PROJETO DE MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA ESTADUAL PROAGE Transformando necessidade em serviço público A Bahia se prepara para inaugurar um novo ciclo de trabalho na gestão pública estadual, com ações voltadas para a transformação das necessidades e demandas sociais em serviços públicos cada vez mais eficientes. Para cumprir com este objetivo, o Governo do Estado, através das Secretarias da Administração e do Planejamento, está desenvolvendo o Projeto de Modernização da Gestão Pública do Estado da Bahia PROAGE, construído sob a orientação do Programa Nacional de Apoio a Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal - PNAGE. Articulado nacionalmente pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PNAGE contará com recursos do BID - Banco Interamericano de Desenvolvimento que pretende financiar projetos estaduais voltados à modernização do ciclo de gestão, desde o processo de planejamento e orçamento, passando pela implementação e avaliação das políticas públicas. A alocação de recursos no Estado da Bahia é da ordem de U$21,5 milhões, com contrapartida de 40% da administração estadual. Os recursos serão implementados em ações de fortalecimento da capacidade de planejamento e de gestão de políticas públicas, modernização de estruturas organizacionais e processos administrativos, desenvolvimento de políticas e capacidade de gestão de recursos humanos, no fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de comunicação, na modernização da gestão da informação e integração dos sistemas de tecnologia de informação e desenvolvimento de uma cultura de promoção e implantação de mudança institucional. Conheça a seguir, onde, como e quanto será investido na modernização da administração pública do Estado da Bahia e acompanhe passo a passo a construção de um novo serviço público, pensado exclusivamente no cidadão.
SUMÁRIO Histórico Orientação Geral do PROAGE Objetivos do PROAGE Diretrizes para a Construção de um Novo Modelo de Gestão Pública: Fortalecimento Institucional Eficiência na Gestão Informação como Matéria-Prima Investimento e Adequação Tecnológica Ênfase na Integração e Compartilhamento Foco no Cliente-Cidadão O Novo Modelo de Gestão Pública Resultados Esperados Investimento Proposto Componentes de Intervenção Modelo de Gestão Coordenada do PROAGE
HISTÓRICO A partir de meados de 2001, um movimento articulado pelo Conselho Nacional dos Secretários de Administração Consad e pelo Fórum de Secretários de Planejamento, junto ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, encampou o desafio de buscar uma alternativa de financiamento à modernização dos sistemas de administração e de planejamento das administrações estaduais. Este esforço conjunto resultou na implementação do Programa Nacional de Apoio à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal o PNAGE, que através de acordo firmado com o Banco Interamericano de Desenvolvimento BID, buscou assegurar investimentos da ordem de 310 milhões de dólares, para aplicação na modernização das administrações públicas estaduais de todos os 27 estados brasileiros e do Distrito Federal, até 2014. Inspirado no Programa Nacional de Apoio à Modernização das Administrações Fazendárias dos Estados e do Distrito Federal PNAFE, implementado com sucesso nas administrações estaduais, o programa ganhou corpo e linhas de direcionamento a partir da atuação de grupos de trabalho compostos por técnicos dos Estados e do Ministério do Planejamento. Os passos que se seguiram até a definição e detalhamento do projeto estadual envolveram a preparação de agenda integrada para a elaboração dos projetos estaduais e a construção de um amplo diagnóstico, realizado pela Fundação Getúlio Vargas com o apoio da ENAP Escola Nacional de Administração Pública, sobre os principais problemas das administrações públicas estaduais. Este diagnóstico adotou como metodologia a coleta de dados quantitativos e macro-estruturais associados a entrevistas qualitativas e opinativas realizadas junto a diversos gestores envolvidos direta ou indiretamente com a dinâmica da gestão estadual. Este material serviu de subsídio para o estabelecimento das diretrizes e prioridades que seriam alcançadas na elaboração de cada projeto estadual. A conformação do projeto de modernização no âmbito do Estado da Bahia começou em 2004, dando origem ao PROAGE. A equipe estadual responsável pela coordenação dos trabalhos de elaboração e gerenciamento deste projeto conduziu uma rodada de oficinas temáticas com técnicos e dirigentes das áreas envolvidas e a proposição de soluções, reafirmando desta forma o caráter participativo na sua construção. Orientação Geral do PROAGE A exigência de um Estado institucionalmente fortalecido, capaz de se articular com a sociedade civil na construção de alternativas e soluções para a promoção da justiça social e para o desenvolvimento sustentável da economia, vêm movendo as administrações públicas nas diversas esferas de poder no sentido da implementação de práticas administrativas cada vez mais eficientes e comprometidas com o atendimento ao cidadão. O desafio é, sem dúvida, encontrar meios de melhorar a qualidade e ampliar a oferta da prestação de serviços públicos baseados em princípios de transparência e participação social, e ao mesmo tempo manter o equilíbrio e a disciplina fiscal, via eficiência e eficácia na utilização do aparato governamental. A resposta a este desafio repousa na concepção de um novo paradigma de gestão pública, capaz de integrar harmonicamente processos desenhados com foco nas necessidades do
cidadão, estruturas otimizadas e flexíveis, o uso adequado de tecnologias de informação e um modelo de gestão de pessoas orientado por desempenho. Tudo isso orientado pela definição de um novo padrão comportamental e técnico voltado para a redução do déficit institucional e para a ampliação da capacidade de alocação otimizada dos recursos públicos. Este é, portanto, o ponto de partida para o PROAGE que tem como premissa a adoção plural de instrumentos e alternativas para um aparelho governamental apto a enfrentar de forma estratégica e efetiva os desafios dos nossos tempos. Objetivo Geral OBJETIVOS DO PROAGE Melhorar a efetividade e a transparência institucional das administrações públicas estaduais. Objetivos Específicos Fortalecimento da Capacidade de Planejamento e de Gestão de Políticas Públicas; Modernização de Estruturas Organizacionais e de Processos Administrativos; Desenvolvimento de Políticas e Capacidade de Gestão de Recursos Humanos; Fortalecimento de Mecanismos de Transparência Administrativa e de Comunicação; Modernização da Gestão da Informação e Integração dos Sistemas de Tecnologia de Informação; Desenvolvimento de uma Cultura de Promoção e Implantação de Mudança Institucional. Diretrizes para a Construção de um Novo Modelo de Gestão Pública Os principais fundamentos para a construção do PROAGE baseiam-se no seguinte conjunto de diretrizes: Fortalecimento Institucional Resgatar e consolidar a legitimidade institucional da Administração Pública através da profissionalização dos servidores, da disseminação de valores éticos, ampliação dos mecanismos de participação social e de fortalecimento de políticas públicas e práticas de transparência administrativa. Eficiência na Gestão Perseguir o desenho de processos otimizados, orientados por resultados e sustentados por estruturas enxutas e flexíveis. Informação como Matéria-Prima Dar tratamento gerencial à informação - matéria-prima essencial para o processo decisório na Administração Pública a partir de uma base de dados consistente, ampla, sempre disponível e atualizada, viabilizada por sistemas integrados e seguros.
Investimento e Adequação Tecnológica Foco na utilização racional dos recursos tecnológicos disponíveis, preocupação com a relação custo-benefício e com a otimização do parque informacional instalado, e uma consistente gestão da obsolescência e manutenção. Ênfase na Integração e Compartilhamento Buscar, sempre que possível, a articulação de esforços e o compartilhamento de soluções com outros níveis e esferas de governo, com instituições da sociedade civil e da iniciativa privada. Foco no Cliente-Cidadão Reorientação da lógica de prestação dos serviços públicos, tendo como ponto de partida a real necessidade do cidadão. O Novo Modelo de Gestão Pública Para tornar o Estado apto a atender a um cenário de crescentes necessidades e recursos escassos, é necessária a construção de um novo modelo de gestão pública. Este novo modelo indicará o desdobramento em ações e intervenções de curto e longo prazo que se façam necessárias ao processo de mudança e ao alcance de um novo patamar de excelência decorrente de uma Administração Pública mais eficiente e competente. COMO ATUAMOS Estrutura Serviços Cidadão COMO DEVEMOS ATUAR Demanda do Cidadão Cidadão Satisfeito Programas Orçamento Equipes Estrutura Serviços de Qualidade Resultados Esperados Ao final da implementação das ações do projeto, tem-se como expectativa o alcance dos seguintes resultados: Modernas técnicas de gestão implantadas nas áreas de planejamento, orçamento e administração dos recursos humanos e materiais; Formulação estratégica e avaliação de desempenho institucional implantada em toda a máquina de governo;
Processos administrativos e estruturas organizacionais racionalizados e orientados para resultados; Quadros funcionais dimensionados e qualificados em consonância com as necessidades e objetivos e competência organizacionais; Dirigentes e gestores com formação em gerência pública e atuação focada em resultados; Gestão de custos implantada em todos os órgãos da administração estadual; Avaliação sistemática da prestação dos serviços públicos; Maior nível de automação dos serviços públicos; Maior nível de transparência administrativa, ética e eficiência na condução da gestão pública; Fortalecimento de cultura e de função planejamento no âmbito do executivo estadual; Modernas técnicas de planejamento e gestão do desenvolvimento estadual disseminadas; Maior qualidade nos processos de programação, monitoramento e avaliação das ações governamentais. Arranjo Financeiro do PROAGE A seguir apresentamos em linhas mais gerais dados sobre o arranjo financeiro para o PNAGE e seu desdobramento para o Estado da Bahia. O programa conta com recursos do BID Banco Interamericano de Desenvolvimento e a alocação total de recursos para o Estado da Bahia é da ordem de U$ 21,5 milhões. Esse valor é desdobrado em duas etapas do projeto, sendo 50% em cada etapa. O arranjo financeiro fica mais bem evidenciado da seguinte forma: Valor do financiamento: 60%, sendo que na 1ª fase o mutuário será a República Federativa do Brasil e não haverá encargos para os Estados e DF e na 2ª fase o mutuário será a Caixa Econômica Federal e a forma de repasse para os Estados e DF será via subempréstimo / contrato com a Caixa. Valor de contrapartida: 40%, sendo distribuído da seguinte forma: Contrapartida 1ª Fase : União (6%), Estados e DF (34%); Contrapartida 2ª Fase : União (2%), Estados e DF (38%). PNAGE Programa Nacional Prazo para operacionalização do investimento 10 anos. 1ª Etapa 5 anos (2005 a 2009) 2ª Etapa 5 anos (2010 a 2014) Volume total de recursos: U$ 310.000.000,00 50% em cada etapa
PROAGE PROJETO ESTADUAL Volume total de recursos: U$ 21.560.000,00 50% em cada etapa, compondo-se da seguinte forma: Financiamento: 60% Mutuário da 1ª Fase: República Federativa do Brasil Mutuário da 2ª Fase: Caixa Econômica Federal Contrapartida: 40% 1ª Fase: União (6%), Estados e DF (34%) 2ª Fase: União (2%), Estados e DF (38%) Componentes de Intervenção No que se refere à alocação dos recursos financeiros previstos e aos macro-resultados esperados, o PROAGE prevê o desdobramento de ações que atendem a seis componentes da administração pública estadual: planejamento e gestão de políticas públicas, gestão de recursos humanos, estruturas organizacionais e processos administrativos, transparência administrativa e de comunicação, gestão da informação e integração dos sistemas de tecnologia de informação e promoção e implantação de mudança institucional. Cada componente é desdobrado em ações e atividades, orientadas por metas e monitoradas por um conjunto de indicadores que pretendem fornecer o encadeamento de cada projeto conforme uma relação de causa-efeito. O quadro a seguir contempla os investimentos diretos que serão alocados por componente de intervenção do projeto COMPONENTES RECURSOS PREVISTOS Planejamento e Gestão de Políticas Públicas R$ 4.070.204,00 Gestão de Recursos Humanos R$ 4.756.464,00 Estruturas Organizacionais e Processos Administrativos R$ 7.796.030,00 Transparência Administrativa e de Comunicação R$ 3.994.640,01 Gestão da Informação e Integração dos Sistemas de Tecnologia de Informação R$ 5.272.159,42 Promoção e Implantação de Mudança Institucional. R$ 423.900,00 Custos 1ª Etapa. O projeto contempla ainda custos indiretos de administração.
Componente 1: Planejamento e Gestão de Políticas Públicas Este componente tem por objetivo fortalecer a capacidade institucional das unidades estaduais de planejamento para melhorar a efetividade das políticas públicas. Ações Definir e disseminar política de planejamento estratégico,alinhada à macro política de gestão Conceber e validar modelo de gestão da macro-função planejamento Implantar modelo metodológico para planejamento estratégico Implantar modelo de integração institucional de política de desenvolvimento Implementar modelo metodológico de programação e orçamento governamental. Implantar modelo de acompanhamento e avaliação de políticas, programas, projetos e ações governamentais. Reconceber e implementar sistemas de informações para Gestão do Planejamento. Conceber e implantar programa de desenvolvimento e capacitação para os servidores e técnicos da área de planejamento Conceber e implantar sistema informatizado para gestão de um banco de dados geográfico. Prazo 9 meses 21 meses 21 meses 21 meses 30 meses 36 meses 24 meses Componente 2: Gestão de Recursos Humanos Este componente tem por objetivo desenvolver a capacidade institucional das unidades estaduais de administração de recursos humanos para a transformação dos modelos vigentes de gestão. Todas as ações e produtos serão implementados, em conformidade com o novo modelo de gestão de RH. Ações Redefinir Política de RH, alinhada à macro política de gestão Conceber modelo de gestão de RH com processos redesenhados, em conformidade com a nova política de RH Implantar modelo de planejamento da força de trabalho, em conformidade com o novo modelo de gestão de RH Implantar Plano de cargos e carreiras, em conformidade com a política de RH Implantar modelo de desenvolvimento e capacitação, em conformidade com o novo modelo de gestão de RH Implantar modelo de remuneração, em conformidade com o novo modelo de gestão de RH Implantar modelo de avaliação de desempenho, em conformidade com o novo modelo de gestão de RH Implantar programa de desenvolvimento e capacitação para os servidores e técnicos da área de RH Desenvolver e implementar Sistema integrado de informações de RH, em conformidade com o novo modelo de gestão de RH Rever, simplificar e atualizar legislação de RH Prazo 9 meses 18 meses 27 meses 30 meses 36 meses 30 meses 18 meses
Implantar modelo de gestão de benefícios, em conformidade com o novo modelo de gestão de RH Componente 3: Estruturas Organizacionais e Processos Administrativos Este componente tem por objetivo modernizar as estruturas organizacionais e processos administrativos dos governos estaduais para melhorar a efetividade de sua gestão e controle. Ações Definir e disseminar macro política de gestão pública Consolidar e implantar o Programa Gestão Bahia, em consonância com a macro política de gestão Conceber e implementar modelo de gestão da área de desenvolvimento organizacional e modernização administrativa Implantar modelo de gestão de custos Conceber e implantar modelo de regulação, gestão e auditoria de contratos e parcerias com outros setores Conceber e implantar programa de formação gerencial Conceber e implantar modelo de gestão da memória administrativa Conceber e implantar programa de capacitação dos servidores e técnicos da área de tecnologia de gestão e modernização administrativa e da área de logística, suprimentos e patrimônio Conceber e implantar modelo de gestão de logística, suprimento, patrimônio, assessoria jurídica e de contratos e convênios Prazo 42 meses 18 meses 42 meses 18 meses 42 meses 15 meses 36 meses 39 meses Componente 4: Transparência Administrativa e de Comunicação Este componente tem por objetivo fortalecer os mecanismos de transparência administrativa e de comunicação social dos governos estaduais, que contribuam, no âmbito interno, para promover a adoção e o aperfeiçoamento de normas de conduta de alto valor ético e, no âmbito externo, para promover e aperfeiçoar mecanismos de consulta e participação cidadã em processos de formulação orçamentária e de prestação de serviços públicos. Ações Definir e disseminar a política de transparência administrativa e participação social alinhada à macro política de gestão Conceber e implantar modelo de avaliação sistemática da prestação dos serviços públicos, em consonância com a política definida Conceber e implementar modelo de gestão da transparência administrativa, ética e participação social Conceber e implementar instrumentos de monitoramento da conduta e de disseminação dos valores éticos Conceber e implementar modelo de atendimento ao cidadão com ênfase no atendimento eletrônico Prazo 30 meses 30 meses; 36 meses Componente 5: Gestão da Informação e Integração dos Sistemas de Tecnologia e Informação Este componente tem por objetivo modernizar a gestão da informação e integração dos sistemas de TI para melhorar a qualidade e efetividade da informação de acordo com as prioridades das unidades de planejamento e administração dos governos estaduais.
Ações Redefinir política de gestão de TI, alinhada à macro política de gestão Conceber e implementar modelo de gestão de TI com processos redesenhados, em conformidade com a política de TI Prazo 18 meses Atualizar e implantar infra-estrutura tecnológica adequada para modernização do parque tecnológico da SAEB Conceber e implantar Modelo de segurança alinhado à política de TI Conceber e implantar Modelo de dados do Estado alinhado à política de TI Conceber e implementar Programa de desenvolvimento e capacitação voltado ao quadro de servidores e técnicos da área de gestão de TI 24 meses 18 meses 18 meses 36 meses Componente 6: Promoção e Implantação de Mudança Institucional Este componente tem por objetivo desenvolver habilidades de liderança e de consenso para a promoção e implantação de mudança institucional nas unidades de planejamento e de administração dos governos. Ações Diagnóstico de cultura organizacional realizado e com resultados divulgados Conceber modelo de gestão da mudança Conceber programa de sensibilização e facilitação à mudança em conformidade com o modelo concebido Prazo 06 meses 06 meses 30 meses Modelo de Gestão Coordenada do Projeto A Unidade de Coordenação Estadual - UCE, composta por técnicos das Secretarias de Administração e do Planejamento, ficará responsável pela gestão e coordenação do projeto. Esta coordenação subordina-se à validação da esfera deliberativa e consultiva de um Comitê de Gestão, formado pelos Secretários de Administração, Fazenda e Planejamento, conforme organograma abaixo:
Comitê Estratégico de Modernização da Gestão Unidade de Coordenação Estadual Sub-Coordenação Técnica Sub-Coordenação de Monitoramento e Avaliação Sub-Coordenação Administrativo- Financeira Tendo em vista a natureza do projeto, seu caráter sistêmico e transversal, e para fazer frente aos desafios de implementar, com êxito, o esforço de modernização pretendido, optou-se por suportar sua gestão, no âmbito estadual, em uma estrutura que contemple duas instâncias uma deliberativa e outra executiva a saber: 1. Instância Deliberativa: Comitê de Modernização da Gestão Fórum deliberativo supra-secretarias, tendo como membros efetivos os secretários da Administração, da Fazenda e do Planejamento, e como membros eventuais os secretários das demais pastas quando da discussão e apreciação de temas que tenham repercussão em suas áreas fins. Atribuições: I- Deliberar sobre as proposições concernentes à modernização da gestão pública apresentadas pela UCE; II- III- Definir diretrizes e orientações que balizem o foco das ações previstas no projeto; Deliberar, quando da execução do projeto, sobre eventuais ajustes e priorizações;
IV- Deliberar sobre o alinhamento e articulação do PROAGE com outros projetos e iniciativas de modernização em curso no âmbito das demais secretarias e órgãos da administração estadual; V- Acompanhar o andamento das ações validadas no escopo do PROAGE e deliberar sobre eventuais dificuldades estratégicas para sua implementação. 2. Instância Executiva: 2.1. UCE - Unidade de Coordenação Estadual Responsável pela coordenação das ações do projeto, ficará vinculada à Superintendência de Gestão Pública - SGP, órgão da estrutura da Secretaria da Administração, que tem entre suas atribuições, o fomento e a gestão das ações de modernização administrativa e de desenvolvimento organizacional. Atribuições da UCE: I- Submeter, ao Comitê de Modernização da Gestão, as políticas, estratégias, diretrizes e ações concernentes à modernização da gestão pública, que, validadas, nortearão ou farão parte do escopo do projeto; II- III- IV- Mapear as iniciativas de modernização em curso ou a serem implementadas nas demais secretarias e órgãos da administração estadual, buscando o seu alinhamento com as estratégias e diretrizes definidas no âmbito do projeto; Coordenar e gerenciar as atividades concernentes à formulação e concepção do projeto e suas respectivas ações, bem como a elaboração do documento final resultante, a ser encaminhado ao BID; Planejar, gerenciar e acompanhar todas as ações necessárias à implementação do projeto; V- Articular e interagir junto à UCP - Unidade Coordenação do Programa (PNAGE), no âmbito do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão do Governo Federal e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID, no tocante aos assuntos pertinentes ao projeto estadual (PROAGE), e à sua implementação, apresentando os relatórios e documentos requeridos; VI- VII- Administrar a aplicação dos recursos financeiros, promovendo o devido acompanhamento, controle e a prestação de contas das ações previstas; Orientar as unidades operacionais das secretarias e órgãos da administração pública estadual envolvidos, no que se refere à execução das ações previstas no projeto. 3.1. Composição da UCE Coordenador Geral Atribuições: coordenação e gestão de todas ações do projeto em todas as suas etapas, desde a concepção e formulação até a implementação final ações.
Sub-coordenador técnico Atribuições: coordenação das ações pertinentes à área modernização da gestão. Sub-coordenador da área de monitoramento e avaliação Atribuições: coordenação das ações pertinentes à avaliação e monitoramento do projeto. Sub-coordenador administrativo-financeiro Atribuições: coordenação das ações e atividades de natureza administrativo-financeira do projeto. Suporte Técnico Técnicos especialistas nas principais áreas de interesse e abrangência do projeto (gestão pública e modernização administrativa, gestão de tecnologia da informação/comunicação, gestão de recursos humanos e planejamento que atuarão no suporte aos sub-coordenadores técnicos, principalmente na etapa de concepção e formulação do projeto). Apoio administrativo-financeiro Técnicos que atuarão nas atividades de administração e acompanhamento contábilfinanceiro do projeto, dando suporte ao sub-coordenador administrativo-financeiro. 4.1. Unidades Executoras Unidades Operacionais das Secretarias de Planejamento e da Administração responsáveis, sob coordenação da UCE, pela implantação das ações do projeto em suas respectivas áreas, conforme a seguir: I- Na Secretaria da Administração (Saeb): Superintendência de Recursos Humanos, Superintendência de Gestão Pública, Superintendência de Serviços Administrativos, Coordenação de Gestão da Tecnologia da Informação e Comunicação, Superintendência de Atendimento ao Cidadão e Diretoria Geral; II- Na Secretaria de Planejamento (Seplan): Superintendência de Planejamento Estratégico, Superintendência de Orçamento Público, Superintendência de Gestão e Avaliação, Superintendência de Cooperação Técnica e Financeira e Diretoria Geral. Secretarias Executoras Secretaria da Administração Secretário: Marcelo Pereira Fernandes de Barros Secretaria do Planejamento Secretário: Armando Avena Filho
Equipe de Coordenação do Projeto Secretaria da Administração Celso Tavares Ferreira Cláudio Antônio Barreto Martinelli Braga Nelson Guerreiro Pestana Luciane Soliano Pereira Bastos Luciano dos Santos Lima João Eduardo de Souza Leal Secretaria do Planejamento Patrícia Teixeira Ana Cristina Gomes de Oliveira Castelo Branco Maria Lúcia Cunha de Carvalho