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O governador de distrito conta com vários recursos on-line e hoje vamos discutir os 5 recursos principais: O site do RI (www.rotary.org), que oferece diversos recursos para apoiar seu distrito e necessidades de treinamento O Portal do Associado, que ajuda na administração das atividades do seu distrito e clubes Fórum de Governadores de Distrito Também falaremos sosnre os dois novos recursos: O novo sistema através do qual clubes podem estabelecer suas metas A nova ferramenta para administrar suas necessidaes de treinamento Além disso, também daremos dicas sobre como usar a tecnologia para se comunicar em seu distrito O webinar de hoje está sendo gravado e amanhã vocês receberão link para a gravação e uma cópia dos slides. 4
Temos hoje mais de [list number] participantes neste webinar. Para garantirmos a melhor qualidade possível do som, todos os participantes, exceto os apresentadores, terão seus microfones desativados durante o weginar. Se quiser fazer alguma pergunta ou comentário para os apresentadores, funcionários do RI ou para outro participante, utilize o campo CHAT que se encontra no painel de controle (no canto superior direito da sua tela). Para mandar perguntas, clique no campo CHAT, digite sua pergunta e clique em ENTER. O Painel de controle vai desaparecer automaticamente depois de 10 segundos. Para mantê-lo aberto, clique na seta laranja do lado superior direito da sua tela. Clique em View Menu e depois auto-hide. Se tiver algum problema técnico, descreva o problema no campo CHAT e um funcionário do RI o ajudará. Vamos fazer um teste - usando o campo CHAT, me digam em que cidade estão e como está o tempo por aí. [Moderator: Comment on responses coming through] Responderemos às perguntas durante o webinar, portanto sintam-se à vontade para fazer perguntas ou comentários. Devido ao número de pessoas participando neste swebinar, é possível que não tenham tempo de responder a todas as perguntas. Neste momento, quero passar a palavra ao Emerson Bezerra, que discutirá os três promeiros recursos. Emerson? 5
Slide 5 MM4 Changes to slide notes Megan McPeak, 19-Jul-2012
O primeiro recurso sobre o qual vou falar é o site do RI - Rotary.org. Tenho certeza que todos vocês já tiveram oportunidade de acessar o nosso website, portanto quero me concentrar nos recursos que o site oferece para apoiá-los em seu papel de governador de distrito. Vamos mostrar a vocês hoje a variedade de recursos nas páginas Administração do distrito e Treinamento, assim como publicações e outros materiais disponíveis em Shop. Finalmente, vamos apresentá-los ao Rotary Showcase. 6
Primeiro, vamos ver alguns recursos para ajudá-los a administrar o seu distrito. A página Administração do distrito do site do RI fornece diversos recursos para ajudar na administração eficaz dos distritos. Para chegar a esta página, acesse o site do RI, clique em Associados, e depois em Administração do distrito No lado esquerdo, você verá links para áreas rotárias importantes em que líderes distritais podem ajudar seus clubes. Vamos verificar o que algumas dessas áreas têm a oferecer. Cada área possui uma área chamada Conteúdo, com links para itens específicos, e outra com documentos pertinentes. Por exemplo, a página Líderes distritais fornece informações sobre como organizar o seu distrito, incluindo as responsabilidades e recursos para governadores atuais e entrantes, governadores assistentes e cada comissão distrital. O link Plano Visão de Futuro contém informações e recursos para ajudar o seu distrito a se preparar para a qualificação, além de outras informações sobre a nova estrutura de subsídios. Sob a divisória Relações públicas para distritos, vocês encontrarão diversos links para recursos, como o Media Center, site onde se encontram todos os materiais criativos do RI, inclusive vídeos de qualidade para TV, anúncios em alta-resolução, gráficos para outdoors, e anúncios de utilidade pública para rádio. Estes são apenas alguns dos recursos disponíveis na página Administração do distrito. Nosso intuito é dar a vocês apenas uma ideia do que podem encontrar na página, portanto quero incentivá-los a explorar mais este recurso. 7
A página Treinamento contém recursos para ajudá-los a desenvolver novos líderes de clube e distrito, e pode ser acessada também através da seção Associados. Como governadores e governadores eleitos, vocês estarão trabalhando com a Comissão de Capacitação do seu distrito no planejamento de vários eventos para treinar a liderança de clube e distrito. A seção Para instrutores possui diversos recursos para ajudá-los a planejar treinamentos bemsucedidos. Vocês encontrarão nesta seção informações sobre planejamento de encontros de treinamento, técnicas de treinamento para rotarianos, melhores práticas de webinars, e outras áreas. Há também uma nova ferramenta para treinamento com módulos de e-learning, sobre a qual falaremos mais tarde neste webinar. Como sabem, o RI produz materiais e guias para líderes entrantes de clube e distrito. Tais recursos podem ser baixados na seção Eventos na página de Associados Se estiverem procurando informações e recursos para capacitação de líderes distritais, clique no link Para líders distritais. O link Para líderes e sócios de clube fornece informações sobre os eventos de treinamento que deverão realizar para os seus clubes. 8
A página Eventos inclui também algumas informações sobre a Assembleia Internacional incluindo um vídeo que mostra o que o evento é e o que os participantes devem esperar. Para mais informações sobre a Assembleia, acesse o Portal do Associado. 8
Embora o website do RI ofereça vários recursos que podem ser baixados, há vários outros materiais que podem ser encomendados através de outro recurso on-line importante: o shop do RI. 9
Um dos mais novos recursos online do RI é o Rotary Showcase, ferramenta que permite a clubes e distritos compartilhar informações sobre seus projetos e saber o que outros estão fazendo. Como pode ver, clubes e distritos podem destacar seus projetos local e globalmente. O Rotary Showcase tem interface com o Facebook, o que significa que vocês podem compartilhar um projeto do Showcase com seus amigos do Facebook para divulgar o trabalho do RI, ou podem se juntar ao projeto para ajudar. Haverá um webinar daqui a alguns meses sobre o Rotary Showcase. Para mais informações, consulte o site do RI. O Rotary Showcase é uma das diversas formas de se conectar com o mundo rotário. 10
O segundo recurso que quero mencionar é o Portal do Associado. Aqueles que ainda não se cadastraram, devem clicar no link Acesso ao Portal localizado no canto superior direito da página da web. Vocês serão levados ao login do Portal. Clique no botão Criar conta. Vocês serão levados à página de cadastro, onde deverão fornecer um endereço, para onde será enviada uma mensagem de confirmação. Portanto, certifiquem-se de que o endereço fornecido esteja correto. Se não receberem o e-mail de confirmação em sua caixa de entrada normal, verifique a sua caixa de spam. 11
Agora que falamos sobre como fazer o cadastro, vamos discutr o que o Portal oferece. O Portal do Associado oferece também um link ao Fórum de Governadores de Distrito, que é o terceiro recurso on-line do RI 12
Além desses relatórios, há também o Fórum de Governadores de Distrito de 2013-14, uma área exclusiva para governadores eleitos. Pelo fórum, os governadores eleitos podem manter contato e fazer download de formulários. O fórum pode ser acessado clicando no link Grupos de trabalho do Rotary, no menu à esquerda. Quando a página inicial se abrir, haverá uma outra barra de navegação do lado esquerdo. Selecione 2013-14 District Governor s Exchange. Aí encontram-se vários formulários, documentos, avisos e calendário de eventos. Também temos o fórum de discussão, que é uma maneira excelente de trocar ideias com os colegas. 13
O Rotary Club Central é a nova ferramenta on-line que os ajudará a monitorar iniciativas, serviços humanitários e doações à Fundação dos clubes. A ferramenta acaba de ser lançada. Vocês e seus líderes de clube receberão por e-mail uma comunicação com mais informações sobre a ferramenta. Eventualmente, esta ferramenta substituirá os seguintes três formulários de estabelecimento de metas: Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, Metas do Clube quanto a Captação de Recursos, e Meta de Desenvolvimento de Quadro Associativo. Depois de fazer o login no Portal, clique em Rotary Club Central. 14
Vocês serão levados à página do seu clube. Haverá três divisórias (tabs) para os clubes estabelecerem metas: Seu clube, Serviços, e Doações à Fundação. Cada tab mostra um gráfico de tendências, a meta e o respectivo progresso alcançado. Neste exemplo vemos a tendência dos últimos 5 anos do quadro associativo deste clube. Em cada divisória, os clubes devem estabelecer metas para retenção do quadro associativo, engajamento de rotarianos, comunicação do clube, Novas Gerações, fundo anual, Pólio Plus, doações extraordinárias e fundo permanente. 15
Cada divisória tem um link para recursos que darão aos clubes mais informações quando forem estabelecer suas metas. A ferramenta permite que todos os associados do clube vejam as metas, mas apenas os líderes do clube podem modificá-las. Desta forma, todos no clube conhecem as metas e compartilham da responsabilidade de alcançálas. 16
Os líderes distritais podem ver um resumo das metas e resultados de seus clubes clicando em Panorama do Distrito. 17
Quando clicar em Visualizar, vocês poderão ver o progresso de todos os clubes no distrito ou visualizar as metas e resultados de um clube em particular. Isto ajudará a identificar quais clubes precisam de mais suporte e quais estão alcançando suas metas. Se um clube não conseguir inserir suas metas, o líder distrital poderá editar os dados do clube. O presidente do clube será notificado por e-mail assim que for feita alguma mudança nos dados do clube. Incentive líderes de clube a atualizar seu endereço de e-mail no Portal do Associado. Nos próximos meses, vocês verão metas adicionais na ferramenta e serão comunicados quando uma nova função for acrescentada á ferramenta. 18
O Learn é um site onde vocês podem fazer cursos ou monitorar seu progresso, encontrar recursos, se conectar com ouros rotarianos e personalizar o seu perfil. Os cursos incluem tópicos como Visão de Futuro, solicitação de Subsídios Globais, Plano Estratégico do RI, áreas de enfoque, e muito mais. Vocês podem acessar o Learn de duas formas: através do Portal do Associado em www.rotary.org/pt ou digitando learn.rotary.org diretamente em seu navegador de internet. 19
Depois de clicar em Learn, a primeira página que verão será o Catálogo. Aqui, vocês poderão navegar pela lista de assuntos ou visualizar todos os cursos. 20
Clique em um assunto para ver a lista de cursos relacionados ao tópico por exemplo, se clicar em Visão de Futuro, verão apenas os cursos sobre este assunto. Para selecionar um curso, clique no botão Inscrever-se. 21
Os cursos que selecionar serão salvos na pasta Meus Cursos. 22
Qualquer curso em andamento ou já completado se encontrará na pasta Relatórios, onde você tem a opção de imprimir um certificado de conclusão de curso. 23
Na divisória Meu Perfil, vocês poderão criar uma descrição pessoal, fazer upload de uma foto, ver as comunidades do curso que estiverem fazendo e ler avisos sobre os cursos. Se precisar de mais ajuda, clique em Fale conosco para enviar um e-mail a learn@rotary.org. 24
Temos tempo para mais algumas perguntas. 25
Sua equipe de Suporte a Clubes e Distritos, também conhecida como CDS, servirá como seu principal contato no RI para os próximos dois anos. Débora Watanabe é Supervisora e Emerson Bezerra, Assistente. Nós intermediamos os clubes e distritos com a Sede Mundial e os deptos e especializados e estamos prontos para ajudá-los nas dúvidas e solicitações. 26
A próxima parte do webinar dará enfoque às duas formas de se comunicar através de tecnologia em seu distrito. Discutiremos como podem usar as mídias sociais para se conectarem com rotarianos e o público em geral em seu distrito. Depois, falaremos sobre como vocês podem usar os webinars para realizar reuniões, colaborar uns com os outros ou oferecer treinamento. Primeiro, vamos dar uma olhada rápida nas mídias sociais usadas pelo RI. 27
O RI possui diversos sites de redes sociais para ajudá-los a saber o que rotarianos em todo o mundo estão fazendo. Para acessar estes sites, clique em Mídia e notícias, depois em Multimedia, e depois na divisória Interação social na internet no lado esquerdo da tela. Ou então, use o link rápido que se encontra no canto superior direito do slide. 28
Como podem ver, a página do Facebook contém links para notícias e vídeos do RI, além de comentários e discussões. Há também páginas sobre tópicos rotários específicos, como Pólio, Centros Rotary, alumni, Interact e até mesmo sobre o secretário-geral do RI. Se você curtir a página do Rotary no Facebook, a sua própria página de Facebook receberá postagens automaticamente toda vez que algo novo for postado na página do RI. O mesmo se aplica aos seus clubes se você curtir uma página de clube, ficará sabendo das novidades postadas automaticamente, sem sair da sua própria página. 29
Além do Facebook, a página do Rotary no Twitter mantém o usuário atualizado com o que está acontecendo no mundo rotário. 30
Vocês podem também se juntar ao LinkedIn para fazer contatos com outros rotarianos. O bom do LinkedIn é que vocês podem se juntar a grupos de discussão sobre uma variedade de tópicos rotários e trocar ideias com outros governadores ou rotarianos. Esta também é uma forma de se comunicar com funcionários do RI e líderes seniores. 31
O Rotary também tem um blog oficial chamado Rotary Voices, onde todos os rotarianos têm a oportunidade de compartilhar uma história com o mundo rotário. 32
Outro site interessante é o YouTube, onde o Rotary International possui seu próprio canal com vídeos sobre assuntos rotários. Estes vídeos podem ser postados no website do seu distrito ou página do Facebook, e são especialmente úteis para motivar rotarianos em seu distrito a contribuírem tempo e dinheiro ao Pólio Plus ou para atrair novos associados. 33
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Como Vocês podem usar as mídias sociais em seu distrito? O Facebook é a ferramenta de mídia social mais popular no mundo, com mais de 850 milhões de usuários. É uma excelente forma de contatar não rotarianos e arrecadar fundos, ou divulgar seus eventos. Só como exemplo, quando o Haiti foi devastado pelo terremoto, um grupo de pessoas iniciou uma página no Facebook chamada Amigos do Rotary, para compartilhar as necessidades e luta dos sobreviventes. A página acabou sendo uma grande ajuda na arrecadação fundos e suporte para os empenhos de recuperação na área. Outra ferramenta muito útil é o Skype. Como governadores, é possível que tenham que cobrir uma área geográfica muito ampla, o que poderá impedir que estejam presentes a todos os eventos. Vocês podem usar o Skype para complementar suas visitas aos clubes, usando a ferramenta para participar virtualmente de reuniões para admissão de associados, posse de líderes rotários, ou eventos da Fundação Rotária. O Hangout, uma ferramenta relativamente nova do Google, também pode ser usado para teleconferências, funcionando de forma parecida com o Skype. Como podem ver, vocês podem usar estas ferramentas para participar de reuniões com comissões distritais, presidentes de clube, etc. Trata-se de outra forma de compartilhar ideias e de transmitir sua mensagem sem ter que se deslocar para outra cidade. Integrem as mídias sociais no website do seu distrito, incluindo links para as páginas de 35
mídias sociais do distrito e vice versa. Quando devem usar as mídias sociais em vez do website do distrito? Quais as diferenças entre os dois? 35
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RI Twitter O Twitter está se tornando muito popular, e possui hoje mais de 500 milhões de usuários por todo o mundo. Até mesmo o secretário-geral do RI, John Hewko, usa o Twitter para informar todos sobre suas viagens e notícias do RI. Como governadores de distrito, o Twitter é uma excelente forma de compartilhar com rotarianos em seu distrito o que está acontecendo durante seu mandato. 37
Bom, agora que falamos sobre como podem usar as mídias sociais, quero saber o seguinte: de que formas criativas vocês têm usado as mídias sociais em seu distrito? 38
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O Grupo de Companheirismo Interação Social na Internet possui recursos e suporte para ajudá-los, caso precisem de assistência para iniciar ou usar páginas de mídias sociais do seu distrito. O Grupo oferece diversos treinamentos e os chamados network champions para ajudar os distritos a estabelecer uma presença no Facebook e manter suas páginas atualizadas. Para mais informações, acesse o website que aparece no canto superior direito da tela. Nós enviaremos o link para vocês após o webinar. 40
Temos tempo para mais algumas perguntas sobre este tópico 41
Agora, vamos discutir como usar os webinars para se comunicar em seu distrito. 42
O uso dos webinars está se tornando cada vez mais comum hoje em dia, especialmente devido aos preços altos das viagens. Há vários motivos para usá-los. Primeiro, é uma forma eficiente e econômica de realizar uma reunião com associados do seu distrito ou coordenares regionais, especialmente se estiverem em área muito vasta. É também uma boa opção de treinamento quando os participantes não puderem se reunir fisicamente em um lugar. A maioria das ferramentas de webinar permitem que sua tela seja compartilhada com outras pessoas, o que é muito útil se precisar fazer algum treinamento prático ou individual. 43
Se estiver pensando em realizar um webinar, considere as seguintes melhores práticas: É importante planejar com antecedência. É muito fácil subestimar o tempo que leva para preparar um webinar. Planeje gastar aproximadamente 25 horas nos preparativos para um webinar de 1 hora. Apesar do tempo necessário depender do escopo da reunião, geralmente são necessários pelo menos dois meses de planejamento. Não planeje sozinho um webinar. Trabalhe com os seus apresentadores ou outros organizadores do webinar para garantir que tude transcorra sem problemas. Conheça o seu público e adapte o conteúdo do webinar às suas necessidades. Se estiver realizando um treinamento ou apresentação, ensaie o webinar inteiro com os apresentadores para tratar dos pormenores e tentar antecipar problemas, como: Transição de um apresentador para outro apresentações Timing of presentations by presenters, the speed and volume of speech Expect glitches and discuss what could go wrong. Have a contingency plan for dealing with technical problems. You may even want to assign someone to handle technical issues. (These may be best practices but not always possible be flexible) 44
Há várias formas de tornar um webinar mais interativo. Em reuniões presenciais, é fácil ter uma ideia do interesse dos participantes, porém em um webinar, não é algo fácil de se fazer, logo, atenção especial deve ser dada para que você possa prender a atenção de todos. Aí vocês veem uma lista de opções de como manter o público engajado 45
Ferramentas mais usadas para webinars. We re using Citrix right now. 46
Se decidir usar o GoToMeeting, o Rotary tem um desconto de 15% com a Citrix para os produtos GoToMeeting e GoToWebinar p/ todos os clubes e distritos rotários. No email que receberão amanhã há um link para esta oferta. 47
O RI tem vários webinars em diferentes tópicos, incluindo mídias sociais, e-clubs, gerenciamento de fundos, etc. P/ ver os próximos webinars, no site do RI clique em Associados, Treinamento e webinars à esquerda. Os próximos webinars que teremos são sobre o Portal do Associado e um bate-papo com o nosso secretário-geral John Hewko, em português. 48
Depois do webinar, vocês receberão uma pesquisa. Por favor, nos deem o seu feedback p/ continuarmos melhorando nossos treinamentos. 49
Isso finaliza nossa sessão. Tentamos tratar da maior parte de suas dúvidas. Lembrem-se que o GETS será a oportunidade perfeita p/ levar outras dúvidas que possam ter à equipe de suporte do RI. Vocês podem também mandar perguntas ao email a equipe de treinamento aqui da Sede Mundial. É só responder ao endereço de email que verão na mensagem que receberão amanhã.. Visitem o Fórum de Governadores online para obter mais recursos e fazer contato com os outros governadores eleitos. Vocês receberão também uma cópia dos slides e um link com a gravação do webinar de hoje. Obrigado novamente pela participação! 50