BALANCETES E RELATÓRIOS

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1 Matéria - Contabilidade SUMÁRIO 1. Considerações Iniciais 2. Balancetes NBC T Modelos de Balancetes 4. Relatórios 4.1. Relatórios por área de responsabilidade BALANCETES E RELATÓRIOS 5. Balancetes para Finalidades Externas 6. Relatórios para Clientes de Escritórios de Contabilidade 7. Conclusão 1. Considerações Iniciais O balancete é uma ferramenta, normalmente de uso interno da contabilidade, que tem como principal função a verificação dos saldos das contas e serve de ponto de partida para as conciliações e, após efetuados os ajustes, é a base para elaboração das demonstrações contábeis. Atualmente, nas empresas em que a maioria dos registros contábeis é feita de forma descentralizada, o balancete de verificação passa a ser o primeiro contato que o setor de contabilidade tem com a movimentação do mês. A elaboração do balancete contábil não enseja grande dificuldade. Os softwares de contabilidade trazem modelos formatados em mais de uma versão de apresentação, que acabam sendo utilizados automaticamente. É importante observarmos que, embora o balancete seja de domínio geral dos contabilistas, para profissionais de outros setores da empresa ou para empresários e administradores clientes de escritórios de contabilidade, que também necessitam de informações, sua configuração chega a ser incompreensível. Daí existirem conflitos em que de um lado cada setor reclama a elaboração de relatórios específicos mais adequados às suas necessidades e, do outro, o contabilista que, diante da inviabilidade de elaborar um determinado número de relatórios, tenta padronizar modelos que atendam a usuários com interesses diversos. Os relatórios destinados aos demais setores de uma mesma empresa ou para clientes de escritórios de contabilidade devem ter uma linguagem mais simplificada e proporcionar uma leitura ágil. Essa tarefa requer domínio da técnica contábil e, também, com-preensão das dificuldades e necessidades do usuário da informação. Nessa hora, o contabilista deve usar seu bom senso e ser criativo. Também é verdade que, em grandes empresas, esses modelos já estão definidos e formatados, muitas vezes cabendo ao pessoal da contabilidade apenas preencher formulários. Mas isso não deve ser um inibidor da capacidade do profissional para melhorar a qualidade da informação que ele pode reportar. Sempre que possível, sugestões de aprimoramento dos modelos existentes devem ser apresentadas. Neste texto, observaremos os procedimentos constantes da norma emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), NBC T 2.7 Balancete, aprovada pela Resolução CFC nº 685/90, de 14/12/1990, e faremos alguns exercícios de transformação da informação contábil em informação destinada a leigos. 2. Balancetes NBC T

2 A NBC T 2.7 aprovada pela Resolução CFC nº 685/90 tem o seguinte enunciado: NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE NBC T 2.7 Do Balancete 1. O balancete de verificação do razão é a relação de contas, com seus respectivos saldos, extraída dos registros contábeis em determinada data. 2. O grau de detalhamento do balancete deverá ser consentâneo com sua finalidade. 3. Os elementos mínimos que devem constar do balancete são: a) identificação da Entidade; b) data a que se refere; c) abrangência; d) identificação das contas e respectivos grupos; e) saldos das contas, indicando se devedores ou credores; f)soma dos saldos devedores e credores. 4. O balancete que se destinar a fins externos à Entidade deverá conter nome e assinatura do contabilista responsável, sua categoria profissional e número de registro no CRC. 5. O balancete deve ser levantado, no mínimo, mensalmente. 3. Modelos de Balancetes De acordo com as exigências observadas na NBC T 2.7, podemos elaborar o modelo básico de balancete a seguir: Comercial Vende Tudo Ltda. CNPJ XX.XXX.XXX/0001-XX Balancete de Verificação de 01/01/2010 a 31/03/2010 Contas Saldos 31/03/2010 Devedores Credores R$ R$ ATIVO Circulante Disponível Caixa 1.000,00 Bancos Conta Movimento Banco do Brasil S.A ,00 Caixa Econômica Federal ,00 Clientes ,00 (-) Duplicatas Descontadas ,00 (-) Provisão para Devedores Duvidosos ,00 Estoques Mercadorias para Revenda ,00 Almoxarifado 4.500,00 Adiantamentos a Fornecedores 5.400,00 Importações em Andamento 7.500,00 Outros Créditos Tributos a Recuperar 5.250,00 Adiantamentos a Funcionários 4.600,00 Despesas Antecipadas Seguros a Apropriar 2.400,00 Assinatura de Livros, Jornais e Revistas a Apropriar 1.600,00 Não Circulante Realizável a Longo Prazo Conta Corrente com Sócios ,00 Imposto de Renda Diferido 3.100,00 Investimentos Participações Societárias Avaliadas pelo Custo de Aquisição 4.200,00 Participações Societárias Avaliadas pelo MEP ,00 Imobilizado Veículos ,00 Móveis e Utensílios ,00 Instalações ,00 Computadores e Periféricos ,00 Softwares ,00 2

3 Contas Saldos 31/03/2010 Devedores Credores R$ R$ Edificações e Benfeitorias ,00 Terrenos ,00 Direito de Uso de Marcas e Patentes ,00 (-) Depreciação/Amortização Acumulada Veículos ,00 Móveis e Utensílios ,00 Instalações ,00 Computadores e Periféricos ,00 Softwares ,00 Edificações e Benfeitorias ,00 Diferido Despesas Pré-Operacionais ,00 (-) Amortização Acumulada de Despesas Pré-Operacionais ,00 PASSIVO Circulante Fornecedores Nacionais ,00 Fornecedores Estrangeiros ,00 Contas a Pagar ,00 Empréstimos e Financiamentos ,00 Tributos a Pagar ,00 Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias ,00 Não Circulante Empréstimos e Financiamentos ,00 Provisão para o Imposto de Renda ,00 Patrimônio Líquido Capital Social ,00 Reservas de Capital ,00 Reservas de Lucros ,00 Prejuízos Acumulados ,00 CONTAS DE RESULTADO RECEITAS Receita Bruta de Vendas de Mercadorias ,00 (-) Devoluções e Cancelamentos 3.560,00 (-) Impostos e Contribuições sobre Vendas ICMS ,00 PIS/PASEP ,26 COFINS ,44 Receitas Financeiras Variações Cambiais Ativas 5.200,00 Juros Ativos 7.555,00 CONTAS DE RESULTADO DESPESAS Custo das Mercadorias Vendidas ,00 Despesas com Vendas Comissões ,00 Telefone ,00 Depreciação e Amortização ,00 Aluguel e Arrendamento ,00 Gastos com Pessoal ,00 Propaganda e Marketing ,00 Serviços de Terceiros ,00 Devedores Duvidosos 7.500,00 Combustíveis 7.000,00 Manutenção de Veículos 1.500,00 Viagens e Estadias 9.850,00 Despesas Administrativas Honorários da Diretoria ,00 Gastos com Pessoal ,00 Aluguel 4.000,00 Depreciação/Amortização ,00 Água/Luz/Telefone 1.823,00 Manutenção de Veículos 840,00 Viagens e Estadias 1.560,00 Despesas Financeiras Juros Passivos 5.465,00 Descontos Concedidos 665,00 Variações Cambiais Passivas 1.257,00 Provisão para o IRPJ/CSLL Provisão para o IRPJ 3.322,55 Provisão para a CSLL 1.757,90 Total , ,00 3

4 Os balancetes mensais também podem trazer o saldo anterior, a movimentação do mês e saldo atual, conforme exemplo resumido a seguir: Comercial Vende Tudo Ltda. CNPJ XX.XXX.XXX/0001-XX Balancete de Verificação de 01/03 a 31/03/2010 Contas Saldo em 28/02/2010 Movimentação do mês Saldo em 31/03/2010 Devedor Credor Débitos Créditos Devedor Credor ATIVO Circulante Disponível , , , ,00 Duplicatas a Receber de Clientes , , , ,00 Estoques , , , ,00 Outros Créditos 7.388, , , ,00 Despesas Antecipadas 3.000, , , ,00 Não Circulante Realizável a Longo Prazo , , ,00 Investimentos , ,00 Imobilizado Custo de Aquisição , ,00 (-) Depreciação/Amortização , , ,00 Acumulada Diferido Despesas Pré-Operacionais , ,00 (-) Amortização Acumulada , , ,00 Total do Ativo , , , , , ,00 PASSIVO Circulante Fornecedores , , , ,00 Contas a Pagar 8.940, , , ,00 Empréstimos e Financiamentos , , , ,00 Tributos a Pagar , , , ,00 Obrigações Trabalhistas e , , , ,00 Previdenciárias Não Circulante Empréstimos e Financiamentos , , ,00 Provisão para o Imposto de Renda , , ,00 Patrimônio Líquido Capital Social , ,00 Reservas de Capital , ,00 Reservas de Lucros , ,00 Prejuízos Acumulados , ,00 Total do Passivo , , , , , ,00 RECEITAS Receita Bruta de Vendas de , , ,00 Mercadorias (-) Devoluções e Cancelamentos 2.670,00 890, ,00 (-) Impostos e Contribuições sobre , , ,70 Vendas Receitas Financeiras 9.566, , ,00 Total de Receitas , , , , , ,00 DESPESAS Custo das Mercadorias Vendidas , , ,00 Despesas com Vendas , , ,00 Despesas Administrativas , , ,00 Despesas Financeiras 5.540, , ,00 Provisão para o IRPJ/CSLL 3.713, , ,45 Total de Despesas , , ,45 Total Geral , , , , , ,00 O modelo de balancete apresentado contém todas as informações exigidas pela NBC T 2.7, mas tem poder informativo apenas para a contabilidade. Para os demais setores da empresa ou para clientes de escritórios de contabilidade ou, ainda, para finalidade externa, o balancete elaborado de acordo com conteúdo mínimo exigido pelo CFC não representa uma fonte de informações claras e precisas em razão da falta de compreensão da linguagem técnica contábil. Devemos observar que o próprio CFC prevê a necessidade de detalhamento de acordo com a finalidade do balancete. Portanto, o contador deverá trabalhar as informações de forma mais adequada às suas finalidades. 4

5 4. Relatórios A elaboração de balancetes para outros setores da empresa, e até para finalidades externas, deve observar, atentamente, as necessidades de informação de cada usuário, para que não sejam verificados escassez ou excesso de informações. Em alguns casos, os saldos mensais acumulados não representam a informação principal, dando-se maior atenção à movimentação do período. Também deve ser observada a necessidade de correlação entre saldos ou movimentações, até mesmo a inclusão de análises específicas por meio das quais seja possível tirar conclusões sobre a evolução de despesas, de receitas, endividamento, rentabilidade, etc Relatórios por área de responsabilidade Dependendo do organograma da empresa e das respectivas distribuições de áreas de responsabilidades, setores específicos não necessitam receber informações dos demais setores sobre os quais não têm ascensão e, portanto, não podem interferir nas decisões. Por exemplo, o setor comercial não controla os gastos administrativos, logo o interesse da diretoria comercial está voltado para as receitas de vendas, os custos das mercadorias vendidas e as despesas comerciais. área. Já a diretoria administrativa poderá receber tão somente relatórios sobre os gastos pertinentes à sua Os saldos e movimentações das disponibilidades das contas a pagar, das contas a receber, das receitas e despesas financeiras normalmente são de responsabilidade da diretoria financeira. Por sua vez, a diretoria-geral (presidência) recebe informações de todos os setores da empresa, mas de forma condensada (macro). Esses relatórios devem ser bastante claros e resumidos, pois devemos lembrar que diretores normalmente dispõem de pouco tempo. Empresas mais bem estruturadas utilizam relatórios por centros de custos para gerarem essas informações automaticamente, havendo, inclusive, a identificação de gastos, receitas e recursos disponíveis por gerência Exemplos Vejamos um balancete que mostra apenas aquelas contas que entendemos ser de interesse da área comercial: Relatório Receitas/Custos/Despesas de Vendas Receitas/Despesas Saldo em 28/02/2010 Movimentação março/2010 Saldo em 31/03/2010 Devedor Credor Débitos Créditos Devedor Credor Receita de Vendas , , ,00 (-) Deduções da Receita Bruta Devoluções e Abatimentos 2.670,00 890, ,00 Impostos e Contribuições s/ Vendas ICMS , , ,0 0 PIS/PASEP , , ,26 COFINS , , ,44 (-) Custo das Mercadorias Vendidas , , ,0 0 Despesas Comerciais Comissões , , ,00 Telefone 6.800, , ,00 Depreciação e Amortização , , ,00 Aluguel e Arrendamento , , ,00 Gastos com Pessoal , , ,00 Propaganda e Marketing , , ,00 Serviços de Terceiros , , ,00 Devedores Duvidosos 3.600, , ,00 Combustíveis 5.050, , ,00 Manutenção de Veículos 590,00 910, ,00 Viagens e Estadias 5.495, , ,00 5

6 Conforme já dissemos, o formato contábil não é o mais adequado para a leitura das informações pelo pessoal da área comercial. Vejamos essas mesmas informações dispostas de forma diferente: No formato da DRE, com análise vertical: Receitas e despesas Março/2010 % Janeiro a março/2010 % Receita de Vendas ,00 137,94% ,00 137,94% (-) Deduções da Receita Bruta 0% 0% Devoluções e Abatimentos (890,00) 0,39% (3.560,00) 0,39% Impostos e Contribuições s/ Vendas 0% 0% ICMS (56.250,00) -24,83% ( ,00) -24,83% PIS/PASEP (5.141,56) -2,27% (20.566,26) -2,27% COFINS (23.682,36) -10,45% (94.729,44) -10,45% = Receita Líquida ,08 100% ,40 100% (-) Custo das Mercadorias Vendidas ( ,00) -58,33% ( ,00) -58,33% = Lucro Bruto ,10 41,66% ,40 41,66% (-) Despesas Comerciais 0% 0% Comissões (21.750,00) -9,60% (75.000,00) -8,27% Telefone (3.700,00) -1,63% (10.500,00) -1,15% Depreciação e Amortização (4.063,00) -1,79% (32.500,00) -3,58% Aluguel e Arrendamento (2.900,00) -1,28% (15.000,00) -1,65% Gastos com Pessoal (6.800,00) -3% (35.478,00) -3,91% Propaganda e Marketing (6.100,00) -2,69% (25.275,00) -2,78% Serviços de Terceiros (2.100,00) -0,92% (14.505,00) -1,60% Devedores Duvidosos (3.900,00) -1,72% (7.500,00) -0,82% Combustíveis (1.950,00) -0,86% (7.000,00) -0,77% Manutenção de Veículos (910,00) -0,40% (1.500,00) -0,16% Viagens e Estadias (4.355,00) -1,92% (9.850,00) -1,08% (58.528,00) -25,83% ( ,00) -25,83% = Resultado com Vendas ,08 15,83% ,40 15,83% Observe que a análise vertical consiste em dividir todos os valores de receitas e de despesas pelo valor da receita líquida, obtendo-se uma relação percentual de cada item em relação a essa receita. No formato de relatório comparativo: a) com períodos anteriores: Receitas/Despesas Períodos Fevereiro/2010 Março/2009 Março/2010 Em relação ao mês anterior Variação Receita de Vendas , , ,00 12,06% 25,60% Devoluções e Abatimentos (1.042,10) (832,55) (890,00) -14,60% 6,90% ICMS (50.197,50) (44.786,25) (56.250,00) 12,06% 25,60% PIS/PASEP (4.584,24) (4.091,67) (5.141,56) 12,15% 25,65% COFINS (21.115,30) (18.846,48) (23.682,36) 12,15% 25,65% = Receita Líquida , , ,08 12,18% 25,67% (-) Custo das Mercadorias Vendidas ( ,84) ( ,02) ( ,00) 13,08% 26,24% = Lucro Bruto , , ,08 10,94% 24,89% (-) Despesas Comerciais Comissões (20.107,50) (17.666,25) (21.750,00) 8,17% 23,12% Telefone (2.543,00) (2.566,50) (3.700,00) 45,50% 44,17% Depreciação e Amortização (4.063,00) (3.453,55) (4.063,00) 0,00% 17,65% Aluguel e Arrendamento (2.900,00) (2.465,00) (2.900,00) 0,00% 17,65% Gastos com Pessoal (6.802,00) (5.781,00) (6.800,00) -0,03% 17,63% Propaganda e Marketing (4.679,00) (4.474,50) (6.100,00) 30,37% 36,33% Serviços de Terceiros (1.119,00) (1.294,50) (2.100,00) 87,67% 62,22% Devedores Duvidosos (2.100,00) (2.415,00) (3.900,00) 85,71% 61,49% Combustíveis (1.700,00) (1.532,50) (1.950,00) 14,71% 27,24% Manutenção de Veículos (609,90) (623,45) (910,00) 49,20% 45,96% Viagens e Estadias (1.550,00) (2.299,25) (4.355,00) 180,97% 89,41% (48.173,40) (44.571,50) (58.528,00) 21,49% 31,31% = Resultado com Vendas , , ,08-2,82% 15,67% b) com orçamento: Despesas/receitas De Janeiro a Março/2010 Real Orçado Variação Receita de Vendas , ,00-8,26% (-) Deduções da Receita Bruta - Devoluções e Abatimentos (3.560,00) (3.880,40) -8,26% Impostos e Contribuições s/ Vendas - ICMS ( ,00) ( ,00) -8,26% PIS/PASEP (20.566,26) (22.481,25) -8,52% COFINS (94.729,44) ( ,00) -7,12% = Receita Líquida , ,35-8,36% Em relação ao mesmo mês do ano anterior 6

7 Despesas/receitas De Janeiro a Março/2010 Real Orçado Variação (-) Custo das Mercadorias Vendidas ( ,00) ( ,22) -0,99% = Lucro Bruto , ,13-17,02% (-) Despesas Comerciais Comissões (75.000,00) (72.500,00) 3,45% Telefone (10.500,00) (9.935,00) 5,69% Depreciação e Amortização (32.500,00) (32.600,00) -0,31% Aluguel e Arrendamento (15.000,00) (15.000,00) 0,00% Gastos com Pessoal (35.478,00) (34.163,66) 3,85% Propaganda e Marketing (25.275,00) (24.266,75) 4,15% Serviços de Terceiros (14.505,00) (13.819,85) 4,96% Devedores Duvidosos (7.500,00) (3.750,00) 100,00% Combustíveis (7.000,00) (6.540,00) 7,03% Manutenção de Veículos (1.500,00) (1.205,00) 24,48% Viagens e Estadias (9.850,00) (9.304,50) 5,86% ( ,00) ( ,76) 4,94% = Resultado com Vendas , ,37-38,15% Em cada um dos relatórios nos é possível fazer observações sobre as vendas e respectivas despesas necessárias para obtê-las. O detalhamento dessas informações deve ser feito de acordo com os principais desequilíbrios. Por meio desses relatórios, podemos observar, entre outros aspectos, que: a) algumas despesas de vendas atingiram nível superior à evolução das receitas; b) o CMV manteve-se proporcionalmente estável em relação às receitas; c) o nível de devoluções é decrescente; d) as receitas não atingiram a meta orçamentária; e) os itens propaganda e marketing e devedores duvidosos tiveram uma elevação superior à esperada. f) os gastos com pessoal e a despesa de depreciação manti-veram-se, praticamente, inalteradas e, ainda, estão dentro das previsões orçamentárias, o que significa que não foram feitos e, de fato, não estavam previstos novos investimentos de capital para suportar a expansão de vendas. Isso pode significar que houve um maior esforço de vendas, revelado por maior investimento publicitário. No entanto, além de não ter sido atingida a meta orçamentária, houve um volume de inadimplência maior do que era esperado. Os gestores de vendas, diante dos dados obtidos, poderão analisar mais profundamente os fatos e identificar os motivos de as metas não serem atingidas e tomarem providências cabíveis, tais como: a) reavaliar a política de concessão de crédito, em trabalho conjunto com o setor financeiro; b) identificar quais campanhas publicitárias não alcançaram o retorno desejado e avaliar as condições para o redirecionamento de novas campanhas; c) avaliar as condições de atendimento da nova demanda suportada pelo pessoal de vendas e, também, pelas instalações e demais equipamentos existentes. Aspectos sobre a conjuntura econômica também devem ser levados em consideração, como, por exemplo, aumento do desemprego e elevação de taxas de juros que podem provocar elevação de inadimplência. Em época de retração econômica, o maior investimento em publicidade é necessário para ter o nome da empresa em maior evidência e atrair o consumidor que está mais seletivo no momento de gastar seus recursos. Se o momento é de retração do mercado, a não expansão dos investimentos de capital, que está refletido na não elevação da depreciação também se justifica quando a empresa quer se manter numa posição conservadora e não adotar políticas agressivas num ambiente pouco favorável. 7

8 O leitor poderá imaginar que tais comentários extrapolam a esfera contábil, mas observe que é a partir de relatórios organizados com dados contábeis que foi possível observar os fatos e fazer tais considerações. Portanto, recomendamos não substimar a capacidade informativa de dados contábeis. 5. Balancetes para Finalidades Externas Os balancetes para finalidades externas, apesar de receberem esse nome, na verdade, na maioria das vezes tratam-se de balanços de períodos intermediários. Devem, portanto, ser elaborados na forma tradicional de balanço patrimonial e demonstração do resultado do exercício ou de qualquer outra demonstração solicitada, observando-se, nesses casos, a necessidade de identificação do contabilista responsável, conforme exigido pela NBC T 2.7: nome e assinatura do contabilista responsável; categoria profissional; número de registro no CRC. 6. Relatórios para Clientes de Escritórios de Contabilidade Os clientes de escritórios de contabilidade podem ser de portes diversos, desde micro e pequenas empresas, até empresas de médio ou grande portes que terceirizam os serviços contábeis. É comum alguns escritórios de contabilidade se especializarem em determinado seguimento ou tipo de empresa. Há escritórios que trabalham apenas com micro e pequenas empresas de determinado ramo de atividade, outros trabalham com empresas de médio porte e há, inclusive, aqueles que vivem de uns poucos clientes de porte mais elevado, assim como existem os escritórios que atendem a todo tipo de clientela. Nesse universo eclético, é difícil estabelecer um modelo padrão de relatórios. Em alguns casos, será necessário valer-se de modelos por área de responsabilidade, em outros, um fluxo de caixa feito de forma simplificada irá surtir mais efeito do que um balancete nos moldes tradicionais. Vejamos um exemplo: Saldo de caixa/bancos em 28/02/ R$ 1.200,00 Recebimentos e vendas à vista efetuadas no mês... R$ 5.400,00 Soma... R$ 6.600,00 Pagamentos efetuados no mês: A fornecedores de mercadorias... R$ 1.500,00 A empregados... R$ 2.000,00 A prestadores de serviços... R$ 500,00 Aos Fiscos Municipal/Estadual/Federal (Tributos)... R$ 700,00 Encargos sociais sobre a folha de salários (INSS e FGTS)... R$ 690,00 Outros pagamentos R$ 250,00 (R$ 5.640,00) Saldo de caixa/bancos em 31/03/2010: Banco X... R$ 860,00 Caixa... R$ 100,00 R$ 960,00 7. Conclusão Os balancetes contábeis devem ser elaborados mensalmente, de acordo com as normas e os procedimentos constantes da NBC T 2.7. Além de serem úteis para a realização dos trabalhos internos da contabilidade, os balancetes também são a base para a confecção de relatórios para diversas finalidades. Os modelos apresentados neste texto são apenas sugestões e exemplos que podem ser adaptados e utilizados pelo leitor como ponto de partida de modo que, mediante avaliação das possibilidades e necessidades em conjunto com clientes ou chefias e responsáveis pelos diversos setores e departamentos da empresa, modelos próprios possam ser elaborados. A confecção de relatórios é uma forma de o contador valorizar seu trabalho e mostrar que a contabilidade é uma ferramenta bastante útil e indispensável no auxílio à gerência dos negócios. 8