Guia do Usuário idocs Content Server v.2.0-1 -
2013 BBPaper_Ds - 2 -
Sumário Introdução... 4 Inicializando a aplicação... 6 Ambiente... 7 Alterando o ambiente... 8 Senhas... 10 Alterando senhas... 10 Elementos da tela de pesquisa... 12 Novo Arquivo... 13 i-search... 16 Pesquisa Fulltext... 21 Exemplo de Pesquisa Fulltext... 22 Editando... 26 Editando um arquivo... 27 Editando atributos... 31 Excluindo arquivos... 33-3 -
Introdução Bem-vindo ao Guia do Usuário da solução idocs Content Server, este guia apresenta a você a solução idocs Content Server e o ajuda a colocar a aplicação em condições de ser utilizada imediatamente. Antes de usar este guia, você deverá instalar o programa seguindo as indicações contidas no Capítulo Instalação. O Guia fornece informações detalhadas sobre os recursos e comandos da solução idocs Content Server, bem como um tutorial prático para que você se familiarize com os seus recursos. Este guia foi idealizado para servir de ferramenta de referência em seu trabalho diário com a solução idocs Content Server. Algumas convenções utilizadas neste guia estão relacionadas na tabela a seguir. Convenção Negrito Itálico Significado Nos procedimentos, indica o texto que você digita ou o nome de um objeto na tela (como um menu ou botão). Indica um termo do glossário A tabela a seguir identifica símbolos e ícones na margem. Ícone Significado Identifica um procedimento Indica uma referência a informações adicionais A solução idocs Content Server é uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos, onde de forma intuitiva e prática seus documentos eletrônicos podem ser integrados e disponibilizados via website ou através da sua intranet, com toda a segurança que a sua empresa dispõe e necessita, trazendo agilidade e otimização em seus custos na recuperação e organização das suas informações e documentos. Tudo acompanhado e monitorado pelo sistema de auditoria visando a integridade e segurança em todos os fluxos e processos. Principais funcionalidades: Repositório virtual de documentos Permite o armazenamento de qualquer documento eletrônico (word, excel, powerpoint, tiff, gif, mp3, avi, cad, pdf,...) em um repositório virtual com acesso via internet ou intranet (100% WEB). Pesquisa de documentos através de índices (i-search) Acesso dos documentos eletrônicos através de índices de pesquisa criados pelo próprio usuário no armazenamento da imagem. Definir critérios de acesso para as pastas eletrônicas - 4 -
Através de critérios para acesso aos documentos armazenados nas pastas eletrônicas, define-se permissão por usuário ou grupo de usuários, garantindo a integridade e o sigilo das informações armazenadas na solução. Definir e criar permissões para usuários do sistema O administrador poderá criar usuários e administrar suas senhas, através da ferramenta de administração que somente o administrador tem acesso. Versionamento de documentos A solução idocs Content Server possui a funcionalidade de controle de versionamento de documentos, permite o armazenamento de várias versões de um mesmo documento. No processo de pesquisa, o usuário poderá selecionar a visualização de todas as versões dos documentos ou somente a última versão. Criar mensagem padrão para usuários O administrador poderá criar mensagens informativas para os usuários. Ao se logar no sistema, estas mensagens são apresentadas a todos os usuários. Estas mensagens poderão ser programadas, ou seja, definir períodos de tempo (data de início e fim) para apresentação. Pesquisar documentos através de palavra ou frase ( full-text ) Esta funcionalidade permite a pesquisa através de palavras ou frases no conteúdo de documentos digitais armazenados no repositório virtual. Armazenamento em lotes de imagens e índices Esta funcionalidade permitirá armazenar grande quantidade de imagens na solução GED. Controle de alterações de documentos (processo de alteração - checkin/check-out) Upload e Download de documentos Armazenamento de documentos via internet através de Upload e a recuperação através de Download. Consulta a documentos através de pastas (i-navegator) Acesso aos documentos de forma gráfica, através de pastas, proporcionando a localização mais rápida de seus documentos, sem a necessidade de especificar um índice para pesquisa. Administração da solução GED (i-monitor) O administrador poderá criar usuários, mensagens, definir tipos de documentos e pastas eletrônicas, definir permissão de acesso por usuário aos tipos de documentos, criar combos para campos de um tipo de documento, iniciar senhas de usuários entre outras funções. Auditoria da solução GED (i-audit) Visualização e controle das ações dos usuários do sistema GED. Logs do sistema serão disponibilizados, e gráficos de controle de acesso ao sistema. Para dúvidas e esclarecimentos teremos o maior prazer em atendê-los pelo e-mail: suporte@bybebyepaper.com.br - 5 -
Inicializando a aplicação O acesso à aplicação pode ser através de um link do seu site ou intranet, assim, utilizamos um navegador de internet para apresentação da home page. O usuário deve preencher os campos Conta (se houver), Usuário e Senha, em seguida clique em OK ou tecle ENTER - 6 -
Ambiente O ambiente da solução idocs Content Server é dividida em painel de controle geral e área de trabalho. Local destinado para Logomarca da Empresa Dia e hora do sistema Área de trabalho Painel de controle Barra divisória Ao se fazer o login é apresentada a tela acima. Na área de trabalho inicialmente é apresentada a mensagem de boas vindas do administrador (Manual idocs Content Server de administração). Painel de Controle Visão geral dos botões e módulos do Painel de Controle. Home Indica a Conta que está sendo utilizada e o usuário logado Mensagens são inseridas pelo administrador do sistema i-search módulo de pesquisa, busca e visualização de documentos Divisões criadas pelo administrador para melhor organização dos documentos. Tipo de Documentos são os documentos propriamente ditos i-navigator módulo de pesquisa através de hierarquia de pastas eletrônicas i-workflow módulo de controle de fluxo automático de tarefas (módulo opcional) i-monitor no módulo de usuário tem a função de gerenciamento pessoal de senhas Encerrar logout do sistema, fechamento da conta e encerramento da utilização do sistema - 7 -
Alterando o ambiente Através dos botões de controle da área de trabalho pode-se expandir a área de trabalho. Expandir Menu Minimizar Menu Exemplo de aplicação: - 8 -
Pode-se ainda, fazer o dimensionamento da área de trabalho através da Barra divisória localizada entre o Painel de Controle e a área de trabalho. Para essa operação basta posicionar o mouse sobre a coluna que divide a tela, este se transformará em seta dupla de dimensionamento (como no exemplo abaixo). Para redimensionar basta manter o mouse clicado e arrastá-lo para direita ou para a esquerda. - 9 -
Senhas Ao iniciar o uso da solução normalmente é dado ao usuário uma senha inicial cadastrada pelo administrador do sistema, é indicado que o usuário faça a alteração por medida de segurança. Alterando senhas Acesse a opção i-monitor do Painel de Controle, abrirá a opção Alterar Senha Clique em Alterar Senha - 10 -
Na opção Senha: preencha com a nova senha, em seguida clique em Confirmar - 11 -
Elementos da tela de pesquisa Escolhendo o tipo de documento são apresentados na Área de Trabalho os campos para pesquisa relacionados ao tipo. (Manual idocs Content Server de administração) Nome do Documento Campos de pesquisa do documento Pesquisa à partir de palavras contidas no documento Apresentação do resultado Pesquisa FullText através desse campo é possível realizar pesquisas à partir de palavras contidas no documentos, desde que o documento em questão esteja em formato texto. Ordenação nessa parte da pesquisa é destinada à organização dos resultados da pesquisa. Resultado ordenado por é o campo que será tomado como base no resultado da pesquisa. Exemplo: Data de Vencimento tenho em Tipo de Conta, as contas de Luz, Telefone e Água, escolhendo essa opção será apresentado o resultado ordenando por Água, Luz e Telefone. Quantidade por página é a quantidade de linhas para o resultado da pesquisa - 12 -
Visualizar todas as versões o é possível criar versões para os documentos, desde que o usuário tenha permissão para tal Não será apresentada somente a última versão Sim será apresentada todas as versões disponíveis retorna à tela principal de pesquisa da área de trabalho. abre opção de tela para a inserção de novos documentos, para essa operação o usuário deverá ter o perfil para Edição. Novo Arquivo Ao escolher um tipo de documento no Painel de Controle (na lateral direita da aplicação), é apresentada a Tela de Pesquisa referente ao tipo escolhido. Para se inserir um arquivo novo clique em Novo Arquivo. Tipo escolhido Tela de Pesquisa - 13 -
Ao clicar no botão Novo Arquivo é apresentada a tela de importação de documentos. Nela estão contidos o nome do tipo de documento (no exemplo é Contas a pagar) e seus respectivos atributos. Na parte inferior da tela são apresentados os Dados do Arquivo onde: Documento: se refere ao caminho onde está localizado o arquivo a ser importado, pode-se digitar todo o caminho ou se preferir, clique no botão Procurar para localizar o arquivo. Arquivo Fulltext: se o arquivo a ser importado for uma imagem e possuir seu original em formato texto é possível carregá-lo nessa opção para fazer uso do seu texto em pesquisa fulltext. Caso o arquivo a ser importado estiver em formato texto não é necessário a utilização dessa opção. Tipo de Documento: se refere ao formato do documento: TXT, JPG, PDF, TIFF, ou outros que podem ser acrescentados caso não esteja na lista. (verificar o suporte idocs ou o gerente de projetos responsável pela sua solução). Comentários: campo reservado para observações gerais com a finalidade de informar o usuário sobre propriedades adicionais do arquivo a ser importado. Preencha todos os campos com atenção. Todo campo do tipo data, é possível digitar a data ou escolher através do calendário - 14 -
Com todos os campo preenchidos clique em Importar Em seguida será apresentada a tela de importação, indicando a operação realizada, finalizando o processo. - 15 -
i-search Opção destinada à pesquisa dos documentos contidos na base de dados e disponíveis de acordo com o perfil do usuário. Clique em i-search, em seguida clique no nome da divisão desejada e no tipo de documento (no exemplo, Administrativo e Contas a Pagar) - 16 -
Escolha o(s) campo(s) desejado(s) para pesquisa, clique em Pesquisar. Escolher os campos para pesquisa Resultado a pesquisa pelo Tipo de Conta: Luz - 17 -
Botões de controle do Resultado da Pesquisa Visualizar documento esse botão apresenta o documento eletrônico na área de trabalho Visualizar Preview do documento apresenta uma prévia do documento se este for do formato texto Download salva uma cópia do documento Editar documento abre a opção de edição para o documento Edição bloqueada indica que o documento está sendo editado por outro usuário, a visualização não é afetada com essa operação, a visualização do documento permanece mesma. Obs. Esses botões estão disponíveis de acordo com o perfil do usuário Clique no botão Visualizar documento Clicado em Voltar ao Resultado, o usuário é projetado para a lista do resultado da pesquisa. Para se iniciar uma nova pesquisa basta clicar no Painel de Controle sobre o tipo de documento desejado. - 18 -
A visualização do documento na Área de trabalho varia de acordo o tipo de documento, nesse caso o tipo referido é a extensão, se é GIF, PDF, RTG, DOC, DWG e outros. As barras de ferramentas apresentadas ou não em cada visualização estão relacionados com os arquivos e extensões de cada documento, sua organização ou disposição são controladas a partir de plug-ins e ou programas específicos instalados em cada estação de trabalho. Visualização arquivo GIF Visualização arquivo PDF - 19 -
Visualização arquivo RTF e DOC Obs. Apresentação de barras de ferramentas diferentes do plug-in do Microsoft Word Visualização arquivo DWG - 20 -
Pesquisa Fulltext Para arquivos que tenha formato texto é possível utilizar a Pesquisa Fulltext, que é uma forma de pesquisa textual, onde o usuário insere a palavra, ou palavras, ou frases que estejam contidas no arquivo, a ferramenta através dessas informações faz a pesquisa em todos os arquivos fazendo a comparação e como resultado apresenta uma lista de todos os arquivos compatíveis. Na tela de pesquisa escolha os campos desejados para pesquisa, caso deseje acrescentar a Pesquisa Fulltext digite a(s) palavra(s) no campo fulltext e escolha os critérios para pesquisa. No resultado da pesquisa clique no botão (Visualizar Documento). Caso deseje visualizar onde estão as ocorrências da(s) palavra(s) em no fulltext clique em (Visualizar Preview) Critérios do Fulltext: > Por todas Palavras todas as palavras deverão estar em um único arquivo > Por qualquer Palavra cada palavra poderá estar em arquivos diferentes > Por Frase Exata pesquisa através de frase completa. Registro não encontrado Caso não haja arquivos que contenham as palavras especificadas no fulltext a mensagem abaixo será apresentada: - 21 -
Exemplo de Pesquisa Fulltext Pesquisa e Critério Fulltext - Por todas Palavras Resultado da Pesquisa Visualização das ocorrências das palavras pesquisadas ao longo do texto. - 22 -
Pesquisa e Critério Fulltext - Por qualquer Palavra Resultado da Pesquisa 1 2 Visualização das ocorrências das palavras pesquisadas ao longo do texto. 1-23 -
Visualização das ocorrências das palavras pesquisadas ao longo do texto. 2-24 -
Pesquisa e Critério Fulltext - Por Frase Exata Resultado da Pesquisa Visualização das ocorrências das palavras pesquisadas ao longo do texto. - 25 -
Editando Ao se executar uma pesquisa é apresentada a tela abaixo, onde podemos escolher a função Editar entre outras operações. Editar Ao escolher o botão Editar é apresentada a tela contendo informações sobre o arquivo e todos os atributos referentes ao tipo de documento visualizado. Pode-se ainda, executar algumas operações como: Editar Arquivo: onde há a possibilidade de atualizar o arquivo eletrônico vinculado aos atributos apresentados. Editar Atributos: consiste em atualizar o conteúdo dos campos do tipo de documento. Excluir Arquivo: essa operação apaga o arquivo e os campos referentes ao mesmo. - 26 -
Editando um arquivo Na tela de Propriedades do Documento, clique em Editar Arquivo. Ao clicar sobre o botão Editar Arquivo é apresentada a tela indicando que o arquivo escolhido para edição está bloqueado para edição, isso indica que alguém está editando o arquivo e que ninguém mais poderá editá-lo até que se efetue a operação. Na tela de pesquisa o botão de Edição é substituído pelo botão de Edição Bloqueada. A visualização continua normal para todos os usuários, ficando apenas bloqueada a operação de edição. Clique no local indicado na tela Clique aqui para Editar o Documento - 27 -
É apresentada a janela indicando que o arquivo será salvo na estação de trabalho para que sejam feitas as atualizações. Feitas as atualizações no arquivo, retornar para a tela de Edição para Finalizar a operação. Clicar em Finalizar Edição. É apresentada a tela com todos parâmetros do documento, caso deseje é possível fazer alterações nos campos apresentados. - 28 -
Para finalizar mostre o local onde está o arquivo atualizado através do botão Procurar no campo Documento, preencha os campos solicitados: Tipo do Documento (TIFF, PDF, JPG...), qual a Versão e Comentário. Com todos os dados preenchidos clicar em Importar para que o arquivo seja atualizado na base. Assim, a operação de Edição está finalizada. Clique em Nova Pesquisa para continuar consultando ou Voltar Resultado para retornar ao resultado da sua pesquisa anterior. Ao se fazer uma pesquisa é possível visualizar somente as últimas versões: Versão 2.0-29 -
Ou visualizar todas as versões. Versão 2.0 Versão 1.0 Para essa operação basta na tela de Pesquisa selecionar a opção Sim em visualizar todas as versões. - 30 -
Editando atributos Tomando por exemplo uma pesquisa por tipo de documentos. Clique no botão Editar Documento Será apresentada a tela com as propriedades do documento. Clique no botão Editar Arquivo - 31 -
É apresentada a tela de Alteração de Atributos, basta clicar sobre o(s) campo(s) desejado(s) e digitar a alteração. Ao término, clique em Salvar para confirmar as alterações. Após salvar as alterações é apresentada a tela de Propriedades do Documento com os campos atualizados. - 32 -
Excluindo arquivos Tomando por exemplo uma pesquisa por tipo de documentos. Clique no botão Editar Documento Será apresentada a tela com as propriedades do documento. Clique no botão Excluir Arquivo Será apresentada a tela abaixo para confirmação da exclusão. Clique em Confirmar para efetuar a exclusão. O botão Voltar cancela a operação de exclusão, retorna para a tela das Propriedades do Documento. - 33 -
Navigator Módulo de pesquisa através de estrutura de pastas. Para iniciar a pesquisa utilizando a estrutura de pastas basta clicar sobre a pasta i-navigator. Ao clicar sobre o i-navigator o sistema de pastas será apresentado. As pastas apresentadas inicialmente representam as divisões ou áreas que o usuário tem acesso de acordo com o seu perfil. Clique sobre a divisão onde está o documento desejado. - 34 -
Ao clicar sobre a divisão desejada serão apresentados os documentos que estão disponíveis nessa divisão de acordo com o perfil do usuário. Para iniciar a pesquisa clique sobre o tipo de documento desejado. Ao clicar sobre o tipo de documento desejado são apresentados na área de trabalho os atributos do documento em forma de hierarquia de pastas. - 35 -
Escolha o critério para a pesquisa, clique sobre o atributo. Caso o atributo escolhido seja um combo que contenha uma listagem, esta será apresentada. Ao clicar sobre o atributo os documentos serão apresentados 2 1-36 -
Ao clicar no documento desejado é apresentada uma janela para visualização. 1 2-37 -
Filtros É possível utilizar filtros para facilitar a busca de um documento no módulo i-navigator. Para iniciar uma pesquisa utilizando filtros, basta escolher qual o critério / atributos desejados para a busca e clicar duas vezes sobre o mesmo para que o filtro se estabeleça. A seguir estamos utilizando o atributo Tipo de Conta = Luz Sem Filtro Clicando 2x o Filtro é ativado Com Filtro (Luz) - 38 -
Utilizando vários filtros Para usar mais filtros basta clicar duas vezes sobre o atributo desejado para que seja acrescentado como Filtro. Clicando 2x o Filtro é ativado Zerando os filtros Para zerar os Filtros basta clicar sobre o nome do tipo de documento na raiz da árvore de pastas. - 39 -
Índice A Abrir Abrirá uma opção.. 10 F Ferramenta 4 5 19 20 21 34 Filtro 39 40 Acesso 4 5 7 Ambiente 3 6 8 Aplicação 4 7 9 13 Área 8 9 12 13 18 19 Arquivo B Barra Índice 3 Novo Arquivo 13 14 Arquivo Fulltext 14 Visualização arquivo... 19 21 26 Editando um arquivo 27 28 29 31 Excluindo Arquivos 33 Divisória 8 9 De Ferramentas 19 Botão 4 14 18 21 26 27 29 31 33 C Caminho 14 Comando 4 Controle 5 8 9 10 13-18 Copiado 2 D Documento / Documentos 4 5 Elementos de tela 13 Novo arquivo 13 14 Documento 14 Tipo de documento 14 isearch 16 E G Gerenciamento 4 Grupo 5 Guia 1 2 4 H Hardware 6 Hierarquia 8 36 I Ícone / Ícones 4 idocs 1 2 4 5 6 8 12 14 Informações 2 4 5 21 26 Iniciar 5 10 18 Instalar 4 Instalação 4 J Janela 28 L Lista 14 18 21 Local 27-29 Localizar 14 Localizado 14 Excluir Arquivo 26 33-40 -
M Manual 2 8 12 Memória 6 Menu Microsoft 20 N - 4 Expandir Menu 8 Minimizar Menu - 8 Navigator 8 35 39 Nome 2 4 14 16 Novo 3 13 14 Nova 11 18 29 O Organização 4 12 19 P U Usuário (s) Inicializando a aplicação 7 Senhas 11 Elementos da Tela 14 15 isearch 17 19 Pesquisa Fulltext 22 Editando Arquivo 22 V Visualizar Todas as versões 14 Documento 19 Preview 19 Pesquisa Fulltext 22 Editando 30 31 Visualização - 5 isearch 19 de arquivos 20 21 Fulltext 23 24 25 26 Editando Arquivos - 28 Z Zerar 40 Zerando os Filtros - 40 Padrão 5 Página 12 Perfil 13 16 18 Programa 4 5 19 R Recurso 4 Rede 6 S Selecionar 5 30 Símbolo 4 Sistema 2 4 5 8 10 Software 6 Solução 2 4 5 6 8 10 14 T Tabela 4 2013 BBPaper_Ds - 41 -