WHITE PAPER Custo Total de Aquisição: Computadores robustos Móveis vs Dispositivos domésticos Introdução As empresas que lidam com transporte, saúde e indústrias de serviço de campo precisam oferecer para seus motoristas e técnicos informações atualizadas e confiáveis com o uso de computadores móveis. Os computadores móveis reduzir a redundância que os operadores encontram ao coletar ou inserir dados. Infelizmente, muitas organizações usam dispositivos portáteis não resistentes, ou classificados para consumidores, em ambientes industriais. Esses dispositivos classificados para consumidores possuem um custo de propriedade muito grande (TCO). Os custos de implantação, custos de reposição, custos de suporte contínuo, tempo de funcionamento do dispositivo e peças de longo prazo e disponibilidade de serviço impactam o TCO dos dispositivos de computação móvel. Aproximadamente 35% dos dispositivos classificados para consumidor, quando utilizados em ambientes industriais, são substituídos dentro dos primeiros dois anos após a implantação. Aproximadamente 80% desses dispositivos são substituídos no ano seguinte. Computadores móveis resistentes, como os fabricados pela Datalogic ADC, durarão de quatro a cinco anos ou mais, com índices de falha a partir de 2% 1. Ambientes Hostis são Extremamente Exigentes Os computadores portáteis, móveis e resistentes, da Datalogic conseguem suportar os desafios que esses ambientes criam. Dispositivos resistentes possuem padrões diferentes, expectativas operacionais diferentes e são testados de maneira bastante diferente daquela de dispositivos classificados para consumidor. Unidades completamente resistentes são definidas como possuidoras de uma especificação de IP54 quanto à Vedação contra água e partículas. Isto significa que o computador móvel está vedado durante a fabricação para suportar a exposição a poeira e água diretamente à unidade. Quanto maior o número de IP, maior o nível de 1 Venture Development Corporation (VDC) Figura 1: Percent of Devices Remaining in the Field Source: Venture Development Corp. www.adc.datalogic.com
proteção contra poeira e água. Computadores móveis também possuem uma especificação de capacidade de sobrevivência de queda ao concreto de quase 2 metros. Dispositivos não resistentes, ou com classificação para consumidores, não possuem durabilidade elevada, proteção ou testes que certifiquem sua integridade operacional. Ter um dispositivo resistente em um ambiente hostil diminui os riscos de falha do aparelho, reduz custos e fornece ao usuário uma margem sobre seus concorrentes. Comprando Motivos Quando se trata de implantar um sistema de mobilidade, as organizações devem entender todos os custos associados à compra. Compreender somente o custo de hardware inicial não é o melhor motivo para compra. Os compradores também devem entender a economia de custo que essas compras lhe trarão no longo prazo. De acordo com a Gartner Research, empresas nas quais decisões de investimento de base sobre TCO (sigla para custo de propriedade total em inglês), ao invés de preço de aquisição, são mais bem-sucedidas na avaliação do custo real de investimentos de TI. Com isso, a maioria das pessoas baseia suas decisões no custo tangível: a aquisição de sistema inicial, implantação e custos de treinamento de computadores móveis. Um estudo da Venture Development Corporation (VDC) mostra que 68,4% das pessoas baseiam suas decisões no custo tangível desses dispositivos e ignoram o custo intangível 2. Os custos intangíveis são custos de treinamento, custos operacionais, manutenção, suporte técnico, atualizações e despesas devido a paralisação. Esses custos são a maior parte do TCO total e são um fator importante em se as pessoas tomam a decisão de compra correta. A escolha da marca de computador móvel pode reduzir os custos intangíveis. Ao contrário de outros fabricantes de computadores móveis, a Datalogic ADC junta produtos de gerenciamento de dispositivo Wavelink Avalanche com seus produtos de computação móvel, sem nenhum custo adicional. Além disso, o software Avalance fornece aos usuários recursos como controle remoto e leitura para configuração que reduz drasticamente o tempo de implantação, erros de configuração e paralisação que podem ser experimentados na preparação, implantação ou falha de um dispositivo móvel. Custo Tangível / Custo Intangível Computadores móveis resistentes são projetados para um propósito específico, e não para o mercado de massa. Esses dispositivos são planejados para suportar ambientes hostis, e possuem muitos componentes integrados como recursos de leitura de código de barras, câmeras digitais, GPS, rádios WAN, LAN e tecnologia sem fio Bluetooth. Ter periféricos integrados minimiza o TCO total. Periféricos integrados tornam computadores móveis mais versáteis, permitindo que eles funcionem como dispositivos múltiplos de uma só vez. Além disso, esses periféricos carregam a mesma classificação de resistência que o computador móvel, o que os torna mais resistentes a falhas e reduz o TCO para empresas que, de outra maneira, teriam que comprar diversos dispositivos para fazer o trabalho de um. De movo inverso, os dispositivos portáteis com classificação para consumidor possuem periféricos que aumentam o TCO. Porque os leitores, unidades de GPS, antenas e outros periféricos não são integrados, eles podem quebrar durante o uso, ser perdidos ou sofrer problemas de compatibilidade. Esses periféricos, como o computador não resistente, não são projetados para sofrer quedas, sentar-se em cima, serem arremessados em um caminhão ou sofrerem maus-tratos. Ao invés disso, esses dispositivos são destinados para o ambiente do consumidor onde a exposição ao maltrato é mínima e as expectativas para uso hostil são baixas. Figura 2: O que colabora para o TCO? 2 TCO Models For Mobile Computing and Communications Platforms, VDC, July 2007 PAGE - 2
Figura 3: 5-year Average Annual TCO, Per Device in Supply Chain Environments Source: Venture Development Corp. O TCO de dispositivos de classificação para consumidor quando utilizados em ambientes industriais quase dobra a quantia de investimento gasto durante cinco anos se comprado a dispositivos resistentes. Quando utilizados nesses ambientes, os índices de falha de dispositivos de classificação para consumidor podem ser de até 30%. Os custos de mão de obra e receitas perdidas vinculados podem custar mais de $125 por hora. Em uma aplicação de rota, toda vez que um dispositivo falha, os motoristas dos veículos pode perder até 75 minutos de produtividade. Os custos intangíveis, incluindo paralisação e perda de produtividade por falha de dispositivos com classificação para consumidores são de aproximadamente $3,800. Para computadores móveis resistentes, este custo é de cerca de $1,700 3. 3 TCO Models For Mobile Computing and Communications Platforms, VDC, July 2007 4 Left-Hand-Turn Elimination, The New York Times Magazine, December 2007 Dispositivos móveis são maltratados e se uma falha de dispositivo custará centenas, senão milhares, de dólares. A chave do sucesso em um ambiente hostil é minimizar os riscos de falha e obsolescência enquanto aumenta a produtividade do operador móvel. Por esta razão, a Datalogic projeta e testa seus produtos para resistir aos rigores da força de trabalho móvel enquanto aumenta a produtividade dos usuários de computador móvel. Uma Plataforma Poderosa Os computadores portáteis da Datalogic ADC possuem recursos de GPS, permitindo que os usuários realizem navegação geofencing detalhada, com registro de trajeto e muito mais. Geofencing é uma ferramenta para funcionários e motoristas determinarem áreas geográficas. Ele oferece aos gerentes de expedição informações que os avisam se os motoristas da empresa não estão onde deveriam estar. O registro de trajeto grava a atividade de rota do motorista. Essas informações são analisadas para determinar onde a hora, o trânsito e a distância podem ser salvos, reduzindo os custos de combustível e aumentando a produtividade do motorista. A United Parcel Service (UPS) utiliza a tecnologia de registro de trajeto e percebeu que quando os motoristas fazem conversões à esquerda em sinais vermelhos, eles gastam tempo significativo, queimando mais combustível e criando uma pegada de carbono maior. Com o registro de trajeto, a empresa desenvolveu uma estratégia para reduzir a quantidade de conversões à esquerda. Isto cortou os custos de combustível da UPS, aumentou a produtividade de cada motorista e reduziu a pegada de carbono da frota. A UPS também usou o GPS para ajudar os motoristas serem mais eficientes na estrada. Em 2006, a UPS cortou 28,5 milhões de milhas de suas rotas de entrega. Isto economizou aproximadamente 3 milhões de galões de gasolina e reduziu as emissões de CO2 em 31.000 toneladas métricas4. Isto é importante para todas as empresas e, especialmente, para aqueles que estão se tornando verdes. A tecnologia do GPS pode ajudar as empresas a se tornarem ecológicas. Ela oferece aos motoristas e à gerência as ferramentas necessárias para aumentar a eficiência de seus processos móveis gerais. Os computadores móveis resistentes também possuem rádios sem fio com tecnologia GSM, 802.11 e Bluetooth para comunicações de rede de área ampliada (WWAN), rede de área local (LAN) e rede de área pessoal (WPAN). Esses recursos mantêm os operadores conectados à sua empresa e seu equipamento dentro e fora do estabelecimento. A comunicação via GMS é capaz de transmitir informações para e de servidores localizados nas instalações da empresa quando os operadores estão distantes. Os motoristas podem coletar e enviar informações em tempo real. Comunicações em tempo real elevam a produtividade, eliminando PAGE - 3
tarefas de entrada de dados quando retornarem ao estabelecimento. Além disso, entrada de dados em tempo real significa que pedidos, cobranças e outros processos são inseridos instantaneamente e começam a ser processados antes do retorno do operador móvel. Isto acelera o tempo de processamento, aumenta os níveis de serviço ao cliente e reduz o tempo de retorno para as receitas. O faturamento e coletas no local podem reduzir os ciclos de pagamento do cliente em cerca de 30 a 45 dias. Usando seus rádios 802,11, computadores móveis podem transmitir informações coletadas durante o dia para o LAN da empresa quando os motoristas retornam para suas instalações. Para reduzir o custo de comunicação em redes diferentes, os aplicativos dentro dos dispositivos robustos escolhem automaticamente a conexão apropriada. Por exemplo, se ambas as conexões 802,11 e GMS estiverem disponíveis, o computador escolherá a 802,11 porque ela é menos cara das duas conexões. Conexões internas 802.11 não carregam os custos de provedores de serviço celular. Os recursos de comunicação sem fio em computadores móveis também facilitam as comunicações periféricos do dispositivo. Usando a tecnologia sem fio do Bluetooth, computadores móveis podem comunicar-se com outros dispositivos sem o uso de qualquer cabo adicional. Os motoristas podem usar seus fones de comunicação, impressão local sem fio, ou acesso a outros dispositivos em seus veículos. Ambas dessas opções melhoram a produtividade e segurança, liberando as mãos dos motoristas e permitindo que eles ofereçam aos clientes o que eles precisam. Além disso, a conexão e remoção de periféricos é um ponto gasto onde podem ocorrer falhas, levando a paralisações custosas. As organizações atualmente esperam conseguir rastrear o inventário que possuem na estrada. Todos os computadores portáteis móveis da Datalogic oferecem um leitor de código de barras integrado. Os motoristas podem fazer a leitura de todos os produtos recebidos e saintes que entram e deixam os caminhões. As informações são transmitidas, sem fios, para atualizar as contagens de inventário. Existem diversas tecnologias de leitura de códigos de barras: Um leitor a laser faz a leitura de códigos de barra tradicionais de 1D. Geradores de imagem de área fazem leitura de código de barras de 1D e 2D e fornecem duas vantagens importantes sobre os leitores a laser. Primeiro, geradores de 5 Syclo Systems 6 Venture Development Corporation (VDC) imagem de área são capazes de fazer a leitura de código de barras de 2D. Além disso, os geradores de imagem de área tiram fotografias em preto e branco como comprovante de entrega. Isto permite que os motoristas tirem fotos dos produtos danificados ou portões bloqueados para garantir suas afirmações e/ ou credibilidade. Os leitores de código de barras eliminam o risco de erro humano ao inserir os dados no sistema. Pesquisas mostram que a coleta manual de dados tende a produzir um erro em cada 300 toques em tecla. Em um depósito que processa 10.000 linhas de pedidos por dia, com uma média de 10 toques de tecla por linha, os erros gerados são 333 diários ou 17.000 erros de dados anuais. Automatizar a entrada de dados elimina os erros de dados por toque de tecla e, mais importante, preserva a integridade do banco de dados do inventário do depósito. Custos trabalhistas/custos de Manutenção Os custos trabalhistas e de manutenção englobam grande parte do TCO para dispositivos móveis. Encontrar maneiras de minimizar esses custos é essencial para as empresas se tornarem mais eficientes. Um estudo mostra que substituir procedimentos de manutenção baseados em papel Figura 4 com sistemas automatizados pode proporcionar aos técnicos até 40 por cento mais de tempo de produtividade 5. Ter um sistema automatizado não somente aumenta a produtividade no ponto de trabalho, mas também nas operações de backoffice. Os motoristas terão informações na ponta dos dedos. Isto minimiza o tempo que gastam se comunicando com operadores, técnicos e expedição. Eles também terão menos papelada e reduzirão a necessidade de telefonar para obter informações de serviço. Além disso, eles terão que inserir as faturas, relatórios e outras informações de chamada de serviço somente uma vez. Assim que o operador de campo inserir os dados no computador móvel portátil, eles serão transmitidos em tempo real para o sistema de backoffice da empresa. Em um aplicativo, um cliente da Datalogic ADC ilustrou como a automação pode ser usada para atender aos novos requisitos do governo para a indústria alimentícia. Automatizando um processo de campo e usando um computador móvel resistente da Datalogic, economias reais foram obtidas. A automação rendeu $8.000 por técnico e aumentou a eficiência para permitir que quatro técnicos fizessem o trabalho de cinco. Isto resultou numa economia anual de $32.000, baseada nos rendimentos médios da indústria. Os PAGE - 4
técnicos costumavam levar cerca de duas horas por dia para colher e arquivar a papelada. Porque os dados são agora coletados e transmitidos usando computadores móveis, os operadores usam o tempo economizado para fazer mais paradas e diminuir a quantidade de combustível que estavam utilizando. Andy Deering, Vice-Presidente de vendas e suporte da Service Pro, observou que com economias como esta, computadores móveis portáteis resistentes se pagam em aproximadamente cinco meses. Garantias também podem afetar o custo de propriedade total. Aparelhos não resistentes possuem garantias ao consumidor que duram de 30 a 90 dias. Além disso, garantias estendidas podem não ser oferecidas ou customizadas para compras industriais. Reparos ou reposições podem levar semanas ou mais. A redução no tempo de paralisação é fundamental para uma empresa e dá mérito ao uso do Maintenance Service Agreements (MSA) como um meio de reduzir o TCO. A Datalogic ADC é líder na implementação de MSA, levando em consideração as necessidades da empresa e oferecendo múltiplos níveis de MSA. Uma oferta, o Plano de Reposição Rápida, mantém computadores móveis sobressalentes pré-configurados em uma unidade da Datalogic. Este estoque de segurança proporciona a reposição quase instantânea. Uma falha de campo pode ser substituída no dia seguinte com uma nova unidade despachada durante a noite para a empresa. Isto é só um exemplo de como o MSA pode reduzir o tempo de paralisação e manter o TCO no nível mínimo. Gerenciamento de Dispositivo Setenta e seis por cento de todos os custos relacionados aos computadores móveis portáteis resistentes são custos de gerenciamento. Conforme mencionado anteriormente, 68,4% das pessoas baseiam sua decisão nos custos de implantação do hardware e software. Após perceber que a maioria dos custos está associada com os custos de gerenciamento, as organizações precisam olhar mais a fundo o TCO dos dispositivos móveis. Existem ferramentas de gerenciamento de dispositivo que podem aumentar a quantidade de tempo que a equipe de suporte de TI gasta fazendo diagnósticos de falhas ou formatando hardware. O Device Management Software (DMS) corta os custos corporativos reduzindo as despesas em recursos de TI e eliminando o gerenciamento de mão de obra intensiva do equipamento móvel. A Datalogic ADC fornece ferramentas de gerenciamento de dispositivo grátis em cada um de seus computadores móveis resistentes. A Datalogic reúne as ferramentas de gerenciamento de dispositivo Avalanche da Wavelink Corporation, na verdade, a indústria líder em gerenciamento de dispositivo remoto. Com Avalanche DMS, os usuários podem gerenciar centenas de computadores móveis resistentes a partir de um PC único. A gerência também pode usálo para configuração do dispositivo, monitoramento do aparelho, distribuição do software, atualizações de firmware, gerenciamento de licenciamento, gerenciamento de segurança e atualizações de sistemas operacionais. Sem o Avalanche DMS, gerenciar os dispositivos móveis é um processo fásico. O Avalanche DMS automatiza o processo permitindo que gerentes controlem ou monitorem diversos aparelhos móveis remotos facilmente. Os usuários maximizam a implementação da ferramenta Avalanche DMS com comunicações WWAN. Isto permite que o DMS gerencie os dispositivos enquanto estão distantes do estabelecimento. Contanto que os dispositivos estejam conectados à rede, eles podem ser atualizados. Este recurso minimiza a quantidade de tempo que os dispositivos ficam conectados à rede reduz os custos. Com o DMS, os gerentes de TI podem programar atualizações remotas dos dispositivos ao invés de trazer para a empresa um por um para ser atualizado manualmente. As atualizações podem ser programadas para o dia ou para a noite, em qualquer dia da semana. A gerência também pode acessar os dispositivos remotamente e fornecer soluções para qualquer problema. Isto reduz a quantidade de tempo de paralisação dos motoristas se um dispositivo não funcionar direito. E se um dispositivo for perdido ou roubado, as ferramentas dos DMS podem bloquear automaticamente as unidades, evitando que qualquer informação seja roubada ou todos os dados sejam completamente apagados do dispositivo. Esta implementação garante que os dispositivos móveis não comprometam os dados corporativos ou a segurança da rede. Estudo de Caso Comparativo Um estudo de caso comparativo foi realizado entre ume empresa de gerenciamento de lixo que utilizou 1.400 computadores móveis resistentes e um provedor de serviço de campo que usou 100 dispositivos não resistentes 6. O estudo de cinco anos registrou todos os custos tangíveis e intangíveis envolvidos. Para a empresa de gerenciamento de lixo com computadores móveis resistentes, o TCO anual era de $2.746. As unidades não resistentes para o provedor de serviço de campo tinha um TCO anual de $4.693. A diferença em TCO foi atribuída ao grau elevado de falhas dos dispositivos não resistentes sendo utilizados em ambientes exigentes. O custo intangível total das unidades resistentes foi de $1.100, comparado a $3.282 das unidades não resistentes. PAGE - 5
Os custos tangíveis podem ser bastante ludibriantes. As organizações acreditam que estão fazendo um investimento sólido quando possuem um custo inicial inferior para o dispositivo. Infelizmente elas não conseguem ver os resultados que esperam e não entendem onde estão perdendo dinheiro. Os custos intangíveis acrescentam a maior parte ao TCO de dispositivos móveis e precisam ser alocados adequadamente para realizar um real investimento de TI. Conclusão Ao levar em consideração a automação de campo móvel, as empresas devem decidir se usam um computador portátil com classificação para consumidor ou um computador móvel resistente. Elas devem levar em conta o ambiente que esses dispositivos vão ser usados. As organizações não só devem levar em consideração o custo de compra dessas unidades, mas também o seguinte: Desempenho: Computadores móveis portáteis terão um melhor desempenho e durarão mais do que produtos com classificação para consumidor em ambientes hostis. As organizações que utilizam dispositivos resistentes estão vendo um ROI maior do que aquelas que estão usando dispositivos classificados para consumidor nesses ambientes. Em apenas dois anos, os computadores móveis resistentes fornecem uma vantagem de TCO sobre os aparelhos de classificação para consumidor. Este ROI aumenta outros ganhos que as organizações atingem quando sistemas automatizados são utilizados. Custos tangíveis e intangíveis: As empresas devem levar em conta tanto os custos tangíveis como os intangíveis ao tomar as decisões de compra. Os custos tangíveis deste tipo de aplicação compõem somente 25 por cento do TCO de dispositivos móveis. Os custos intangíveis compõem os outros 75 por cento. Quanto mais manutenção, reposição, tempo de paralisação, perda de produtividade, carregamento de software e treinamento um dispositivo exige, maior o impacto que ele tem sobre seu TCO. PAGE - 6
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