MANUAL DO SISTEMA GESTÃO DE DOCUMENTOS

MANUAL DO SISTEMA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Este manual foi desenvolvido para orientar os usuários do Sistema de Gestão de Documentos a realizar pesquisas e consultas de documentos armazenados na Coordenadoria de Gestão de Documentos COGED da MGS. 2

Sumário 1 - O que é o Sistema de Gestão de Documentos... 4 2 - O que é solicitação de documentos... 4 3 - Pesquisa de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos... 4 4 - Solicitação de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos... 15 5 - Exclusão de dados no sistema... 21 6 - Edição de dados no sistema... 21 7 Solicitação para devolução e empréstimo de documentos... 22 8 - Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos... 22 9 - Modelo de protocolo utilizado para envio de documentos... 23 10- Modelo de recibo de documentos devolvidos... 24 11 - Contatos... 25 3

1 - O que é o Sistema de Gestão de Documentos O Sistema de Gestão de Documentos (SGD) da Coordenadoria de Gestão de Documentos - COGED é um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos arquivísticos. Foi criado exclusivamente para gerenciar toda a massa documental arquivada na COGED. Ele armazena todas as informações ou dados de todos os documentos através de terminologias que descrevem e identificam seus conteúdos, para posteriormente localizá-los através de critérios de pesquisa. Visa dar condições de acesso, segurança e privacidade aos documentos produzidos pelos Órgãos/Entidades que são Clientes da Gestão de Documentos da MGS. 2 - O que é solicitação de documentos Solicitação de documentos é o mesmo que empréstimo de documentos. É um pedido feito pelos Clientes para ter acesso aos documentos armazenados no arquivo da Coordenadoria de Gestão de Documentos COGED da MGS. Faz parte do processo realizado pela COGED para atendimento e satisfação dos Clientes. 3 - Pesquisa de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a passo Os Órgãos/Entidades deverão seguir os seguintes procedimentos para fazer uma pesquisa no Sistema de Gestão de Documentos: 1. Acessar o site da MGS: www.mgs.srv.br 2. Clicar em: Área Cliente 4

1 2 3. Aparecerá a seguinte tela: a b c 5

4. Fazer o login no sistema: a. - Login: CPF (todos os números, sem os pontos e o hífen) b. - Senha padrão: 1111 (posteriormente poderá ser alterada) c. - Clicar em: Entrar 5. Posteriormente, aparecerá a seguinte tela: 6

6. Nesta tela, posicionar o mouse em: Movimentação. 7. O Sistema dará duas opções de escolha: Documentos e Pesquisa. 8. Posicionar o mouse em Pesquisa, sem precisar clicar, e aparecerão as seguintes opções: Pesquisa Cliente, Documentos (com excluídos) e Documentos. 7

9. Clicar em Pesquisa Cliente. 10. Aparecerá a seguinte tela de pesquisa: 8

11. Para efetuar a pesquisa é necessário preencher os campos desta tela para filtrar as informações. 12. Nela, é possível escolher os critérios de pesquisa, os quais podem ser: Documento Id Localização Container Caixa Arquivo Conjunto Documento Avulso Etiqueta Data do Documento Descrição do Título Documental. 13. Para obter a informação desejada, a pesquisa poderá ser realizada combinando dois ou mais destes campos, sendo obrigatório o preenchimento dos dois códigos referentes à empresa e ao Setor/Departamento. 9

a) Para o preenchimento dos dois campos é necessário preencher primeiro o código que se refere ao Órgão/Entidade. Posteriormente, preencher o código que se refere ao Setor/Departamento deste Órgão/Entidade. Primeiro código a ser preenchido Segundo código a ser preenchido b) Para inserir os códigos, basta clicar no ícone e será aberta outra tela. c) Para o código que se refere ao Órgão/Entidade, será aberta a tela abaixo. Nela, clique em Pesquisar. d) Serão listadas as informações necessárias para o preenchimento dos campos, bastando apenas selecionar um item da lista, como mostrado a seguir. 10

Item selecionado e) Para o código que refere ao Setor/Departamento do Órgão/Entidade selecionado anteriormente, será aberta a tela abaixo. Nela, clique em Pesquisar. f) Serão listadas as informações necessárias para o preenchimento dos campos, bastando apenas selecionar um item da lista, como mostrado a seguir. 11

Item selecionado 14. Após selecionar o Órgão/Entidade e Setor/Departamento abrirá a tela de Gestão de Documentos contendo o número dos códigos e as descrições do Órgão/Entidade e do Setor/Departamento. 15. Para continuar restringindo a pesquisa, basta inserir o símbolo percentual (%) no início e/ou no fim do termo a ser pesquisado, nos campos apresentados anteriormente. Este símbolo é também utilizado para fazer pesquisas com 12

termos imprecisos, ou seja, termos que não se tem a certeza de que foram descritos da forma que será pesquisado. Exemplo: %PROCESSO%PAGAMENTO%2003/1999% Foi descrito: PROCESSO DE PAGAMENTO DE DIÁRIA DE VIAGEM Nº 2003/1999. 16. Assim que os campos de pesquisa forem preenchidos corretamente com os dados dos documentos, clicar em: Pesquisar. 17. Serão listados os documentos com os dados informados. 18. Para fazer uma nova pesquisa, clicar no ícone Limpar e preencher novamente os campos de pesquisa. 13

19. Repita a pesquisa quantas vezes forem necessárias para efetuar a busca com sucesso. EXEMPLO DE PESQUISA Pesquisa no campo de data do documento e/ou campo de descrição do título documental (assunto). O resultado da busca trará todos os documentos relativos ao assunto em questão: data informada e/ou descrição do título documental (assunto). Utilizando, ainda, o símbolo percentual (%), tanto no início, no meio ou no fim do texto ou palavra para fazer a pesquisa. Esta é conhecida como pesquisa por radical e consiste em pesquisar por uma parte da palavra ou texto. Exemplo 1: pesquisa por radical no campo descrição do título documental: folha%. O resultado da busca trará todos os documentos que comecem com o radical folha : folha de pagamento, folha de presença.... Exemplo 2: pesquisa por radical no campo data documento: %2009%. O resultado da busca trará todos os documentos que contenham o radical 2009 : 06/2009, 2009, 01/01/2009. 3- Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos 14

4 - Solicitação de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a passo Para fazer uma solicitação de documentos no Sistema de Gestão de Documentos o usuário do sistema deverá seguir os seguintes procedimentos: 1. Acessar o site da MGS: www.mgs.srv.br 2. Clicar em: Área Cliente 1 2 3. Aparecerá a seguinte tela: a b c 15

4. Fazer o login no sistema: a. - Login: CPF (todos os números, sem os pontos e o hífen) b. - Senha padrão: 1111 (posteriormente poderá ser alterada) c. - Clicar em: Entrar 5. Posteriormente, aparecerá a seguinte tela: 6. Nesta tela, posicionar o mouse em: Solicitação. 7. O Sistema dará duas opções de escolha: Documentos e SAC. 16

8. Seguir, posicionando o mouse em: Documentos. 9. Clicar em: Solicitar Documentos. 10. Aparecerá a seguinte tela a ser preenchida: 17

11. Selecionar a Empresa 12. Selecionar a Unidade 13. Selecionar a Forma de Entrega - Local Destinatário (o motorista da MGS fará a entrega no local de trabalho do solicitante). - Pesquisa Local (o solicitante irá até as instalações da COGED consultar os documentos). - E-mail: será encaminhada uma cópia do documento, o qual será digitalizado. Este tipo de entrega será realizado somente se estiver no contrato de prestação de serviço. 18

13.1. No campo Complemento preencher o prédio, andar e estação de trabalho (se o Órgão estiver na Cidade Administrativa) e andar (se o Órgão estiver na Região Central). 14. Selecionar o Tempo de Atendimento : - 3 horas (máxima urgência) - 12 horas (média urgência) - 24/48 horas (não demanda urgência) 15. Selecionar o Local da Entrega. 19

16. Preencher o campo Devolução Previsão, com a data prevista para devolução, no formato dd/mm/aaaa. OBS: Próximo a esta data a COGED entrará em contato com o Cliente confirmando o recolhimento do material. 17. No campo Observação (1.000 caracteres) digitar o texto solicitando o(s) documento(s). O texto deverá conter dados como localização, etiqueta, descrição do documento, data do documento ou qualquer informação que auxilie na identificação e localização do documento. 18. Clicar em Enviar Solicitação. 19. Aparecerá uma caixa de mensagem com o seguinte texto: Inclusão feita com sucesso..., Solicitação número... Esse número deverá ser anotado pelo solicitante para qualquer informação que desejar obter a respeito da solicitação. ** O horário de entrega de documentos segue a medida adotada pela Administração da Cidade Administrativa em razão do horário por ela permitido para entrega de documentos. Horários de entrega na Cidade Administrativa de Minas Gerais - CAMG: 09h30min às 11h00min e 14h30min às 16h00min. Horários de saída do transporte da MGS: 08h30min e 13h30min. 20

Os pedidos de 3h (extrema urgência) deverão ser feitos até as 15h00min para serem entregues na parte da manhã do dia seguinte e/ou até as 10h00min para serem entregues na parte da tarde do mesmo dia. OBS: Os pedidos de 3h (extrema urgência) são válidos para todos os Órgãos, exceto para a Cidade Administrativa que será atendida nos tempos de 12h e 24h. A solicitação poderá ser feita 24 horas por dia de segunda a segunda. Para devolução deverá ser feito o mesmo procedimento de solicitação de documentos, sendo que no campo da observação o solicitante deverá informar que seja feito o recolhimento das caixas. 5 - Exclusão de dados no sistema Quando se tratar de exclusão de dados no sistema, o Cliente deverá fazer uma solicitação e informar no campo que se trata de exclusão e mencionar que as caixas solicitadas em momento anterior não serão devolvidas ao arquivo da MGS. O Cliente deverá listar no campo da observação as localizações das etiquetas de contêiner e código de barras que serão excluídas. 6 - Edição de dados no sistema A edição dos dados no sistema é feita nas seguintes situações: quando o Cliente retira ou arquiva documento nas caixas e quando há extravio de etiquetas de código de barras. Para estas alterações é necessário fazer a edição dos dados no sistema e na planilha de inventário. O Cliente deverá entrar na tela de solicitação e informar as mudanças a serem efetuadas, relacionando as etiquetas de código de barras e as localizações de contêineres que serão editados no sistema. 21

7 Solicitação para devolução e empréstimo de documentos Para o empréstimo e devolução de documentos serão utilizados protocolos distintos. No momento da entrega dos documentos ao Cliente, o funcionário da COGED entregará um protocolo (conforme modelo na página 23) em duas vias com os dados referentes aos documentos. O Cliente irá assinar as duas vias do protocolo, as quais estarão com a assinatura do responsável pelo envio da remessa. Posteriormente, o funcionário da COGED que estará fazendo a entrega irá assinar e deixar uma via com o Cliente e encaminhar a outra para a COGED. Para a devolução, o funcionário irá listar todos os documentos que estão sendo devolvidos em um protocolo (conforme modelo na página 24). Ele irá solicitar ao Cliente a conferência do protocolo e pedir para assiná-lo e fazer uma cópia do mesmo. A cópia ficará com o Cliente e o original será encaminhado para a COGED. 8 - Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos Para as ocasiões em que ocorrer falha do Sistema de Gestão de Documentos, ou o mesmo ficar fora do ar, a comunicação entre a COGED e o Cliente será por telefone. Para fazer a pesquisa o Cliente deverá utilizar as cópias das planilhas que foram encaminhadas por e-mail ou os protocolos para obter a localização e os dados dos documentos no arquivo da Gestão. Para a solicitação da coleta de documentos, o Cliente deverá fazer o pedido via telefone. As informações repassadas por telefone deverão ser as mesmas para a solicitação via Sistema. Assim que o Sistema de Gestão de Documentos voltar a funcionar, a COGED entrará em contato com o Cliente para que a solicitação que foi feita via telefone seja realizada via Sistema. Isso é para que haja um controle no Sistema de Gestão de Documentos das solicitações feitas pelo Cliente. 22

9 - Modelo de protocolo utilizado para envio de documentos 23

10- Modelo de recibo de documentos devolvidos Obs: Localização descrita no recibo corresponde à etiqueta do conteiner 24

11 - Contatos Horário de expediente: de segunda a sexta-feira de 08h00min as 17h00min. Fax: (31) 3198-4230 SAC Serviço de Atendimento ao Cliente (31) 3198-4222 (31) 3198-4229 (31) 3198-4236 (31) 9198-4237 E-mail: gestaodedocumentos@mgs.srv.br Alberto Alves Simões (31) 3198-4221 (31) 9858 2736 E-mail: albertosimoes@mgs.srv.br Michel Lopes França (31) 3198-4224 (31) 9884 9872 E-mail: michel@mgs.srv.br Estamos à disposição para esclarecimentos em relação aos procedimentos abordados. 25