Higienização dos documentos e depósitos OT-16 1 Descrição A presente orientação visa estabelecer medidas de higiene nos arquivos dos tribunais e elucidar sobre a sua execução. Higienização dos documentos Consideraremos a higienização dos documentos como uma operação que consiste na remoção através de processos mecânicos (trinchas, panos ou eventualmente aspirador com escova) de agentes nocivos aos suportes (papel no caso dos arquivos dos tribunais), nomeadamente poeiras, partículas sólidas, excrementos de insetos, acumulados sobre os mesmos. Um programa de higienização dos documentos deverá prever a limpeza das lombadas e partes externas dos documentos, caixas ou maços, para remoção das poeiras devendo ser usado um aspirador, com regulação do poder de sucção, com escova e filtro de partículas ou um pano seco. A higienização ou limpeza superficial dos documentos quando feita de forma regular permite detetar precocemente eventuais problemas, evitando assim tratamentos mais profundos e dispendiosos dos conjuntos documentais. Por isso se considera que a higienização é uma operação é que faz parte do plano integrado de conservação dos documentos. Higienização dos depósitos Também a higiene regular dos depósitos de arquivo constitui um fator elementar na prevenção de eventuais focos de infestação (seja por roedores, seja por insetos) ou de infeção (fungos e outros microrganismos), pelo que deverá ser objeto de particular atenção e ser assegurada através do contrato de limpeza vigente para o Tribunal. OT-16 Higienização dos documentos e depósitos 1
Deverá realizar-se da seguinte forma: O chão ser sobretudo aspirado podendo, periodicamente, ser limpo com pouca água (de evitar é o uso de esfregona) por forma a evitar um aumento da humidade relativa dos depósitos (circunstância prejudicial aos documentos sendo designadamente favorável ao desenvolvimento de fungos), não devendo ser usados detergentes com cloro (lixívia) ou com amoníaco. A limpeza das paredes e dos parapeitos ser efetuada com panos anti estáticos ou humedecidos. A limpeza das estantes e do restante mobiliário ser efetuada com panos humedecidos com uma solução de 2 partes de água para 1 parte de álcool, dada a sua ação fungicida e bactericida, devendo o local ser arejado durante a limpeza e o álcool ser guardado devidamente embalado e fora do depósito. A higienização das estantes iniciar-se da prateleira superior para a prateleira inferior. Ser feita a recolha diária do lixo dos caixotes. Deverá, ainda, ser interditada a entrada de alimentos no depósito, visto serem fatores que potenciam o aparecimento de insetos e roedores. Plano de limpeza do depósito Atento o que fica dito, poderá ser útil deter um quadro onde se fixem os objetos de limpeza, a periodicidade de cada uma das operações e o modo de as executar. Esse quadro, a que chamaremos Plano de Limpeza dos Documentos e do Depósito, e que terá que ser ajustado em função das condições de utilização de cada depósito de arquivo, pode ter a seguinte configuração: Objeto da limpeza Periodicidade Modo de limpar Sala de trabalho e mesas dos depósitos Diária Vazar os cestos dos papéis, aspirar e limpar o pó com pano seco ou ligeiramente humedecido com 2 partes de água para 1 parte de álcool. Corredores principais 1 vez por semana Pano ligeiramente humedecido com detergente sem amoníaco e sem cloro (lixívia) complementado nos intervalos, em caso de necessidade, com aspirador. Corredores secundários 1 vez de 15 em 15 dias Pano ligeiramente humedecido com detergente sem amoníaco e sem cloro (lixívia), complementado nos intervalos, em caso de necessidade, com aspirador. Estantes e unidades de instalação (maços, caixas, processos, livros) 1 vez por cada 6 semanas Pano seco. Apenas no caso das estantes poderá ser usado um pano humedecido com 2 partes de água para 1 parte de álcool. 2 OT-16 Higienização dos documentos e depósitos
Em suma: a higienização dos documentos e dos depósitos deverá traduzir-se num plano a observar e é uma operação essencial para a conservação dos documentos e para a existência de condições de trabalho nos depósitos de arquivo e de consulta dos documentos e, se assegurada com regularidade, concorre poderosamente para evitar outras intervenções mais complexas e dispendiosas no âmbito da higiene e da conservação dos documentos. 2 - Fatores que concorrem para a higiene dos documentos e dos depósitos - As janelas e as portas serem estanques, isolando o depósito face ao exterior (sem frinchas, sendo desejável que as portas do depósito não confinem diretamente com o exterior). - Em caso de quebra de vidros de janelas, proceder, no mais curto intervalo de tempo, à sua substituição, assegurando de imediato e ainda que de modo provisório o seu encerramento. - O chão, o revestimento das paredes e do teto não libertarem poeiras. - Os sistemas de ventilação (insuflação) terem filtros de poeiras. - Evitar infiltrações de água. 3 - Equipamento básico de higienização - Aspiradores com filtros antipó (filtros HEPA - High Efficiency Particulate Arrestance). - Panos e trinchas. - Luvas, batas e máscaras antipó e demais equipamento de proteção que, em cada caso, se verificar ser necessário. 4 - Higiene e incorporações documentais nos arquivos distritais O nº 3 do art.º 8º, do regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos, aprovado pelo Decreto-Lei nº 47/2004, de 3 março, considera que a documentação a incorporar nos arquivos históricos (arquivos distritais) deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos (a Direção- Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas). E no art.º 9 considera que os encargos com a higienização são da responsabilidade das entidades remetentes da documentação (os tribunais). OT-16 Higienização dos documentos e depósitos 3
5 - Responsabilidades Atividades Administrador da Comarca ou Secretário de Justiça Serviço responsável pelo arquivo Empresa de limpeza do tribunal Medidas de gestão tendentes a assegurar a higiene dos espaços de arquivo e da documentação Limpeza dos espaços de arquivo e limpeza externa das unidades de instalação dos documentos (maços, caixas, etc.) Limpeza mais detalhada da documentação 6 Referências legislativas, normativas e bibliográficas DECRETO-LEI Nº 47/2004, DE 3 DE MARÇO - Regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos. CASSARES, Norma Cianflone e MOI, Cláudia - Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas/são Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. <http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf5.pdf DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DE JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas, agosto de 2015. DIREÇÃO-GERAL DO LIVRO, ARQUIVOS E BIBLIOTECAS, GABINETE DE CONSERVAÇÃO E RESTAURO DA DIVISÃO DE PRODUÇÃO DE CONTEÚDOS DIGITAIS DE ARQUIVO - Procedimentos básicos de preservação/conservação preventiva de documentos gráficos http://arquivos.dglab.gov.pt/wpcontent/uploads/sites/16/2013/10/procedimentos _preservacao.pdf DUREAU, J. M., e outro - Princípios para a preservação e conservação de espécies bibliográficas, Lisboa: Biblioteca Nacional, 1992 4 OT-16 Higienização dos documentos e depósitos
SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS, DIVISÃO DE ARQUIVOS - Os insetos e os documentos. http://www.sgmf.pt/_zdata/pdf/arq/estudos/arq_est_insetos.pdf> OT-16 Higienização dos documentos e depósitos 5