Controlo dos Custos Operacionais da Informática

Controlo dos Custos Operacionais da Informática Carlos Manuel Martins Mendes Dissertação para obtenção do Grau de Mestre em Engenharia Informática e de Computadores Júri Presidente: Prof. José Manuel Nunes Salvador Tribolet Orientador: Prof. Miguel Leitão Bignolas Mira da Silva Vogais: Prof. Maria do Rosário Gomes Osório Bernardo Ponces de Carvalho Julho 2009

Agradecimentos Desde já agradecer todo o empenho e orientação demonstrados pelo orientador desta tese, o Professor Miguel Mira da Silva. Agradeço por ter estado disponível para ajudar a resolver todas as questões relacionadas com esta investigação. Gostaria também de agradecer aos meus pais que me sustentaram ao longo do curso e que me serviram de inspiração para a sua conclusão. Não poderia também, esquecer a minha namorada, que sempre me ajudou ao longo deste último ano, ouvindo as minhas frustrações e contribuindo com algumas sugestões para esta dissertação. I

Resumo Devido ao aumento dos custos com a informática tornou-se necessário controlá-los, reduzi-los e justificá-los, o que implica estabelecer relações transparentes entre estes, os serviços informáticos e as unidades de negócio. No entanto, com custos agrupados por critérios informáticos (hardware, software, redes, etc.), os gestores de informática encontram dificuldades em fornecer a cada unidade o custo dos serviços prestados. Nesta investigação propõe-se controlar os custos de informática com base na técnica de distribuição de custos Activity Based Costing (ABC) e enviar mensalmente a cada unidade os verdadeiros custos dos serviços prestados, discriminados quer por utilizador quer por tipo de serviço. De modo a facilitar a implementação deste processo foi desenvolvida uma ferramenta, em OutSystems, fundamentada nas boas práticas de gestão financeira do ITIL, sendo que a proposta da tese foi implementada num organismo público. Neste foram atingidos resultados que representaram informação valiosa no suporte a tomadas de decisão. Palavras-chave Gestão Financeira do ITIL, Orçamentação, Contabilidade, Charging, Activity-based costing, Controlo e Redução de Custos. II

Abstract Due to the rising of Information Technology (IT) costs, it becomes necessary to control, reduce and justify them, which implies to establish clear relations between these costs, the IT services and its business clients. Whoever, with costs grouped by IT criteria (hardware, software, etc), the IT managers have some difficulties in providing to each business unity, theirs services costs. In this investigation we propose to control the IT costs with a technique similar to Activity Based Costing and to send monthly the IT costs to the business units. This process was facilitated by an application that was implemented in OutSystems and based in the best practices of ITIL. The proposal was evaluated in a public organization, where the results were used as support to decision making. Keywords ITIL Financial Management, Budgeting, Accounting, Charging, Activity-based costing, Cost Reduction. III

Índice Agradecimentos Resumo Abstract Índice Lista de Acrónimos Lista de Figuras Lista de Tabelas I II III IV VI VII VIII 1. Introdução 1 1.1 Metodologia de Investigação 2 1.2 Problema 3 1.4 Trabalho Realizado 5 1.5 Estrutura do Relatório 6 2. Trabalho Relacionado 8 2.1 Modelo de Custos 8 2.1.1 Absorption Costing 8 2.1.2 Activity Based Costing 11 2.1.3 Time-Driven Activity Based Costing 15 2.1.4 Ferramentas Utilizadas 18 2.2 Gestão Financeira ITIL 18 2.3 Sistemas de Reporting 21 2.4 Análise Crítica 21 3. Proposta 22 4. Protótipo 24 4.1 Tecnologia 24 4.2 Principais Actores e Requisitos do Sistema 25 4.3 Modelo de Domínio 25 4.4 Funcionalidades 26 4.5 Interface 28 5. Acção 30 5.1 Contexto 30 IV

5.2 Primeira Iteração 32 5.3 Segunda Iteração 36 6. Conclusão 46 6.1 Trabalho Futuro 47 Referências 48 Anexos 51 V

Lista de Acrónimos ABC Activity Based Costing ABM Activity Based Management DSI Direcção de Sistemas de Informação ERP - Enterprise Resource Planning ITIL Information Technology Infrastructure Library PC Personal Computer PME Pequena e Média Empresa SLA Service Level Agreements TI Tecnologias de Informação VI

Lista de Figuras Figura 1 Relação custos operacionais e investimentos [5] 1 Figura 2 O ciclo do Action Research 3 Figura 3 Barreira de contextos 3 Figura 4 Diagrama temporal do trabalho realizado no 1º Semestre 5 Figura 5 Diagrama temporal do trabalho realizado no 2º Semestre 6 Figura 6 Absorption Costing 9 Figura 7 - Distorção de Custos provocada pelo Absorption Costing 9 Figura 8 Activity Based Costing 12 Figura 9 Time Driven ABC 16 Figura 10 - Alinhando as TI com o negócio 19 Figura 11 Activity Based Costing com hierarquia 22 Figura 12 Plataforma tecnológica da Arquitectura OutSystems 24 Figura 14 Modelo de Domínio 26 Figura 15 Interface gráfica da ferramenta de gestão financeira (gráfico do fluxo de um custo) 29 Figura 16 Interface gráfica do sistema de reporting (formulário de criação de actividades) 29 Figura 17 Processo implementado na 1ª iteração 35 Figura 18 Níveis de maturidade dos processos informáticos [34] 35 Figura 19 Processo implementado na 2ª iteração 39 Figura 20 Fluxo de um serviço 40 Figura 21 Custos atribuídos ao serviço Manutenção Software 40 Figura 22 Fluxo de um custo 41 Figura 23 Custos ao longo dos meses 42 Figura 24 Custos atribuídos aos clientes 42 Figura 25 Actividades por serviços 43 Figura 26 Actividades por tipo 43 Figura 27 Classificação da usabilidade do sistema de reporting 44 Figura 28 Tempo médio para criar tarefa sistema de reporting 45 VII

Lista de Tabelas Tabela 1 - Custos do ano anterior de uma empresa fictícia 10 Tabela 2 Custos indirectos da empresa fictícia 11 Tabela 3 Cálculo através do Absorption Costing do custo total do serviço 11 Tabela 4 Divisão do custo Redes pelas actividades 14 Tabela 5 Actividades da empresa utilizada no exemplo 14 Tabela 6 Cálculo através do Activity-Based Costing do custo total do serviço 15 Tabela 7 Cálculo da taxa por unidade de driver e do custo das actividades segundo Time-Driven ABC 17 Tabela 8 Cálculo através do Time-Driven ABC do custo total do serviço 17 Tabela 9 Relação entre as capacidades informáticas e os activos do negócio 36 Tabela 10 Critérios para associar incidentes a serviços 38 Tabela 11 Cálculo de critério através de incidentes 38 VIII

1. Introdução Este trabalho foi efectuado no contexto da Tese do Mestrado em Engenharia Informática e de Computadores do Instituto Superior Técnico, pertencente à Universidade Técnica de Lisboa. De acordo com um estudo realizado pela IDC em Portugal, as despesas das pequenas e médias empresas com Tecnologias de Informação (TI) vão crescer a uma taxa média de 7,8% entre 2005 e 2010, atingindo os 1.331 milhões de euros [1]. Segundo outros estudos da mesma entidade, devido à recente crise económica, existirá a nível global em 2009, uma diminuição dos custos previstos com as TI. Esperava-se se uma subida de 5,9% em relação a 2008, mas estima-se que apenas se atinjam os 2,6% [2-4]. Por se gastar tanto com a informática e por se poder consumir menos do que se esperava, é portanto, fundamental gerir financeiramente as TI. Por outro lado, a gestão de custos não deve ser uma actividade tida em conta apenas em tempos de maior dificuldade económica, mas em qualquer ciclo de vida de um departamento de informática, pois estes são mais fáceis de controlar do que as receitas, na medida em que estas estão sujeitas a flutuabilidades do mercado e desejos do consumidor, enquanto os custos podem ser geridos de uma forma mais directa. Esta tese surge como resposta a esta crescente necessidade de controlo e redução de custos, concentrando-se apenas nos custos operacionais que actualmente representam em média, 70% dos orçamentos informáticos [5]. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 30 70 Custos Suportam o crescimento do negócio Reduzem custos do negócio Reduzem custos operacionais das TI Suportam as necessidades actuais do negócio Operacionais Investimentos Figura 1 Relação custos operacionais e investimentos [5] 1

Esta necessidade faz com que os gestores de topo nas organizações exijam cada vez mais transparência nos custos da informática, sendo que esta exigência tem vindo a obrigar os gestores de informática a calcular os custos dos serviços prestados às unidades de negócio. No entanto, com custos agrupados por critérios informáticos (hardware, software, redes, etc.), os responsáveis pelas TI encontram dificuldades em fornecer a cada unidade o custo dos serviços prestados. Nesta tese propõe-se controlar os custos de informática com base na técnica de distribuição de custos Activity Based Costing (ABC) e enviar mensalmente a cada unidade os verdadeiros custos dos serviços prestados, descriminados por utilizador e por tipo de serviço. Por exemplo, cada utilizador pode ser informado que no mês anterior gastou 50 euros no serviço de Email. Com base nessa informação, a organização poderá optar, ou não, por efectivamente cobrar às unidades (neste caso, como transferência interna entre orçamentos) os serviços de informática. Esta proposta foi testada na prática numa organização pública onde foram obtidos os resultados discutidos mais à frente. 1.1 Metodologia de Investigação Como metodologia de investigação foi escolhido o Action Research, que se caracteriza por defender a introdução de alterações nos processos, pela observação dos efeitos dessas mudanças, por estar orientado para a acção e mudança, e por assumir a existência de um problema para resolver. Esta metodologia baseia-se num processo sistemático e iterativo, onde é suposto existir a colaboração entre os participantes, sendo o conjunto destas características, a razão da sua escolha para esta tese. Num domínio ideal deste método, o investigador está activamente envolvido, existindo benefícios tanto para este, como para a organização. O conhecimento obtido em cada iteração pode ser aplicado imediatamente na seguinte e a investigação é um processo que liga teoria e prática [6]. Action Research caracteriza-se por cinco fases [7]: Diagnosing Corresponde à identificação dos problemas mais visíveis que são responsáveis pelo desejo de mudança da organização, é nesta fase que se desenvolve uma teoria sobre a natureza dos problemas. Esta fase correspondeu à análise da situação actual na área; Action Planning Nesta fase são especificadas as acções que devem resolver os primeiros problemas encontrados, ou seja, planeamento da proposta de solução, dos seus passos e desenvolvimento da ferramenta; Action Taking Implementação das acções definidas na fase anterior, correspondendo à implementação da proposta de solução no Turismo de Portugal; Evaluation Depois das acções estarem concluídas, o investigador e os participantes avaliam os resultados. Esta avaliação verifica se os efeitos esperados na teoria foram atingidos na prática e se os problemas foram resolvidos. Caso não tenham sido, deve ser ajustada a teoria para a próxima iteração do processo. Correspondeu à avaliação da solução proposta; 2

Specifying Learning O conhecimento adquirido no ciclo do método, ou seja, depois de avaliada a proposta de solução verifica-se se esta conseguiu resolver o problema, especificando-se se a aprendizagem retirada da sua implementação. Figura 2 O ciclo do Action Research 1.2 Problema O problema da tese é que: as organizações para controlarem os custos informáticos, necessitam de uma forma eficiente e realista de distribuir estes pelos departamentos do negócio, mas com custos estruturados por critérios informáticos torna-se difícil estabelecer relações entre estes, os serviços prestados e as unidades de negócio consumidoras dos últimos. Figura 3 Barreira de contextos Um dos maiores desafios, particularmente para os gestores das TI, é estabelecer uma relação transparente entre os custos informáticos e as unidades de negócio, pois caso não o consigam, o 3

departamento de informática corre o risco de ser classificado como uma caixa negra com elevados custos que não acrescenta valor ao negócio [8]. Por esta razão as TI não devem focar as suas atenções somente nos custos informáticos, como está representado a vermelho na figura 3, mas tentar também perceber a razão destes, ou seja estudar a relação entre estes e os serviços prestados ao negócio, alargando o seu contexto de actuação para um semelhante ao representado a azul na mesma figura. As TI são fundamentais para alcançar os objectivos do negócio e, tal como, outra qualquer actividade, estas devem ser avaliadas pelas suas contribuições, nomeadamente, na sua capacidade de controlar custos. Algumas companhias não tiram o máximo proveito que um departamento de informática pode gerar, pois a gestão financeira da informática não é realizada. Por outro lado, o aumento do número de utilizadores, a necessidade de implementar novas tecnologias e ferramentas causam frequentemente um crescimento mais rápido nos custos dos serviços prestados pelas TI, do que em todos os outros [9]. Nestes casos, as consequências são severas: os projectos de TI ultrapassam os orçamentos e/ou os tempos de desenvolvimento estipulados e/ou não atingem os requisitos esperados, os utilizadores das TI ficam insatisfeitos e os gestores de topo vêem a informática como um departamento que acarreta elevados custos altos, acrescentando pouco valor ao negócio [10]. Destas situações surgem algumas questões como: Porque razão as TI não conseguem prestar melhores serviços?, ou então Porquê um orçamento tão elevado para as TI? e a resposta da informática normalmente é: Estamos a realizar o melhor que podemos com o orçamento disponível.. No entanto, será mesmo o que sucede? Para responder a esta questão é importante realizar uma distribuição de custos pelas unidades de negócio, pois é uma forma de justificar os custos informáticos, e apesar de existir imensa literatura acerca deste assunto, a implementação na prática de processos que realizem tal distribuição tem tido fraca adopção [11][12]. Embora existam metodologias para este efeito, como as descritas na secção de trabalho relacionado, estas têm desvantagens que tornam a sua implementação complexa e/ou inconsequente, como o demonstra um estudo sobre chargeback realizado a 271 empresas [13]. Neste apenas 20% destas estavam a distribuir os seus custos informáticos, e dessa percentagem somente 5% indicaram estar a ser uma boa experiência. 1.3 Objectivos do Trabalho O objectivo da dissertação de mestrado que me propus realizar é, fundamentalmente, desenvolver e implementar processos práticos, suportados por uma ferramenta, que consigam distribuir todos os custos operacionais de um departamento informático. Para atingir a meta acima mencionada foram identificados os seguintes objectivos: Pesquisar e descrever o contexto do problema; Identificar claramente o processo necessário à resolução do problema; Desenvolver uma ferramenta que permita a aplicação de um método de alocação de custos; 4

Utilizar várias ferramentas de gestão financeira, de modo a poder criticá-las e extrair as suas melhores práticas; Implementar e testar a proposta de solução numa empresa, nomeadamente na Turismo de Portugal; Avaliar a proposta de solução, designadamente verificar se a informação gerada foi útil como suporte à decisão; Especificar a aprendizagem adquirida com a tese. 1.4 Trabalho Realizado Esta secção esclarece o trabalho prático realizado, permitindo aferir acerca da evolução temporal das actividades relacionadas com a tese. O trabalho relacionado directamente com a tese teve início dia 1 de Setembro de 2008, com a investigação na área apontada pelo orientador (gestão financeira), da qual surgiu a especificação do problema e da proposta de solução. Estes dois conceitos foram delineados continuamente, ficando completamente esclarecidos dia 28 de Novembro, data da realização de um workshop, no qual foi apresentada a tese em público e dado feedback pelos presentes. A implementação da ferramenta começou na quarta semana de Setembro e prolongou-se por dois meses, tendo depois começado um processo de contínuo melhoramento. Em relação à escrita do relatório de projecto de tese, teve início dia 1 de Novembro e ficou concluído no dia 9 de Janeiro. O início dos trabalhos na Turismo de Portugal foi no dia 18 Novembro, desde então o investigador compareceu dois dias por semana na empresa, de modo a aplicar a proposta de solução. As actividades efectuadas estão descritas na figura seguinte. Figura 4 Diagrama temporal do trabalho realizado no 1º Semestre A implementação da primeira iteração acabou sensivelmente na segunda semana de Fevereiro, e foi seguida de duas semanas de testes, realizados fundamentalmente por entrevistas aos departamentos clientes da informática. Graças ao feedback gerado nestas entrevistas foi possível especificar a aprendizagem da primeira iteração que se resume nos seguintes tópicos: Necessidade de um sistema de reporting; Necessidade de definição de um catálogo de serviços orientado ao negócio. 5

Identificadas estas novas necessidades, procedeu-se à alteração da proposta para tentar satisfazêlas, tendo começado o processo de desenvolvimento do sistema de reporting e de desenho do catálogo de serviços. Em inícios de Abril iniciou-se a segunda iteração, onde se implementou o processo com as novas alterações e no fim de Maio, através de entrevistas aos clientes e inquéritos aos utilizadores, avaliou-se a proposta final. Na segunda semana de Junho realizou-se uma crítica aos resultados e especificação da aprendizagem. No âmbito desta investigação foram submetidos três artigos à comunidade científica: Conferência Ibérica de Sistemas e Tecnologias de Informação (CISTI) Artigo submetido dia 3 de Março, tendo como conteúdo um resumo da tese sem inclusão dos resultados que ainda não tinham sido atingidos no momento. Como o artigo foi aceite, o investigador participou na conferência que teve lugar na Póvoa de Varzim entre os dias 17 e 20 de Junho. Revista Ibérica de Sistemas e Tecnologias de Informação (RISTI) Artigo com enfoque na implementação do sistema de reporting, tendo sido submetido dia 27 de Abril e pelo qual ainda se aguarda resposta. Conferência da Associação Portuguesa de Sistemas de Informação (CAPSI) Artigo submetido dia 31 de Maio e pelo qual ainda se aguarda resposta. Tem como especial incidência os resultados obtidos e a aprendizagem retirada destes. Figura 5 Diagrama temporal do trabalho realizado no 2º Semestre 1.5 Estrutura do Relatório O primeiro capítulo, intitulado Introdução ', no qual está inserida esta secção, pretende focar o contexto geral em que a tese se enquadra, referenciar qual a metodologia utilizada na investigação, definir o problema e objectivos a atingir, e referir a evolução temporal do trabalho prático efectuado. O segundo capítulo, Trabalho Relacionado, identifica o contexto do trabalho, define os conceitos base abordados na tese e aborda os modelos de custos, processos e sistemas que influenciaram a evolução dos trabalhos. 6

O terceiro capítulo, Proposta, apresenta a proposta inicial, qual a forma como se relaciona com o trabalho relacionado e quais as actividades recomendadas para a sua implementação. O quarto capítulo, Protótipo, descreve a arquitectura geral da solução (principais actores e requisitos do sistema; principais benefícios propostos; desenho do modelo de domínio; metodologia de desenvolvimento; funcionalidades) enriquecida por alguns desenhos e modelos. O quinto capítulo, Implementação, explora todas as decisões e actividades levadas a cabo durante a implementação da proposta na organização. Nesta secção são expostas as duas iterações do action research, incluindo as avaliações, resultados e aprendizagens. O sexto capítulo, Conclusão, apresenta as conclusões finais e algumas propostas de trabalho futuro. 7

2. Trabalho Relacionado Nesta secção, é identificado o contexto da tese, bem como os trabalhos relacionados, tendo sido estudados principalmente três aspectos, um conjunto de modelo de custos, o processo de gestão financeira no ITIL e os sistemas de reporting. 2.1 Modelo de Custos Na economia, negócio, retalho e contabilidade, um custo é o valor em dinheiro que foi utilizado para produzir algo, e que não está disponível para nova utilização [14], por esta razão depressa se tornou óbvio a existência da necessidade de estruturar e controlar todos os custos, sendo esta a função de um modelo de custos. Antes de começar com a descrição destes, é importante identificar algumas características da natureza dos custos, entre as quais se são fixos ou variáveis, directos ou indirectos e operacionais ou capitais. Um custo operacional representa o esforço necessário para manter um produto, negócio ou sistema, por outro lado um custo de capital é o valor investido em desenvolver ou prover partes não consumíveis a produtos ou sistemas. Por exemplo, a compra de uma fotocopiadora é um custo de capital, e o papel e os cartuchos de impressão representam custos operacionais. Estes últimos podem também incluir despesas com funcionários, rendas de imóveis e outras utilidades necessárias à operação rotineira. Em relação à sua variabilidade pode-se afirmar o seguinte [9]: Fixo Custo que não varia mesmo quando o uso dos recursos associados se altera (licenças de software ou contracto de manutenção de software); Variável Custo que varia com algum factor, como o tempo ou a utilização de recursos (produção de requisitos adicionais). E à forma como é imputável: Directo Custo atribuível directamente a um único cliente, produto ou serviço (servidor ou aplicação utilizada exclusivamente por determinado cliente, produto ou serviço); Indirecto/overhead Custo não atribuível a um único cliente, serviço ou produto (ordenado de um gestor de topo, segurança, limpeza). 2.1.1 Absorption Costing Este método tem aproximadamente 100 anos e foi desenvolvido numa época em que as organizações produziam poucos produtos com muitos custos directos (principalmente matérias primas e mão de obra) e poucos indirectos. Baseia-se em custos directos e indirectos, não fazendo distinção entre fixos e variáveis, sendo que os custos directos são atribuídos aos objectos (produtos, clientes, etc), pois o seu valor pode ser calculado directamente, enquanto os indirectos são atribuídos 8

aos objectos através de taxas de absorção. A taxa mais comum é a divisão entre custos indirectos e directos, e está exemplificada no final desta secção. Figura 6 Absorption Costing Desta forma, o Absortion Costing é bastante fácil de aplicar e é suficientemente exacto para empresas com poucos custos indirectos, no entanto, ao longo dos anos a percentagem destes tem vindo a aumentar e esta técnica tornou-se cada vez mais inexacta, pois normalmente os custos indirectos não são causados igualmente por todos os produtos ou serviços. Por exemplo, um serviço pode requerer mais tempo de um gestor do que outro serviço, mas como a quantidade de custos directos é semelhante para ambos, o custo adicional que o tempo do gestor representa não será reconhecido quando os custos indirectos forem divididos igualmente por todos os serviços, logo, quando múltiplos produtos/serviços partilham custos comuns, existe a possibilidade de um produto/serviço subsidiar outro. Este método tem tendência para aumentar os custos dos produtos e serviços de baixa complexidade produzidos em larga escala e diminuir os custos dos produtos de alta complexidade produzidos em pequenas quantidades (figura 7), o que cria um incentivo para as empresas investirem nos últimos [15]. Figura 7 - Distorção de Custos provocada pelo Absorption Costing 9

As suas principais vantagens são [16]: Utilização simples; Implementação e manutenção simples e barata; Útil para empresas que produzem poucos produtos e tenham baixos custos indirectos. As suas desvantagens resumem-se a: Para companhias que produzam muitos produtos e/ou tenham elevados custos indirectos, os seus simples princípios podem fornecer uma imagem errada do custo e do lucro de cada produto; Subsidiação de produtos. Existem algumas variações deste método, entre as quais o Variable Costing, que se preocupa em tratar os custos fixos e variáveis de formas diferentes. Como base a um exemplo de aplicação de Absorption Costing, suponha-se a existência de uma empresa ou departamento que presta serviços informáticos e que no último ano financeiro teve os seguintes custos [16]: Tipo de Custo Valor (k ) Directos 2.000 k Indirectos 3.500 k Tabela 1 - Custos do ano anterior de uma empresa fictícia Onde os custos indirectos são estruturados da seguinte forma: Custo Valor (k ) Hardware Servidores 480 k Redes 315 k PC s 240 k Software Licenças 505 k Recursos 260 k Humanos Alojamento Escritório 360 k 10

Data Warehouse 360 k Serviços Outsourcing 320 k Outros 660 k Tabela 2 Custos indirectos da empresa fictícia Através destes custos é calculada a taxa de absorção dos custos indirectos (a mais utilizada no Absorption Costing): =.... = 175% dos custos directos Equação 1 Taxa de absorção Supondo que existe um pedido de serviço por parte de um cliente, o qual custará 25.000 em custos directos, então para saber quanto custará a totalidade do pedido basta fazer: Tipo de Custo Valor ( ) Directos 25.000 Indirectos (25.000*175%) 43.750 Custo Total 68.750 Tabela 3 Cálculo através do Absorption Costing do custo total do serviço Caso fosse necessário cobrar pelo serviço, bastaria somar a margem de lucro pretendida aos 68.750. 2.1.2 Activity Based Costing O ABC deve ser visto como um conceito, com base no qual, se pode construir um modelo económico que forneça informação relevante e exacta sobre os custos. Informação essa, necessária à gestão para vários tipos de tomadas de decisão [17]. Foi no sector da manufactura dos EUA, durante os anos 70 e 80, que se começaram a desenvolver os primeiros conceitos do ABC. Nessas décadas, o consórcio para a Advanced Manufacturing- International, hoje conhecida como CAM-I [18], estudou e formalizou os princípios que passaram a ser conhecidos como Activity Based Costing. ABC foi definido claramente em 1987, por Robert S. Kaplan e W. Bruns, num capítulo do livro Accounting and Management: A Field Study Perspective [19]. Este livro é focado na indústria da manufactura, onde o aumento do uso de tecnologias e as constantes melhorias de produtividade 11

reduziram a percentagem de custos directos em mão de obra e materiais, e aumentaram a percentagem de custos indirectos, tornando por isso o método tradicional obsoleto. Por exemplo, a aposta na automação reduziu a mão-de-obra (custo directo), mas aumentou a depreciação (custo indirecto). Robin Cooper e Robert S. Kaplan no início de 1988 publicaram vários artigos na Harvard Business Review e no Journal of Cost Management explicando os conceitos em que se baseia o ABC [20-23]. Estes autores descreveram o ABC como uma abordagem para resolver os problemas do método Absortion Costing, especialmente o facto de este não conseguir calcular com exactidão os custos de produção/prestação de produtos/serviços. Esta característica é muito negativa, na medida em que os gestores que o utilizassem estariam a tomar decisões baseadas em dados inexactos, especialmente se a empresa produzisse vários produtos ou fornecesse vários serviços, caso da informática. Este método trata os custos directos da mesma forma que o Absorption Costing, mas em vez de utilizar percentagens arbitrárias para alocar os indirectos, o ABC procura identificar as relações de causa e efeito, para objectivamente os atribuir. Assim que os custos das actividades estão identificados, cada um é atribuído aos objectos de acordo com a utilização que este faz do primeiro (figura 8). Desta forma, o ABC identifica os custos reais dos produtos/serviços, o que permite aos gestores tomarem decisões mais acertadas, nomeadamente no controlo e redução de custos. Figura 8 Activity Based Costing O aspecto mais crítico neste método é a definição dos drivers de imputação, através dos quais é elaborada a distribuição de custos. Estes devem ser escolhidos depois de uma rigorosa análise ao funcionamento dos processos da empresa, por isso, os drivers variam de organização para 12

organização e o que faz sentido numa, pode não o fazer noutra. No exemplo referido, no fim desta secção, é explicado como se aplicam na prática estes drivers. ABC aplica-se para além das empresas da indústria da manufactura, para as prestadoras de serviços, onde os custos indirectos são normalmente muito maiores do que os directos, o ABC encaixa-se na perfeição. Isto, devido à sua simples lógica: os produtos/serviços causam actividades, que por sua vez causam custos. O método ABC calcula o custo exacto de cada serviço ou produto, tenha este pouca ou muita complexidade, seja prestado/produzido em pequena ou grande escala. O ABC é constituído pelos seguintes passos: 1. Identificar as diferentes actividades realizadas pela empresa; 2. Calcular o custo total de cada actividade durante o período financeiro; 3. Identificar o driver de imputação para cada actividade; 4. Calcular a taxa de cada driver de imputação (preço médio de cada ocorrência do driver de imputação); 5. Dividir o custo de cada actividade pelos produtos, de acordo com a sua utilização dos drivers de imputação (aplicação da taxa de driver de imputação). As vantagens do ABC estão descritas em baixo [16][24]: Identifica actividades que não acrescentam valor; Identifica oportunidades de redução de custos (custos indetectáveis); Distribuição de custos aproximada da realidade; Fornece informação detalhada sobre a rentabilidade dos clientes; Diferencia processos complexos de simples; Permite tomar decisões mais acertadas. Por sua vez, as suas desvantagens são [16][24]: Caro e difícil de implementar e manter; A sua complexidade cria muita resistência; A informação gerada é exacta (não contem erros), mas pode não ser precisa ao pormenor. Fazendo uso do mesmo exemplo do método Absorption Costing calcula-se de seguida o custo do mesmo pedido, mas utilizando o ABC [16]. O primeiro passo é identificar as diferentes actividades realizadas pela empresa, suponha-se que a informática leva a cabo as seguintes actividades: gestão de incidentes (desdobrável em três actividades, correspondendo cada uma ao nível onde o incidente é tratado), fotocopiar e suporte. O segundo passo prende-se com o cálculo do custo total de todas as actividades. Uma forma simples de o fazer é dividir percentualmente os custos da tabela 2 pelas actividades, como é feita na tabela seguinte para o custo das Redes: 13