ANEXO I PROJETO BÁSICO ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS CONDIÇÕES DE CONTRATAÇÕES P.A nº 008/2008-ER07 Processo nº 53542.001923/2008 1. OBJETO 1.1. Contratação de empresa especializada na prestação de serviços de reprodução de documentos mediante execução de cópias/impressões em preto e branco, digitalização de documentos e envio e recebimento de fax, utilizando equipamento a laser digital em rede e acessórios, incluindo o fornecimento de todo o material de suprimento (exceto papel), treinamento, manutenção e suporte técnico, para atender as necessidades da Anatel no Estado de Goiás (ER07), pelo período de 12 (doze) meses, a contar da data da assinatura do contrato, podendo ser prorrogado por iguais e sucessivos períodos, até o limite de 60 (sessenta) meses, conforme condições contidas no Edital e em seus Anexos. 2. INTRODUÇÃO 2.1. A contratação destina-se a prestação dos serviços reprográficos, necessários para o Escritório Regional da Anatel no Estado de Goiás (ER07), mediante execução de cópias e ou impressões em preto e branco, digitalização de documentos e envio e recebimento de fax, utilizando equipamento a laser digital em rede e acessórios, incluindo o fornecimento de todo o material de suprimento (exceto papel), treinamento, manutenção e suporte técnico. Destacam-se a reprodução e impressão de cópias de documentos, como: Cópias de Processos para uso do público interno e externo, documentos relativo instrução de processos da dívida ativa da União, ofícios de encaminhamento de exigências, boletos, licenças, ofícios e memorandos diversos, memorandos, notificações, editais, contratos, planilhas, demonstrativos, relatórios administrativos, relatórios de gestão, relatórios de fiscalização técnica e de serviços, boletins e informativos diversos. A digitalização de documentos é necessária em virtude da necessidade de se incluir nos sistemas da Agência (p. ex. Focus) cópias digitais de documentos apresentados, bem como o armazenamento dos mesmos em mídias digitais (CD, DVD, etc). 3. DOS SERVIÇOS 3.1. Os interessados deverão cotar os preços em conformidade com o Anexo II Planilha de Preços, com observância das exigências constantes do Edital e em anexos. 3.2. Os serviços constituem-se de impressão, reprodução de documentos por meio digital, em preto e branco, digitalização de documentos e envio e recebimento de fax, disponibilizando equipamento, programas e aplicativos informatizados, treinamento na operação do equipamento, manutenção e suporte técnico, compatível com os sistemas operacionais Windows NT, 98, 2000, XP, padrão Ethernet 10/100, placa de rede com conector padrão RJ45, porta USB, com memória mínima suficiente para impressão de relatórios com até 30 (trinta) fotografias. 3.3. Cabe à contratada disponibilizar, no mínimo, 02 (dois) equipamentos novos ou em perfeitas condições de uso com especificações mínimas para executar os serviços nas seguintes condições: a) Equipamento com capacidade de atender as demandas de serviços nos prazos previstos e especificados no Edital e seus anexos; b) Impressão em papel com gramatura entre 64 g/m² a 90 g/m²; c) Impressão em frente e verso automático, nos formatos de papel A4 até Ofício; d) Tecnologia de impressão laser/toner em preto e branco; e) Ajuste contínuo de registro, para permitir o transporte do papel sem atolamento; f) Módulos de no mínimo 02 (duas) gavetas com capacidade total mínima de 500 (quinhentos) folhas; g) Velocidade de impressão: Mínimo de 20 (vinte) páginas por minuto. 1
3.4. O sistema de reprodução/impressão digital deverá atender, no mínimo, aos seguintes requisitos: a) impressão de documentos a partir de arquivos digitais, transferidos via rede; b) impressão em papéis de gramaturas entre 64 e 90 g/m²; c) capacidade de redução e ampliação; d) cópias/impressão frente e verso automática; e) Opção de controle de cópias por senha (mínimo de 20 senhas); f) Opção de cancelamento de trabalho na impressora, sem a perda de trabalhos encaminhados posteriormente. g) Scanner em rede com as seguintes características: g.1) Digitalização de documentos e fotos em cores; g.2) Digitalização nos formatos PDF, JPEG e TIFF; g.3) Resolução mínima 600 X 600 DPI; g.4) Alimentação automática de papel; g.5) Área de digitalização tamanho até ofício. h) Capacidade de envio e recebimento de fax com as seguintes características: h.1) Velocidade mínima do modem de 9600 bps; h.2) Recepção sem papel; h.3) Memória para no mínimo 100 páginas; h.4) Transmissão programada; h.5) Fax em rede. 3.5. A movimentação de equipamentos, incluindo o transporte, com a finalidade de remanejamento, instalação, remoção ou recolhimento é responsabilidade da CONTRATADA, sem ônus adicional para a Anatel. Também a movimentação de equipamentos ou peças para manutenção corretiva ou preventiva, incluindo o transporte, será de total responsabilidade da CONTRATADA. 3.6. A retirada e movimentação de qualquer equipamento nas instalações da Anatel, pela CONTRATADA deverá ter autorização prévia em documentação apropriada. 4. DAS CONDIÇÕES DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS 4.1. Os serviços serão executados sem paralisação, de segunda a sexta-feira, no horário de funcionamento da Anatel, ou eventualmente em outros horários, sempre atendendo a necessidades da Anatel. 4.2. Caberá à CONTRATADA o ônus da instalação do seu equipamento incluindo todo e qualquer material, acessório ou componente necessário para a instalação e pleno funcionamento do equipamento, bem como de quaisquer outros que vierem em substituição, observando-se os prazos consignados neste documento, no edital e em seus anexos. 4.3. A CONTRATADA deverá fornecer e instalar por sua conta, pedestal ou gabinete/rack que atenda as necessidades dos serviços e que dispense a colocação de mobiliário. 4.4. Caberá à CONTRATADA vistoriar as instalações a serem disponibilizadas pela Anatel visando à execução dos serviços contratados; 2
4.5. Ocorrendo a necessidade de alteração do local de realização dos serviços, a CONTRATADA deverá, às suas expensas, providenciar o desligamento, transporte e reinstalação no local indicado pela Anatel de todos os equipamentos, no prazo máximo de 01 (um) dia útil. 4.6. A CONTRATADA deverá manter no local onde o equipamento estiver instalado, um estoque mínimo, de segurança, de material de consumo, insumos e suprimentos, suficiente para 30 (trinta) dias de uso, a fim de evitar a interrupção dos serviços. 4.7. Os trabalhos (cópias/impressões) identificados por servidor da Anatel como de má qualidade (ilegíveis ou de difícil leitura, etc.), serão separados pelo(s) responsável(is) pela fiscalização do contrato, para fins de dedução dos mesmos no montante a ser pago mensalmente. 5. DA QUALIDADE DOS SERVIÇOS 5.1. O produto deste serviço será considerado com qualidade se atender os seguintes critérios: a) O documento impresso de forma monocromática puder ser lido e copiado sem perda de informação, em qualquer uma de suas faces; b) O documento impresso não possuir amassados, dobras ou rasgos não previstos; c) O documento impresso não possuir manchas ou falhas de impressão; d) Qualidade de fixação do toner não permitir que o manuseio do documento impresso manche seu conteúdo; 5.2. Qualquer produto deste serviço que não atenda os critérios de qualidade determinados acima não poderá ser faturado pela CONTRATADA; 5.3. A manutenção e todos os suprimentos, materiais e insumos (toner, grampos e todos os materiais, exceto papel) utilizado no equipamento, para a prestação dos serviços contratados, serão de responsabilidade da CONTRATADA. 6. DOS PRAZOS PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS 6.1. O equipamento deverá ser instalado e estar em plena capacidade de funcionamento no prazo máximo de 10 (dez) dias corridos, contados da data da assinatura do contrato; 6.2. Para efeito de atendimento das necessidades de disponibilização de cópias/impressões pela Anatel, considerando as demandas do ano anterior e estimativas atuais, o equipamento a ser instalado na Anatel, deverá ser capaz de atender as seguintes demandas típicas, a título exemplificativo: 6.3. Da natureza e tipos de documentos: a) Com base nas demandas atuais o equipamento deverá ser capaz de permitir o mínimo de 14.000 (quatorze mil), impressões/cópias mensais, podendo ocorrer até outras 6.000 (seis mil) cópias excedentes, distribuídas segundo o conjunto dos seguintes documentos, dentre outros: Cópias de Processos para uso do público interno e externo, Documentos relativos à instrução de Processos da Dívida Ativa, Ofícios de encaminhamento de exigências, Boletos, Licenças, Ofícios e memorandos diversos, memorandos, Notificações, Editais, Contratos, Planilhas, Demonstrativos, Relatórios Administrativos, Relatórios de Gestão, Editais, Contratos Administrativos, cópias de faturas e comprovantes de pagamentos, Relatórios de Fiscalização Técnica e de Serviços, Boletins e Informativos diversos. 7. DOS CRITÉRIOS DE MEDIÇÃO 3
7.1. Os serviços de impressões/cópias considerados efetivamente executados pela Contratante, de acordo com os critérios estabelecidos no Edital e seus Anexos, serão aqueles registrados no contador do equipamento, sendo a leitura de tais registros feita pela Contratada com o acompanhamento de representante da Anatel, excluído o quantitativo correspondente das cópias de má qualidade (ilegíveis ou de difícil leitura), a ser deduzido, inclusive, da franquia estabelecida para os serviços. 7.2. Considerar-se-á computado, no valor global pactuado, também, as complementações e acessórios implícitos e necessários ao perfeito e completo funcionamento do equipamento, não cabendo, portanto, pretensão de futura cobrança de "serviços extras" ou de alterações nas composições de preços unitários; bem como pretensões de acréscimos de preços decorrentes de alegações de possíveis omissões. 8. DO SIGILO E SEGURANÇA 8.1. A contratada em nenhuma hipótese poderá proceder a quebra de sigilo ou divulgar dados, informações, documentos, e arquivos de dados, dos quais utilizar ou tiver acesso em decorrência da execução do serviço e ou manutenção do equipamento. 9. DAS RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA 9.1. instalar, nas dependências da ANATEL, o equipamento e acessórios necessários à execução dos serviços contratados; 9.2. identificar equipamento e mobiliários de sua propriedade, de forma a não serem confundidos com similares de propriedade da CONTRATANTE; 9.3. Fornecer manual ou livro com instruções de uso do equipamento instalado, quando solicitado; 9.4. Orientar e treinar os servidores da Anatel na utilização do equipamento, inclusive com a utilização de senhas para os procedimentos reprodução de cópias; 9.5. Atender ao chamado da Anatel que será feito através de oficio, fac-símile, e-mail ou, em caso de emergência, por telefone, no prazo máximo de 04 (QUATRO) horas úteis do comunicado. 9.6. Zelar pela execução ininterrupta dos serviços, cabendo-lhe: a) Conservar técnica, mecânica e operacionalmente o equipamento instalado mantendo em permanente, plena e eficaz capacidade produtiva, com a utilização de aparelhamento e ferramentas adequadas, técnicos qualificados devidamente identificados, para livre acesso aos locais de instalação dos equipamentos; b) Solucionar problema de pane operacional (mecânica, elétrica, eletrônica) apresentado no equipamento em no máximo 04 (quatro horas), podendo ser prorrogado esse prazo somente em caso de substituição de peças e com a anuência do(s) responsável(is) pela fiscalização do contrato. Caso a contratada não consiga colocar o equipamento em operação nas condições citadas, esta deverá substituir o equipamento por outro igual ou similar, devendo permanecer nas dependências da Contratante, até a solução do problema; b.1) A contratada deverá substituir os equipamentos por outros similares a cada 03 (três) chamados relacionados à pane operacional realizados no período de 30 (trinta) dias ou 12 (doze) chamados no período de 12 (doze) meses, dentro da vigência do contrato contadas as suas prorrogações; 4
9.7. Executar, em ambiente externo, em tempo hábil e às suas expensas, os serviços urgentes que por ventura não puderem ser realizados nas dependências da Anatel, devido a paralisação do equipamento interno; 9.8. Fornecer à Anatel, juntamente com a fatura mensal, relatório de produção contendo número de cópias mensais, acompanhado do relatório de visitas técnicas, quando houver; 9.9. Efetuar, no último dia útil de cada mês, em conjunto com um servidor designado pela Anatel, a leitura do medidor do equipamento instalado; 9.10. Fornecer, por ocasião da assinatura do contrato, telefones e nomes dos responsáveis para o atendimento técnico, em casos de panes operacionais e dúvidas sobre operação. 9.11. Responsabilizar-se por danos causados aos equipamentos e/ou outros bens de propriedade da Anatel, ou de terceiros, ocasionados por seus empregados, quando da instalação ou manutenção do equipamento; 9.12. Manter, durante todo o período de vigência do contrato, todas as condições que ensejaram a contratação, inclusive no que tange a regularidade fiscal e qualificação técnica; 9.13. Ser responsável exclusivo por quaisquer danos durante a instalação, testes e manutenção, e também pelo uso indevido de patentes registradas e pela destruição ou dano dos documentos causados por seus agentes. 9.14. Proceder sem ônus para a Anatel, caso necessário no decorrer do contrato, mudança da localização do equipamento, dentro das mesmas instalações prediais; 9.15. Responsabilizar-se por quaisquer acidentes de que possam ser vítimas os seus empregados ou prepostos no desempenho dos serviços relativos ao Contrato. 9.16. Executar diretamente o objeto da presente contratação, não sendo admitidas a subcontratação, cessão ou transferência total ou parcial. A fusão, cisão ou incorporação só serão admitidas com consentimento prévio e por escrito da CONTRATANTE, desde que não afetem a boa execução da contratação. 9.17. Incluir nos preços apresentados todas as despesas com mão-de-obra, auxílio alimentação ou refeição, vale-transporte e quaisquer outras vantagens pagas aos empregados, prêmio de seguro, taxas, inclusive de administração, emolumentos e quaisquer despesas operacionais, bem como todos os encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais, comerciais, despesas e obrigações financeiras de qualquer natureza e outras despesas, diretas e indiretas, todos os componentes de custo dos serviços, inclusive lucro, necessários à perfeita execução dos serviços; 9.18. A Anatel não aceitará, sob nenhum pretexto, a transferência de qualquer responsabilidade da CONTRATADA para outras entidades, sejam fabricantes, técnicos, sub-contratados, etc. 9.19. A CONTRATADA é obrigada a reparar, corrigir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o objeto deste instrumento em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução. 9.20. A fiscalização realizada pela Anatel, não exclui, nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA, pelos danos causados à CONTRATANTE ou a terceiros, decorrentes de ato ilícito na execução deste instrumento, ou por qualquer irregularidade e, na ocorrência desta, não implica em co-responsabilidade da CONTRATANTE. 10. DAS RESPONSABILIDADES DA CONTRATANTE 5
10.1. Colocar à disposição da CONTRATADA todas as informações necessárias à execução dos serviços de instalação e manutenção do equipamento, disponibilizando local onde o equipamento estará instalado, bem como os pontos de rede e de energia. 10.2. Garantir o acesso aos empregados da CONTRATADA, devidamente credenciados, para a instalação e manutenção do equipamento. 10.3. Disponibilizar e manter adequadas instalações prediais necessárias ao pleno funcionamento do equipamento, obedecendo as especificações técnicas fornecidas pela CONTRATADA. 10.4. Proceder às medições, atestar as respectivas faturas e proceder à liquidação e ao pagamento dos serviços realizados. 10.5. Exigir o cumprimento de todos os compromissos assumidos pela CONTRATADA, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta. 10.6. Notificar a CONTRATADA, sobre imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas nos serviços prestados, para que sejam adotadas as medidas corretivas necessárias. 10.7. Efetuar o pagamento à CONTRATADA mensalmente pelas cópias da franquia e cópias excedentes, em conformidade com as exigências do contrato e do anexo II. 11. DA AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS 11.1. A CONTRATADA submeter-se-á a avaliação da execução dos serviços contratados, que será realizada por intermédio da Fiscalização de Contratos da Anatel-Goiás. 11.2. A ANATEL notificará a CONTRATADA por descumprimento de cláusulas contratuais, em conformidade com as condições seguintes: 11.2.1. As infrações de natureza grave serão apenadas com multa de 5% do valor da fatura mensal, sem prejuízo das demais medidas previstas na legislação, no edital e contrato. Havendo reincidência da infração em um prazo de 180 dias, será aplicada nova multa no valor de 10% do valor da fatura mensal. 11.2.1.1. Consideram-se infrações graves as condutas violadoras das obrigações elencadas nas alíneas abaixo: a) Permitir situação que crie a possibilidade de causar ou cause dano físico, lesão corporal ou conseqüências letais; por ocorrência; b) Permitir a quebra de sigilo ou divulgar dados, informações, documentos, e arquivos de dados, dos quais utilizar ou tiver acesso em decorrência da execução dos serviços, ou por ocasião da manutenção do equipamento; por ocorrência; c) Não atender ao chamado da anatel no prazo máximo de 04 (QUATRO) horas úteis; d) Não solucionar o problema de pane operacional (mecânica, elétrica, eletrônica, etc) apresentado no equipamento e não substituir o equipamento, em no máximo 04 (quatro horas); por ocorrência. e) Não substituir os equipamentos por outros similares a cada 03 (três) chamados relacionados à pane operacional realizados no período de 30 (trinta) dias ou 12 (doze) chamados no período de 12 (doze) meses, dentro da vigência do contrato contadas as suas prorrogações; f) Conservar técnica, mecânica e operacionalmente o equipamento instalado mantendo em permanente, plena e eficaz capacidade produtiva, com a utilização de 6
aparelhamento e ferramentas adequadas, técnicos qualificados devidamente identificados, para livre acesso aos locais de instalação dos equipamentos. 11.2.2. As infrações de natureza média ou intermediária serão apenadas com multa de 2% do valor da fatura mensal, sem prejuízo das demais medidas previstas na legislação, no edital e contrato. Havendo reincidência da infração em um prazo de 180 dias, será aplicada nova multa no valor de 4% do valor da fatura mensal. 11.2.2.1. Consideram-se infrações de natureza média ou intermediária as condutas violadoras das obrigações elencadas nas alíneas abaixo: a) Não disponibilizar, insumos e suprimentos necessários à realização dos serviços do escopo do contrato nas condições e exigências do Edital e de seus Anexos. 11.2.3. As infrações de natureza leve serão apenadas com advertência, sem prejuízo das demais medidas previstas na legislação, no edital e contrato. Após a segunda advertência, este tipo de infração terá a natureza de infração média ou intermediária e a contratada será apenada de forma equivalente. 11.2.3.1. Consideram-se infrações leves aquelas não relacionadas nas cláusulas/itens anteriores e cuja baixa lesividade não justifique a imposição de sanção mais gravosa. 11.3. A CONTRATADA terá o prazo máximo de 05 dias úteis, contados a partir do recebimento da notificação, para apresentar formalmente justificativas pelas deficiências ou falhas detectadas. 11.4. A ANATEL fará avaliação das justificativas apresentadas e decidirá sobre a aplicação ou não das sanções, com base na legislação e o estabelecido no contrato e anexos, sendo a contratada notificada da decisão tomada. 12. DO PAGAMENTO 12.1 O pagamento será efetuado, mensalmente, em até 10 (dez) dias úteis contados a partir do primeiro dia útil após o registro de recebimento do documento de cobrança no Protocolo da Anatel ou a aceitação dos serviços, pelo Gestor do Contrato, o que ocorrer por último, relativo aos serviços efetivamente realizados. 12.2. Os serviços de cópia/impressão serão faturados em função dos serviços efetivamente prestados, conforme informações deste documento, do Edital e seus anexos, durante o mês de competência, baseado no valor unitário do serviço, obedecendo à franquia (mínimo contratual) de 14.000 (quatorze mil) impressões/cópias em preto-e-branco; 12.3. Caso haja medição inferior ao valor da franquia mensal em algum período, o faturamento das impressões/cópias excedentes dos serviços dos meses subseqüentes somente se dará no primeiro mês em que a soma dos excedentes desses meses subseqüentes ultrapassar o decremento verificado naquele mês em que não havia sido atingida a franquia. Esse faturamento corresponderá ao saldo excedente observado no período. 12.4. Para os fins previstos no item anterior, a CONTRATADA deverá apresentar, até o décimo dia útil de cada mês, documento de cobrança e nota fiscal/fatura dos serviços prestados no mês anterior, constando quantidade de cópias/impressões produzidas, comprovadas pela leitura do medidor do equipamento, aprovado pelo representante da Anatel. 12.5. No valor unitário da cópia/impressão, deverão ser agregados todos os custos, como mão-deobra, materiais, suprimentos, manutenção do equipamento, bem como seus insumos, além das 7
despesas de natureza trabalhista, social, fiscais, treinamentos, lucros, seguros, riscos e outras despesas diretas ou indiretas. Responsável pela Elaboração Gerente Operacional Administrativo Financeiro Gerente Regional GO, MT, MS e TO Data: Data: Data: 8