Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras

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1 Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras Edição

2 Caros Fornecedores, O Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras, Edição 2012, permanece conservando e mantendo o seu principal objetivo: promover e alinhar o sistema de gestão dos seus fornecedores aos padrões da CEMAR. O Programa passa por revisões e modificações levando-se em consideração o princípio da melhoria contínua, porém, mantém a mesma linha dos anos anteriores: ser uma ferramenta auxiliadora na elevação qualitativa do desempenho, na manutenção do histórico operacional e no relacionamento, bem como, o reconhecimento dos melhores fornecedores da Companhia. Ressalta-se, portanto, que Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras é pautado em nossos valores: Foco em Gente; Ênfase na Meritocracia; Obstinação pelo Lucro; Compromisso com os Nossos Clientes; Ética e Integridade; Simplicidade e Foco; Transparência e Comunicação; Excelência, Qualidade e Segurança; Comunidade e Meio Ambiente. A Gerência de Parceiros, Segurança e Meio Ambiente tem por objetivo desenvolver e/ou potencializar os fornecedores da CEMAR, a fim de que possam garantir resultados cada vez melhores. Assim, a CEMAR convida seus fornecedores a participarem de mais um ano do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras e tornar esta parceria um sucesso para todos. Augusto Miranda Presidente Carla Medrado Diretora de Gente e Gestão André Vianna Gerente de Parceiros, Segurança e Meio Ambiente

3 Conteúdo 1 Objetivo Abrangência Regras Vigência Fluxo das Avaliações Critérios de Avaliação Cálculo da Pontuação Bonificações Penalidades Cronograma Estrutura do Programa Objetivos Estratégicos Estrutura de Avaliação Serviço Elétrico de Potência (SEP) Recuperação de Energia PLPT Programa Luz Para Todos Relacionamento com o Cliente Serviços Administrativos Infraestrutura e Suporte Fornecimento de Materiais Instituições Financeiras Serviços Jurídicos Desempate Premiação Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras Anexos Anexo I Requisitos de Avaliação dos Serviços no Sistema Elétrico de Potência Anexo II Requisitos de Avaliação dos Serviços de Recuperação de Energia Anexo III Requisitos de Avaliação dos Serviços de Execução do Programa Luz Para Todos Anexo IV Requisitos de Avaliação dos Serviços de Relacionamento com o Cliente Anexo V Requisitos de Avaliação dos Serviços de Administrativos Anexo VI Requisitos de Avaliação dos Serviços Infraestrutura e Suporte Anexo VII Requisitos de Avaliação dos Fornecedores de Materiais Anexo VIII Requisitos de Avaliação das Instituições Financeiras Anexo IX Requisitos de avaliação dos Serviços Advocatícios Anexo XI - Formulário para Proposta de Melhoria Modelo do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras GLOSSÁRIO... 22

4 1 OBJETIVO Fomentar a cultura de gestão nas Empresas Fornecedoras da CEMAR, como instrumento para planejamento, acompanhamento e alcance dos resultados, com vistas a premiar aquelas que apresentarem o melhor desempenho como forma de estímulo ao contínuo aprimoramento. 2 ABRANGÊNCIA Aplicado a todos os fornecedores de materiais e serviços que possuem contratos vigentes com a CEMAR em pelo menos um dos segmentos de atividade mencionados abaixo: Tabela 1: Abrangência dos Segmentos inerentes ao Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras As empresas com contratos em mais de um segmento concorrerão separadamente em cada um deles. Assim, serão avaliadas e classificadas no 3

5 ranking do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras para cada segmento no qual atuem. Nos casos em que a empresa possui vários contratos no mesmo segmento, será avaliada de forma unificada. 3 REGRAS 3.1 Vigência A Edição 2012 do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras ocorrerá de 01 de Janeiro a 31 de dezembro de A CEMAR se reserva ao direito de fazer alterações no programa a qualquer momento, desde que previamente comunicadas aos participantes. As empresas que firmarem contrato com a CEMAR após o lançamento da edição 2012, não participarão das avaliações para efeito de premiação, podendo ingressar apenas na edição subsequente. 3.2 Fluxo das Avaliações Obedecendo ao cronograma definido no item 3.7 deste manual, as empresas serão avaliadas seguindo os Objetivos Estratégicos e Requisitos preestabelecidos, onde estes serão auferidos por meio de auditorias in loco e avaliação de Gestores de Contrato através dos itens de controle gerenciais da CEMAR. As auditorias ocorrerão nos meses de junho (1 Ciclo) e novembro (2 Ciclo) de 2012 respectivamente, e as datas exatas das visitas serão comunicadas com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis. As empresas serão sempre comunicadas acerca das auditorias com uma antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis, a fim de que possam se preparar para receber a equipe de auditores da CEMAR, disponibilizando um representante para acompanhar o processo. Após as visitas de auditoria, serão gerados relatórios com as não conformidades observadas, e estes, serão encaminhados aos participantes do 4

6 Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras e aos Gestores de Contrato. Baseando-se no Relatório de Visita, os fornecedores deverão elaborar e encaminhar plano de ação ao Gestor do Contrato CEMAR e para a Área Executiva (Relacionamento com Parceiros) do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras em um prazo máximo 10 dias úteis. A Gerência de Parceiros, Segurança e Meio Ambiente, através da sua Área de Relacionamento com Parceiros, será responsável por consolidar todas as informações, preparar os relatórios e estabelecer ao final da Edição 2012 o Ranking de Classificação dos vencedores do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras. 3.3 Critérios de Avaliação Todos os Objetivos Estratégicos, e respectivos requisitos, foram definidos junto às áreas avaliadoras, portanto, qualquer alteração nos itens ou criação de novos critérios deverá ser validada junto às mesmas. A atribuição dos pesos leva em conta o histórico dos resultados obtidos, bem como, o resultado esperado por cada cliente-avaliador: Gestores de Contratos e as áreas de suporte Gerência de Parceiros Segurança e Meio Ambiente, Gerência de Suprimentos e Logística, Gerência de Controladoria. A relação dos Objetivos Estratégicos, seus respectivos requisitos, pesos, pontuações e evidencias estão dispostos no item 6 (Anexos) deste manual. 3.4 Cálculo da Pontuação O resultado Final dos dois ciclos será auferido pela seguinte fórmula: Resultado Final = (RA do 1º Ciclo x 40%) + (RA do 2º Ciclo x 60%) 5

7 O resultado por ciclo de cada segmento será auferido da seguinte maneira: Sistema Elétrico de Potência Resultado Final = RA(GPx15)+(GSMAx25)+(GIx10)+(GSx10)+(GOx20)+(GPQx15)+(GCTx5) Recuperação de Energia Resultado Final = RA(GPx15)+(GSMAx25)+(GIx10)+(GSx10)+(GOx20)+(GPQx15)+(GCTx5) Programa Luz Para Todos - PLPT Resultado Final = RA(GPx15)+(GSMAx25)+(GIx10)+(GSx10)+(GOx20)+(GPQx15)+(GCTx5) Relacionamento com Cliente Resultado Final = RA(GPx15)+(GSMAx25)+(GIx10)+(GSx10)+(GOx20)+(GPQx15)+(GCTx5) Serviços Administrativos Protocolo, Zeladoria, Portaria e Vigilância. Resultado Final = RA (GPx30)+(GOx70) Protocolo, Locação de Veículos, Táxi, Oficinas, Agências de Viagens e Consultorias, Sistemas e Telecom. Resultado Final = RA (GOx100) Infraestrutura e Suporte 6

8 Infraestrutura e Projetos de Tecnologia Resultado Final= RA (GPx30)+(GOx70) Infraestrutura Resultado Final = RA (GOx100) Fornecedores de Materiais Resultado Final = RA (GTx30)+(GEx30)+(GFx20)+(GCx20) Instituições Financeiras Instituições Financeiras Resultado Final = RA (GOx100) Serviços Jurídicos Escritórios de Advocacia Resultado Final = RA (GOx100) A Pontuação de cada Ciclo será a média ponderada dos pontos alcançados nos Objetivos Estratégicos. Todos os segmentos com seus respectivos Objetivos Estratégicos estão dispostos no sub-item 4.2. A pontuação máxima que as empresas poderão atingir é de 1000 pontos, sendo que para concorrer à premiação é necessário que obtenham 700 Pontos no Resultado Final (Média dos dois ciclos), conforme descrito em fórmula acima. 7

9 Nos casos da Não Aplicabilidade de um requisito, ou cancelamento pela Coordenação do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras, os pesos serão redistribuídos igualmente aos demais requisitos. Em caso de algum item não ser avaliado, seja em campo ou pelo Gestor do Contrato, a empresa será penalizada com a perda dos pontos equivalentes ao objetivo estratégico não avaliado. 3.5 Bonificações As empresas poderão apresentar propostas de melhoria de processo, controle operacional ou redução de custos utilizadas na operação CEMAR, desde que implantadas e com resultados comprovados. Estas melhorias serão avaliadas pela Coordenação Executiva do Programa (Área de Relacionamento com Parceiros), que bonificará as propostas aprovadas conforme os níveis abaixo: Nível 1 10 Pontos. Nível 2 20 Pontos. Nível 3-30 Pontos. Nível 4 40 Pontos. Nível 5 50 Pontos. A pontuação acima será adicionada ao resultado final da Empresa. As propostas de melhoria deverão ser enviadas à Coordenação do Programa (Área de Relacionamento com Parceiros) pelo menos dois meses antes do encerramento do último ciclo de avaliação, para que possam ser julgadas. O modelo de formulário padrão para envio das propostas está no Anexo VIII, e deverá ser enviado para o falaparceiro@cemar-ma.com.br. As propostas deverão contemplar os seguintes itens: 8

10 1 Identificação do problema; 2 Análise do problema (identificação das causas); 3 Proposta de solução; 4 Resultados alcançados. As empresas de serviços que possuírem Horas de Treinamentos da sua força de trabalho, desde que devidamente comprovadas (Listas de Presença, fotos), serão bonificadas com o acréscimo de 10 (dez) pontos a cada 1000 horas de treinamento em sua nota final do ano. Ressalta-se, portanto, que a fim de ter maior controle dos treinamentos realizados com nossos colaboradores parceiros, orientamos a todas as empresas, que planejem seus treinamentos com os seus colaboradores e comuniquem a Gerência de Parceiros, Segurança e Meio Ambiente, mensalmente. Por conseguinte, sob forma de mensurar as capacitações, orientamos que: a Lista de Frequência Padrão deverá ser utilizada em treinamentos que não envolvam Normas e Padrões da Companhia, Anexo III da Norma Capacitação de Colaboradores Parceiros. Ex: workshops, reuniões participativas, diálogos de segurança e afins. Caso os treinamentos tenham como conteúdo, Normas e Padrões da Companhia (NP e POP) deverão ser utilizados o Registro de Treinamento em Padrões (RTP), conforme anexo IV do mesmo instrumento Normativo (12.003). Para os devidos acompanhamentos dos treinamentos, as empresas deverão utilizar modelo padrão de planilha de suas capacitações realizadas no decorrer do ano de vigência do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras contendo as informações conforme tabela 2 abaixo: DESCRIÇÃO DOS TREINAMENTOS 2012 CURSO/ TREINAMENTO DATA EVENTO N DE PARTICIPANTES CARGA HORÁRIA Tabela 2: Descrição de Treinamentos

11 Esta ação visa facilitar a compilação das notas do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras no final do ano e obtenção de maior controle das ações executadas. Lembrando que os treinamentos só terão efeito de bonificação mediante a apresentação das evidências. As bonificações quanto aos treinamentos serão limitadas, não podendo ultrapassar 50 (cinquenta) pontos. As empresas que enviarem seus planos de ação dentro do prazo estipulado receberão bonificação de 10 (dez) pontos por ciclo de avaliação. 3.6 Penalidades As empresas de serviços (Relacionamento com Cliente, Serviço Elétrico de Potência, PLPT e Recuperação de Energia) que não enviarem os planos de ação das não conformidades observadas em suas auditorias (referente ao 1 e 2 ciclo) serão penalizadas na perda de 50 (cinquenta) pontos sendo dividido da seguinte maneira: Perderá 30 (trinta) pontos na nota do 1 Ciclo. Perderá 20 (vinte) pontos na nota do 2 ciclo. As empresas que não disponibilizarem um representante para acompanhar a equipe de auditores durante as visitas de auditoria serão penalizadas em 50 (cinquenta) pontos. Poderá ser eliminada, após análise da Coordenação do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras, a empresa que apresentar no período de apuração uma das seguintes situações: 1 Utilizar mão-de-obra não registrada, infantil ou escrava nas suas operações; 2 Se for constatado acidente fatal ou que cause invalidez ao colaborador da empresa avaliada. 10

12 Nota 01: No caso de acidentes fatais, a empresa será desclassificada se for caracterizado após investigação que a responsabilidade do acidente tenha sido causada pelo colaborador terceiro ou pela própria empresa (fornecimento de materiais, transporte indevido, negligência, imperícia ou imprudência); Nota 02: A empresa participante do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras será eliminada do processo, caso haja acidente fatal ou que cause invalidez no período de acompanhamento as ações do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras e de auditorias (durante o ano de 2012). Nota 03: Caso ocorram acidentes de quaisquer níveis de gravidade (leve, grave ou fatal) e este não seja comunicado à CEMAR (Gerência de Parceiros, Segurança e Meio Ambiente) num prazo de 48 horas, a empresa perderá 50 pontos por omissão de informação distribuídos da seguinte maneira: 1 - Perda de 20 Pontos na nota do 1 Ciclo; 2 - Perda de 30 pontos na nota do 2 Ciclo. A comunicação deve ser formalizada através de que deverá ser enviado ao Gerente de Parceiros, Segurança e Meio Ambiente copiando os Executivos da Área de Segurança e Relacionamento com Parceiros. Nota 04: Os ciclos de avaliações se encerram no dia 30/11/2012. A CEMAR não garante a continuidade ou início de um novo contrato em razão da empresa ter sido vencedora do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras, o direito de decisão é exclusivamente da Companhia. 11

13 3.7 Cronograma 2012 ETAPA 1. Lançamento do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras Fornecedor do Ano PERÍODO Maio/ Adaptação às Regras Maio/ º Ciclo de Avaliação Junho/ Apuração dos Resultados Julho/ Divulgação dos Resultados Agosto/ Período de Implantações de Melhorias no Programa Agosto a Outubro/ º Ciclo de Avaliação Novembro/ Apuração dos Resultados Dezembro/ Divulgação dos Resultados e Cerimônia de Premiação Fevereiro/2013 Tabela 3: Cronograma 2012 Etapas do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras. 4 ESTRUTURA DO PROGRAMA 4.1 Objetivos Estratégicos O Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras está pautado no atendimento de Objetivos Estratégicos fundamentais para a Companhia. Para cada segmento, existem vários objetivos estratégicos e estes nortearão a sistemática de avaliação das empresas participantes. O Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras foi desenvolvido baseando-se em Objetivos Estratégicos para o atendimento às políticas de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Responsabilidade Social. As empresas do Segmento Administrativo, tendo em vista a natureza variada de atividades contratadas pela CEMAR, estão concorrendo de acordo com a especificidade dos serviços prestados. Por isso, para garantir a isonomia entre os concorrentes deste segmento, foram estabelecidos conjuntos de Objetivos Estratégicos distintos para cada agrupamento de empresas com iguais 12

14 atividades, sendo que todos obedecerão ao mesmo critério de ponderação e pontuação. Além das Categorias principais, também premiaremos os Destaques em algumas Modalidades do Programa tais como: Destaque em Segurança, Destaque em Responsabilidade Social, Destaque de Maior Evolução (Empresas dos Segmentos de Infraestrutura e Suporte, Serviços Administrativos, Fornecedores de Materiais, Serviço de Instituições Financeiras e Serviços Jurídicos), Destaque Destaque de Maior Pontuação entre as Empresas Auditadas in loco (SEP, PLPT, Recuperação de Energia e Relacionamento com Cliente) e Destaque de Maior Evolução entre as empresas auditadas in loco (SEP, PLPT, Recuperação de Energia e Relacionamento com Cliente (do 1 Ciclo para o 2 Ciclo) conforme item Estrutura de Avaliação A estrutura de avaliação do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras contempla os seguintes itens: SEP (Serviço Elétrico de Potência); Recuperação de Energia; PLPT Programa Luz Para Todos; Serviços de Relacionamento com o Cliente; Serviços Administrativos; Infraestrutura e Suporte; Fornecedores de Materiais; Serviço de Instituições Financeiras; Serviços Jurídicos. Abaixo, demonstramos no detalhe cada item avaliado. 13

15 4.2.1 Serviço Elétrico de Potência (SEP) Recuperação de Energia 14

16 4.2.3 PLPT Programa Luz Para Todos Relacionamento com o Cliente Nota 06: Na avaliação da modalidade Qualidade e Desempenho das empresas que atuam no trabalho de Leitura e Entrega, serão avaliadas com o peso do módulo em 100, unificando Qualidade e Desempenho e não separadamente conforme tabela acima. 15

17 Nota 07: A avaliação do objetivo estratégico GSMA (Gestão Segurança e Meio Ambiente) NR s (Normas Regulamentadoras) serão avaliados como SIM e NÃO, ou seja, se a empresa ATENDE ou NÃO ATENDE o requisito por se tratar de questão legal. O mesmo se aplica aos demais itens que forem baseados na legislação Serviços Administrativos Protocolo, Zeladoria, Portaria e Vigilância. Protocolo, Locação de Veículos, Táxi, Oficinas, Agências de Viagens Consultorias, Sistemas e Telecom Infraestrutura e Suporte Infraestrutura e Projetos de Tecnologia. Infraestrutura Fornecimento de Materiais 16

18 Infraestrutura e Projetos de Tecnologia Instituições Financeiras Instituições financeiras (Agências bancárias) Serviços Jurídicos Serviços Jurídicos (Escritórios de Advocacia). 4.3 Desempate Em caso de empate entre duas ou mais empresas, o critério utilizado para o desempate será a maior nota no Objetivo Estratégico de maior peso na avaliação geral. Caso ainda persista o empate, será considerado o segundo Objetivo Estratégico de maior peso e assim sucessivamente, até que seja definido um vencedor. Para o caso específico do segmento de Serviços Administrativos, o critério de desempate adotado será a maior nota obtida no Objetivo Estratégico de Gestão Operacional e Infraestrutura, porém, caso persista o empate entre duas ou mais empresas, o critério de desempate adotado será a maior nota no Requisito de maior peso do Objetivo Estratégico de Gestão Operacional e Infraestrutura. 5 PREMIAÇÃO 5.1 Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras 17

19 Receberá o Certificado de Qualidade CEMAR as empresas com Desempenho Médio > ou = 700 Pts. As empresas classificadas em cada Categoria de Premiação (com exceção dos Segmentos de Instituições Financeiras e Serviços Jurídicos), conforme item 5.1 deste manual receberão as seguintes premiações: 1º Lugar Troféu e antecipação de 20 dias no pagamento do 1º faturamento após a cerimônia de premiação, no valor equivalente uma vez à média mensal de faturamento no ano de º Lugar Troféu e antecipação de 10 dias no pagamento de 50% do 1º faturamento após a cerimônia de premiação, no valor equivalente uma vez à média mensal de faturamento no ano de º Lugar - Troféu e antecipação de 10 dias no pagamento de 30% do 1º faturamento após a cerimônia de premiação, no valor equivalente uma vez à média mensal de faturamento no ano de As empresas do Segmento de Instituições Financeiras serão premiadas da seguinte maneira: 1º Lugar - Troféu e Certificado de Qualidade CEMAR em reconhecimento ao excelente desempenho alcançado. 2º e 3º Lugar - Placas de reconhecimento ao excelente desempenho alcançado. As empresas do Segmento de Serviços Jurídicos serão premiadas da seguinte maneira: 1º Lugar - Troféu e Certificado de Qualidade CEMAR em reconhecimento ao excelente desempenho alcançado. 2º e 3º Lugar - Placas de reconhecimento ao excelente desempenho alcançado. Para os segmentos de Recuperação de Energia, Relacionamento com Cliente, Serviço Elétrico de Potência, PLPT, Serviços Administrativos, Fornecimento de Materiais e Infraestrutura e Suporte, caso a relação contratual venha a ser 18

20 rescindida, por qualquer uma das partes, a empresa perde automaticamente o direito ao Prêmio de antecipação de pagamento mencionados acima. Nota 08: As Categorias de Premiação denominadas Destaque não contemplam antecipação do pagamento de faturas. Os vencedores receberão placas de reconhecimento. Nota 09: O critério de avaliação para o destaque em Segurança refere-se à maior evolução entre o 1 e 2 ciclo de avaliações no Objetivo Estratégico citado e a empresa não deverá apresentar nenhum acidente de natureza grave ou fatal. Nota 10: O critério de avaliação para o destaque em Responsabilidade Social referente à quantidade de ações realizadas durante o ano e o grau de abrangência social. Tabela 4: Objetivos Estratégicos do Programa de Excelência em Gestão para Empresas Parceiras

21 6 ANEXOS 6.1 Anexo I Requisitos de Avaliação dos Serviços no Sistema Elétrico de Potência. 6.2 Anexo II Requisitos de Avaliação dos Serviços de Recuperação de Energia. 6.3 Anexo III Requisitos de Avaliação dos Serviços de Execução do Programa Luz Para Todos. 6.4 Anexo IV Requisitos de Avaliação dos Serviços de Relacionamento com o Cliente. 6.5 Anexo V Requisitos de Avaliação dos Serviços de Administrativos. 6.6 Anexo VI Requisitos de Avaliação dos Serviços Infraestrutura e Suporte. 6.7 Anexo VII Requisitos de Avaliação dos Fornecedores de Materiais. 6.8 Anexo VIII Requisitos de Avaliação das Instituições Financeiras. 6.9 Anexo IX Requisitos de avaliação dos Serviços Advocatícios. 7 ANEXO XI - FORMULÁRIO PARA PROPOSTA DE MELHORIA. 8 MODELO DO PROGRAMA DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO PARA EMPRESAS PARCEIRAS. 20

22 9 GLOSSÁRIO RA: Resultado Apurado. GP: Gestão de Pessoas (RSU = Responsabilidade Subsidiária + RS = Responsabilidade Social). GSMA: Gestão em Segurança e Meio Ambiente. GI: Gestão da Infraestrutura. GS: Gestão de Suprimentos. GO: Gestão Operacional; GPQ: Gestão Processos e Qualidade; GCT: Gestão Contábil e Tributária; GT: Gestão Técnica; GE: Gestão da Entrega; GF: Gestão Fiscal; GC: Gestão Comercial. 21

23 parceiro