MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ Modelo de Contratação de Solução de Tecnologia da Informação Manual da etapa de Planejamento da Contratação, com base na IN MPOG/SLTI nº 04, de 11 de setembro de 2014
Revisões do Manual Data Versão Descrição Autor 03/mar/2015 1.0 Documento inicial. Amarílio Motta Floriano I
Índice PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TI... 1 1. PARTICIPANTES DO PROCESSO... 2 1.1 Área Requisitante da Solução... 2 1.2 Área de TI... 2 1.3 Área Administrativa... 2 1.4 Ordenador de Despesas... 2 1.5 Autoridade Competente da Área Administrativa... 2 1.6 Autoridade Competente da Área de TI... 2 1.7 Integrante Requisitante... 2 1.8 Integrante Técnico... 2 1.9 Integrante Administrativo... 2 1.10 Comitê de TI... 2 2 PRINCIPAIS DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NO PROCESSO... 4 2.1 Processo Administrativo... 4 2.2 PDTI... 4 2.3 PDTI atualizado... 4 2.4 DOD - Documento de Oficialização da Demanda... 4 2.5 Ofício de Solicitação de Atualização do PDTI... 4 2.6 Portaria de Nomeação de Equipe de Planejamento da Contratação... 4 2.7 Estudo Técnico Preliminar... 4 2.8 Análise de Riscos... 4 2.9 Termo de Referência... 5 3. INSTITUIÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO CONTRATAÇÃO... 6 3.1 Enviar DOD... 6 3.2 Avaliar alinhamento ao PDTI... 6 3.2.1 Enviar Solicitação de Atualização do PDTI ao Comitê... 6 3.2.2 Avaliar Solicitação de Atualização do PDTI... 6 3.2.2.1 Arquivar Processo... 6 3.2.2.2 Atualizar PDTI... 6 3.3 Indicar Integrante Técnico... 6 3.4 Enviar DOD ao Pró-Reitor de Administração... 7 3.5 Analisar DOD... 7 II
3.5.1 Arquivar Processo... 7 3.6 Motivar prosseguimento da contratação... 7 3.7 Indicar Integrante Administrativo... 7 3.8 Instituir Equipe de Planejamento da Contratação... 7 4. ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR... 8 4.1 Definir e Especificar Necessidades de Negócio e Tecnológicas... 8 4.2 Avaliar Soluções Disponíveis... 8 4.3 Escolher Solução de TI... 9 4.4 Justificar Escolha da Solução de TI... 9 4.5 Analisar Necessidades de Adequação... 9 4.6 Avaliar e Definir Recursos Materiais e Humanos... 9 4.7 Definir Mecanismos de Continuidade... 9 4.8 Analisar Viabilidade da Contratação... 9 4.9 Aprovar e Assinar Estudo Técnico Preliminar... 9 4.10 Avaliar Estudo Técnico Preliminar... 10 4.11 Motivar o Prosseguimento da Contratação... 10 4.12 Arquivar Processo... 10 4.13 Analisar Estudo Técnico Preliminar... 10 4.14 Motivar o Prosseguimento da Contratação... 10 4.15 Arquivar Processo... 10 5. TERMO DE REFERÊNCIA... 11 5.1 Participar de IRP de outro órgão?... 11 5.2 Definir Objeto... 11 5.3 Justificar e Descrever a Solução de TI... 11 5.4 Definir Requisitos... 12 5.5 Especificar Requisitos... 12 5.6 Definir Responsabilidades... 13 5.7 Elaborar Modelo de Execução... 13 5.8 Análise de Riscos... 13 5.9 Elaborar Modelo de Gestão... 13 5.10 Elaborar Estimativa de Preços... 14 5.11 Elaborar Adequação Orçamentária... 14 5.12 Elaborar Cronograma Físico-Financeiro... 14 III
5.13 Definir Regime de Execução... 14 5.14 Definir o Parcelamento/Divisão dos Itens da Solução de TI... 14 5.15 Avaliar Necessidade de Separar Licitações... 14 5.16 Estabelecer Discriminação detalhada dos Itens individualmente nas Propostas... 15 5.17 Estabelecer Critérios para Seleção do Fornecedor... 15 5.18 Avaliar Necessidade de Audiência ou Consulta Pública... 15 5.19 Aprovar e Assinar Termo de Referência... 15 5.20 Aprovar e Assinar Termo de Referência... 16 5.21 Aprovar e Assinar Termo de Referência... 16 6. SELEÇÃO DO FORNECEDOR... 17 IV
Planejamento da Contratação de Soluções de TI Entendendo Solução de Tecnologia da Informação como o conjunto de bens e/ou serviços de Tecnologia da Informação e automação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação, a Instrução Normativa nº 04/2014, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, dispõe que as contratações de Soluções de Tecnologia da Informação deverão seguir três fases: 1. Planejamento da Contratação; 2. Seleção do Fornecedor; e 3. Gestão do Contrato. O presente manual orienta como devem ocorrer, na UFPR, as atividades da fase de Planejamento da Contratação. Diagrama do Processo de Planejamento da Contratação de Solução de TI, disponível em http://cce.ufpr.br/contratacao 1
1. Participantes do Processo 1.1 Área Requisitante da Solução Unidade da UFPR que demande a contratação de uma Solução de Tecnologia da Informação. 1.2 Área de TI O Centro de Computação Eletrônica CCE. 1.3 Área Administrativa A Pró-Reitoria de Administração da UFPR com delegação para o Departamento de Serviços Gerais. 1.4 Ordenador de Despesas Servidor com autoridade sobre a autorização da contratação e dispêndio de recursos da fonte de recursos utilizada na contratação. 1.5 Autoridade Competente da Área Administrativa O Pró-Reitor de Administração da UFPR ou, quando delegado por este, o Diretor do Departamento de Serviços Gerais. 1.6 Autoridade Competente da Área de TI O Diretor do CCE. 1.7 Integrante Requisitante Servidor representante da Área Requisitante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, indicado pela autoridade competente da área. 1.8 Integrante Técnico Servidor representante da Área de TI para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, indicado pelo Diretor do CCE. 1.9 Integrante Administrativo Servidor representante da Área Administrativa para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, indicado pela autoridade competente da Área Administrativa. 1.10 Comitê de TI Órgão colegiado, formado por membros das áreas finalísticas e do CCE, instituído pelo Reitor, que tem o objetivo de promover a entrega de valor por meio da TI e do uso estratégico da informação na UFPR. Nesse sentido, a principal tarefa do Comitê é cuidar para que a formulação e a implementação das estratégias e planos de TI estejam harmonizadas com os objetivos institucionais. 2
O Comitê de TI também realiza o monitoramento e a avaliação da gestão de TI, observando o desempenho das operações de TI e da implementação das estratégias e planos e o cumprimento das políticas de TI, dentre outras atividades. Por exemplo, nas suas reuniões periódicas, os membros do Comitê acompanham a realização do PDTI (Plano Diretor de TI) a partir das informações fornecidas pelo CCE e, a partir destas, podem recomendar ou até mesmo determinar um novo direcionamento em relação aos projetos, pactuando novas metas e prazos ou resolver algum entrave à execução de um projeto, como falta de recursos financeiros ou de pessoal. 3
2 Principais Documentos Envolvidos no Processo 2.1 Processo Administrativo Processo Administrativo instaurado no sistema de protocolo da UFPR. 2.2 PDTI Plano Diretor de Tecnologia da Informação da UFPR vigente no exercício. 2.3 PDTI atualizado PDTI atualizado pelo Comitê de TI, com adequação à nova demanda, após avaliação do alinhamento estratégico da mesma pelo Comitê. 2.4 DOD - Documento de Oficialização da Demanda Artefato produzido pela Área Requisitante, baseado em modelo fornecido pelo Centro de Computação Eletrônica - CCE, comunicando oficialmente ao CCE, através de Processo Administrativo, a necessidade de contratação de Solução de Tecnologia da Informação. 2.5 Ofício de Solicitação de Atualização do PDTI Ofício emitido pelo CCE, incluído no Processo Administrativo da Contratação de Solução de TI e despachado ao Comitê de TI, quando o CCE constatar que a demanda recebida não se encontra alinhada ao PDTI. O Ofício de Solicitação de Atualização do PDTI incluirá minuta de inclusão/alteração do PDTI. 2.6 Portaria de Nomeação de Equipe de Planejamento da Contratação Portaria emitida pelo Pró-Reitor de Administração, instituindo a Equipe de Planejamento da Contratação, que define os Integrantes Requisitante, Técnico e Administrativo que serão responsáveis pelo processo de Contratação até a assinatura do contrato ou o encerramento prematuro do processo, seja por inviabilidade da contratação ou quaisquer outros motivos. 2.7 Estudo Técnico Preliminar Documento elaborado pelos Integrantes Requisitante e Técnico, demonstrando a viabilidade técnica e econômica da contratação. 2.8 Análise de Riscos Documento desenvolvido pela Equipe de Planejamento da Contratação, contendo a descrição, a análise e o tratamento dos riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratação. 4
2.9 Termo de Referência Artefato resultante do Planejamento da Contratação, iniciado pela definição precisa do objeto da contratação, seguida da descrição detalhada da Solução de TI e da justificativa da contratação, conforme o Art. 15 da IN MPOG/SLTI nº 04/2014. Define, ainda, as responsabilidades mínimas dos principais participantes de uma contratação, que consistem na contratante, na contratada e, em se tratando de Registro de Preços, no órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços. O Termo de Referência inclui os modelos de execução e de gestão do contrato, a estimativa de preços, a adequação orçamentária e o cronograma físico-financeiro, estabelecendo, também, o regime de execução, o parcelamento ou divisão dos itens da Solução de TI, a discriminação detalhada dos itens individualmente nas propostas e os critérios para seleção do fornecedor. O CCE provê modelos de Termo de Referência tanto para Pregão, com ou sem Sistema de Registro de Preços SRP como para Inexigibilidade ou Dispensa de Licitação. O modelo contempla, ainda, os seguintes anexos: Termo de Compromisso, Termo de Ciência e modelos para Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, de Termo de Recebimento Provisório, de Declaração de Não Conformidade de Bens ou Serviços, de Termo de Recebimento Definitivo e de Termo de Vistoria Técnica. 5
3. Instituição da Equipe de Planejamento Contratação A primeira etapa do processo de Planejamento da Contratação de Solução de TI é a Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação, sendo composta pelas atividades descritas nesta seção. 3.1 Enviar DOD A Área Requisitante deverá elaborar o Documento de Oficialização da Demanda, conforme modelo fornecido pelo Centro de Computação Eletrônica - CCE, e submetê-lo, via Processo Administrativo, ao CCE. Para atendimento da demanda no ano de exercício, o DOD deverá ser submetido ao CCE, impreterivelmente, até 19 de janeiro. 3.2 Avaliar alinhamento ao PDTI Após o recebimento do Processo Administrativo, o CCE irá avaliar o alinhamento da contratação ao PDTI. 3.2.1 Enviar Solicitação de Atualização do PDTI ao Comitê Quando o CCE avaliar que a demanda não se encontra alinhada ao Plano Diretor de TI, será solicitado ao Comitê de TI que atualize o PDTI conforme a demanda apresentada no DOD. 3.2.2 Avaliar Solicitação de Atualização do PDTI Ao receber uma solicitação de atualização do PDTI, o Comitê de TI irá avaliar se a demanda apresentada no DOD é uma demanda legítima em relação aos objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da UFPR. 3.2.2.1 Arquivar Processo Solicitações de atualização do PDTI que porventura forem indeferidas pelo Comitê de TI, receberão deste o despacho no Processo Administrativo, que poderá ser arquivado ou retornado ao requisitante da contratação para orientações. 3.2.2.2 Atualizar PDTI Processos de contratação com solicitação de atualização do PDTI deferida pelo Comitê de TI, retornarão ao CCE com despacho orientando a atualização do mesmo, resultando assim na publicação, pelo CCE, do PDTI Atualizado com a necessidade motivadora da contratação, determinante para que se vislumbre o alinhamento da demanda com o Plano Diretor de TI. 3.3 Indicar Integrante Técnico Demandas constatadamente alinhadas com o PDTI, receberão no processo o despacho afirmando o alinhamento da contratação ao Plano Diretor de TI e indicando o Integrante Técnico para composição da Equipe de Planejamento da Contratação. 6
3.4 Enviar DOD ao Pró-Reitor de Administração O processo, agora constando a indicação do Integrante Técnico, será encaminhado pelo CCE ao Pró-Reitor de Administração. 3.5 Analisar DOD De posse do Processo Administrativo, o Pró-Reitor de Administração realizará análise da documentação e decidirá sobre o prosseguimento do processo. 3.5.1 Arquivar Processo Na eventualidade de o Pró-Reitor de Administração determinar que o processo de contratação não deverá prosseguir de acordo com a documentação por ele analisada, será emitido, no Processo Administrativo, despacho com a desaprovação, que poderá seguir para arquivamento ou retornado ao requisitante da contratação para informações. 3.6 Motivar prosseguimento da contratação Ao decidir pela continuidade da contratação, considerando sua relevância e oportunidade em relação aos objetivos estratégicos e as necessidades da Área Requisitante, o Pró-Reitor de Administração registra sua aprovação no Documento de Oficialização da Demanda. 3.7 Indicar Integrante Administrativo O Pró-Reitor de Administração determinará qual servidor do quadro da Pró-Reitoria irá compor a Equipe de Planejamento da Contratação como Integrante Administrativo. 3.8 Instituir Equipe de Planejamento da Contratação A emissão da Portaria de Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação pelo Pró-Reitor de Administração encerra a etapa inicial, quando o processo deverá seguir para o Estudo Técnico Preliminar, segunda etapa do Planejamento da Contratação. 7
4. Estudo Técnico Preliminar Com a Equipe de Planejamento da Contratação instituída, os Integrantes Requisitante e Técnico realizam a construção e aprovação do Estudo Técnico Preliminar, documento que demonstra a viabilidade técnica e econômica da contratação e que deverá ser baseado no Modelo de Estudo Técnico Preliminar. O modelo do documento é provido pelo CCE, elaborado e atualizado conforme as determinações das normativas do Governo Federal, legislações pertinentes e regulamentações internas da UFPR. Durante os trabalhos da etapa de Estudo Técnico Preliminar, a Equipe de Planejamento da Contratação poderá iniciar, paralelamente, as atividades da Análise de Riscos da contratação de Solução de TI. 4.1 Definir e Especificar Necessidades de Negócio e Tecnológicas A partir do DOD, das demandas dos potenciais gestores e usuários da Solução de Tecnologia da Informação, das soluções encontradas no mercado e também do estudo de projetos similares, os Integrantes Requisitante e Técnico irão definir e especificar, no documento de Estudo Técnico Preliminar, quais necessidades e aspectos funcionais das atividades finalísticas da Área Requisitante a Solução de TI precisará atender, especialmente aquelas necessidades de negócio já previstas no PDI e PDTI da UFPR. Esta lista descritiva deverá contemplar, ainda, os requisitos tecnológicos, legais, temporais, de capacitação, de manutenção e garantia, de segurança, sociais, ambientais e culturais, de nível de serviço, de formas de comunicação e quaisquer outros requisitos necessários e suficientes à escolha da Solução de Tecnologia de Informação. 4.2 Avaliar Soluções Disponíveis Com as necessidades finalísticas e tecnológicas definidas e especificadas, realiza-se o levantamento e análise das diferentes soluções que atendam aos requisitos, considerando-se a capacidade e alternativas de mercado, a observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - e-ping, o Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico - e-mag, a Política de Segurança da Informação PSI da UFPR, o orçamento preliminar estimado e a análise e comparação entre os custos totais de propriedade das soluções identificadas, levando-se em conta os valores de aquisição dos ativos, insumos, garantia e manutenção. Caso houver necessidade de utilização de certificação digital, deverá considerar-se, ainda, a aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Quando o objetivo da solução abranger a gestão de documentos arquivísticos digitais e não digitais, deverá observar-se, também, as orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil. 8
4.3 Escolher Solução de TI Reconhecidas as Soluções de TI aplicáveis e suas características, escolhe-se a Solução sobre a qual será desenvolvido mais tarde o Termo de Referência da Contratação. 4.4 Justificar Escolha da Solução de TI A escolha da Solução de TI deverá ser justificada através da descrição sucinta, precisa, suficiente e clara da Solução de Tecnologia da Informação escolhida, indicando os bens e serviços que a compõem, sua aderência às necessidades finalísticas e tecnológicas, bem como a identificação dos benefícios a serem alcançados com a Solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade. 4.5 Analisar Necessidades de Adequação Escolhida a Solução, faz-se necessário descrever cada necessidade ou pré-requisito de adequação que deveria ser viabilizado pela UFPR para que o contrato possa ser devidamente executado, ou seja, providências fundamentais para que a solução de TI a ser adquirida atinja seus objetivos, abrangendo, no que couber: infraestrutura tecnológica e elétrica, logística, espaço físico, mobiliário e outras que se apliquem. 4.6 Avaliar e Definir Recursos Materiais e Humanos Na sequência, é necessária a definição dos recursos materiais e humanos necessários à implantação e à manutenção da Solução de Tecnologia da Informação. 4.7 Definir Mecanismos de Continuidade Neste momento, deve-se definir a estratégia e os mecanismos para continuidade do fornecimento da Solução de TI na eventualidade de interrupção contratual, consolidando-se uma Estratégia de Continuidade de Fornecimento. 4.8 Analisar Viabilidade da Contratação Ao final do documento, a Equipe de Planejamento da Contratação deverá declarar se a contratação é tecnicamente viável ou não é viável, informando, ainda, se o orçamento estimado da contratação supera o montante de R$1.300.000,00. 4.9 Aprovar e Assinar Estudo Técnico Preliminar O parecer da Equipe de Planejamento da Contratação deverá ser assinado pelos três Integrantes da Equipe. O Integrante Administrativo assina solidariamente, tomando ciência do conteúdo do documento. Caso este Integrante não se encontre próximo ao restante da Equipe no momento da assinatura, o Processo Administrativo deverá ser encaminhado ao Integrante Administrativo para que sua assinatura seja coletada antes do prosseguimento do Processo. 9
4.10 Avaliar Estudo Técnico Preliminar Quando o parecer da Equipe de Planejamento da Contratação sobre o Estudo Técnico Preliminar for de valor do contrato superior a R$1.300.000,00 e/ou de contratação tecnicamente inviável, a demanda deverá seguir até o Diretor do CCE para avaliação. 4.11 Motivar o Prosseguimento da Contratação Com parecer da Equipe de Planejamento da Contratação sobre o Estudo Técnico Preliminar de valor do contrato com valor estimado superior a R$1.300.000,00 e/ou de contratação tecnicamente inviável, o Diretor do CCE ainda poderá considerar pertinente o prosseguimento da contratação. Para motivar o prosseguimento da contratação em caso de valor superior a R$1.300.000,00, o Diretor do CCE deverá preencher Ofício de Análise e Parecer para Continuidade da Contratação, a ser anexado ao Processo Administrativo e encaminhado ao Ordenador de Despesas para análise. Quando o valor for inferior a R$1.300.000,00, tratando-se apenas de inviabilidade técnica sanável, o Diretor do CCE poderá dar continuidade à contratação, anexando ao Estudo Técnico Preliminar a Motivação para Continuidade da Contratação, dando prosseguimento ao Processo Administrativo. 4.12 Arquivar Processo Optando o Diretor do CCE pelo não prosseguimento da contratação, poderá este encaminhar o Processo Administrativo para arquivamento ou retorná-lo ao requisitante da contratação para informações. 4.13 Analisar Estudo Técnico Preliminar Na eventualidade de o Estudo Técnico Preliminar ser assinado pela Equipe de Planejamento da Contratação com valor superior a R$1.300.000,00 e contratação tecnicamente viável, ou ainda, quando o Diretor do CCE houver motivado o prosseguimento de contratação com valor superior a R$1.300.000,00, será então necessária a análise do Estudo Técnico Preliminar pelo Ordenador de Despesas, que poderá decidir pelo prosseguimento do Processo ou por seu arquivamento. 4.14 Motivar o Prosseguimento da Contratação Nos casos em que foi necessária análise do Estudo Técnico Preliminar pelo Ordenador de Despesas e este decidiu que a contratação poderia prosseguir, o Ordenador de Despesas deverá então motivar o prosseguimento da contratação para, a seguir, dar continuidade ao Processo Administrativo. 4.15 Arquivar Processo Na ocasião em que o Ordenador de Despesas decidir pela descontinuidade da contratação, poderá encaminhar o Processo Administrativo para arquivamento ou retorná-lo ao requisitante da contratação para informações. 10
5. Termo de Referência Encerrado o Estudo Técnico Preliminar, a Equipe de Planejamento da Contratação irá desenvolver, de forma conjunta, o Termo de Referência da contratação de Solução de TI. Os capítulos e seções do modelo para o documento de Estudo Técnico Preliminar, muitas vezes requerendo um detalhamento mais apurado em alguns tópicos, são propostos de forma a municiar a Equipe de Planejamento da Contratação para que possam desempenhar a elaboração do Termo de Referência de maneira ágil e facilitada, reaproveitando partes do estudo realizado na etapa anterior. Quando existir a decisão de participar da IRP Intenção de Registro de Preços de outro órgão da Administração Pública Federal, estará dispensado o desenvolvimento, pela UFPR, do Termo de Referência e também da Análise de Riscos da contratação, pois estes artefatos serão de responsabilidade do órgão gerenciador da IRP. 5.1 Participar de IRP de outro órgão? Após a viabilidade da contratação ter sido assinalada diretamente pela Equipe de Planejamento da Contratação, casos em que o valor desta é inferior a R$1.300.000,00 e há viabilidade técnica, ou ainda quando a viabilidade foi motivada pelo Diretor do CCE e/ou pelo Ordenador de Despesas, deverá ser observada a oportunidade de Adesão à Intenção de Registro de Preços de outros órgãos da APF. Esta decisão indicará se o Termo de Referência deverá ou não ser elaborado. 5.2 Definir Objeto Quando optado por não se aderir à IRP de outros órgãos, a Equipe de Planejamento da Contratação deverá elaborar o Termo de Referência, iniciando por definir o objeto da contratação, através da indicação sucinta, precisa, suficiente e clara do meio pelo qual um determinado objetivo finalístico da Instituição será satisfeito, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou a realização do fornecimento. Compõem a definição do objeto: a declaração do objeto como prestação de serviços ou aquisição de produtos, o quantitativo, o núcleo imutável do objeto e o prazo, sendo vedada a caracterização do objeto exclusivamente como fornecimento de mão de obra. 5.3 Justificar e Descrever a Solução de TI Definido o objeto, a Equipe de Planejamento da Contratação irá justificar e descrever a Solução de TI, reaproveitando o conteúdo da justificativa já explicitado no DOD - Documento de Oficialização da Demanda, melhorando o texto se necessário, sempre com foco na necessidade real da contratação, deixando claro o porquê e para que se contrata a Solução de TI. A descrição da Solução de TI poderá ser reaproveitada do Estudo Técnico Preliminar, realizando melhorias quando necessário. É importante manter a descrição alinhada com a descrição dada ao 11
Objeto no Termo de Referência, pois estas não podem divergir. A descrição pode ser mais detalhada do que a descrição dada ao Objeto, porém ainda deve ser relativamente sucinta, precisa, suficiente e clara. 5.4 Definir Requisitos Após a justificativa e descrição da Solução de TI, o Integrante Requisitante deverá, com apoio do Integrante Técnico, definir, quando aplicáveis, os requisitos: das atividades finalísticas, que independem de características tecnológicas e que definem as funcionalidades e fluxos de informação da Solução de TI; de capacitação, incluindo carga horária e materiais didáticos para treinamentos; legais, que especificam a conformidade da Solução de TI a normativas aplicáveis; de manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa; temporais, como as datas de entrega da Solução de TI; de segurança, incluindo compromisso de sigilo pela contratada; e sociais, ambientais e culturais, que definirá a conformidade da Solução de TI com costumes, idiomas, ambiente, etc. 5.5 Especificar Requisitos O Integrante técnico complementará a definição dos requisitos da Solução de TI, especificando, quando aplicáveis, mas não restritos a, os requisitos tecnológicos de: arquitetura de hardware e software, incluindo padrões de interoperabilidade, linguagens de programação, interfaces, etc; projeto e implementação, como o processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, etc; implantação em ambiente de produção e outros processos de disponibilização da Solução de TI; condução e comunicação da garantia e manutenção; capacitação, incluindo o ambiente tecnológico e o perfil dos instrutores para treinamentos; experiência profissional da equipe de projeto, implementação e implantação da Solução de TI, incluindo a forma de comprovação da experiência exigida; formação da equipe de projeto, implementação e implantação, seus cursos acadêmicos e técnicos, incluindo a forma de comprovação da formação exigida; metodologia de trabalho; e 12
segurança da informação. 5.6 Definir Responsabilidades Após a definição e especificação dos requisitos da Solução de TI, a Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir as responsabilidades da contratada e da contratante. O Modelo de Termo de Referência, fornecido pelo CCE, já oferece um roteiro para as obrigações que devem ser definidas. 5.7 Elaborar Modelo de Execução O Modelo de Execução do contrato deverá ser elaborado pela Equipe, contemplando, quando possível e aplicável: fixação das rotinas de execução, processo e procedimentos de fornecimento, incluindo prazos, horários, locais de entrega, documentação mínima, padrões de qualidade, papéis e responsabilidades; quantificação ou estimativa prévia do volume de serviços ou quantidade de bens a serem fornecidos; definição das formas de comunicação a serem utilizadas entre a contratada e a UFPR, com preferência por Ordens de Serviço ou de Fornecimento de Bens; forma de pagamento; elaboração de Termo de Compromisso e Termo de Ciência. 5.8 Análise de Riscos A Análise de Riscos é uma atividade realizada pela Equipe de Planejamento da Contratação, desde que foi instituída, paralelamente às demais atividades, contendo a descrição, análise e tratamento dos riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratação. O CCE provê modelos de procedimento e de documento para esta atividade. 5.9 Elaborar Modelo de Gestão Sempre que se optar por não participar de IRP de outros órgãos da APF, é importante que a Análise de Riscos esteja consolidada para que se elabore então o Modelo de Gestão, ainda que novos riscos da contratação possam ser identificados e acrescentados ao documento de Análise de Riscos até a conclusão do Termo de Referência. A partir do Modelo de Execução do contrato e da observação dos resultados da Análise de Riscos, a Equipe de Planejamento da Contratação definirá o Modelo de Gestão do contrato, contemplando, quando possível, as seguintes condições para gestão e fiscalização do contrato: Critérios de Aceitação dos bens ou serviços, abrangendo métricas, indicadores e níveis de serviço; 13
procedimentos de teste e inspeção para os Termos de Recebimento Provisório e Definitivo; valores e procedimentos para retenção ou glosa no pagamento; sanções administrativas claras e detalhadas; procedimentos para emissão de nota fiscal e pagamento. 5.10 Elaborar Estimativa de Preços Com o Modelo de Gestão consolidado, a Equipe deverá realizar a Estimativa de Preços da contratação para elaboração de orçamento detalhado, com preços unitários, baseada em pesquisa no mercado, contratações similares, valores oficiais de referência, pesquisa junto a fornecedores ou tarifas públicas. A Estimativa de Preços deverá resultar, ainda, na Planilha de Formação de Preço Médio, demonstrativo do preço médio na cotação de, ao menos, 3 (três) fornecedores. 5.11 Elaborar Adequação Orçamentária Na sequência, a Equipe irá elaborar a Adequação Orçamentária, estimativa do impacto econômico-financeiro no orçamento da UFPR, com indicação das fontes de recurso. 5.12 Elaborar Cronograma Físico-Financeiro No cronograma de execução física e financeira, a Equipe detalhará as etapas ou fases da Solução de TI, com os principais bens ou serviços e a previsão de desembolso para cada uma delas. 5.13 Definir Regime de Execução A Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir, no Termo de Referência, o regime de execução do contrato, enquanto contratação indireta, sob qualquer dos seguintes regimes: empreitada por preço global; empreitada por preço unitário; tarefa; ou empreitada integral, conforme disposto no inciso VIII do artigo 6º da Lei nº 8.666/93. 5.14 Definir o Parcelamento/Divisão dos Itens da Solução de TI A Equipe de Planejamento da Contratação avaliará a viabilidade do parcelamento da Solução de TI, justificando a decisão de parcelamento ou não. A equipe também será responsável por verificar a possibilidade de consórcio ou subcontratação da Solução de Tecnologia da Informação, observando o disposto nos artigos 23 1º, 33 e 72 da Lei nº 8.666/93. 5.15 Avaliar Necessidade de Separar Licitações A Equipe de Planejamento da Contratação avaliará, ainda, a necessidade de licitações e contratações separadas para os itens que, devido a sua natureza, possam ser divididos em tantas parcelas quantas se comprovarem técnica e economicamente viáveis, procedendo-se à licitação com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e à ampliação da 14
competitividade sem perda da economia de escala, conforme disposto no art. 23, 1º da Lei n º 8.666, de 1993. 5.16 Estabelecer Discriminação detalhada dos Itens individualmente nas Propostas Nas licitações por preço global, cada serviço ou produto do lote deverá ser discriminado, pela Equipe de Planejamento da Contratação, em itens separados nas propostas de preços, de modo a permitir a identificação do seu preço individual na composição do preço global, e a eventual incidência sobre cada item das margens de preferência para produtos e serviços que atendam às Normas Técnicas Brasileiras, de acordo com o art. 3º, 5º da Lei n º 8.666, de 1993. 5.17 Estabelecer Critérios para Seleção do Fornecedor Ainda no Termo de Referência, a Equipe de Planejamento da Contratação deverá definir os critérios técnicos de julgamento das propostas para a fase de Seleção do Fornecedor, observando: a utilização de critérios correntes no mercado; a possibilidade de considerar mais de um atestado relativo ao mesmo quesito de capacidade técnica, quando necessário para comprovação da aptidão; a vedação da indicação de entidade certificadora, exceto nos casos previamente dispostos em normas do governo federal; a vedação de pontuação com base em atestados relativos à duração de trabalhos realizados pelo licitante; a vedação de pontuação progressiva de mais de um atestado para o mesmo quesito de capacidade técnica; e a justificativa dos critérios de pontuação em termos do benefício que trazem para a contratante. 5.18 Avaliar Necessidade de Audiência ou Consulta Pública A fim de avaliar a completude e a coerência da especificação dos requisitos, a adequação e a exequibilidade dos critérios de aceitação, a Equipe de Planejamento da Contratação poderá disponibilizar o Termo de Referência em consulta ou audiência pública. 5.19 Aprovar e Assinar Termo de Referência Após desenvolvido o Termo de Referência, todos os integrantes da Equipe de Planejamento assinam o artefato e então anexam o mesmo ao Processo Administrativo, encaminhando ao Diretor do CCE. 15
5.20 Aprovar e Assinar Termo de Referência O Diretor do CCE aprovará assinando o Termo de Referência e encaminhará o Processo Administrativo ao Pró-Reitor de Administração para aprovação final do documento. 5.21 Aprovar e Assinar Termo de Referência Ao Pró-Reitor de Administração compete a aprovação final do Termo de Referência. Com sua assinatura, o Processo Administrativo deverá seguir à Área de Licitações, para início das atividades de Seleção do Fornecedor. 16
6. Seleção do Fornecedor Ao final da aprovação do Termo de Referência pela Autoridade Competente da Área Administrativa, ou ainda, quando o Termo de Referência não foi desenvolvido, em virtude da Adesão à IRP de outro órgão da APF, o Processo Administrativo completo da contratação deverá ser encaminhado à CECOM - Central de Compras do DSG, até a data de 31 de julho de cada ano, conforme determina a Ordem de Serviço nº 03/2014-PRA. Com o processo em mãos, a CECOM iniciará as atividades da 2ª etapa da contratação de Soluções de TI, referentes à Seleção do Fornecedor. 17