Modelo para Elaboração de Projetos A reflexão sobre o que é um projeto e quais as suas utilidades são perguntas que podem disparar um bom planejamento em qualquer tema. Assim, para formalizar a organização estrutural e demonstrar que o planejamento definiu a ordem do projeto, segue uma proposta de seqüência, com as devidas definições entendidas como adequadas pela Federação das Associações de Municípios do Rio Grande do Sul, entidade que orienta municípios nesta modalidade e êxito está obtendo nos últimos anos. Para tanto, não deixe de realizar uma revisão final, seguindo as regras ortográficas, apresentar uma seqüência lógica e principalmente apresentar detalhadamente o local onde será executado o projeto, pois o possível financiador deve conhecer a realidade (o problema a ser resolvido) pela redação proposta no projeto. A seguir, será apresentada uma sugestão de seqüência para a formalização de uma intenção, uma vez que, um projeto é um plano para a realização de um ato. Objetivo do Projeto O passo inicial para a elaboração dessa estratégia é a declaração do objetivo do projeto. Esse objetivo deve refletir a situação desejada ao final do projeto e estar diretamente relacionado à atenuação do problema (seja parcial ou completa). Para estabelecer um objetivo que seja significativo, é preciso conhecer, além do problema que se pretende resolver, o contexto em que este está inserido, o qual geralmente é apresentado na forma de diagnósticos (situação prévia ao desenvolvimento do projeto) e de justificativas (motivação para o desenvolvimento do projeto), está é uma dica que servirá para nortear a elaboração do objetivo que deve ser apresentado em um parágrafo. Assim, descreva qual poderia ser a nova situação existente, caso o problema definido fosse parcial ou completamente superado. A partir da situação final apresentada, redija, com clareza e de forma coerente com a nova situação, o objetivo do projeto.
Metas do Projeto As metas representam as etapas necessárias, sem as quais não será possível atingir o(s) objetivo(s) enunciado(s). Correspondem, então, às especificações dos resultados que deverão ser obtidos com o desenvolvimento do projeto e, assim, indicarem os passos necessários para que se saia da situação atual e seja alcançada uma situação desejada. Para que este item seja apresentado de forma clara, permitindo que se conheça especificamente o que será realizado, sugere-se que as metas apresentem algumas características: mensuráveis: apresentar numericamente a medida de execução, o quanto; específicas : apresentar claramente o que será realizado, não se referindo a questões genéricas; temporais: apresentar informações sobre os prazos para sua execução; alcançáveis: serão atingidas no prazo estipulado; significativas: focalizar o objetivo do projeto e o problema a ser enfrentado. Lembre-se de que a solução do problema envolve a superação, total ou parcial, de suas causas e a eliminação ou atenuação de suas conseqüências. Estabeleça metas que colaborem para a obtenção dos resultados indicados (apresente pelo menos uma meta por resultado). Na quantificação das metas, dependendo da natureza do resultado, utilize números absolutos (quantidades exatas) ou relativos (proporções/percentuais). Diagnóstico O diagnóstico tem por finalidade demonstrar o problema e seu contexto, sob o ponto de vista do projeto e das instituições envolvidas, além da investigação dos dados quantitativos referentes às questões identificadas. Assim, será o ambiente para a apresentação de informações sobre o contexto 2
local, o problema selecionado, suas causas e conseqüências, outras iniciativas adotadas para solucionar o problema, todas as instituições envolvidas e os resultados que já foram ou estão sendo obtidos. Lembre-se, essas informações são auxiliares para a contextualização do projeto, pois demonstram o quanto os atores envolvidos conhecem da realidade com que tratam e qual sua ótica ou posicionamento a respeito dos fatos. A partir das metas propostas, desenvolva um diagrama do projeto, construindo o caminho inverso de sua elaboração, e verifique em que medida o alcance das metas propostas a obtenção dos resultados, do objetivo e a superação do problema. Justificativa A redação da justificativa pode iniciar-se com a descrição dos motivos para seu desenvolvimento. Discorra sobre a relevância do problema abordado, a necessidade da intervenção e as conseqüências possíveis caso o projeto não seja executado. Discorra também, acerca dos impactos esperados sobre o problema em questão para as populações envolvidas e beneficiárias. Finalmente, fundamente por que a instituição se considera apta a enfrentar a questão e desenvolver o projeto. Cronograma Liste as metas e respectivas atividades e faça uma reflexão de quando estas serão realizadas. Esteja atento às atividades que precisam ser realizadas primeiramente e destaque aquelas que têm algum tipo de restrição temporal. Utilize uma figura ou tabela para facilitar a visualização geral do cronograma e também para que se possa acompanhar mês a mês, por exemplo, a execução das atividades. Metodologia 3
A partir das atividades previstas, descreva como estas serão desenvolvidas detalhadamente, lembrando que o possível financiador precisa compreender exatamente o que será realizado, sem que para isso sejam necessárias suposições. Essa descrição corresponde à metodologia do projeto e deve estar ligada com o cronograma, visando a explicitação dos processos e dos insumos necessários a sua realização. Dimensionar os recursos (humanos e materiais) caracteriza o tópico também. Há que se refletir, ainda, a respeito da existência de legislações ou normas que impactem o projeto e a metodologia escolhida. É importante a descrição do monitoramento do projeto, que permite identificar como as ações estão acontecendo, se os resultados esperados estão se concretizando e quais serão os procedimentos para os imprevistos previstos, sim, pois, apresentar esta capacidade oferece segurança ao possível patrocinador e pode ser um item de diferenciação entre inúmeros projetos que concorrem a um mesmo repasse financeiro. Avaliação de Riscos É importante realizar uma avaliação dos riscos, identificando quais são os riscos do projeto (por meta), os impactos sobre o projeto e a probabilidade de sua ocorrência. A seguir, registre as possíveis estratégias indicadas para sua superação e se necessário inclua no material a ser entregue ao possível financiador. Meta Risco Probabilidade de Ocorrência Impacto Estratégia de Superação Figura 1: Modelo para Avaliação de Riscos Orçamento 4
Baseado nos insumos previstos na metodologia deve ser desenvolvido agora o orçamento do projeto, identificando quanto de cada um dos insumos será necessário. O custo unitário de cada insumo deve ser pesquisado no mercado local. O total do orçamento vai considerar os insumos necessários, suas respectivas quantidades, seus custos unitários e o custo total (custo unitário x quantidade). Verifique, ainda, quais insumos estão disponíveis na instituição e podem ser contabilizados como contrapartida e quais deverão ser adquiridos a partir do projeto. Lembre-se que os recursos humanos, que serão definidos a seguir, também devem ser incluídos no orçamento do projeto. Insumos Quantidade Custo Contrapartida Bens e Total Unitário Serviços Figura 2: Modelo para Apresentação dos Insumos Orçamento Equipe e Responsabilidades O dimensionamento da equipe também é um aspecto de grande importância. Com base na metodologia definida, identifique quais são os recursos humanos necessários à execução do projeto (esses recursos devem ter sido considerados no orçamento); quantas pessoas, o número de horas que cada uma deve dedicar ao trabalho; qual o perfil/experiência que essas pessoas devem disponibilizar para a execução de uma tarefa específica. O projeto deve apresentar um responsável pela coordenação das ações. Seu papel será organizar a equipe, assegurar que os materiais necessários estejam disponíveis nos prazos adequados e garantir que as diferentes atividades do projeto sejam desempenhadas de forma harmônica. O coordenador não centraliza toda a execução do projeto. O ideal é que os diferentes integrantes da equipe assumam responsabilidades pelas tarefas, atividades e até mesmo metas, dependendo da complexidade do projeto. Seu papel principal é o de acompanhar o andamento das atividades e auxiliar os 5
responsáveis pelas ações a controlar os resultados obtidos, seus prazos e a previsão da necessidade de eventuais reprogramações. Nome Função no Projeto Dedicação (horas) Figura 3: Modelo para Apresentação dos Partícipes do Projeto Por fim, deve ser apresentada a conclusão da proposta resgatando justificativas já descritas, resultados parciais (quando existirem), análises da situação desejada de forma sucinta, sem novos dados, retomando a visão geral do projeto. Abaixo, será exibida uma dica para qualificar o planejamento: Conhecer o Financiador Conhecer o financiador não é um item que faça parte do material formal a ser entregue, mas a equipe responsável pela sua elaboração deve, no momento do planejamento, pesquisar o perfil do financiar, seja um Ministério, seja um órgão privado, seja qual for. Tal dica, justifica-se, pelo acréscimo de aprovação entre os que utilizam esta prática, pois provam ao financiador que conhecem suas regras e as contemplaram na elaboração. Portanto, com a utilização deste material, elaborado para auxiliá-lo e instigá-lo a refletir, a intenção final é a aprovação de todos os projetos estruturados pela Administração Pública Municipal, planejados adequadamente e encaminhados ao financiador certo. Lembre-se que o Rio Grande do Sul é formado por 496 municípios e o Brasil por 5.564 (IBGE) municípios e os projetos selecionados devem ser os melhores, os mais completos, os bem elaborados, os bem justificados, os que conseguiram apresentar informações convincentes ao patrocinador e que realmente merecem e precisam ser executados. Por isso, descrever a 6
continuidade independente da gestão e os benefícios que o projeto irá impactar, precisam delimitar a redação do projeto, em geral. 7