Capítulo 10 Controle Orçamentário Essa etapa acon te ce após a exe cu ção das tran sa ções dos even tos eco nô mi cos pre vis - tos no plano orça men tá rio. Não se con ce be um plano orça men tá rio sem o pos te rior acom pa nha men to dos acon te ci men tos reais versus os pla ne ja dos e a aná li se de suas varia ções. A base do con tro le orça men tá rio é o con fron to dos dados orça dos con tra os dados reais obti dos pelo sis te ma de infor ma ção con tá bil. As varia ções ocor ri das entre os dados reais e os dados orça dos per mi ti rão uma série de aná li ses, iden ti fi can do se as varia ções ocor ri das foram decor ren tes de plano, pre ços, quan ti da des, efi ciên cia etc. 10.1 Objetivos, Conceitos e Funções Os obje ti vos prin ci pais do con tro le orça men tá rio são: ção do resul ta do e da efi cá cia empre sa rial. Responsabilidade pelo Controle Orçamentário suas áreas de res pon sa bi li da de, o con tro le orça men tá rio é mais um dos ins tru men - tuar o seu con tro le orça men tá rio. O setor de Controladoria tam bém deve, con co mi tan te men te, efe tuar o moni to - Controladoria o papel de efe tuar o con tro le orça men tá rio da empre sa ou cor po ra ção um todo. Conceito de Controle o con cei to de con tro le efe tua do pela Controladoria é no sen ti do de bus car a con -
222MMPLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO tro le puni ti vo, que enfra que ce a atua ção do controller. As jus ti fi ca ti vas e expli ca ções das varia ções ocor ri das são no sen ti do de auxí lio ao lia ção de desem pe nho. 10.2 Controle Matricial como de recei tas e inves ti men tos), devem incor po rá-lo no con tro le orça men tá rio. Assim, as jus ti fi ca ti vas das varia ções orça men tá rias devem vir de forma dupla: cada double accountability Controle Cruzado das Despesas e Receitas Comitê Orçamentário, dependendo do modelo do processo orçamentário) pelo total Double Accountability e acomodação).
CONTROLE ORÇAMENTÁRIOMM223 Possibilidade de Conflitos Outro aspecto comportamental a ser considerado é a possibilidade de acomoda- Aplicabilidade Cultura Orçamentária do dos administradores em todos os níveis hierárquicos muito mais atenção sobre as verbas orçadas e a necessidade constante de prestação de contas das variações apontados no controle orçamentário.
224MMPLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO rando adequadamente os funcionários e as chefias. Fatalmente a adoção desses tação determinará o sucesso do uso desses instrumentos e sua permanência como um instrumento efetivo de planejamento e controle de resultados. Controle Matricial das Despesas Tabela 10.1 Gerenciamento matricial despesas Gestores de Colunas Despesas Depto. 1 Depto. 2 Depto. N Total Gestores de Linha SALÁRIOS E ENCARGOS 1.000 2.000 3.000 6.000 MATERIAIS INDIRETOS. Manutenção 1.000 2.000 3.000 6.000. Expediente 1.000 2.000 3.000 6.000 DESPESAS GERAIS. Energia Elétrica 1.000 2.000 3.000 6.000. Viagens 1.000 2.000 3.000 6.000. Serviços de Limpeza 1.000 2.000 3.000 6.000. Etc. 1.000 2.000 3.000 6.000 DEPRECIAÇÕES. Diretas 1.000 2.000 3.000 6.000. Indiretas 1.000 2.000 3.000 6.000 TOTAL GERAL 9.000 18.000 27.000 54.000
CONTROLE ORÇAMENTÁRIOMM225 Controle Matricial das Receitas Tabela 10.2 Gerenciamento matricial - receitas Gestores de Colunas Receitas Filial 1 Filial 2 Filial N Total Gestores de Linha LINHA DE PRODUTO 1. Produto x 3.000 4.000 5.000 12.000. Produto y 4.000 5.000 6.000 15.000 LINHA DE PRODUTO 2. Produto 21 6.000 7.000 8.000 21.000. Produto 22 7.000 8.000 9.000 24.000 TOTAL GERAL 20.000 24.000 28.000 72.000 escritório ou filial, que será feito pelo responsável de cada uma dessas unidades solidar o processo de avaliação do resultado por produto e linha de produto. 10.3 Características de Controle e Modelo de Processo Orçamentário
226MMPLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO Orçamento como Sistema de Autorização de Gastos tuado sem nenhuma outra consulta adicional. O valor orçado aprovado é, por si só, sufi- mento deverá obter uma aprovação complementar de seu superior imediato. Procedimento de Corte período para cada tipo de despesa. Esta característica de controle, como das demais, devem estar dentro do modelo orçamentário adotado. em tempo real e que permitam uma adequada relação custo-benefício do procedi- leasing etc. Reserva Orçamentária e Complementos de Verbas Orçamentárias lor estimado para cobrir eventuais necessidades de complementos de diversas ver- budget). A
CONTROLE ORÇAMENTÁRIOMM227 de procedimento de corte. Realocação de Verbas Orçamentárias no Orçamento de Despesas Departamentais sas não permitem nenhuma realocação de verbas. Assim, se o responsável tiver reali- empresa não permite que compense com sobra orçamentária que tenha, por exemplo, por outras empresas, dentro do total de despesas departamentais. Seja qual for a política, esta deve estar dentro do modelo de condução do processo orçamentário. 10.4 Relatórios de Controle Orçamentário Todas as peças orça men tá rias devem ser obje to dos rela tó rios de acom pa nha men to em rela ção ao real men te acon te ci do. O rela tó rio clás si co de con tro le orça men tá rio, por tipo de des pe sa e recei ta, para todos os cen tros de cus tos ou divi sões, com preen de:
228MMPLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO budget forecast). Na Tabela 10.3 apre sen ta mos um mode lo bási co de rela tó rio de con tro le orça - men tá rio. Tabela 10.3 Modelo de con tro le orça men tá rio DO MÊS R$ ATÉ O MÊS R$ Dados Anuais Discriminação Real Orçado Variação % Real Orçado Variação % Real + Orçado Variação Receita/Despesa Centro de Custo Orçado % Relatório de Receitas e Despesas Reais ver sus Orçadas por Centro de Custo O mode lo apre sen ta do é o rela tó rio de con tro le orça men tá rio mais comum. Men - salmente, todos os res pon sá veis pelos cen tros de cus tos devem ter aces so a esses dados, que são a fonte bási ca de infor ma ções para ava lia ção de seu desem pe nho e resul ta do em rela ção ao orça men ta do. na da para as che fias que têm res pon sa bi li da de por mais de um cen tro de custo. Assim, cio etc. até o total da empre sa. A Tabela 10.4 apre sen ta o mode lo de rela tó rio de con tro - Relatório de Receitas e Despesas Totais por Centro de Custo e Unidades de Negócios do plano orça men tá rio. É um ins tru men to muito impor tan te para a Controladoria, Apresentamos na Tabela 10.4 um exem plo desse rela tó rio, com preen den do pra - ti ca men te todos os ele men tos ope ra cio nais da demons tra ção de resul ta dos. incluin do os demons tra ti vos con tá beis pro je ta dos.
Tabela 10.4 Relatório de con tro le orça men tá rio real x orça do mês feve rei ro Área indus trial DO MÊS R$ ATÉ O MÊS R$ Dados Anuais Discriminação Real Orçado Variação % Real Orçado Variação % Real + Orçado Variação Orçado % MÃO-DE-OBRA DIRE TA 151.145 152.470-1.325-0,9% 197.580 198.210-630 -0,3% 1.899.511 1.900.142 0,0% Salários 80.000 80.800 (800) -1,0% 104.500 105.040-540 -0,5% 1.006.424 1.006.964-0,1% Horas Extras 1.700 1.616 84 5,2% 2.300 2.101 199 9,5% 20.338 20.139 1,0% Encargos Sociais 69.445 70.054 (609) -0,9% 90.780 91.070-290 -0,3% 872.748 873.038 0,0% MÃO-DE-OBRA INDI RE TA 146.680 146.804-124 -0,1% 189.620 190.845-1.225-0,6% 1.700.969 1.702.194-0,1% Salários 76.400 76.500 (100) -0,1% 98.700 99.450-750 -0,8% 886.271 887.021-0,1% Horas Extras 800 765 35 4,6% 1.100 995 106 10,6% 8.976 8.870 1,2% Encargos Sociais 69.480 69.539 (59) -0,1% 89.820 90.400-580 -0,6% 805.722 806.302-0,1% MATE RIAIS INDI RE TOS 67.000 66.551 449 0,7% 122.500 123.447-947 -0,8% 862.640 863.587-0,1% Auxiliares 29.000 28.151 849 3,0% 47.000 46.647 353 0,8% 394.661 394.308 0,1% Manutenção 28.000 27.650 350 1,3% 56.000 55.300 700 1,3% 339.689 338.989 0,2% Expediente 10.000 10.750 (750) -7,0% 19.500 21.500-2.000-9,3% 128.290 130.290-1,5% DES PE SAS GERAIS 93.946 94.062 (116) -0,1% 152.492 151.624 868 0,6% 1.092.849 1.091.981 0,1% Energia Elétrica 52.000 51.520 480 0,9% 67.000 66.976 24 0,0% 566.744 566.720 0,0% Telecomunicações 6.000 5.886 114 1,9% 12.200 11.336 864 7,6% 71.060 70.196 1,2% Fretes e Carretos 5.000 5.260 (260) -4,9% 10.300 10.520-220 -2,1% 65.004 65.224-0,3% Serviços Terceirizados 1 6.300 6.300 0 0,0% 12.600 12.600 0 0,0% 75.600 75.600 0,0% Serviços Terceirizados N 7.200 7.200 0 0,0% 14.400 14.400 0 0,0% 92.880 92.880 0,0% Reembolso Km Rodados 5.800 6.000 (200) -3,3% 12.700 12.000 700 5,8% 77.020 76.320 0,9% Despesas de Viagens, Estadias 2.500 2.800 (300) 86,0% 5.000 5.600-600 -10,7% 33.504 34.104-1,8% Aluguéis Imobiliários 0 0 0 0,0% 0 0 0 0,0% 0 0 0,0% Aluguéis Equipamentos 5.096 5.096 0 0,0% 10.192 10.192 0 0,0% 61.152 61.152 0,0% Contratos de Leasing 2.550 2.550 0 0,0% 5.100 5.100 0 0,0% 32.385 32.385 0,0% Publicidade 0 0 0 0,0% 0 0 0 0,0% 0 0 0,0% CONTROLE ORÇAMENTÁRIOMM229
Tabela 10.4 Relatório de con tro le orça men tá rio real x orça do mês feve rei ro Área indus trial (continuação) DO MÊS R$ ATÉ O MÊS R$ Dados Anuais Discriminação Real Orçado Variação % Real Orçado Variação % Real + Orçado Variação Orçado % Miscelâneas/Outros 1.500 1.450 50 3,4% 3.000 2.900 100 3,4% 17.500 17.400 0,6% DEPRE CIA ÇÃO 75.517 75.417 100 0,1% 150.833 150.833 0 0,0% 922.500 922.500 0,0% Máquinas e Equip. Diretos 50.517 50.417 100 0,2% 100.833 100.833 0 0,0% 622.500 622.500 0,0% Outros Imobilizados 25.000 25.000 0 0,0% 50.000 50.000 0 0,0% 300.000 300.000 0,0% TOTAL GERAL 534.288 535.302 (1.014) -0,2% 813.025 814.960-1,935-0,2% 6.478.469 6.480.404 0,0% Homens Diretos 101 101 0 0,0% 101 101 0 0,0% 23 110-79,1% Homens Indiretos 51 51 0 0,0% 51 51 0 0,0% 4 51-92,2% Horas Diretas 16.483 16.483 (0) 0,0% 21.400 21.428-28 -0,1% 194.718 194.747 0,0% Horas Indiretas 8.242 8.242 0 0,0% 10.700 10.714-14 -0,1% 90.644 90.658 0,0% 230MMPLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO Tabela 10.5 Relatório de con tro le orça men tá rio real x orça do mês feve rei ro. Total por cen tro de custo DO MÊS R$ ATÉ O MÊS R$ Dados Anuais Discriminação Real Orçado Variação % Real Orçado Variação % Real + Orçado Variação Orçado % RECEI TA OPE R. LÍQUIDA 1.230.000 1.236.055-6.055-0,5% 2.940.000 2.469.428 470.573 19,1% 18.141.019 17.670.446 2,7% CON SU MO MAT. DIRE TOS 567.000 563.011 3.989 0,7% 938.000 932.946 5.054 0,5% 7.891.220 7.886.166 0,1% GAS TOS INDUS TRIAIS 534.288 535.302-1.014-0,2% 813.025 814.960-1.935-0,2% 6.478.469 6.480.404 0,0% DES PE SAS COMER CIAIS 80.500 81.572-1.072-1,3% 152.000 153.980-1.980-1,3% 1.068.247 1.070.227-0,2% DES PE SAS ADMI NIS TRA TI VAS 85.000 85.983-983 -1,1% 133.000 134.573-1.573-1,2% 1.024.517 1.026.090-1.573 LUCRO OPE RA CIO NAL I 53.212 63.217-10.005-15,8% 368.000 378.429-10.429-2,8% 1.316.409 1.326.838-10.429 LUCRO LÍQUIDO 8.000 15.004-6.975-46,5% 194.000 204.905-10.905-5,3% 539.130 550.035-2,0%
CONTROLE ORÇAMENTÁRIOMM231 10.5 Análise das Variações Tendo como base as infor ma ções levan ta das pelos rela tó rios de con tro le orça men tá rio, moti vos que cau sa ram a varia ção em valor de cada item orça men ta do, fun da men tan - A dife ren ça de valor entre os dados reais e orça dos basi ca men te decor re de dois ele men tos: 1. Quantidade real dife ren te da quan ti da de orça da. quan ti da de mais a dife ren ça de preço. Variação em Valor = Diferença de Preço + Diferença de Quantidade (Real x Orçado) (Real x Orçado) (Real x Orçado) Esquema de Modelo Sintético de Análise das Variações lia a com preen são e o deta lha men to da aná li se das varia ções. Variação de Preço Variação Total Variação de Quantidade (A B) (B C) variá veis A B C Quantidade Real Quantidade Real Quantidade Orçado x x x Preço Real Preço Orçado Preço Orçado (QR x PR) (QR x PO) (QO x PO) Figura 10.1 Esquema gené ri co de aná li se das varia ções.
232MMPLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO Reembolso km Rodados versus orça do do mês de feve rei ro para a área indus trial. a mais do que havia sido orça do. A aná li se das varia ções iden ti fi ca as cau sas que leva ram a essa varia ção de valor da des pe sa. Então, temos: Orçamento: 12.000 km a $ 0,50 = $ 6.000 Real: 10.000 km a $ 0,58 = $ 5.800 Variação: = $ 200 Favorável Variação de Preço Variação de Quantidade Resumo
CONTROLE ORÇAMENTÁRIOMM233 Diferença de Quantidade Diferença de Preço Variação Total rele van tes. O fun da men to da rela ção custo/bene fí cio da infor ma ção con tá bil reco men - da que não se deve des pen der tempo e recur sos para ana li sar itens não-rele van tes e Convém res sal tar que todos os itens orça dos têm as variá veis preço e quan ti da de. salá rio médio) etc. da de tam bém são com po nen tes do custo. Exemplos: versus preço da versus versus custo por versus preço men sal do Questões e Exercícios 1. O depar ta men to de assis tên cia téc ni ca havia orça do para deter mi na do mês um se das varia ções entre o real e o orça do.
234MMPLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO real e a orça da? das varia ções entre o real e o orça do. 4. Considerando os dados do exer cí cio ante rior, havia sido orça do um lucro bruto varia ções do custo das ven das entre o real e o orça do.