Ministério da Economia, da Inovação e do Desenvolvimento Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP Programas de Cooperação Territorial Europeia Validação de despesa Acção de Formação Lisboa, 3 de Novembro de 2010
Controlo de despesa de PO de CTE Sumário 1. O IFDR na CTE 2. A participação portuguesa na CTE 3. Enquadramento legal do controlo de despesa 4. Certificação do controlador 5. Processo de verificação pelo controlador 6. Validação da despesa - questões práticas 7. Verificação de procedimentos de contratação publica
O IFDR na CTE Modelo Organizacional do IFDR Fiscal Único Conselho Directivo Apoio à Gestão Institucional Sistemas de Informação Coordenação Financeira Coordenação da Gestão Operacional Certificação Controlo e Auditoria Apoio Jurídico e Contencioso Administração Financeira e Patrimonial SI QREN Programação e Monitorização Financeira Apoio à Gestão Operacional FEDER e Fundo de Coesão Planeamento e Programação Auditoria Interna Comunicação Recursos Humanos SIFEC Acompanhamento e Avaliação Cooperação Territorial e Iniciativas Comunitárias Controlo das Declarações de Despesas Auditoria Documentação Técnica Gestão Financeira SI Interno Órgão Unidade Núcleo Equipa de projecto temporária
Interregional Transnacional Transfronteiriço O IFDR na CTE Funções do IFDR em POCTE Programas Operacionais Correspondente Nacional Aprovação do controlador Autoridade de Certificação Entidade Pagadora Espanha/Portugal ENPI CBC MED Espaço Atlântico IVB SUDOE MAC MED INTERREG IVC INTERACT II URBACT II ESPON 2013
Participação portuguesa em PO de CTE 30.10.2010 Programas Espaço Atlântico Despesa Pública aprovada PT Proj. aprovados com parceiros PT Nº de Parceiros PT em proj. aprovados Controladores aprovados 22.436.778 47 93 47+14 SUDOE 8.666.615 44 60 60 MED 6.111.048 30 38 11+ 7 IVC 5.156.738 28 36 26 URBACT II 662.585 12 14 13 ESPON 2013 8.600 1 1 1 Total 43.042.364 162 242 158 + 21
Participação portuguesa em PO de CTE 30.10.2010 Programas Despesa Pública aprovada PT Despesa validada CN parceiros PT % Despesa PT validada / aprovada % parceiros PT com d. validada /nº parceiros PT Espaço Atlântico 22.436.778 1.163.345 5% 31% SUDOE 8.666.615 941.015 11% 43% MED 6.111.048 162. 687 3% 13% IVC 5.156.738 494.477 10% 53% ESPON 2013 8.600 7.987 93% 100% Total 42.379.779 2.769.511 6% 35%
Enquadramento legal Comunitário: Regulamento (EC) 1080/2006, do PE e do Conselho, de 5 Jul. e Aditamento 397/2009 FEDER Regulamento (EC) 1083/2006, do Conselho, de 11 Jul. e corrigendas e Aditamento 284/2009 procedimentos gerais nos FE Regulamento (EC) 1828/2006, da CE, de 8 Dez., corrigenda e Aditamento 846/2009 regulamentos de implementação nos FE Nacional e transnacional: Regulamento Geral do FEDER e Fundo de Coesão, de 18 Set. de 2009, da Comissão Ministerial de Coordenação do QREN Manual IFDR de procedimentos para a Cooperação Territorial Europeia, de 8 Fev. 2010 e Manuais dos Programas de CTE Directriz 950/2010 da OROC para Auditorias em Programas da Cooperação Territorial Europeia divulgada em 14 de Julho de 2010 www.oroc.pt
Enquadramento legal Artigo 16º do Reg. 1080/2006 EM criação do sistema de controlo Verificação do fornecimento dos produtos e serviços co-financiados Adequação das despesas declaradas Conformidade dessas despesas com as normas comunitárias e nacionais Controladores Responsáveis pela verificação da legalidade, regularidade e elegibilidade das despesas declaradas pelos beneficiários participantes nas operações
Enquadramento legal Artigo 13º of Reg. 1828/2006 Assegurar Realidade da despesa Entrega de bens e serviços de acordo com a aprovação Correcção do pedido de pagamento Cumprimento de normas nacionais e comunitárias Evitar Duplo financiamento Incluir Verificação administrativa para cada declaração de despesa Verificações no local
Certificação dos controladores nacionais Sistema descentralizado Protocolo IFD OROC - Directriz 950 Escolha do controlador pelo executor Despesa elegível Requisitos definidos pelo IFDR Termos de referência para a contratação Questionário para aprovação do controlador Minuta de contrato Respeito pelas regras de contratação pública Portaria nº 371-A 2010 sociedades unipessoais Processo e requisitos
Processo de verificação pelos controladores Competências e obrigações do controlador Certificação profissional Independência Conhecimento dos regulamentos comunitários Conhecimentos linguísticos e informáticos Assegurar cumpridos Que o trabalho é documentado Que os prazos de tratamento e os procedimentos são
Processo de verificação pelos controladores Bases de trabalho do controlador Documentação preparada pelo executor Documentos de referência Regulamentos, guias, orientações PO, candidatura, acordos de subvenção e parceria Formulários do PO (relatórios físicos e financeiros) Fundamentação de imputações (executor) Declaração de verificação (modelo do PO) Lista de verificação e declaração (modelo IFDR)
Processo de verificação pelos controladores Âmbito da verificação 100% das despesas declaradas Documentos originais carimbados Classificação contabilística adequada Coerência entre o relatório físico e o financeiro Razoabilidade da despesa e relação com o projecto Entrega de produtos e serviços coerente com a aprovação Correcção e consistência interna dos documentos, e coerência com pedidos anteriores e com critérios de imputação aceites Respeito pelas regras de contratação pública e outras regras nacionais e comunitárias
Controlo de 1º nível Circuito de Reembolso Validação da despesa Circuitos Financeiros Autoridade de Gestão (6) Autoridade de Certificação (4) (5) (8) (3) Chefe de Fila (4) (8) (7) (8) (4) Parceiro Controlo de 1º nível aplicável a parceiros PT Parceiro PT Parceiro PT (1) (2) (1) (2) Controlador 1º nível (ROC) IFDR Controlador 1º nível (ROC) (1) (1) (1) Habilitação ROC (2) Verificação despesas ROC (3) Certificação IFDR (4) Envio certificação ao CdF (5) Envio pedido de reembolso à AG (6) Envio pedido de reembolso à AC (7) Reembolso FEDER ao CdF (8) Reembolso FEDER aos parceiros
Validação da despesa Níveis de controlo financeiro em PO de CTE Controlo interno no parceiro Controlo de 1º nível do parceiro Controlador externo Verificações no Correspondente Nacional Controlo no Chefe de fila a nível do projecto Verificações do Secretariado Técnico Conjunto e da Autoridade de Gestão Verificações e controlo de 2º nível
Validação da despesa Lista de despesas Preenchida pelo beneficiário Descrição da despesa Consistência com anexos Folha Excel a enviar ao IFDR por via electrónica, deve permitir posterior tratamento - O documento assinado é digitalizado para envio por via electrónica Tipos de documento de pagamento Transferência bancária Extracto bancário Ordem de pagamento de entidade pública Folha de Caixa Tratamento do IVA pro-rata
Validação da despesa Lista de despesas Anexo VI B
Validação da despesa Lista de despesas Erros mais frequentes Alguns campos não preenchidos descrição da despesa, montante total do documento, subtotal das rubricas Falta de assinatura do Parceiro e do ROC A lista não reflecte os valores do anexo VIE (Recursos Humanos) Não envio em formato Excel
Validação da despesa Despesas com Recursos Humanos Folha de Horas Total de horas no mês / subsídios trabalhadas (inclui mês de férias) teóricas (não inclui o mês de férias) coluna 14 do quadro resumo montantes devidos *2 ou *3 Descrição de tarefa/actividade /produto Assinaturas
Validação da despesa
Validação de despesa Despesas com Recursos Humanos Quadro Resumo de despesas com RH Coluna 3 outros abonos elegíveis (não se aplica a ajudas de custo) Subsídios de refeição e alojamentos limites definidos para a AP Imputações consistentes com a folha de horas Folha resumo Excel para o IFDR
Validação de despesa Despesas com Recursos Humanos Anexo VI E
Validação de despesa Despesas com Recursos Humanos Erros mais frequentes Não envio da Declaração de afectação Alguns campos não preenchidos nas Folhas de Horas e no Anexo VIE Folhas de Horas sem assinatura do colaborador e do responsável do serviço Colocação de ajudas de custo em outros abonos elegíveis Imputação de subsídios de refeição superiores ao limite para a Administração Pública Coluna da percentagem elegível com diferenças relativamente às folhas de horas Não envio em formato Excel
Validação de despesa Comprovativos de elegibilidade de despesas Custos comuns justificação e circuitos de verificação Gastos Gerais critérios de imputação se custos indirectos Fornecimentos de bens e serviços evidências, relação com o projecto amortização/aquisição Regras de publicidade eventos, equipamentos e documentos
Validação de despesa Comprovativos de elegibilidade de despesas Erros mais frequentes Gastos Gerais - não envio da descrição do método e cálculos inerentes Gastos Comuns não identificação deste tipo de despesa na descrição da lista de despesas, pagamento sem informação suficiente sobre este tipo de despesa Fornecimento de Bens declaração de imputação a 100% ao projecto
Validação de despesa Especificidades de cada Programa - envio de documentos MED Interim certificate Espaço Atlântico Declaração de Controlo Documental Lista de Documentos Controlados INTERREG IVC List of expenditures of INTERREG IVC Project Annex 5b): INTERREG IVC partner control confirmation SUDOE Modelo A1 Beneficiário Modelo A2 Controlador de 1º nível autorizado
Validação de despesa Contratação Pública Decreto Lei 18/2008, 29 de Janeiro Decreto Lei 278/2009, 2 de Outubro Comunicação interpretativa da COM (2006/C 179/02) JOUE 1.8.06 Parecer do IFDR âmbito de aplicação do CCP Portaria nº 371 A/2010, 23 de Junho Administração directa e indirecta do Estado Escolha do procedimento com base no valor do contrato - Ajuste Directo Cfr. artº 17º a 22º do CCP
Contratação Pública Ajuste Directo Ajuste Directo aplicado à locação ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços Justificação do procedimento - valor do contrato Cfr. art. 17º a 22º CCP REGIME SIMPLIFICADO Cfr. artº 128º e 129º O preço contratual não seja superior a 5.000 e o prazo de vigência não tenha duração superior a 1 ano a contar da data de decisão de adjudicação. Não pode ser prorrogado nem o preço é susceptível de revisão. Validação de despesa Tramitação processual Acumula a decisão de contratar e a da escolha do procedimento que, assim, não têm que ser expressamente emitidas.
Validação de despesa REGIME GERAL Cfr. artº 112º a 127º Contratação Pública Ajuste Directo O preço contratual não seja superior a 75.000 Convite a 1 entidade A parte contratante é escolhida pela entidade adjudicante. Restrições à escolha das entidades artº 113º: Montantes contratados à mesma entidade Prestação gratuita Impedimento artº 55º i) a comprovar antes da adjudicação
Validação de despesa Tramitação Processual Contratação Pública Ajuste Directo Convite a 1 entidade Decisão de contratar Convite redigido por escrito Especificações técnicas relevantes Prazo e modo de apresentação da proposta Preço Eventual troca de esclarecimentos com o proponente Relatório de Análise da proposta Decisão de Adjudicação Notificação da Adjudicação Documentos de habilitação, certificado de Registo Criminal Publicitação em www.base.gov.pt
Validação de despesa Contratação Pública Ajuste Directo Convite a mais do que 1 entidade A escolha das entidades a convidar cabe ao órgão competente para a decisão de contratar, restrições idênticas ao convite a 1 entidade Os procedimentos para a formação de contratos são conduzidos por um júri, designado pelo órgão competente aquando da decisão de contratar Opção de procedimento com negociação Cfr. art. 118º a 121º
Validação de despesa Tramitação Processual (1) Contratação Pública Ajuste Directo Convite a mais do que 1 entidade (cont.) Decisão de contratar (fundamento da escolha do procedimento) Convite redigido por escrito e enviado a todos os convidados Especificações técnicas relevantes Prazo e modo de apresentação da proposta Preço base Se há ou não lugar à negociação Critérios de adjudicação
Validação de despesa Tramitação Processual (2) Contratação Pública Ajuste Directo Convite a mais do que 1 entidade (cont.) Relatório Preliminar Audiência Prévia Relatório Final Decisão de Adjudicação Notificação da Adjudicação a todos os correntes simultaneamente Documentos de habilitação, certificado de Registo Criminal Publicitação em www.base.gov.pt
Mais informação em www.ifdr.pt
Obrigado pela vossa atenção