Formulário para Cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP Nome da Iniciativa/Projeto: Digitalização da Massa Documental do Ministério Público do Estado de Goiás Área Responsável: Departamento de Gestão de Documentos Versão: 2.0 Nome do responsável: Email do responsável: Planejado Alcyátima Dayonara Preto Aguiar alcyatima.aguiar@mp.go.gov.br Início: 2009 Conclusão: 2015 Duração: 06 anos Áreas Envolvidas /Órgãos Parceiros Superintendência de Administração, Departamento de Gestão de Documentos Público Alvo Administração Superior e Órgãos Auxiliares, Colégio de Procuradores, Conselho Superior, Corregedoria, Áreas Administrativas, Centros de Apoio Operacionais, Procuradorias de Justiça e Promotorias de Justiça da Capital e Interior do Estado. I - Ementa / Objetivo: Implementação de um sistema de gestão documental na Procuradoria-Geral de Justiça do Estado de Goiás, contemplando a digitalização de documentos com certificação digital e fé pública em Cartório, de forma a: Assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de maneira eficiente; Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja necessário, inclusive aos cidadãos; Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica; Assegurar o uso adequado do processamento automatizado de dados. II - Justificativa: Justifica-se a implementação de um sistema de gestão de documentos e digitalização visando atender as necessidades de armazenamento de material, redimensionando e maximizando o uso das áreas operacionais com segurança, facilidade, diminuição dos custos operacionais e agilidade no atendimento aos usuários com a rápida recuperação da informação, a segurança e a Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 1/11
preservação do conteúdo do acervo documental da Procuradoria-Geral de Justiça do Estado de Goiás. III - Descrição do trabalho desenvolvido: Etapa Projeto Piloto: Em 2009 deu-se início ao Projeto Piloto com a contratação, por meio de licitação, de empresa terceirizada para digitalização, com certificação digital e fé pública em cartório, do acervo documental da Procuradoria-Geral de Justiça do Estado de Goiás, ao mesmo tempo em que era realizado o levantamento da massa documental em metros lineares. Todo o processo foi realizado nas dependências da PGJ e se resumiu nas seguintes fases: Seleção dos documentos orientada por uma Arquivista da empresa contratada e realizada por servidores da PGJ; Preparação (desmetalização e numeração de páginas) funcionários da empresa contratada; Análise para fé pública funcionário do Cartório que mantém convênio com a empresa contratada; Digitalização funcionários da empresa contratada; Indexação funcionários da empresa contratada; Conferências das imagens digitalizadas servidores da PGJ; Guarda definitiva ou descarte servidores da PGJ. O levantamento da massa documental foi orientado pela Arquivista da empresa contrata e realizada pelos servidores da PGJ, com a medição dos documentos diretamente nas salas da sede da instituição, chegando-se a um total de 1.769 metros. Para se chegar a um volume em folhas, que seria o objeto para o planejamento do projeto, considerando que a digitalização seria cobrada por unidade de imagem (cada folha equivale a uma imagem), foi realizada uma estimativa supondo que uma caixa arquivo (13 cm) comporta em média 600 folhas, chegando-se a um montante de aproximadamente 8.164.615 folhas na capital. Setores contemplados: Uma parcela dos documentos que estavam no antigo Arquivo Morto, pertencentes as origens Recursos Humanos, Chefia de Gabinete e 51ª Promotoria de Justiça. Volume de documentos digitalizados: 654.009; Média diária de cópias digitalizadas: 5.841 unidades; Espaço físico (antigo Arquivo Morto): 25 m² Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 2/11
2009 - Antigo Arquivo Morto Etapa Capital: Com a estimativa do volume da massa documental em folhas dentro do Projeto Piloto e alguns ajustes no processo de digitalização, partiu-se para a fase do Projeto de Digitalização dos Documentos da Capital com uma margem de segurança maior para a tomada de decisões. O processo continuou sendo realizado nas dependências da PGJ, com alguns pequenos ajustes, mantendo-se as fases: Seleção dos documentos orientada pelo responsável do Departamento de Gestão de Documentos e realizada por servidores da PGJ; Preparação (desmetalização e numeração de páginas) funcionários da empresa contratada e conferência dos trabalhos pelos servidores da PGJ; Análise para fé pública funcionário do Cartório que mantém convênio com a empresa contratada; Digitalização funcionários da empresa contratada; Indexação funcionários da empresa contratada sob orientação do responsável pelo Departamento de Gestão de Documentos; Conferências das imagens digitalizadas servidores da PGJ; Guarda definitiva ou descarte servidores da PGJ. Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 3/11
Setores contemplados: Finalização dos documentos armazenados no antigo Arquivo Morto (arquivados até 2009) e expansão para os documentos dos órgãos da Capital com os anos de arquivamento de 2010, 2011 e 2012. Média diária de digitalização: 10.000; Prazo de execução: 3 anos; Volume de documentos: 8.173.596 imagens (próximo ao volume estimado de 8.164.615 folhas) Espaço físico (Arquivo Geral): 91,74 m² 2010 a 2012 Arquivo Geral Etapa Comarcas do Interior: (em andamento) Próximo a finalização da segunda etapa, onde foi realizada a digitalização dos documentos armazenados no antigo Arquivo Morto (arquivados até 2009) e dos documentos dos órgãos da Capital com os anos de arquivamento de 2010, 2011 e 2012, partiu-se para o planejamento para o atendimento às comarcas do interior. Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 4/11
Para isso, foi necessária a realização de uma estimativa do volume da massa documental, também em folhas, das promotorias do interior com base nas promotorias da capital, considerando que não foi levantada a massa documental das mesmas. Ficou decidido que a guarda dos documentos seria centralizada na capital e o envio do material de responsabilidade das comarcas, mantendo a realização de todo o processo nas dependências da PGJ. Setores contemplados: Comarcas do Interior. (Paralelamente, foi dada sequência aos documentos dos órgãos da Capital com os anos de arquivamento de 2013 e 2014, tendo em vista que novos documentos são gerados todos os anos); Média diária de digitalização: 5.000; Prazo de execução: 2 anos (máximo de tempo que o contrato poderá ser aditivado, sendo necessária nova licitação para continuidade dos trabalhos); Volume estimado de documentos: 6.227.400 imagens Volume de documentos digitalizados: 550.429 imagens Espaço físico (Arquivo Geral atual): 177,9 m² 2014 Arquivo Geral atual Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 5/11
Consulta aos documentos digitalizados: No contrato de prestação de serviços foi prevista a implementação de um software de consulta e recuperação das imagens. Para a consulta das imagens digitalizadas o usuário acessa o Sistema de Consulta de Documentos Eletrônicos, mediante prévio cadastro de LOGIN e SENHA, acesso esse permitido apenas aos responsáveis pela documentação. Interface do Sistema de Consulta de Documentos As imagens são salvas em formato PDF, assinadas eletronicamente pelo escrevente do cartório, podendo, caso haja necessidade, ser requerida junto ao cartório uma cópia autenticada, desde que o documento correspondente arquivado seja um documento original e sem rasuras. Tabela de Temporalidade: Em conjunto com o levantamento da massa documental, que era realizado diretamente nas salas da sede da instituição, com a medição dos documentos em metros lineares, foi realizado também o levantamento, através de questionários, das tipologias e assuntos documentais gerados, para a elaboração do plano de classificação. Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 6/11
Após o término desta pesquisa, concluiu-se que a Tabela de Temporalidade Documental elaborada pelo CONARQ atendia em sua totalidade as necessidades das atividades da área meio, sendo sugerido a alta administração a sua adoção no âmbito do MP/GO, estando até o momento em fase de aprovação. No que se refere as atividades da área fim, criou-se uma comissão, formada por membros do MP/GO, para estudo e elaboração de tabela específica, também em andamento. Descarte de Documentos: Considerando que a Tabela de Temporalidade Documental está em fase de aprovação, foram adotadas medidas para a realização do processo de eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica. No ato da transferência dos documentos para o Arquivo Geral os setores responsáveis avaliam e discriminam os assuntos administrativos que já cumpriram seus papéis elaborando o Termo de Autorização para Manuseio e Descarte. Esta avaliação quanto a preservação ou não do documento físico se baseia em algumas considerações que devem ser analisadas quanto ao valor administrativo e histórico do documento, conforme orientação da Norma ABNT 10519-98, que diz que a documentação poderá ser preservada ou eliminada considerando os seguintes pontos: QUANTO AO VALOR ADMINISTRATIVO Qual a frequência de consulta aos documentos? Os documentos são originais? Existem outras cópias do documento (duplicidade)? A razão de ser do documento já foi atendida? A informação nele contida já atendeu ao seu objetivo? Poderá o documento ainda ser consultado para instruir prova de direito da administração ou de terceiros? É essencial à compreensão das leis, regulamentos e outros atos legais que regem o funcionamento da entidade? Os documentos encontram-se em estado de conservação satisfatório? Existem legislações determinando tempo de guarda para o documento avaliado? QUANTO AO VALOR HISTÓRICO: Os documentos apresentam informações relevantes sobre o(s) tema(s) abordado(s)? Os documentos contêm informações de valor científico/tecnológico (documentos de criação da instituição, suas primeiras correspondências - mesmo que informais)? - Correspondências de pessoas ilustres que tenham ou tiveram representatividade para a entidade (currículos de pessoas que representaram a entidade, cópias de portarias de nomeação de seus primeiros diretores, documentos de propriedades, etc). Após esta avaliação, o Departamento de Gestão de Documentos elabora a Lista de Eliminação para aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Só então os documentos são descartados. Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 7/11
O material separado para descarte é doado a uma empresa de reciclagem que possui convênio com o MP/GO, que se responsabiliza em repassar o valor arrecadado ao Hospital do Câncer. Todo o descarte é acompanhado por um servidor do DGD, desde o recolhimento, passando pelo transporte, até a fragmentação total dos documentos. VOLUME DESCARTADO Ano Nº Caixas Peso (Kg) 2009 190 790 2010 773 3.750 2011 1.144 5.700 2012 891 5.270 2013 391 2.290 TOTAL 3.389 17.800 a) Pontos Fortes: IV - Fa tores Ambie ntais: Forte comprometimento dos gestores e servidores; FATORES INTERNOS b) Pontos Fracos: Estrutura física deficitária do arquivo geral (morto) e baixa efetividade dos sistemas de gestão de documentos; Falta de conhecimento na área de Gestão de Documentos; Falta de procedimentos padronizados; c) Ameaças: Suspensão do atendimento por parte dos fornecedores de serviços devido a falta de repasse financeiro do governo; Atraso na aprovação do orçamento por parte do governo. FATORES EXTERNOS Limitações orçamentárias nos finais das gestões governamentais. d) Oportunidades: Apoio da alta administração na implementação de projetos e programas; Disponibilidade no mercado de cursos de formação técnica e gerencial promovidos por instituições públicas e privadas; Aprovação do aumento do orçamento do MP/GO pela Assembleia Legislativa e pelo Executivo; Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 8/11
Possibilidade de adesão aos Registros de Preços realizados por outros órgãos públicos. V - Cronograma: Produtos/Marcos Data de Início Data de Fim Responsável Digitalização e entrega das imagens do Projeto Piloto Digitalização e entrega das imagens da Capital Digitalização e entrega das imagens do Interior 06/2009 03/2010 Alcyátima 04/2010 03/2013 Alcyátima 04/2013 04/2015 Alcyátima VI - Recursos/Custos utilizados: Custo do projeto piloto: R$ 127.250,00 (digitalização, estantes, materiais); Recursos humanos: 18 pessoas (5 servidores, 5 funcionários da contratada e 8 estagiários); Recursos materiais: 1 scanner 6 computadores 60 estantes de aço 2 mesas de reunião 7 mesas R$ 1.527.902,61 Custo etapa capital: Recursos humanos: 24 pessoas envolvidas (5 servidores, 13 funcionários da empresa contratada e 8 estagiários); Recursos materiais: 2 scanners 8 computadores 18 mesas 18 cadeiras 120 estantes fixas Custo etapa comarcas do interior: (em andamento) Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 9/11
R$ 1.302.737,51 Recursos humanos: 14 pessoas envolvidas (5 servidores, 7 funcionários da empresa e 2 estagiários); Recursos materiais: 1 scanner 8 computadores 14 mesas 14 cadeiras 252 faces estantes deslizantes ETAPA VOLUME TOTAL (documentos) CUSTO UNITÁRIO c/ Fé Pública (R$) Projeto Piloto 625.000 0,17 106.250,00 Capital 7.766.029 0,17 1.320.224,93 RESUMO CUSTO TOTAL DO PROJETO CUSTO TOTAL (R$) Interior (estimado) 6.227.400 0,18 1.120.932,00 Estantes deslizantes 252 4.754,59 1.198.156,00 TOTAL 3.745.562,93 VII - A iniciativa/projeto já apresenta resultados? X SIM NÃO Quais Resultados?(Obrigatório para concorrer ao Prêmio do CNMP) Levantamento da massa documental; Tabela de Temporalidade e Ato de Gestão de Documentos (aprovação em andamento); Redução da massa documental com a realização do descarte de 3.389 caixas, ampliando espaço físico para novos documentos; Otimização do espaço físico utilizado, passando de uma capacidade de armazenamento de 3.128 para 12.355 caixas; Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 10/11
Agilidade no atendimento aos usuários com a rápida recuperação da informação através do Sistema de Consulta as imagens digitalizadas; Aumento do índice de recuperação da informação; Segurança e preservação do conteúdo do acervo documental. VIII - Situação da iniciativa/projeto: X EM ANDAMENTO CONCLUÍDO IX - Deseja inscrever no Prêmio do CNMP? X SIM NÃO X - Acompanha documentação anexa? X SIM NÃO Documentos anexos: - Apresentação Projeto de Digitalização da Massa Documental do Ministério Público do Estado de Goiás em slides de power point. Goiânia, 31 de julho de 2014. Alcyátima Dayonara Preto Aguiar Chefe do Departamento de Gestão de Documentos Superintência de Administração Ministério Público do Estado de Goiás Formulário para cadastro no Banco Nacional de Projetos do CNMP v 2.0 11/11