MANUAL DE PROCEDIMENTOS: SEÇÃO DE PROTOCOLO E ARQUIVO - SEPRO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS: SEÇÃO DE PROTOCOLO E ARQUIVO - SEPRO Foz do Iguaçu 2015

Catalogação elaborada pela Divisão de Apoio ao Usuário da Biblioteca Latino-Americana Catalogação de Publicação na Fonte. UNILA - BIBLIOTECA LATINO-AMERICANA Seção de Protocolo e Arquivo/SEPRO. Manual de Procedimentos: Seção de Protocolo e Arquivo - SEPRO / Tatianne Akaichi, Alberto Sampaio, Lizandro Lemos Luz, Fernanda de Souza Godim e Natieli Ganasoli Ribeiro. - Foz do Iguaçu, PR: Unila, 2015. 120f: il. color, ; 21 com. ISBN. 1. Protocolo. 2. Processos Administrativos. 3. Arquivo. I. Tatianne Akaichi. II. Alberto Sampaio. III. Lizandro Lemos Luz. IV. Fernanda de Souza Godim. V. Natieli Ganasoli Ribeiro. VI. Universidade Federal da Integração Latino-Americana/Unila. VII. Título. PR/BIUNILA CDU 005.92

Elaboração Seção de Protocolo e Arquivo Tatianne Akaichi Alberto Sampaio Lizandro Lemos Luz Fernanda de Souza Godim Natieli Ganasoli Ribeiro Universidade Federal da Integração Latino-Americana Avenida Silvio Américo Sasdelli, 1842 - Edifício Comercial Lorivo CEP: 85866-000 - Vila A Foz do Iguaçu Paraná

LISTA DE FIGURAS 01 Modelos de Carimbos... 12 02 Formulário para envio de Correspondência Internacional... 14 03 Paginação Frente da Folha... 17 04 Paginação Verso da Folha... 18 05 Cadastrar Processo... 18 06 Dados do Processo... 19 07 Dados do Documento... 19 08 Dados Interessado... 20 09 Documentos Anexados... 20 10 Unidade de Destino... 21 11 Conferência dos Dados... 21 12 Impressão da Capa do Processo... 22 13 Capa do Processo... 22 14 Capa do Processo Principal... 24 15 Repaginação... 24 16 Juntada de Processos (por anexação)... 25 17 Juntada por Anexação... 25 18 Selecionar Processo Principal... 26 19 Anexar Processo Acessório (Juntada por Anexação)... 26 20 Dados da Juntada de Processos (Anexação)... 27 21 Cadastrar Despacho de Juntada por Anexação... 27 22 Impressão Termo da Juntada por Anexação... 28 23 Modelo do Termo de Juntada por Anexação... 28 24 Juntada de Processos (por apensação)... 30 25 Juntada por Apensação... 30 26 Localizar Processo Principal... 31 27 Anexar Processo Acessório (Juntada por Apensação)... 31 28 Dados da Juntada de Processos (Apensação)... 32 29 Cadastrar Despacho de Juntada por Apensação... 32 30 Impressão Termo da Juntada por Apensação... 33 31 Modelo do Termo de Juntada por Apensação... 33 32 Desapensação de Processos... 34

33 Localizar Processo para Desapensar... 35 34 Despacho para Desapensação... 35 35 Impressão Termo da Desapensação... 36 36 Modelo do Termo de Desapensação... 36 37 Recebimento de processo para encerramento e abertura de volume... 40 38 Localizar Processo no Sistema... 41 39 Imprimir Capa do Processo... 41 40 Número do Volume... 42 41 Localizar... 43 42 Receber... 43 43 Receber Processo... 44 44 Arquivar Processo... 44 45 Arquivamento... 45 46 Confirmação de Arquivamento... 45 47 Selecionar Processo... 47 48 Lupa... 48 49 Desarquivar Processo... 48 50 Confirmação de Desarquivamento de Processo... 49 51 SIGAdm... 51 52 Implantar Permissões... 52 53 Permissão para Servidor... 52 54 Atribuir Permissão... 53 55 Adicionar Unidades Extras aos Usuários... 54 56 Selecionar nome do servidor para atribuir unidade extra... 54 57 Liberação de servidor para acesso a unidade extra... 55 58 Adicionar Unidades Extras... 55 59 Sistema Integrado de Gestão... 56 60 SIPAC... 56 61 Entrar no Sistema... 57 62 Usuário e Senha... 57 63 Módulos... 58 64 Módulo Protocolo... 58 65 Registro Envio (Saída)... 59 66 Continuar... 59

67 Enviar Processo... 60 68 Confirmação de Envio... 60 69 Receber Processo... 61 70 Continuar Recebimento... 61 71 Confirmar Recebimento... 62 72 Confirmação de Recebimento... 62 73 Alterar Encaminhamento... 63 74 Processos Enviados e Ainda Não Recebidos... 63 75 Alterar Para Outra Unidade... 64 76 Confirmar Alteração de Encaminhamento... 64 77 Alterar Processo... 65 78 Processos Possíveis de Alteração... 65 79 Alterar Dados do Processo... 66 80 Confirmar Alteração do Processo... 66 81 Imprimir Capa... 67 82 Cadastrar Despachos de Processos... 67 83 Selecionar Processo para Despachar... 68 84 Cadastrar o Despacho... 68 85 Digitar Conteúdo do Despacho... 69 86 Opção Autenticar Despacho... 69 87 Autenticar Despacho... 70 88 Confirmar Autenticação de Despacho... 70 89 Dados do Autenticador... 71 90 Cadastrar Processo de Outro Órgão... 71 91 Processo Externo... 72 92 Dados do Processo Externo... 72 93 Interessados do Processo Externo... 73 94 Inserir Processo Externo Digitalizado... 73 95 Tramitação dentro da UNILA... 74 96 Confirmar Dados do Processo Externo... 74 97 Imprimir Capa do Processo Externo... 75 98 Opção Cadastrar Processo Antigo... 75 99 Cadastro do Processo Antigo... 76 100 Dados do Processo Antigo... 76

101 Dados do Interessado do Processo Antigo... 77 102 Anexar Arquivo... 77 103 Unidade de Destino do Processo Antigo... 78 104 Confirmar Dados... 78 105 Imprimir Capa do Processo Antigo... 79 106 Solicitar Cancelamento de Processo... 79 107 Buscar Processo para Cancelamento... 80 108 Justificativa de Cancelamento de Processo... 80 109 Alterar Processo (Processo Digitalizado)... 81 110 Localizar processo para anexar... 82 111 Escolher Arquivo... 82 112 Abrir Arquivo... 83 113 Anexar Processo Digitalizado... 83 114 Confirmação de Atualização... 83 115 Consultar Processo Digitalizado... 84 116 Classificar Documentos... 85

LISTA DE SIGLAS SEPRO - Seção de Protocolo e Arquivo SIPAC - Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos UNILA - Universidade Federal da Integração Latino-americana

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO... 10 2 PROTOCOLO... 11 2.1 Correspondência... 2.1.1 Recebimento de correspondências... 11 2.1.2 Envio de correspondências... 12 11 2.1.2.1 Correspondências Nacionais e Internacionais... 12 2.1.2.2 Objeto(s) para o exterior... 13 2.2 Serviço de malote... 15 2.2.1 Envio de documentos... 15 2.2.2 Recebimento de documentos... 16 2.2.3 Entrega de documentos... 16 3 PROCESSOS... 17 3.1 Cadastrar... 17 3.2 Juntadas de processos... 23 3.2.1 Juntada por anexação... 23 3.2.2 Juntada por apensação... 29 3.2.3 Desapensação... 34 3.3 Retirada de documento(s) do processo... 37 3.3.1 Desentranhamento... 37 3.3.2 Desmembramento... 38 3.4 Abertura e encerramento de volume... 40 3.5 Arquivamento de processo... 42 3.6 Desarquivamento... 46 3.7 Empréstimo de processo... 49 4 PASSOS GERAIS DO SIPAC... 51 4.1 Liberação acesso SIPAC... 51 4.2 Liberação de unidade extra no SIPAC... 53 4.3 Enviar processo... 55 4.4 Receber processo... 60 4.5 Alterar encaminhamento... 62 4.6 Alterar processo... 64 4.7 Cadastrar despacho... 67

4.8 Cadastrar processo externo... 71 4.9 Cadastrar processo antigo... 75 4.10 Cancelamento de processos... 79 4.11 Inserir processo digitalizado no SIPAC... 81 5 ARQUIVO... 85 5.1 Classificação dos documentos e processos... 85 5.2 Digitalização... 86 5.3 Preparação física para arquivamento de processo... 86 5.4 Retirada de documentos Concursos Docentes... 86 REFERÊNCIAS... 88 APÊNDICES... 90 APÊNDICE A - Capa Emergencial... 91 APÊNDICE B Requerimento de Serviço de Correspondência... 92 APÊNDICE C - Guia de Remessa... 93 APÊNDICE D - Requerimento de Desarquivamento de Processo... 94 APÊNDICE E - Requerimento de Empréstimo... 95 APÊNDICE F - Termo de Abertura de Volume... 96 APÊNDICE G - Termo de Arquivamento dos Autos... 97 APÊNDICE H - Termo de Desapensação... 98 APÊNDICE I - Termo de Desentranhamento de Peças... 99 APÊNDICE J - Termo de Desmembramento... 100 APÊNDICE K - Termo de Encerramento de Processo... 101 APÊNDICE L - Termo de Encerramento de Volume... 102 APÊNDICE M - Termo de Juntada por Anexação... 103 APÊNDICE N - Termo de Juntada por Apensação... 104 APÊNDICE O - Termo de Reconstituição de Processo... 105 APÊNDICE P - Termo de Reconstituição de Volume... 106 APÊNDICE Q - Termo de Substituição de Capa... 107 APÊNDICE R - Modelo de Envelope Malote... 108 APÊNDICE S - Modelo para Caixa-Arquivo... 109 APÊNDICE T Fluxograma de Recebimento de Correspondência... 110 APÊNDICE U - Fluxograma de Envio de Correspondência... 111 APÊNDICE V - Fluxograma de Envio de AR... 112 APÊNDICE W - Fluxograma de Malote... 113

APÊNDICE X - Fluxograma de Juntada de Processos... 114 APÊNDICE Y - Fluxograma de Arquivamento de Processo... 115 APÊNDICE Z - Fluxograma de Desarquivamento de Processo... 116 APÊNDICE AA - Fluxograma de Empréstimo de Processo... 117 APÊNDICE BB - Requerimento de juntada por Anexação... 118 APÊNDICE CC - Requerimento de juntada por Apensação... 119 APÊNDICE DD - Termo de Retirada de Documentos Docentes... 120

10 1 INTRODUÇÃO Este manual, elaborado pela Seção de Protocolo e Arquivo (SEPRO), tem como finalidade orientar, auxiliar e apresentar de forma detalhada o modo como devem ser desenvolvidas as atividades de protocolo; os métodos relativos aos processos, ao Módulo Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC); e o arquivo. É importante salientar que se buscou descrever tanto os procedimentos técnicos realizados operacionalmente como os procedimentos executados via Sistema. Assim sendo, pretende-se, com esse material, padronizar e sistematizar essas práticas administrativas, bem como servir como fonte de informação sobre as ações desempenhadas por essa unidade. Cabe enfatizar ainda que o conteúdo desse manual não é definitivo, considerando a necessidade de aprimoramento e atualização contínua ou em razão de mudanças na legislação em vigor relacionadas ao assunto.

11 2 PROTOCOLO Nas atividades do protocolo incluem-se o recebimento e o envio de correspondências oficiais, serviços relacionados ao malote e à distribuição de documentos e processos administrativos. 2.1 CORRESPONDÊNCIA É um ato de comunicação escrito que envolve duas ou mais pessoas. Supõe sempre um remetente (aquele que escreve uma determinada mensagem) e um destinatário (aquele que recebe a mensagem). 2.1.1 RECEBIMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS PROCEDIMENTOS: - Receber as correspondências entregues na Seção de Protocolo e Arquivo; - Cadastrar na planilha de CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS no google docs (a planilha está nominada por ano); - Registrar no caderno de protocolo; - No caderno de protocolo deverá constar a data do recebimento, nome, assinatura e carimbo do servidor; - Entregar a correspondência ao destinatário. Caso o destinatário seja de outra localidade da UNILA, enviar por Malote; - Após a entrega, registrar na planilha CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS, no campo setor de destino, o nome do servidor que recebeu a correspondência em mãos. IMPORTANTE: As faturas de água, luz, telefonia fixa e telefonia móvel, normalmente, têm prazo curto para pagamento, desse modo, devem rapidamente ser encaminhadas às unidades responsáveis. Os responsáveis pelo recebimento das faturas são: Faturas de água e luz: - Chefe do Departamento de Estrutura e Serviços (DES) / COINFRA / PROAGI.

12 Telefonia fixa e Telefonia móvel: - Chefe da Seção de Administração do Parque de Tecnologia da Informação (SEATI) / CTIC / PROAGI. - As faturas de luz, telefonia fixa e telefonia móvel devem ser cadastradas por um SERVIDOR no SIPAC, MÓDULO PROTOCOLO > DOCUMENTOS > CADASTRAR DOCUMENTO. 2.1.2 ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS 2.1.2.1 Correspondências Nacionais e Internacionais PROCEDIMENTOS: - Receber as correspondências das unidades entregues na recepção da Seção de Protocolo e Arquivo; - Conferir os dados do remetente e do destinatário (nome completo; cargo ou função; nome da unidade administrativa; nome do Órgão; endereço; CEP; cidade; Estado e país); - Receber o Requerimento de Serviço de Correspondência entregue pela unidade solicitante (Apêndice B) e conferir os dados; - Preencher a planilha ENVIADAS CORRESPONDÊNCIAS no google docs (a planilha está nominada por ano); - Carimbar o envelope conforme a modalidade de envio - SEDEX, PAC ou Carta (Figura 01); Figura 01 Modelos de Carimbos

13 - Enviar as correspondências via malote para UNILA - PTI, pois é no PTI que se encontra a Agência dos Correios com a qual a universidade tem contrato; - Depois de postadas as correspondências pela recepcionista do PTI, esta enviará via malote o comprovante de envio para a Seção de Protocolo e Arquivo; - Receber o comprovante; - Preencher o número de objeto na planilha ENVIADAS CORRESPONDÊNCIAS no google docs; - Informar via e-mail o servidor responsável pela solicitação de envio da correspondência o número de objeto; - Arquivar, por dia, os comprovantes na pasta ROSA ; - Assim que chegar a fatura das correspondências, tirar cópias dos comprovantes, um por folha, e colar o original ao lado de sua cópia; - Entregar originais e cópias dos comprovantes para o Fiscal do Contrato dos Correios. IMPORTANTE - Em correspondências com AR deve-se escrever o nome da unidade para facilitar sua devolução (Apêndice V). - Para o envio de correspondências internacionais em envelopes (documentos) não é utilizado o carimbo de SEDEX, PAC ou Carta. - Após o envio da correspondência via Correios encaminhar ao remetente o número do objeto por e-mail. - Arquivar o Requerimento de Serviço de Correspondência (Apêndice B) entregue pela unidade solicitante na Seção de Protocolo e Arquivo. 2.1.2.2 Objeto(s) para o exterior PROCEDIMENTOS: - Receber as correspondências (objetos) das unidades entregues na recepção da Seção de Protocolo e Arquivo; - Conferir os dados do remetente e do destinatário (nome completo; cargo ou função; nome da unidade administrativa; nome do órgão; endereço; CEP; cidade; Estado e país); - Receber o Requerimento de Serviço de Correspondência entregue pela unidade

14 solicitante (Apêndice B) e conferir os dados; - Preencher a planilha ENVIADAS CORRESPONDÊNCIAS no google docs (a planilha está nominada por ano); - Para o envio de objetos para o exterior é fornecido pelos Correios um formulário que precisa ser preenchido pelo setor que os está enviando. Modelo de preenchimento do Formulário abaixo (Figura 02): Figura 02 Formulário para envio de Correspondência Internacional - A unidade que está enviando deve preencher a descrição do conteúdo, valor e peso (campos destacados em vermelho - Figura 02); - As correspondências internacionais não precisam ser carimbadas (SEDEX, PAC ou Carta) pela Seção de Protocolo e Arquivo, pois o próprio Correios fornece a etiqueta; - Depois de postadas as correspondências (objetos) pela recepcionista do PTI, esta enviará o comprovante de envio via malote para a Seção de Protocolo e Arquivo; - Receber o comprovante; - Preencher o número de objeto na planilha ENVIADAS CORRESPONDÊNCIAS no google docs; - Informar via e-mail o servidor responsável pela solicitação de envio da correspondência (objeto) o número de objeto; - Arquivar, por dia, os comprovantes na pasta ROSA ;

15 - Assim que chegar a fatura das correspondências, tirar cópias dos comprovantes, um por folha, e colar o original ao lado de sua cópia; - Entregar originais e cópias dos comprovantes para o Fiscal do Contrato dos Correios. IMPORTANTE Uma via do formulário preenchido e encaminhado para a Agência dos Correios voltará para a Seção de Protocolo e Arquivo. 2.2 SERVIÇO DE MALOTE É um serviço de transporte de documentos e correspondências que visa encaminhá-los de uma unidade à outra. 2.2.1 ENVIO DE DOCUMENTOS PROCEDIMENTOS: - Receber processos e/ou documentos (internos ou externos) na recepção da Seção de Protocolo e Arquivo; - Organizar e separar documentos e/ou processos por unidade de destino; - Preencher a Guia de Remessa de acordo com as unidades de destino por suas localizações (Apêndice C); - Imprimir 02 vias de cada Guia de Remessa por unidade; - Inserir as Guias de Remessas documentos e/ou processos nas bolsas do malote (há uma bolsa por local); - Entregar as bolsas para o motorista. IMPORTANTE A Seção de Protocolo e Arquivo também protocola documentos em outros Órgãos de Foz do Iguaçu, como no Banco do Brasil, Ministério Público, Procuradoria Federal, entre outros. É necessário que a unidade solicitante mande duas vias de cada documento para voltar uma via protocolada.

16 2.2.2 RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS PROCEDIMENTOS: - O malote deverá conter duas vias das Guias de Remessas e os documentos e/ou processos por unidades; - Conferir a Guia de Remessa com os itens recebidos; - Assinar em apenas uma Guia de Remessa o recebimento dos itens, individualmente; - A Guia de Remessa assinada pela recepcionista no ato do recebimento do malote deverá ser devolvida para a unidade do remetente. - Caso seja constatado algum equívoco, comunicar imediatamente o responsável pelo envio da remessa. 2.2.3 ENTREGA DE DOCUMENTOS PROCEDIMENTOS: - Distribuir os processos e/ou documentos aos respectivos setores coletando assinatura do servidor na 2º via da Guia de Remessa. Os campos data/hora e rubrica também devem obrigatoriamente ser preenchidos; - A 2 via da Guia de Remessa deverá ser arquivada na Seção de Protocolo e Arquivo. IMPORTANTE Manter as Guias de Remessas organizadas em caixas, ordenadas cronologicamente nos plásticos. Cada plástico deverá ser separado por mês.

17 3 PROCESSOS É o procedimento administrativo com o intuito de atingir certo objetivo. O processo contém documentos necessários à solução do mesmo e devem estar em ordem cronológica. 3.1 CADASTRAR É a junção de documentos necessários para a abertura de um processo administrativo, sendo os mesmos numerados de forma cronológica. O processo deve conter uma capa informando seu número, interessado, tipo, assunto detalhado, unidade de origem e responsável pela criação. PROCEDIMENTOS MANUAIS - Juntar os documentos em ordem cronológica; - Paginar as folhas do processo. O processo deve ser paginado a partir do documento que deu origem ao mesmo e não a partir da capa; - O servidor responsável pela paginação deve carimbar o canto superior direito da folha, com o número referente à página e a rubrica, como mostra a Figura 03. Figura 03 Paginação Frente da Folha - Caso haja conteúdo no verso da folha, a paginação deve ser a mesma da frente, porém, acrescenta-se a letra V depois do número. Exemplo: Frente: página 01 e seu verso: página 01-V. Conforme é demonstrado na Figura 04.

18 Figura 04 Paginação Verso da Folha - Após paginar as folhas, abrir o processo no Sistema Integrado de Gestão (SIG) > Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) > Módulo Protocolo. PROCEDIMENTOS NO SISTEMA - PASSO 01: Em Portal Administrativo > Protocolo > Processos > Cadastrar Processo (Figura 05). Figura 05 - Cadastrar Processo - PASSO 02: Preencher os campos solicitados e clicar em Continuar (Figura 06).

19 Figura 06 Dados do processo - PASSO 03: Selecionar o tipo do documento que deu origem ao processo, informar a data do documento, identificador número do documento (caso haja), ano, Unidade de Origem do documento, clicar em Inserir Documento(s) e em Continuar (Figura 07). Figura 07 Dados do Documento

20 - PASSO 04: Informar o interessado de acordo com as categorias apresentadas, clicar em Inserir e em Continuar (Figura 08). Figura 08 Dados Interessado - PASSO 05: Os documentos que farão parte do processo devem ser digitalizados. Selecionar os documentos. Após anexar o(s) documento(s), clique em Continuar (Figura 09). Figura 09 Documentos Anexados

21 - PASSO 06: Informar o destino do processo criado e clicar em Continuar (Figura 10). Figura 10 Unidade de Destino - PASSO 07: Após conferir os dados do processo, clique em Confirmar (Figura 11). Figura 11 Conferência dos Dados - PASSO 08: Imprimir a Capa do processo (Figura 12).

22 Figura 12 Impressão da Capa do Processo - PASSO 09: Capa do processo (Figura 13). Figura 13 Capa do Processo - PASSO 10: Imprimir a capa e colocar à frente dos documentos; - PASSO 11: Enviar o processo na sua forma física à unidade de destino.

23 3.2 JUNTADAS DE PROCESSOS Dois ou mais processos podem ser unidos fisicamente de duas maneiras: por anexação ou por apensação. 3.2.1 JUNTADA POR ANEXAÇÃO É a situação na qual dois ou mais processos serão juntados de forma definitiva, não podendo mais ser separados. Tal procedimento é realizado em processos que têm os mesmos assuntos e interessados, garantindo, assim, a mesma tramitação e o arquivamento simultâneo. IMPORTANTE - A solicitação deve ser feita pela Chefia da unidade requerente e inserida no processo mais antigo. - Os processos devem ser tramitados via sistema para unidade de Protocolo central da Instituição para que o mesmo realize a anexação. PROCEDIMENTOS MANUAIS - Receber os processos físicos; - Verificar a solicitação de juntada; - Conferir a paginação dos processos (principal e acessório); - Colocar o Termo de Juntada por Anexação no final do processo principal (mais antigo). Esse Termo é feito via sistema; - Unir os processos fisicamente, de forma que o processo principal seja o primeiro, seguido do(s) processo(s) acessório(s); - Remover qualquer divisão entre os processos juntados (capas e contracapas plásticas, etc), tornando-os um processo único; - A capa do processo acessório será dobrada verticalmente e não deverá ser numerada; - Anotar na capa do processo principal a numeração do(s) processo(s) acessório(s), conforme é demonstrado na Figura 14;

24 Figura 14 Capa do Processo Principal - Repaginar o(s) processo(s) acessório(s) seguindo a ordem de paginação do processo principal; - As folhas devem ser repaginadas conforme o modelo apresentado na Figura 15. Figura 15 - Repaginação - Realizar o procedimento via sistema.

25 IMPORTANTE: - As tramitações devem ser registradas na capa do processo principal. - Quando no ato de anexação de processo (s) for constada a ausência de folhas, anexos e/ou volume, a unidade de Protocolo deverá registrar o fato por meio de despacho a ser anexado como último documento do processo principal. PROCEDIMENTOS VIA SISTEMA - PASSO 01: No Portal Administrativo > Protocolo > Processos > Juntada de Processos (Figura 16). Figura 16 - Juntada de Processos (por anexação) - PASSO 02: Clicar na opção Juntada por Anexação (Figura 17). Figura 17 - Juntada por Anexação

26 - PASSO 03: Digitar o número do processo principal em NÚMERO DO PROCESSO ou localizá-lo em PROCESSO ENCONTRADOS. Após localizar o processo, selecionar o mesmo através da seta verde (selecionar processo principal), conforme é mostrado na Figura 18. Figura 18 Selecionar Processo Principal - PASSO 04: Selecionar o processo acessório e clicar em Anexar Processo (Figura 19). Figura 19 Anexar Processo Acessório (Juntada por Anexação)

27 IMPORTANTE: Caso seja necessário anexar mais processos, deve-se seguir o Passo 4. - PASSO 05: Verificar os dados da juntada e clicar em Continuar (Figura 20). Figura 20 Dados da Juntada de Processos (Anexação) - PASSO 06: Preencher os campos Servidor Responsável pelo Despacho, Servidor solicitante e número da página (do despacho do solicitante), digitar um despacho informando a juntada e clicar em Cadastrar (Figura 21). Figura 21 Cadastrar Despacho de Juntada por Anexação - PASSO 07: Imprimir o Termo da Juntada Por Anexação (Figura 22).

28 Figura 22 - Impressão Termo da Juntada por Anexação - PASSO 08: Assinar e colocar o Termo de Juntada por Anexação no final do processo principal (mais antigo). Paginar o Termo. Figura 23 - Modelo do Termo de Juntada por Anexação - PASSO 09: Enviar o processo via sistema e fisicamente à unidade solicitante. O número do processo principal passa a ser o número do processo anexado.

29 IMPORTANTE Em alguns casos, serão encontrados processos dos quais precisarão fazer o encerramento e abertura de um novo volume (ver item 3.4). 3.2.2 JUNTADA POR APENSAÇÃO É a situação na qual dois ou mais processos serão juntados de forma temporária, sendo separados no encerramento dos mesmos. Neste caso, o(s) processo(s) acessório(s) serve(m) de subsídio para o processo principal. Considera-se processo principal aquele que contiver o pedido da juntada por apensação, observando-se que este não será necessariamente o processo mais antigo. O acréscimo de novas folhas se dará somente no processo principal. IMPORTANTE - Não há necessidade de que os processos tenham o mesmo interessado; - A paginação dos processos se mantém. - A unidade de Protocolo é que deverá realizar a juntada por apensação. PROCEDIMENTOS MANUAIS - Verificar a solicitação de juntada por apensação; - Conferir a paginação dos processos; - Colocar o Termo de Juntada por Apensação ao final do processo principal; - Unir os processos fisicamente, de forma que o processo principal seja o primeiro, seguido do(s) processo(s) acessório(s); - Os processos serão unidos por um único grampo de plástico, mantendo seus formatos originais, como as capas e contracapas de proteção; - Apor na capa do processo principal, no campo observações, a seguinte informação: PROCESSO(S) APENSADO(S) NÚMERO(S) ; - Realizar os procedimentos via sistema.

30 PROCEDIMENTOS VIA SISTEMA - PASSO 01: Em Portal Administrativo > Protocolo > Processos > Juntada de Processos (Figura 24). Figura 24 - Juntada de Processos (por apensação) - PASSO 02: Clicar na opção Juntada por Apensação (Figura 25). Figura 25 - Juntada por Apensação

31 - PASSO 03: Digitar o número do processo principal em Número do Processo ou localizá-lo em Processo Encontrados. Após localizar o processo, selecionar o mesmo através da seta verde (selecionar processo principal), conforme é mostrado na Figura 26. Figura 26 Localizar Processo Principal - PASSO 04: Selecionar o processo acessório e clicar em Anexar Processo (Figura 27). Figura 27 Anexar Processo Acessório (Juntada por Apensação)

32 IMPORTANTE: Caso seja necessário apensar mais processos, deve-se seguir o Passo 4. - PASSO 05: Conferir os dados da juntada e clicar em Continuar (Figura 28). Figura 28 Dados da Juntada de Processos (Apensação) - PASSO 06: Preencher os campos Servidor Responsável pelo Despacho, Servidor solicitante e número da página (do despacho do solicitante), digitar um despacho informando a juntada e clicar em Cadastrar (Figura 29). Figura 29 Cadastrar Despacho de Juntada por Apensação

33 - PASSO 07: Imprimir uma via do Termo da Juntada por Apensação (Figura 30). Figura 30 - Impressão Termo da Juntada por Apensação - PASSO 08: Assinar e colocar o Termo de Juntada por Apensação no final do processo principal (mais antigo). Paginar o Termo (Figura 31). Figura 31 - Modelo do Termo de Juntada por Apensação - PASSO 08: Após concluir a Juntada por Apensação enviar o processo via sistema à unidade solicitante. Para tramitar no sistema, o número do processo principal passa a ser

34 o número do processo apensado. - PASSO 09: Devolver o processo à unidade solicitante. 3.2.3 DESAPENSAÇÃO Refere-se à separação de processos apensados. Tal processo ocorre quando se encerra o processo principal, desapensando e arquivando os mesmos. PROCEDIMENTOS MANUAIS - Verificar a solicitação da desapensação; - Conferir a paginação dos processos; - Separar fisicamente os processos; - Realizar os procedimentos via sistema. PROCEDIMENTOS VIA SISTEMA - PASSO 01: Em Portal Administrativo > Protocolo > Processos > Desapensação de Processos (Figura 32). Figura 32 Desapensação de Processos

35 - PASSO 02: Localizar o número do processo principal apensando na Unidade de Protocolo selecionando-o (Figura 33). Figura 33 Localizar Processo para Desapensar - PASSO 03: Preencher os campos: Servidor Responsável pelo Despacho, Servidor solicitante e número da página (do despacho do solicitante), digitar um despacho informando a juntada e clicar em Cadastrar (Figura 34). Figura 34 Despacho para Desapensação

36 - PASSO 04: Imprimir o Termo da Desapensação (Figura 35). Figura 35 - Impressão Termo da Desapensação - PASSO 05: Assinar e colocar o Termo de Desapensação no final do processo principal. Paginar o Termo (Figura 36). Figura 36 - Modelo do Termo de Desapensação - PASSO 06: Apor na capa do processo principal, no campo observações, a seguinte

37 informação: PROCESSO(S) DESAPENSADO(S) NÚMERO(S) ; - PASSO 07: Após concluir a Desapensação, devolver os processos à unidade solicitante via sistema e fisicamente. 3.3 RETIRADA DE DOCUMENTO(S) DO PROCESSO Um documento ou uma parte de um processo podem ser retirados por meio do desentranhamento e do desmembramento. 3.3.1 DESENTRANHAMENTO É a retirada de documentos dos autos de forma definitiva. O procedimento poderá ser feito por interesse da Administração, solicitação do interessado ou retirada de documentos incluídos nos processo de forma equivocada/indevida ou duplicada, bem como quando há necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoa física, jurídica, órgãos ou entidades públicas, entre outros) ou um outro processo já existente. Para isso, é necessária a solicitação da Chefia da unidade requerente com justificativa. Somente a unidade de Protocolo poderá realizar esse procedimento. PROCEDIMENTOS: - Receber o processo via sistema e fisicamente; - Verificar se há o despacho da Chefia competente solicitando o desentranhamento; - Retirar as folhas solicitadas; - Preencher e imprimir o Termo de Desentranhamento de Peças (Apêndice I); - Incluir o Termo de Desentranhamento no lugar das folhas retiradas, este não será numerado; - Manter a paginação original do processo, não renumerando-a; - Apor na capa do processo principal no campo observações a seguinte informação: FOLHA(S) DESENTRANHADA(S) NÚMERO(S) ; - Encaminhar o processo fisicamente e via sistema para a unidade solicitante; - Providenciar a devolução da(s) folha(s) desentranhada(s) à unidade que solicitou.

38 IMPORTANTE Tirar cópia da solicitação; do Termo de Desentranhamento e das folhas retiradas e arquivar na unidade de Protocolo para controle interno. 3.3.2 DESMEMBRAMENTO Consiste na retirada de folhas/documentos de forma definitiva mediante justificativa para formação de novo processo. É necessário que a solicitação seja feita pela Chefia da unidade. PROCEDIMENTOS: - Receber o processo fisicamente e via sistema; - Verificar se possui o despacho da Chefia da unidade solicitante; - Retirar o(s) documento(s) solicitado(s); - Preencher e imprimir o Termo de Desmembramento (Apêndice J); - Incluir o Termo no lugar das folhas retiradas; - As páginas não serão renumeradas; - Manter a paginação original do processo; - Redigir despacho de devolução à unidade solicitante: EXEMPLO: Após o desmembramento das peças devolvemos o processo. Data / / Assinatura do servidor Carimbo - Apor na capa do processo principal no campo observações a seguinte informação: FOLHA(S) DESMEMBRADA(S) NÚMERO(S) ; - Encaminhar o processo fisicamente e via sistema para unidade solicitante.

39 IMPORTANTE - As páginas e anexos que deram origem ao processo não devem ser retiradas. - Tirar cópia da solicitação; do Termo de Desentranhamento e das folhas retiradas e arquivar na unidade de Protocolo para controle interno.

40 3.4 ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME O processo, ao atingir 200 páginas e havendo necessidade de dar continuidade, pode ser encaminhado fisicamente e via sistema com despacho ao protocolo para ser realizado o encerramento deste processo e a abertura de um novo volume. PROCEDIMENTOS: - PASSO 01: Verificar a solicitação de abertura e encerramento de volume; - PASSO 02: Conferir a paginação do processo. Caso encontre algum erro de paginação, receber, registrar o erro, devolver à unidade solicitante o processo físico e via sistema para o responsável que solicitou a abertura e encerramento de volume; - PASSO 03: Com a paginação certa, receber o processo físico e via sistema (Figura 37). Figura 37 Recebimento de processo para encerramento e abertura de volume - PASSO 04: Preencher e imprimir o Termo de Encerramento de Volume (Apêndice L); - PASSO 05: Inserir ao final do processo o Termo de Encerramento de Volume e paginar; - PASSO 06: Imprimir nova capa (via sistema) e na mesma escrever VOLUME II e após a capa inserir o Termo de Abertura de Volume (Apêndice F) e paginar; - PASSO 07: Para imprimir a capa deve-se localizar o processo por meio de seu número (Figura 38).

41 Figura 38 Localizar Processo no Sistema - PASSO 08: Em seguida, selecionar a opção Imprimir a Capa do Processo (Figura 39). Figura 39 Imprimir Capa do Processo - PASSO 09: Na nova capa, escrever Volume II, como mostra a Figura 40:

42 Figura 40 Número do Volume - PASSO 10: Seguir a sequência da paginação a partir do volume anterior; - PASSO 11: Devolver via sistema e fisicamente o processo à unidade que solicitou. IMPORTANTE Após o preenchimento total da tramitação na capa principal, imprimir uma CAPA EMERGENCIAL, disponível na Wiki administrativo (Apêndice A). 4.5 ARQUIVAMENTO DE PROCESSO Quando encerrado o objetivo pelo qual foi produzido o processo e completado o período de guarda corrente na unidade que gerou o processo, este deve ser encaminhado à unidade de Arquivo, expondo no despacho a justificativa do arquivamento. PROCEDIMENTOS MANUAIS: - Conferir se há no processo o Termo de Encerramento de Processo que está disponível na Wiki Administrativo (Apêndice K);

43 - Conferir a paginação do processo. Caso encontre algum erro de paginação, deverá receber, registrar o erro, devolver à unidade solicitante o processo físico, e via sistema para o responsável que solicitou o arquivamento; - Retirar grampos e clipes do processo; - Com a paginação correta, deve-se receber no sistema; - Arquivar no sistema. PROCEDIMENTOS VIA SISTEMA: - PASSO 01: Localizar o processo no Sistema na opção Processo (Figura 41). Figura 41 - Localizar - PASSO 02: Clicar na lupa, conforme Figura 42 abaixo: Figura 42 - Receber

44 - PASSO 03: Selecionar a opção Receber Processo (Figura 43): Figura 43 - Receber Processo - PASSO 04: Em seguida, selecionar a opção Arquivar processo (Figura 44). Figura 44 Arquivar Processo - PASSO 05: Na sequência, clicar em OK (Figura 45).

45 Figura 45 Arquivamento - PASSO 06: Na opção Localização Física, digitar SEÇÃO DE PROTOCOLO E ARQUIVO, e em seguida clicar em CONFIRMAR,como mostra a Figura 46. Figura 46 Confirmação de Arquivamento - PASSO 07: Registrar na planilha PROCESSOS ARQUIVADOS do google docs;

46 - PASSO 08: Preencher o Termo de Arquivamento dos Autos (Apêndice G); - PASSO 09: Inserir o Termo de Arquivamento dos Autos no final do processo; - PASSO 10: Inserir o processo na caixa arquivo dispondo em ordem numérica e por ano; - PASSO 11: Anotar no espelho da caixa o número do processo. IMPORTANTE - Na impossibilidade de devolver o processo ao solicitante e se o mesmo tiver erros de paginação, deve-se registrar no Termo de Arquivamento dos Autos as falhas encontradas. - Enquanto a caixa não estiver cheia, não fazer espelho definitivo. Após ter sido completada, fazer espelho e colá-lo com papel contact. 3.6 DESARQUIVAMENTO O desarquivamento poderá ser requerido havendo necessidade de inclusão de documentação ou para se dar continuidade do processo. IMPORTANTE - O requerente deve solicitar o desarquivamento de processos para a unidade responsável pelo arquivamento; - É necessário o preenchimento de duas vias do Requerimento de Desarquivamento de Processo (Apêndice D), disponível na Wiki Administrativo; - Para cada processo deve ser preenchido um requerimento. PROCEDIMENTOS MANUAIS: - Inserir uma via do Requerimento no final do processo e paginar; - Escrever no verso do Requerimento um despacho constando o nome do solicitante do desarquivamento, nome do servidor que está realizando o desarquivamento com número do SIAPE, local e data, conforme exemplo abaixo:

47 Exemplo: Por solicitação do servidor (fulano de tal), desarquivamos o processo nesta data. Foz do Iguaçu, dia/mês/ano. Nome do Servidor Cargo SIAPE XXXXXXX PROCEDIMENTOS VIA SISTEMA: - PASSO 01: Localizar o processo no Sistema (Figura 47). Figura 47 Selecionar Processo - PASSO 02: Clicar no ícone Lupa (Figura 48).

48 Figura 48 - Lupa - PASSO 03: Selecionar a opção Desarquivar processo (Figura 49). Figura 49 Desarquivar Processo - PASSO 04: Digitar no campo Observação : Por solicitação do servidor (fulano de tal), desarquivamos o processo nesta data. Em seguida, clicar na opção Confirmar (Figura 50).

49 Figura 50 Confirmação de Desarquivamento de Processo - PASSO 05: Desarquivar o processo no sistema e encaminhá-lo à unidade solicitante fisicamente e via sistema; - PASSO 06: Registrar o desarquivamento na planilha PROCESSOS ARQUIVADOS do google docs; - PASSO 07: Guardar a outra via do Requerimento na Seção de Protocolo e Arquivo. 3.7 EMPRÉSTIMO DE PROCESSO O empréstimo pode ser requerido havendo a necessidade de consulta ao processo, não podendo ser inserido nenhum documento. IMPORTANTE - O requerente deve solicitar o empréstimo de processos à unidade responsável pelo arquivamento; - É necessário o preenchimento do Requerimento de Empréstimo (Apêndice E), disponível na Wiki Administrativo; - Para cada processo deve ser preenchido um requerimento. - Após a entrega do requerimento, o processo deverá ser devolvido no prazo máximo de 30 (trinta) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período mediante solicitação via e-mail à Seção de Protocolo e Arquivo.

50 PROCEDIMENTOS: - Receber o Requerimento de Empréstimo; - Localizar o processo na planilha PROCESSOS ARQUIVADOS do google docs; - Registrar o empréstimo na planilha PROCESSOS ARQUIVADOS ; - Redigir no quadro branco a data do empréstimo; - Controlar o prazo de empréstimo. Caso não seja devolvido no prazo, entrar em contato via e-mail solicitando o processo ou a formalização da prorrogação do prazo; - O Requerimento de Empréstimo será armazenado na Seção de Protocolo e Arquivo; - Conferir a paginação do processo emprestado.

51 4 PASSOS GERAIS DO SIPAC 4.1 LIBERAÇÃO ACESSO SIPAC A liberação para acesso ao SIPAC se dará por requerimento via e-mail, por solicitação da chefia da unidade. A liberação é concedida para o servidor cadastrar, receber e enviar processos pela unidade solicitada. PROCEDIMENTOS VIA SISTEMA: - PASSO 01: Acessar o Sistema de Administração de Sistemas (SIGAdm), conforme Figura 51. Figura 51 - SIGAdm - PASSO 02: No ícone USUÁRIOS, acessar a opção PERMISSÕES IMPLANTAR PERMISSÕES (Figura 52). e depois

52 Figura 52 Implantar Permissões - PASSO 03: Digitar o Nome do servidor e clicar em Buscar. Após localizar o nome do servidor, deve-se selecionar usuário clicando na seta verde (Figura 53). Figura 53 Permissão para Servidor - PASSO 04: Descrever o motivo da liberação, na opção PAPEL, selecionar SIPAC e no campo abaixo localizar SIST. DE PROTOCOLOS, marcar os itens solicitados

53 (CADASTRAR PROTOCOLO; RECEBER PROTOCOLO E ENVIAR PROTOCOLO), selecionar a unidade para a qual será liberado o acesso e clicar em Atribuir Papéis (Figura 66). Figura 54 Atribuir Permissão 4.2 LIBERAÇÃO DE UNIDADE EXTRA NO SIPAC A liberação para acesso de unidade extra no SIPAC se dará por requerimento via e-mail, por solicitação da chefia da unidade. Por meio dessa liberação é possível que o servidor, mesmo não sendo lotado na unidade, tenha acesso à mesma. Exemplo: Chefe substituto de uma Pró-reitoria lotado em uma Coordenadoria. PROCEDIMENTOS VIA SISTEMA: - PASSO 01: Acessar o Sistema de Administração de Sistemas (SIGAdm). - PASSO 02: No ícone GESTÃO DE UNIDADES, na opção RESPONSÁVEIS POR UNIDADE, clicar em ADICIONAR UNIDADES EXTRAS AOS USUÁRIOS (Figura 55).

54 Figura 55 Adicionar Unidades Extras aos Usuários - PASSO 03: Digitar o Nome do servidor e clicar em Buscar (Figura 56). Figura 56 Selecionar nome do servidor para atribuir unidade extra - PASSO 04: Localizar o servidor e selecionar usuário clicando na seta verde (Figura 57).

55 Figura 57 Liberação de servidor para acesso a unidade extra - PASSO 05: Na opção UNIDADE, digitar a unidade extra para a qual será liberado o acesso. Para liberar mais de uma unidade basta ir em Adicionar e só depois inserir as unidades necessárias clicar em Confirmar (Figura 58). Figura 58 - Adicionar Unidades Extras 4.3 ENVIAR PROCESSO - PASSO 01: Acessar o site da UNILA, no endereço <http://www.unila.edu.br/>, entrar em

56 Sistema Integrado de Gestão (Figura 59). Figura 59 - Sistema Integrado de Gestão - PASSO 02: Clicar em SIPAC - Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio Administração e Contratos (Figura 60). Figura 60 - SIPAC

57 - PASSO 03: Dentro do SIPAC, clicar em Entrar no Sistema (Figura 61). Figura 61 Entrar no Sistema - PASSO 04: Na sequência, entrar no SIPAC (Administrativo) e inserir nome do usuário e a senha (Figura 62). Figura 62 Usuário e Senha - PASSO 05: Entrar em Módulos na página inicial do SIPAC (Figura 63).

58 Figura 63 - Módulos - PASSO 06: Clicar no Módulo Protocolo (Figura 64). Figura 64 Módulo Protocolo - PASSO 07: Na aba Processos e no campo Movimentação, clicar em Registro Envio (Saída), conforme é apresentado na Figura 65.

59 Figura 65 - Registro Envio (Saída) - PASSO 08: Em Número do Processo, digitar o processo solicitado; clicar em Consultar ; marcar a caixa à esquerda do processo solicitado em Lista de Processos e Continuar (Figura 66). Figura 66 - Continuar - PASSO 09: Localizar a Setor para envio e Enviar (Figura 67).

60 Figura 67 Enviar Processo - PASSO 10: No final deve aparecer a confirmação do envio (Figura 68). Figura 68 Confirmação de Envio 4.4 RECEBER PROCESSO - PASSO 01: Para receber processo no sistema, entrar em Portal Admin. > Protocolo > Processos > Receber (Figura 69).

61 Figura 69 Receber Processo - Passo 02: Consultar o número do processo ou localizá-lo na lista de Processos Pendentes de Recebimento. Marcar a caixa à esquerda do processo solicitado e clicar em Continuar (Figura 70). Figura 70 Continuar Recebimento - Passo 03: Confirmar o recebimento (Figura 71).

62 Figura 71 Confirmar Recebimento - Passo 04: Mensagem de confirmação do recebimento (Figura 72). Figura 72 Confirmação de recebimento 4.5 - ALTERAR ENCAMINHAMENTO A opção alterar encaminhamento é utilizada quando um setor tramita via sistema de forma errada para outra unidade. Diante disso, faz-se necessário corrigir a tramitação. - PASSO 01: Na página inicial do SIPAC, clicar em: Protocolo > Processos > Alterar encaminhamento (Figura 73).

63 Figura 73 Alterar Encaminhamento - PASSO 02: Digitar o número do processo, na sequência, clicar em Buscar e no ícone na extrema direita do processo solicitado, em Processos Enviados e Ainda Não Recebidos (Figura 74). Figura 74 - Processos Enviados e Ainda Não Recebidos - PASSO 03: Localizar o novo setor para envio e Alterar (Figura 75).

64 Figura 75 Alterar para Outra Unidade - PASSO 04: Clicar em OK para confirmar a alteração (Figura 76). Figura 76 Confirmar Alteração de Encaminhamento 4.6 ALTERAR PROCESSO A opção alterar processo é utilizada para correção ou inclusão de dados em um processo

65 no sistema. - PASSO 01: Clicar no SIPAC: Protocolo > Processo > Alterar Processo (Figura 77). Figura 77 - Alterar Processo - PASSO 02: Procurar o processo pelo seu número e clicar no ícone (flecha) na extrema direita do processo solicitado, em Processos Possíveis de Alteração (Figura 78). Figura 78 - Processos Possíveis de Alteração

66 - PASSO 03: As páginas que seguirão serão semelhantes às páginas para cadastro de processo (ver item 4.1), porém, deve-se alterar os dados desejados do processo (Figura 79). Figura 79 - Alterar Dados do Processo - PASSO 04: Ao final do procedimento, deve-se clicar em Confirmar (Figura 80). Figura 80 - Confirmar Alteração do Processo - PASSO 05: Caso seja necessário, uma nova capa poderá ser impressa (Figura 81).

67 Figura 81 Imprimir Capa 4.7 CADASTRAR DESPACHO A opção Cadastrar Despacho é utilizada para dar sequência a um processo. - PASSO 01: No SIPAC, clicar em: Protocolo > Despachos Eletrônicos > Cadastrar Despachos de Processos (Figura 82). Figura 82 - Cadastrar Despachos de Processos - PASSO 02: Digitar o número do processo solicitado, clicar em Consultar e no ícone

68 (sinal de mais) na extrema direita do processo selecionado (Figura 83). Figura 83 Selecionar Processo para Despachar - PASSO 03: Informar o tipo do despacho, servidor responsável e informar se é público ou não (Figura 84). Figura 84 Cadastrar o Despacho - PASSO 04: Digitar o despacho; Pré-visualizar (se necessário) e Cadastrar (Figura 85).

69 Figura 85 Digitar Conteúdo do Despacho - PASSO 05: Após confirmar o cadastro do despacho, o mesmo deve ser autenticado (Figura 86). Figura 86 Opção Autenticar Despacho - PASSO 06: Clicar no ícone para autenticar despacho (Figura 87).

70 Figura 87 - Autenticar Despacho - PASSO 07: Informar a senha e Confirmar (Figura 88). Figura 88 Confirmar Autenticação de Despacho Observação: Na assinatura eletrônica do despacho, acima do nome de quem fez o despacho, encontram-se -se os dizeres Autenticado digitalmente em (data e hora), conforme a Figura 89.

71 Figura 89 - Dados do Autenticador 4.8 CADASTRAR PROCESSO EXTERNO Refere-se ao cadastro de processos oriundos de outras Instituições no sistema. - PASSO 01: No SIPAC, clicar em: Protocolo > Processo > Cadastrar Processo (Figura 90). Figura 90 - Cadastrar Processo de Outro Órgão - PASSO 02: Marcar a opção Processo Externo, informar o número do processo, preencher os demais itens solicitados e Continuar (Figura 91).

72 Figura 91 Processo Externo - PASSO 03: Informar os dados do documento que deu origem ao processo, Inserir Documento e Continuar (Figura 92). Figura 92 - Dados do Processo Externo - PASSO 04: Informar o(s) interessado(s) no processo (Figura 93).

73 Figura 93 - Interessados do Processo Externo - PASSO 05: Digitalizar todo o processo (incluindo antiga capa), anexar o arquivo e Continuar (Figura 94). Figura 94 Inserir Processo Externo Digitalizado - PASSO 06: Selecionar a unidade para a primeira tramitação do processo dentro da UNILA (Figura 95).

74 Figura 95 Tramitação dentro da UNILA - PASSO 07: Verificar se todas as informações inseridas estão corretas e Confirmar (Figura 96). Figura 96 - Confirmar Dados do Processo Externo - PASSO 08: Imprimir a Capa do Processo (Figura 97).

75 Figura 97 - Imprimir Capa do Processo Externo Observação: A nova capa do processo deverá ser sobreposta à antiga. 4.9 CADASTRAR PROCESSO ANTIGO - PASSO 01: No SIPAC, clicar em: Protocolo > Cadastrar Processo Antigo (Figura 98). Figura 98 - Opção Cadastrar Processo Antigo - PASSO 02: Preencher os campos obrigatórios e Continuar (Figura 99).

76 Figura 99 Cadastro do Processo Antigo Observação: As informações necessárias se encontrarão na capa antiga do processo. - PASSO 03: Informar os dados do documento que deu origem ao processo, inseri-los e Continuar (Figura 100). Figura 100 - Dados do Processo Antigo - PASSO 04: Informar a categoria e nome do interessado, Inserir e Continuar (Figura 101).

77 Figura 101 - Dados do Interessado do Processo Antigo - PASSO 05: Após digitalizar todas as folhas do processo, anexar o arquivo e Continuar (Figura 102). Figura 102 - Anexar Arquivo - PASSO 06: Selecionar a unidade de destino e Continuar (Figura 103).

78 Figura 103 Unidade de Destino do Processo Antigo - PASSO 07: Verificar se as informações inseridas estão corretas e Confirmar (Figura 104). Figura 104 - Confirmar Dados - PASSO 08: Imprimir a capa do processo (Figura 105).

79 Figura 105 Imprimir Capa do Processo Antigo Observação: A nova capa do processo deve ser sobreposta à antiga. 4.10 CANCELAMENTO DE PROCESSOS O cancelamento é realizado quando o processo for aberto por engano ou em duplicidade com outro processo. - PASSO 01: Na página principal, acessar: Protocolo > Processos > Solicitar Cancelamento (Figura 106). Figura 106 Solicitar Cancelamento de Processo - PASSO 02: O processo deverá estar na unidade (SIG) para ser cancelado. Ao buscar o

80 processo ou localizá-lo na lista de processos, deve-se clicar no ícone à direita da descrição do processo (Figura 107). Figura 107 Buscar Processo para Cancelamento - PASSO 03: Escrever a justificativa para o cancelamento e clicar em Solicitar (Figura 108). Figura 108 Justificativa de Cancelamento de Processo

81 Observação: - Após o término dos procedimentos, a chefia imediata deverá confirmar o cancelamento no sistema. - Após a confirmação de cancelamento, enviar o processo físico para a Seção de Protocolo e Arquivo. - No sistema ficará registrado que o processo está na unidade que cancelou. Desse modo, colocar no campo observação a data de encaminhamento do processo físico para a Seção de Protocolo e Arquivo. 4.11 INSERIR PROCESSO DIGITALIZADO NO SIPAC Após o processo físico ser digitalizado, ele deve ser inserido no Sistema. - PASSO 01: Na página principal do Portal Administrativo, acessar: Protocolo > Processos > Alterar Processo (Figura 109). Figura 109 - Alterar Processo (Processo Digitalizado) - PASSO 02: Digitar o número do processo, clicar em Consultar e no ícone à direita do processo solicitado (Figura 110).

82 Figura 110 Localizar processo para anexar - PASSO 03: Deve-se Confirmar até que se chegue à tela da Figura 111 abaixo, e clicar em Escolher Arquivo. Figura 111 Escolher Arquivo - PASSO 04: Ao aparecer a tela Abrir Arquivo, selecionar o arquivo e clicar em Abrir (Figura 112).

83 Figura 112 Abrir Arquivo - PASSO 05: Após abrir o arquivo, clicar em Anexar - o arquivo deverá aparecer em Arquivos Anexados ao Processo e Continuar (Figura 113). Figura 113 Anexar Processo Digitalizado - PASSO 06: Clicar em continuar até que apareça a mensagem de confirmação da atualização (Figura 114). Figura 114 Confirmação de Atualização - PASSO 07: Para consultar o processo digitalizado, clicar na aba Arquivos Anexados e sobre o arquivo, o mesmo será carregado no computador (Figura 115).

84 Figura 115 Consultar Processo Digitalizado

85 5 ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e entidades privadas em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Lei nº 8.159/1991). 5.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS/PROCESSOS O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. PROCEDIMENTOS - Selecionar o conjunto de documentos a ser classificado; - Realizar a leitura do documento; - Identificar o fundo e o tipo de atividade (meio ou fim); - Identificar o assunto geral e específico; - Localizar o assunto no Código de Classificação; - Anotar a lápis, no canto superior direito da folha, o código atribuído, a temporalidade e rubricar, conforme exemplo abaixo (Figura 116): Figura 116 Classificar Documentos

86 IMPORTANTE Quando o documento possuir anexo(s), os código(s) correspondente(s) deverá(ão) ser anotado(s). 5.2 DIGITALIZAÇÃO A digitalização pode ser definida como a conversão de um suporte físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital informatizado. Basicamente, substitui os documentos em papel, permitindo um acesso mais rápido e armazenamento mais eficiente. 5.3 PREPARAÇÃO FÍSICA PARA ARQUIVAMENTO DE PROCESSO PROCEDIMENTOS MANUAIS - Receber o processo fisicamente; - Conferir: paginação, tramitação (sistema com a capa do processo) e o Termo de Encerramento de Processo disponível na Wiki Administrativo; - Caso encontre algum erro, registrar e devolver o processo para a unidade que enviou para a Seção de Protocolo e Arquivo, via sistema e fisicamente; - Caso esteja correto, remover objetos metálicos como grampos e clips, desfazer dobras, retirar também os adesivos com lembretes; - Classificar o processo; - Realizar os procedimentos via sistema. Ver item 3.5. 5.4 RETIRADA DE DOCUMENTOS CONCURSOS DOCENTES PROCEDIMENTOS - Receber via e-mail a solicitação de retirada dos documentos, este e-mail deve conter:

87 nome do candidato, área e ano em que foi realizado o concurso. Esta solicitação pode ser feita verbalmente, não precisa ser necessariamente por escrito; - Procurar na pasta compartilhada Arquivo-Geral > pasta DOCENTES (a planilha está por ANO) em qual caixa está este material; - Confirmado que este material está na unidade de Protocolo e Arquivo, enviar resposta via e-mail, confirmando a posse e marcar o dia para a retirada; - Para a entrega deste material, preencher o Termo de Retirada de Documentos (Apêndice DD) que se encontra na pasta compartilhada; - Pedir documento de identificação (RG), tirar cópia e anexá-lo junto ao Termo Retirada de Documentos; - Arquivar esse Termo na pasta localizada no arquivo de aço; - Inserir na pasta DOCENTES (a planilha está por ANO) a data da retirada. IMPORTANTE - O material a ser entregue ao candidato deve ser apenas: curriculum; dissertação e/ou tese, e publicações. - NÃO ENTREGAR EM HIPÓTESE ALGUMA AS PROVAS. - Caso não seja o interessado quem irá retirar o material, pedir procuração. de

88 REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 156 p. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p. BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução n. 14, de 24 de outubro de 2001. Diário Oficial. Brasília, n. 28, p. 2, 08 fev. 2002, Seção 1. BRASIL. Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei n 8.112 de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Presidência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 25 maio 2015. BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial. Brasília, n. 6, p. 455, 09 jan. 1991, Seção 1. BRASIL. Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal. Diário Oficial. Brasília, p. 1, 01 fev. 1999, Seção 1. BRASIL. Ministério da Educação. Portaria ARQUIVO NACIONAL n 092/2011, de 23 de setembro de 2011. Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Diário Oficial. Brasília, n. 185, p. 26, 26 set. 2011, Seção 1. BRASIL. Ministério da Educação. Portaria MEC nº 1.042, de 17 de agosto de 2012. Aprovado o Manual de Gestão de Documentos devendo ser observado por todos os órgãos do Ministério da Educação. Diário Oficial. Brasília, n. 161, p. 9, 20 ago. 2012, Seção 1. BRASIL. Ministério da Justiça. Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Diário Oficial. Brasília, n. 193, p. 31-38, 08 de outubro de 2015, Seção 1. BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria SLTI/MPOG nº 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais SISG. Disponível em:

89 <http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/portarias/pn05_02.pdf>. Acesso em: 26 maio 2015. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE. Superintendência de Informática. Módulo de Protocolo. Disponível em: <https://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php? id=suporte:manuais:sipac:protocolo:lista>. Acesso em: 20 maio 2015.

90 APÊNDICES

91 APÊNDICE A CAPA EMERGENCIAL

92 APÊNDICE B REQUERIMENTO DE SERVIÇO DE CORRESPONDÊNCIA

93 APÊNDICE C GUIA DE REMESSA

94 APÊNDICE D REQUERIMENTO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO

95 APÊNDICE E REQUERIMENTO DE EMPRÉSTIMO

96 APÊNDICE F TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

97 APÊNDICE G TERMO DE ARQUIVAMENTO DOS AUTOS

98 APÊNDICE H TERMO DE DESAPENSAÇÃO

99 APÊNDICE I TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS

100 APÊNDICE J - TERMO DE DESMEMBRAMENTO

101 APÊNDICE K TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO

102 APÊNDICE L TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

103 APÊNDICE M TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

104 APÊNDICE N TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

105 APÊNDICE O TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO

106 APÊNDICE P TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME

107 APÊNDICE Q TERMO DE SUBSTITUIÇÃO DE CAPA

108 APÊNDICE R MODELO ENVELOPE - MALOTE

109 APÊNDICE S MODELO PARA CAIXA-ARQUIVO

110 APÊNDICE T - Fluxograma de Recebimento de Correspondência

111 APÊNDICE U - Fluxograma de Envio de Correspondência

112 APÊNDICE V - Fluxograma de Envio de AR

113 APÊNDICE W - Fluxograma de Malote

114 APÊNDICE X - Fluxograma de Juntada de Processos

115 APÊNDICE Y - Fluxograma de Arquivamento de Processo

116 APÊNDICE Z - Fluxograma de Desarquivamento de Processo

117 APÊNDICE AA - Fluxograma de Empréstimo de Processo

118 APÊNDICE BB - Requerimento de juntada por Anexação

119 APÊNDICE CC - Requerimento de juntada por Apensação

120 APÊNDICE DD Termo de Retirada de Documentos Docentes