ATO Nº 31/2014 Dispõe sobre a gestão de processos no âmbito do Ministério Público do Estado do Acre ACRE, no uso de suas atribuições legais, O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CONSIDERANDO a execução do Programa Educacional em gestão, em parceria com a Fundação Dom Cabral, que visa criar competências gerenciais para a gestão por projetos, processos e competências; CONSIDERANDO as recomendações do CNMP, resultado da inspeção realizada pela Corregedoria Nacional, que tratam da revisão da arquitetura organizacional e da melhoria das rotinas da atividade meio; CONSIDERANDO a eficiência como um princípio basilar da gestão pública, que visa otimizar o uso dos recursos e a execução da ação com qualidade; CONSIDERANDO que a organização e a padronização de rotinas de trabalho otimiza o tempo de tramitação dos feitos administrativos e reduz o tempo de resposta; CONSIDERANDO a mobilização, capacidade produtiva e criativa de membros e servidores para a realização de melhorias dos processos de trabalho visando um atendimento de excelência ao cidadão; CONSIDERANDO a implementação do sistema eletrônico de gestão integrada da área administrativa, denominado sistema E-mpac, RESOLVE: Art. 1 Implantar e regulamentar a GESTÃO DE PROCESSOS no âmbito do Ministério Público do Estado do Acre. 1
Art. 2 Instituir o COMITÊ GESTOR DE PROCESSOS, com representantes dos setores do Ministério Público, visando assegurar a implementação das diretrizes definidas pela Procuradoria-Geral de Justiça. instrumento de gestão de processos. Art. 3º Instituir o ESCRITÓRIO DE PROCESSOS como Parágrafo Único. O coordenador do Escritório de Processos será nomeado pelo Procurador-Geral de Justiça. Art. 4 O gerenciamento de processos compreende a elaboração e revisão do Mapa de Contexto Institucional, contendo a identificação, mapeamento, avaliação, posição de melhorias, monitoramento e realização de correções de processos administrativos e institucionais do Ministério Público do Estado do Acre. CAPÍTULO I DA APLICAÇÃO Art. 5 Estão sujeitas a esta norma todas as unidades organizacionais do Ministério Público do Estado do Acre. CAPÍTULO II DAS DIRETRIZES Art. 6 A gestão de processos do MPAC é orientada por esta norma e pela Metodologia de Gestão de Processos, que descreve o passo a passo de cada etapa para a efetivação da gestão de processos. CAPÍTULO III DOS PROCEDIMENTOS Seção I Da Identificação dos Processos Críticos Art. 7 Os processos críticos serão identificados e priorizados em consonância com a missão, visão, objetivos e metas institucionais do Ministério Público do Estado do Acre. 2
Art. 8 A equipe de trabalho setorial será responsável pela construção e revisão do Mapa de Contexto, onde serão verificadas as redes de relacionamentos e as interconexões entre setores e serviços internos e externos do Ministério Público do Estado do Acre. Seção II Da Metodologia Art. 9 O desenho e redesenho de processos deve ser elaborado com todos os gestores envolvidos diretamente no processo, além da participação, quando for o caso, de clientes e fornecedores internos e externos. Art. 10 A metodologia utilizada para a gestão de processos compreende os ciclos de planejar, fazer/desenvolver, controlar/monitorar e agir PDCA, cabendo: I planejar: envolve a definição de objetivos, indicadores/metas, prazos, métodos e técnicas, além da identificação dos processos críticos que serão mapeados, melhorados e preparadas as capacitações dos atores para a implementação das melhorias. II desenvolver: inicia-se com a execução do que foi planejado e organiza-se no plano de ação, para o cumprimento das melhorias e metas. Compreende a capacitação dos profissionais, o registro dos processos em instrumentos próprios e padronizados, a implementação das melhorias para eliminação das rupturas e divulgação dos fluxos mapeados. III controlar: compreende a fase de monitoramento dos processos implementados. Esta fase é primordial para garantir a eficácia das ações, visando ao alcance dos objetivos da Instituição. O monitoramento deve ser realizado regularmente. IV agir: compreende a realização das correções ou melhorias necessárias, percebidas no processo de monitoramento dos processos, buscando eliminar as causas identificadas como geradoras dos desvios, também denominadas de rupturas. 3
1 No decorrer da execução de melhoria dos processos, caso seja identificada a necessidade de implementação de novas rotinas, estas serão incluídas no rol de processos a serem mapeados. 2 Fica a cargo do Escritório de Processos a identificação de necessidade de capacitação para os gestores e executores de gestão de processos. CAPÍTULO IV DAS FERRAMENTAS DE APOIO Art. 11 As ferramentas de apoio são documentos eletrônicos que descrevem os fluxogramas dos processos de trabalho. Com as ferramentas, os membros e servidores envolvidos na gestão de processos terão conhecerão de forma clara quem são seus clientes/beneficiários e fornecedores. 1 Ficam instituídas as seguintes ferramentas de apoio no âmbito do Escritório de Processos do Ministério Público do Estado do Acre: a) Mapa de Contexto: ferramenta que funciona como um painel de controle, permitindo uma análise dinâmica da estrutura organizacional e seu alinhamento com a missão, visão e objetivos estratégicos da Instituição. Ainda permite visualizar a rede de relacionamentos e o sincronismo existente entre as áreas internas, com clientes e fornecedores, e com as organizações externas e influências ambientais. Permite identificar rupturas organizacionais. b) Fluxograma de Processos: Ferramenta que permite visualizar, em forma de representação esquemática o fluxo de um processo, ou seja, um conjunto de tarefas distintas e interligadas realizadas numa sequência lógica, com o objetivo de produzir um produto ou serviço, que tem valor agregado para um beneficiário ou cliente. c) Plano de Ação: matriz que organizam as ações de melhorias e correção de rupturas de processos, indicando responsáveis e prazos para a implementação das ações. d) Indicador: medida de avaliação de desempenho, com metas estabelecidas, alinhadas ao Mapa Estratégico da Instituição. 4
e) Procedimento Gerencial Padrão: documento que descreve os processos de trabalho, que tem como objetivo reduzir a variabilidade de processos (meios) e aumentar a previsibilidade de produtos ou serviços (fins) mantendo e melhorando os resultados destes. O Procedimento Padrão deve ser elaborado por todos que atuam direta ou indiretamente na tarefa ou no processo. f) Contrato de Resultado: ferramenta que estabelece responsabilidades individuais e compartilhadas para a implementação do plano de ação/metas para eliminação/correção de rupturas de processos ou tarefas e cumprimento de metas de indicadores, num determinado período de tempo. O contrato de resultados é estabelecido entre o Procurador-Geral de Justiça e os responsáveis pelos diversos setores funcionais da Instituição, sejam eles da área meio ou da área finalística do Ministério Público do Estado do Acre. 2 As unidades/setores organizacionais que possuem seus procedimentos, internos documentados devem adequá-los ao padrão instituído por este ato normativo. 3 A criação de normativas relativas a procedimentos de trabalho deve ser organizada em ferramenta de apoio correspondente. 4 A forma de validação das ferramentas de apoio ocorrerá de acordo com a área meio ou finalística e a complexidade dos procedimentos. A validação final será sempre feita pela Procuradoria-Geral de Justiça. 5 Os processos críticos identificados no mapa de contexto ou em fluxograma de processos serão descritos e melhorados, independentemente de estarem automatizados no Sistema de Automação Judicial SAJ ou Sistema Integrado de Gestão E-mpac. CAPÍTULO V DAS COMPETÊNCIAS Seção I Do Comitê Gestor de Processos Art. 12 Fica instituído o Comitê Gestor de Processos, por meio do presente Ato da Procuradoria-Geral de Justiça, coordenador por membro designado pelo Procurador Gerald e Justiça, bem como a equipe de trabalho. 5
Art. 13 Caberá ao Comitê Gestor de Processos avaliar os dados obtidos durante o monitoramento dos processos de melhoria. Parágrafo único. Todas as decisões relativas ao descumprimento do plano de ação/metas, pactuadas no Contrato de Resultado ficará a cargo da Procuradoria Geral de Justiça. Art. 14 Semestralmente o Comitê Gestor de Processos apresentará à Procuradoria-Geral de Justiça um relatório de desempenho do plano de ação/metas. Seção II Do Escritório de Processos técnico aos gestores de processos. Art. 15 O escritório de processos é instrumento de apoio Planejamento e Gestão Estratégica. Art. 16 O escritório de processos ficará vinculado à Diretoria de Art. 17 Cabe ao Escritório de Processos: voltada para resultado. I Auxiliar na tradução da estratégia para a ação coordenada e II - Dar suporte aos Gestores no gerenciamento de seus processos, por meio de métodos e ferramentas apropriados. III - Realizar o controle dos procedimentos documentados, aprovar sua inclusão no Sistema de Gestão e acompanhar sua validação. desempenho dos processos. IV - Manter a alta direção e gestores informados sobre o V - Realizar avaliações periódicas dos processos implementados quanto ao seu alinhamento às estratégias e ao cumprimento dos padrões aprovados. 6
VI Assegurar, em parceria com os gestores, a implementação de ações corretivas e preventivas. VII - Promover a melhoria contínua, a inovação e criatividade na realização dos processos. desempenho. VIII - Realizar tratamento estatístico dos indicadores de enviar ao Comitê Gestor de Processos. IX Elaborar relatório de acompanhamento de processos e (procedimentos). processos. X - Dar suporte na implementação de processos padrão XI - Contribuir para a capacitação de pessoal em gestão de XII - Compartilhar e disseminar conhecimentos relacionados a processos e resultados bem sucedidos com a gestão de processos. Seção III Do Escopo de Atuação Art. 18 O Escritório de Processos não substitui os gerentes de execução como responsáveis pelos processos. não são alteradas. Art. 19 As responsabilidades das unidades de trabalho/setores Art. 20 O escritório de processos atuará como: I - Interventor: o Escritório de Processos tem autoridade para intervir nos processos das diversas áreas da organização visando assegurar a conformidade dos processos com os padrões estabelecidos. O escritório de processos se envolve mais nos projetos de melhoria. II - Interventor/apoiador: o Escritório de Processos exerce o papel misto, ao mesmo tempo em que exerce autoridade, atua como área de 7
suporte, incentivando a participação voluntária das áreas na busca por melhores desempenhos e resultados. III - Apoiador: o Escritório de Processos se limita a apoiar as diversas áreas da Instituição e tem o papel de conscientizar gestores e suas equipes para a importância do modelo de gestão de processos. Contudo, não tem autoridade para intervir nas diversas áreas da organização. Seção IV Dos Técnicos do Escritório de Processos Art. 22 Cabe aos técnicos do Escritório de Projetos: I - garantir que a metodologia que estabelece os padrões da gestão de processos seja seguida por toda a Instituição; rotinas de trabalho; II mediar encontros para a identificação de processos e III auxiliar profissionais no mapeamento de processos, sempre de forma coletiva; IV identificar processos críticos e rupturas que comprometem o desempenho das rotinas de trabalho; V - avaliar e monitorar as rotinas de processos; rupturas; VI auxiliar profissionais na realização das correções das VII - garantir a disseminação do conhecimento e das melhores práticas, fomentando a cultura de processos e estabelecendo métodos e ferramentas que orientem o gerenciamento daqueles; VIII realizar consultoria interna, auxiliando a execução das atividades de melhoria e inovação e do gerenciamento de processos; IX atuar como articulador, promovendo a integração e interrelação entre setores para a completa execução de um processo intersetorial; 8
X promover a comunicação e mediar consensos entre os diferentes setores/unidades envolvidos nos processos gerenciados. Parágrafo único. Cabe aos profissionais responsáveis pelo apoio técnico do Escritório de Processos elaborar relatório com as principais ocorrências registradas nas rotinas dos processos gerenciadas. Seção III Do Gestor de Processo Art. 23 O gestor de processo é o membro, servidor ou responsável por setor ou unidade setorial com a responsabilidade e o dever de prestar contas e garantir o sucesso do desempenho, desenvolvimento, execução e realização de um processo completo. Art. 24 O gestor de processo é responsável por acompanhar e garantir a agregação de valor ao longo da realização das etapas de trabalho e entregar o produto aos beneficiários ou clientes internos e externos. Art. 25 O gestor é responsável por analisar e implementar as alterações dos processos padronizadas decorrentes de mudanças de contexto, de sugestões dos servidores e de recomendações dos avaliadores. CAPÍTULO VI DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 26 Fica estabelecido que no prazo de 60 (sessenta) dias, após a publicação desta Resolução, a equipe técnica do Escritório de Processo elaborará a metodologia de processos, contendo os modelos das ferramentas de apoio, descritas no Art. 11. Art. 27 Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. GABINETE DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO ACRE, aos treze dias do mês de março de dois mil e quatorze. OSWALDO D ALBUQUERQUE LIMA NETO Procurador-Geral de Justiça 9