprovado AUDIT Comitê de Auditoria CA - aprovação AUDIT CGU Demais Órgãos Externos Presidência Diretoria Reuniões Técnicas Periodicidade de envio do relatório ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal: até 60 dias após sua emissão IN CGU 07/2006, Art. 8º.
Acompanhamento/follow-up Condição indesejável (impacto negativo) Falhas médias Falhas Graves Atendidos - Baixa do follow-up follow-up das Providências e prazos (gestor) Quando não efetuada a correção dos achados até o final do prazo estabelecido (gestor) e/ou esgotadas as medidas administrativas para Reparação dos danos: -comunicar imediatamente à CGU sobre as falhas graves; - fazer constar as pendências (falhas graves e médias) no Parecer da AUDIT sobre a Prestação de Contas da Empresa e Proceder a Baixa do follow-up. Referência normativa follow-up: Portaria CGU 2546/2010
Atualização do MANAUD Alinhamento com as normas internacionais para prática profissional de auditoria interna - IPPF
Tecnologia Aquisição de software para auditoria com o conceito de nuvem acesso via internet e redução a zero no uso de papel. Atualização das licenças do ACL e capacitação Parceria com a CGU para realização de trabalhos compartilhados no monitoramento da folha de pagamento, licitações e contratos.
PROGRAMA DE PREVENÇÃO A FRAUDES - PPF
Estratégia de prevenção: Mapeamento de processos críticos: licitações, contratos, convênios, patrocínios, patrimônio, TI, rede de atendimento e operações, pessoal, contas. Identificação nos processos críticos de etapas sensíveis a ocorrência de fraudes e erros. Identificação de agentes responsáveis pelas etapas sensíveis dos processos críticos. Elaboração de cartilhas para orientação aos gestores, contendo medidas de prevenção, as quais serão amplamente divulgadas em todos os segmentos da empresa
A prevenção na prática: Sensibilização junto aos gestores responsáveis (SUPEX e Diretores Regionais) da proposta para fortalecimento dos controles internos da gestão a serem aplicados pelos agentes responsáveis (etapas sensíveis nos processos críticos). Realização de monitoramento nas etapas sensíveis dos processos críticos e avaliação permanente quanto a aplicação dos controles primários da gestão AUDIT. Do monitoramento, realização de auditorias especiais quando necessário - AUDIT.
Ações: Monitoramento contínuo das áreas sensíveis a ocorrência de fraudes e erros e medidas para fortalecer os controles primários da gestão. Transparência no monitoramento Boas práticas transmitidas aos agentes internos e externos com relação ao aprimoramento dos controles primários da gestão. Resultados Esperados: Reduzir a ocorrência de ressalvas e irregularidades junto aos órgãos de Controle Externo (TCU), Controle Interno (CGU) por ocasião do julgamento e avaliação das contas anuais e Auditoria Independente quando da emissão do parecer. Inibir a prática de ações fraudulentas e erros por parte dos agentes internos e externos com a criação do ambiente de controle.
Comunicação de Resultados e Divulgação: Elaboração de reportes trimestrais aos Conselhos de Administração e Fiscal Portal do PPF no site da empresa contendo as cartilhas para orientação em versão eletrônica para download. Visitas em todas as Diretorias Regionais
Ações em parceria com a Secretaria de Prevenção a Corrupção e Informações Estratégicas SPCI/CGU Dia Internacional de Combate a Corrupção Concurso de Redações e Desenhos
José Luis Serafini Boll Chefe da Auditoria Interna dos Correios 61-34262125 joseboll@correios.com.br