Importância da Informática para as Empresas e para a Contabilidade Contabilidade Informatizada A informática proporciona à contabilidade inúmeras facilidade, que vão desde o lançamento até a geração de relatórios. Além dessas facilidades, podem-se associar outros fatores, como segurança, confiabilidade e rapidez nas informações. 1 2 Informática nas pequenas e médias m empresas Dificuldades: Enfrentar mudanças de procedimentos; Insegurança ou falta de informação dos empresários, quanto aos benefícios da informatização; Receio de investir no desconhecido; Dificuldades financeiras; Receio de ficar dependente de pessoal qualificado para alimentar as informações nos sistemas. Informática nas pequenas e médias m empresas Algumas empresas chegaram a investir em equipamentos, mas não foram devidamente orientadas quanto à configuração adequada deles. 3 4 1
Informática nas grandes empresas Necessitam de estrutura de TI mais completa e complexa; Exigências dos governos municipal, estadual e federal Informática nas grandes empresas Algumas áreas das grandes empresas: Almoxarifado/estoque; Patrimônio; Vendas; Faturamento; Financeiro; Contabilidade; Pessoal; Serviços. 5 6 Importância da informática para a contabilidade Aumento da produtividade; Melhoria da qualidade dos serviços; Mais estímulos para os profissionais da área; Facilidade para a leitura prévia dos relatórios; Atendimento às exigências dos orgãos quanto ao cumprimento de prazos. Importância da informática para a contabilidade Facilidade de acesso às informações da empresa; Maior segurança das informações; Menos espaço físico nos ambientes de trabalho. 7 8 2
Importância dos relatórios rios contábeis Relatórios Gerados por Aplicativos de Contabilidade Reproduzem de forma impressa, informações disponíveis nos arquivos dos computadores. 9 10 Relatórios Balancete: gerado mensalmente com o objetivo de demonstrar a posição das contas patrimoniais e de resultado. Evolução de receitas e despesas: demonstra a movimentação de receitas e despesas, de forma sintética e analítica. Razão analítico: utilizado para pesquisar informações, analisar e conciliar contas patrimoniais e de resultado. Crítica de lançamentos: auxilia na analise e na conferência dos lançamentos. Relatórios Razão definitivo: emitido após efetuar os ajustes e as correções, conterá todas as contas listadas no balancete, com seu respectivo saldo. Diário: todos os lançamentos efetuados pela contabilidade são automaticamente registrados no diário. 11 12 3
Relatórios Balanço patrimonial e demais demonstrações: Balanço Patrimonial (BP); Demonstração de Resultado do Exercício(DRE); Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido(DMPL); Demonstração de Fluxo de Caixa(DFC); Notas Explicativas (NE). Programas e Sistemas 13 14 O que é um programa É um conjunto de instruções para desenvolver tarefas ou obter um resultado específico, por meio de uma sequência lógica de comandos e de uma linguagem de programação. Programas para processar balancete; Programas para processar declaração de imposto de renda; Programas para processar provisão de férias. O que é um sistema É um conjunto de rotinas que contém vários programas e subprogramas. Sistema de gestão contábil: Módulo 1: Tesouraria; Módulo 2: Contabilidade gerencial; Módulo 3: Contas a pagar; Módulo 4: Contas a receber. 15 16 4
Alguns sistemas existentes no mercado Sistema de contabilidade comercial; Sistema de controle fiscal; Sistema de contabilidade de custos; Sistema de contabilidade gerencial; Sistema de recursos humanos; Sistema de controle de estoques; Sistema de gestão financeira; Sistema de gestão integrada. Caracteristicas do sistemas de informação Sistemas monousuários; Sistemas multiusuários; Sistemas abertos; Sistemas fechados; Sistema monoempresa; Sistema multiempresa. 17 18 Dificuldades na substituição de sistemas Incompatibilidade entre o novo sistema e os equipamentos; Dificuldades de assimilação; Atraso no processamento, em virtude da mudança; Perda de informação; Perde de relatórios. Redes e Integração de Sistemas 19 20 5
O que é uma rede Rede é a comunicação entre os computadores de uma empresa. A rede permite que esses computadores operem em sintonia, compartilhando o acesso a equipamentos e aplicativos, com objetivo de obter informações e gerar relatórios. Estrutura de uma rede Servidor; Terminais de acesso; Placas de rede; Cabos e conectores; Sistema operacional. 21 22 Redes locais e remotas Quando o computador servidor está instalado dentro da empresa chama-se rede local. Quando essa ligação é com um computador instalado fora da empresa, chama-se rede remota ou à distância. LAN MAN WAN Como funcionam as redes 23 24 6
Vantagens e desvantagens das redes Vantagens: Disponibilidade imediata da informação; Utilização de sistemas integrados; Aumento da capacidade de acompanhamento e gerenciamento; Facilidade na distribuição e na descentralização de tarefas; Facilidade de acesso às informações. Vantagens e desvantagens das redes Desvantagens: Vulnerabilidade de informações; Necessidade de rígido controle de acesso; Possibilidade de contaminação com vírus; Possibilidade de uso indevido por usuários despreparados. 25 26 Contabilidade on line e off line Carteira fiscal; Faturamento; Tesouraria; Contas a pagar; Contas a receber; Almoxarifado; Patrimônio; Pessoal; Custos. Áreas de integração: 27 28 7
Vantagens da integração Pode eliminar ou diminuir o fluxo de papéis; Permite que o fato seja registrado com rapidez nas áreas que primeiro recebeu a informação; Evita erros decorrentes de repetição dos lançamentos; Facilita e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade; Evita que os documento fiquem expostos ou circulem demais na empresa; Informação disponível em qualquer ponto da rede. Bibliografia OLIVEIRA, EDSON. Contabilidade Informatizada: teoria e prática. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2006. 29 30 8