Redação Oficial, Protocolo e Arquivamento AULA 5 Temas: Elaboração de Documentos Oficiais Correspondência Eletrônica (E-mail)
Elaboração de Documentos Oficiais Após conhecermos os principais documentos com os quais temos contato em nossa Instituição, estudaremos a composição dos documentos mais comuns produzidos em secretarias, que são o Ofício, o Memorando, a Ata, a Cartae a Declaração.
Ofício Os documentos Ofício, Avisoe Exposição de Motivosdevem ser formatados, de acordo com a Instrução Normativa Nº 4, de 6 de março de 1992, no Padrão Ofício. Neste tópico, nos dedicaremos ao documento Ofício que é composto dos seguintes elementos:
Ofício a) Tipo, número e ano do expediente (seguido da sigla do órgão que o expede): Exemplos: Of. 123/2002-MF (ou) b) Local e data em que foi assinado, por extenso (com alinhamento à direita): Exemplo: Brasília, 15 de março de 2013.
Ofício c) Assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. d) Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve ser incluído também o endereço.
Ofício e) Texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta;
Ofício Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Importante:Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Ofício e) Texto: Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura deverá iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento, por exemplo: Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.
Ofício Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: Encaminho, para exame e pronunciamento, a cópia anexa do telegrama no 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.
Ofício Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República Importante: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Ofício Os documentos expedidos de acordo com o Padrão Ofíciodevem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) Fonte Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
Ofício d) Os ofícios e os anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares ( margem espelho ); e) O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
Ofício h) Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; j) A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
Ofício m) Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo RichTextnos documentos de texto; n) Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos; o) Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavraschaves do conteúdo Ex.: Of. 123 - relatório produtividade ano 2002
Memorando Como modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes, o Memorandotrata-se de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.
Memorando Quanto a sua forma, o Memorando segue o modelo do Padrão Ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Memorando Estrutura Básica: Número de Expedição Local e Data (alinhados à direita) Remetente Destinatário Assunto (epígrafe ou ementa) Texto (conciso e objetivo) Fecho Assinatura Anexos
Ata Considerando que a Ata é um registro de decisões, geralmente, era lavrada em livro próprio (Livro de Atas), devidamente autenticado, com suas páginas rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e de encerramento do livro. Atualmente, com o uso de computadores, aceita-se que a Ata seja produzida em editor de texto, impressa e encadernada às demais atas produzidos durante o ano formando o Livro de Atas.
Ata A Ata deve sempre conter um termo de abertura, no qual constem o número de ordem da reunião, a entidade que preside a reunião, a data (escrita por extenso), local do evento, nomes dos presentes (devidamente qualificados, com nomes completos e cargos/funções), a finalidade da reunião (pauta prevista), o que ocorreu (as decisões), encerramento e local para assinatura.
Ata A Ata é elaborada obrigatoriamente em parágrafo único. Caso a Ata esteja sendo redigida a mão, dever-se-á evitar riscar ou rasurar o documento quando se perceber um erro. O redator deverá imediatamente após o erro empregar a expressão digo, e continuar com a informação correta. Em caso do erro ser percebido somente depois de lavrada a Ata, deverá empregar a expressão em tempo: na linha onde se lê..., leia-se....
Carta O documento Carta deve conter: Local e data (alinhado à direita); Destinatário; Vocativo; Texto; Fecho; Assinatura.
Declaração O documento Declaração é composto pelos itens: Título: DECLARAÇÃO (em caixa alta, centralizado); Texto: Iniciando-se sempre pelas expressões Declaro ou Declaramos e, a seguir, expõe-se o assunto; Local e data; Assinatura.
Correspondência Eletrônica (E-mail) A globalização e a tecnologia nos permitiram maior facilidade para trocar informações em nosso dia-a-dia, com o uso dos e-mails. Em nossa realidade, no serviço público, embora muitos assuntos oficiais não possam ser tratados por e-mail, sempre há a possibilidade de encaminharmos documentos oficiais digitalizados, para poupar a nós mesmos e aos nossos destinatários da demora dos fluxos de correspondência interna ou dos Correios, ou de solucionar questões menores.
Correspondência Eletrônica (E-mail) Contudo esta mesma agilidade, algumas vezes, nos faz pecar pela pressa, descuido e informalidade com que tratamos a correspondência virtual. Por isto, além de tentar reproduzir algumas das regras da Redação Oficial na correspondência virtual (vocativo, construção do texto, fecho, assinatura virtual), observemos algumas noções de etiqueta virtual no texto Dicas de etiqueta para enviar e-mail.
Elaboração de Documentos Oficiais Nas próximas duas aulas, com base no que aprendemos, vamos praticar a elaboração dos principais documentos utilizados em nossa Instituição.
Leituras recomendadas: LIMA, A. Oliveira. Manual de Redação Oficial:teoria, modelos, exercícios. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República/ Gilmar Ferreira Mendes e Nestor José ForsterJúnior. 2. ed. rev. e atual. Brasília : Presidência da República, 2002. REDAÇÃO OFICIAL, PROTOCOLO E ARQUIVAMENTO AULA 5