ORGANIZAÇÃ ÇÃO DE ARQUIVOS Parte 7
É o acesso à informação o contida nos arquivos: seja aquela que é imprescind í vel para a tomada de decisões es e para o funcionamento da administração o de instituiçõ ções públicas e privadas; seja a que possui valor testemunhal dos direitos do cidadão; ou ainda, a que possui valor hist ó rico- cultural por se constituírem em registro de açõ ções das sociedades passadas.
ARQUIVOS CORRENTES Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades- meio, e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órg rgãos acumuladores em razão o de sua vigência e da freqüê üência com que são o consultados por eles.
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS RIOS Conjunto de documentos originários rios de uma unidade de arquivo corrente, com pouca freqüê üência de uso, que aguardam destinação o final em depósitos de armazenamento temporário. rio.
ARQUIVOS PERMANENTES Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em fun ç ã o de seu valor administrativo, fiscal, hist ó rico, testemunhal, legal, probatório rio e/ou científico-cultural
INDIVISIBILIDADE DOS CONJUNTOS DOCUMENTAIS OU INTEGRIDADE ARQUIVÍSTICA Caracte Característica derivada do princípio pio da proveniência, ncia, segundo a qual um fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição o não autorizada ou acréscimo indevido. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)
AUTENTICIDADE é outra caracter ística dos registros arquiv ísticos. Está relacionada ao processo de cria ç ã o, manuten ç ã o e cust ó dia. Os documentos s ã o produtos de rotinas processuais que visam o cumprimento de determinada fun ç ã o ou consecu ç ã o de alguma atividade, e s ã o autênticos quando são o criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas. (Mª Odila Fonseca, 1998)
Açõ ções; Direitos; Deveres; A trajetória ria e A memória institucional ARQUIVOS REGISTRAM: ARQUIVOS: São, desde que organizados, fontes de tomadas de decisão o seguras e eficientes.
ESPÉCIE Configura ç ã o que assume um documento de acordo com a disposi ç ã o e a natureza das informaçõ ções nele contidas. Ex.: Boletim, certidão, declaração, relatório, rio, etc.
GESTÃO DE DOCUMENTOS CONTEMPLA Sistema de registro e controle do trâmite documental; Instrumento que organize a informa ção o de modo a torná-la acessível; Uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda; Normas e procedimentos que determinem como a organiza ç ã o deve tratar esses recursos informacionais. (Sousa, 2007)
TABELA DE TEMPORALIDADE Importante instrumento de gest ã o documental, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para transfer ê ncia, recolhimento, elimina ç ã o e reprodu ç ã o de documentos.
DATAS-LIMITE Elemento de identificação o cronológica, em que são indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição. CUSTÓDIA Responsabilidade jurídica de guarda e proteção o de arquivos, independente de vínculo de propriedade.
SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que, independentemente da posi ç ã o que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecu ç ã o de objetivos t é cnicos comuns.
O Sistema de Arquivos pressup õ e o funcionamento integrado de todos os arquivos da instituição. Depois de implantado o Sistema possibilita ao usuário saber o tempo de guarda de cada documento produzido na instituição. Documentos com valor secund á rio (cultural e/ou hist ó rico) dever ã o ser encaminhados ao Arquivo Central aos cuidados da Divis ã o de Arquivo Permanente.