CERIMONIAL E EVENTOS IT. 37 08 1 / 5 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para a execução das atividades de cerimonial e eventos do Crea GO. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA IT. 40 - Publicidade 3. PROCEDIMENTOS As atividades de Cerimonial e Eventos visam consolidar a imagem Institucional do Crea GO e auxiliar o Conselho e as Inspetorias a alcançar seus objetivos junto aos públicos interno e externo. Diante disso, a deverá: 3.1 Atividades de Cerimonial Verificar com os propositores do evento a data, horário, local e programação dos eventos oficiais, bem como a necessidade de composição de mesa diretiva e execução de Hino Nacional, Hino de Goiás e Hino de Goiânia, conforme o tipo de evento. A partir dos dados, considerando o tipo de evento e as normas de cerimonial público, elaborar e coordenar roteiros de cerimonial e programação de eventos promovidos pelo Conselho, bem como executar serviços de mestre de cerimônia, quando for designado. Em eventos de pequeno porte, o mestre de cerimônia poderá ser um funcionário do Conselho com experiência mínima no assunto; e para eventos de grande porte será contratado profissional da área; Encaminhar folders e kits de divulgação para participantes dos eventos institucionais para Inspetorias, Entidades de Classe, Instituições de Ensino, Autoridades, Profissionais e outros, utilizando os meios pertinentes (e-mail, fax e correios); Estabelecer e treinar a equipe de recepção para o evento, alocando pessoas de apoio, exclusivas para auxiliar autoridades; Se houver necessidade, nomear pessoa de apoio para palco, encarregada de estar sempre presente na cerimônia, auxiliando o mestre de cerimônia e o próprio cerimonialista; Providenciar, quando necessário, as reservas de lugares em mesas de jantar ou auditórios; Checar infraestrutura disponível no local do evento: acompanhar passagem de som, projeção, posição de bandeiras, mesa diretiva, arranjos, etc.; Verificar alterações na programação e providenciar alterações no Roteiro de Cerimonial dos eventos institucionais, quando necessário; Elaborado/revisado por: 10/09/2013 Dorisney Maria Cunha Costa Data Aprovado para uso: 10/09/2013 Dorisney Maria Cunha Costa Data
CERIMONIAL E EVENTOS IT. 37 08 2 / 5 Receber autoridades e direcioná-las aos locais reservados, quando houver, com o apoio de recepcionistas; Receber autoridades e direcioná-las aos locais reservados, com o apoio de recepcionistas; Criar sistema de cumprimentos e outros aos públicos de interesse do Crea-GO para datas comemorativas providenciando, inclusive, o encaminhamento de correspondências especiais (cartões, telegramas, e-mails ou ofícios); Manter articulação com o Cerimonial governamental de sua instância, sendo: O da Presidência da República, no caso de eventos que tenham ligações com o Poder Federal; O do Estado, no caso de eventos que tenham ligações com o Poder Estadual; O do Município, no caso de eventos que tenham ligações com o Poder Municipal; Assessorar a Presidência sobre a programação, protocolo e o cerimonial das solenidades e recepções às quais deva comparecer; Planejar, controlar e verificar, diariamente, o andamento das atividades desenvolvidas na unidade, mantendo-se informado e tomando providências que se fizerem necessárias para o bom andamento das mesmas; Monitorar a agenda do Presidente e do Gabinete para elaborar o roteiro de cerimonial de eventos periódicos, caso seja necessário; Expedir convites de eventos/reuniões/encontros/café da manhã/outros para públicos-alvos; Enviar cartões comemorativos e de aniversário para profissionais, colaboradores, autoridades e outros; Enviar mensagens institucionais e de serviço para autoridades municipais, estaduais e federais; 3.2. Atividades de Eventos: a) Na fase de planejamento dos eventos oficiais aprovados pelo Crea-GO, definir por meio de um Planejamento de Evento, os seguintes itens, de acordo com a necessidade do evento: Tipo e porte do evento; Local e horário em que será realizado o evento; Programação/temário; Objetivos do evento; Os públicos-alvos do evento;
CERIMONIAL E EVENTOS IT. 37 08 3 / 5 Estratégias de comunicação e divulgação que serão adotadas para o evento; Os recursos materiais necessários (artigos de escritório, decoração, dentre outros); Recursos tecnológicos (datashow, movings, telões, painéis especiais, dentre outros); Recursos físicos necessários (espaço para coquetel, jantar, auditório, dentre outros); Recursos hums (equipe de apoio e fornecedores a serem contratados); Atividades de lazer e entretenimento (programação sócio-cultural); Vias para a captação de recursos (busca de patrocinadores se necessário); Estrutura de traslado e hospedagem para palestrantes e convidados; Definição de patrocínios, quando houver; Previsão de custos; Sistematização e controle do processo de inscrição/convidados, quando necessário; b) Na fase de execução dos eventos, deverá providenciar: Contato com palestrantes; Acompanhamento do material gráfico do evento; Envio de materiais de divulgação; Solicitação de orçamentos de stands; Cadastramento de participantes, quando houver necessidade; Supervisão logística (recursos mobiliários, tecnológicos e hums); Confirmações de presença de autoridades; Reuniões, pré e pós evento, com a equipe de apoio; Montagem de planilhas para transfer de palestrantes e convidados ilustres; Verificar junto ao Departamento Administrativo/Financeiro os fornecedores que irão prestar os serviços (iluminação, sonorização, projeção, decoração, buffet, mestre de cerimônia, fotógrafo, filmagem, dentre outros) para dar o devido andamento à solenidade; c) Na fase de trans-evento (abrange a montagem e atividades no dia do evento): Distribuição da equipe de recepção no evento; Acompanhamento da chegada de fornecedores e equipamentos locados (palco, som, pontos de luz, itens de buffet, artigos de decoração, dentre outros), bem como a instalação de cada item nos locais predeterminados;
CERIMONIAL E EVENTOS IT. 37 08 4 / 5 Confirmação de horários de voos e chegada de palestrantes; Instalação de sinalização para banheiros, bebedouros e auditório; Impressão de listas de presença, conforme modelo aprovado pela. Checagem dos recursos materiais (canetas, pastas, crachás, prismas, dentre outros); Confirmação do horário de coffee-breaks, almoço e outras atividades; Acompanhamento do traslado de palestrantes e convidados ilustres; d) Na fase de pós-evento: Recolhimento de material pertencente ao Crea-GO no local do evento; Após o evento, elaborar relatório Análise Pós Evento. e) Planejamento e execução de Evento A realização dos eventos institucionais deverá ser precedida da elaboração do Planejamento do Evento especificando os recursos necessários, bem como as atividades para a realização do evento. Este deverá ser apresentado à Presidência para apreciação. Após apreciação do Planejamento do Evento pela Presidência, a deverá providenciar encaminhamento das solicitações pertinentes aos Departamentos envolvidos na execução, solicitando a realização das atividades nele descritas. A arte de Material Gráfico de Divulgação dos eventos institucionais deverá ser providenciada pela, conforme IT. 40 Publicidade. 4. REGISTROS. Planejamento de Evento Material Gráfico de Divulgação Lista de Presença Roteiro de Cerimonial Análise Pós Evento
CERIMONIAL E EVENTOS IT. 37 08 5 / 5 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Planejamento de Evento Indexada por 05 s Lixo Material Gráfico de divulgação Acesso livre Indexada por 05 s Lixo Lista de Presença Coordenadoria de Indexado por 05 s Lixo Roteiro de Cerimonial Indexado por 05 s Lixo Análise Pós Evento Coordenadoria de Acesso Livre Indexado por 05 s Lixo