MINISTÉRIO DA AGRICULTURA E DO ABASTECIMENTO SUBSECRETARIA DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS COORDENAÇÃO GERAL DE SERVIÇOS GERAIS DIVISÃO DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA SEÇÃO DE ANÁLISE E AVALIAÇÃO ASSUNTO: Sistema de Acompanhamento Financeiro Ao Chefe da DOF/CGSG, Face ao novo processo estrutural desta Divisão, atendendo aos princípios de qualidade no serviço público, vimos sugerir a implantação de uma nova metodologia no acompanhamento do fluxo diário de documentos financeiros. Do ponto de vista administrativo, possibilitaria uma mudança estratégica no controle de informações aos dirigentes, empresários, auditores e público em geral. Já temos um banco de dados na área de análises, devendo ser interligado às demais áreas: diárias, suprimento, protocolo interno, orçamentária, financeira e conformidade documental. Seguem anexas as diversas opções do sistema. Atenciosamente, ADAILTON PEREIRA DE QUEIROZ SAA/DOF De acordo, Ao Coordenador Geral de Serviços Gerais, Solicitamos a criação de um sistema de acompanhamento financeiro, objetivando a extração de informações em tempo real e a melhoria do controle interno, conforme sugestão acima. Conforme entendimentos anteriores, sugerimos o encaminhamento deste pedido à Coordenação Geral de Modernização e Informática, objetivando a utilização de meios próprios para o desenvolvimento dos trabalhos de criação e manutenção do sistema. Em 21 de dezembro de 2004 SEVERINO DOS RAMOS SILVA CHEFE/DOF/CGSG
CUSTO/BENEFÍCIO VANTAGENS O cliente, sendo um gerente ou outro interessado externo, se beneficiará pela rapidez, qualidade e confiabilidade nas informações, propiciando uma nova gestão. Propiciará, por exemplo, a obtenção de uma relação de faturas pagas no decorrer de um determinado período, seus descontos e pendências contratuais. Para o gerente de contrato, proporcionará maior eficácia nos seus atos, tanto pela segurança no andamento do projeto, como lhe dará uma visão geral financeira. Para o Órgão, maior rapidez nas decisões, controle de gastos, análises de orçamento e previsão de gastos, melhorando a imagem perante o público externo e melhoria no controle interno. CUSTO DO PROJETO Sem custos de grande magnitude, em decorrência da utilização de recursos humanos disponíveis. Sugerimos o acionamento dos técnicos da Coordenação de Modernização e Informática e/ou contratos existentes na área.
DESCRIÇÃO DO PROJETO SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Características Principais - verificar o andamento de processos e documentos financeiros e orçamentários - evitar o pagamento em duplicidade - calcular pendências contratuais (caução, reajuste, valores anteriores, etc) - verificar a autenticidade e veracidade de cobranças judiciais por atrasos de pagamento - obter informações gerenciais e estratégicas - servir de parâmetro para previsão orçamentária e financeira - previsão de gastos - calcular tributos e contribuições - programação mensal/anual Níveis Internos Controle de Fases - contratos (estimativo/global) - empenhos ordinários (faturas) - Telefonia - licitações Dados Preferenciais - ambiente Windows - impressão em papel A4 - possibilidade de confecção de gráficos - relatórios personalizáveis Segurança do Sistema - cadastramento de Unidades/setores com gestão central na DOF - senha de acesso aos usuários envolvidos com relatórios de alterações por registros (data/hora) - restrições em níveis de acesso aos dados - backup periódico - instalação em servidor seguro
OPERAÇÃO DO SISTEMA ENTRADA DE DADOS CONTRATOS - nº do contrato - credor CNPJ - trâmite interno - nº da nota fiscal/fatura - Nota de Empenho - Projeto/Atividade - Natureza da Despesa - Data emissão da nota - Descrição da nota fiscal (principal, reajuste, etc) - Mês referência do objeto - Data de entrada - Data da movimentação interna - Data de saída - Destino - Objetivo do encaminhamento externo/interno - Nº do processo - Nº da ficha de controle interno - Valor da despesa - Operadores do sistema - Dados financeiros - Data de atesto - Responsável pelo atesto - Nº da Ordem Bancária - Nº Relatório de Conformidade - Cálculos de descontos diversos - Dados contratuais (vencimento, objeto, nº contrato, vigência, prorrogações, alterações/inclusões, Unidades beneficiadas, gerente do contrato, etc) - Pendências - Correções - Descontos - Retenções de forma automática - Glosas - SICAF - Outros dados a serem incluídos na instalação CONFORMIDADE DOCUMENTAL - Data de entrada do processo - Origem - Interessado
- Nº processo - Nº da caixa para arquivo - Nº documento - Tipo do processo - Modalidade da licitação - Trâmite geral - Processo mãe - Processo apensado - Apenso - Assunto - Ficha - Valores - Controle de saídas autorizadas - Controle de pendências - Restrições - Unidade solicitante - Servidor responsável pelo recebimento - Telefone para contato - Endereço para contato - Outras informações a serem incluídas na instalação/criação EMPENHOS ORDINÁRIOS - praticamente os mesmos dados acima com controle em separado TELEFONIA - Todos os dados acima - Valor de eventuais glosas - Unidade responsável pela despesa - Responsáveis pelo atesto/acompanhamento da despesa - Cálculo de dias em atraso no pagamento identificando a unidade responsável pelo atraso, motivos - Valores limites - Valores extrapolados - Devolução de processos - Outras informações a serem incluídas na criação/instalação LICITAÇÕES - Data de entrada de processos licitatórios - Data de saída - Movimentação interna - Mensagens expedidas - Liberações de créditos atendidas - Liberações pendentes - Compartilhamento de recursos - Previsões futuras
- Programação orçamentária - Nº de processo - Empresas vencedoras - Objeto licitado - Itens por empresa - Modalidade da licitação (indicação) - Valor da modalidade (consulta) - Licitações em andamento por natureza de despesa (para programação orçamentária) - Outras informações SUPRIMENTO DE FUNDOS - Controle por suprido - Nome do suprido - Nº da concessão - Objetivo da concessão - Nº do Cartão - Valor da concessão - Controle de limites - Datas de aplicação e prestação de contas - Dados da prestação de contas - Outras informações CONVÊNIOS - CNPJ do conveniado - CPF dos responsáveis - Valor total do convênio - Cronograma físico/financeiro - Valores liberados - Datas de aplicação e prestação de contas - Resumo do parecer técnico - Parecer financeiro - Outras informações SAÍDA DE DADOS - Consultas on line em tempo real não precisar sair do sistema para obter certas informações - Movimentação por notas fiscais, processos ou outro documento registrado - Valores cobrados X valores pagos datas - Relatório de pagamento por empresa - Previsão orçamentária mensal/anual - Previsão financeira mensal/anual - Previsão de gastos para o exercício seguinte com base na estimativa paga mensalmente dos contratos fixos, mais os programados nas licitações em andamento (gastos fixos) - Relatório de pagamentos pendentes por fonte, Elemento ou PI descrevendo o mês de competência da despesa, vencimento da obrigação - Relatório de pagamentos de telefonia por Unidade
- Relatório de pagamentos por empenho saldos orçamentários - Relatório de pagamentos relacionados a empenhos ordinários - Relatório de pagamentos pendentes (falta de SICAF financeiro orçamentário) por mês de competência - cronologia - Gráficos personalizados - Relatório de contratos por vigência - Relatório de totais pagos por modalidade de licitação e prazo final projetado - Possibilitar a demonstração da fase de cada processo ex.: em análise, aguardando documentação obrigatória, proposta vencida, aguardando recurso solicitado, solicitando recurso financeiro, aguardando crédito, emitindo empenho, emitindo pagamento, liquidando a despesa, apropriando, em fase de recebimento de material, aguardando atesto, etc... - Relatório de supridos por período - Relatório de suprimentos em aberto - Relatório de suprimentos fora do prazo (pendentes de aprovação) - Relatório de processos em conformidade - Relatório de processos liberados sob autorização - Relatório de processos com pendências externas - Demonstrar gráficos e etapas de cada fase até a conclusão do pleito. Exemplos: - LICITAÇÃO a) fase licitatória (concluída em andamento) b) análise dos documentos comprobatórios da licitação c) adequação da proposta vencedora (proposta, itens, documentação obrigatória) d) solicitação de crédito e) empenho da despesa e.1) remessa da nota de empenho ao interessado e.2) remessa do processo para assinatura do contrato, se for o caso, f) arquivamento do processo - PAGAMENTO a) conferência de dados b) distribuição de recursos c) programação financeira d) solicitação de recursos e) apropriação f) liquidação g) emissão de Ordem Bancária h) retenção de tributos e contribuições i) baixas diversas j) conformidade l) remessa do processo para conformidade contábil m) conferência da conformidade n) arquivamento/diligência - Outros relatórios