Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Fevereiro de 2008
Índice 1. Acesso ao Sistema Página 3 1.1 Acessar o Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP com Login (CPF) e senha Página 3 1.2. Acessar o Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP com Certificação Digital Página 6 2. Viagem Nacional Página 8 2.1. Incluir uma Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP com diárias e passagens. Página 8 2.2. Consultar Proposta de Concessão de Diárias e Passagens Página 22 2.2.1. Verificar Status da Proposta de Concessão de Diárias e Passagens Página 24 2.2.2. Verificar Histórico da Proposta de Concessão de Diárias e Passagens Página 25 2.3. Incluir uma Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP com escala/conexão Página 26 3. Viagem Internacional Página 39 4. Reserva Passagem Página 49 5. Prestação de Contas Página 59 5.1. Prestação de Contas Página 59 5.2. Devolução de Valores Página 63 5.3. Ajustar PCDP Página 66 6. Prorroga Viagem Página 69 7. Complementa Viagem Página 75 2
1. Acesso ao Sistema 1.1. Acessar o Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP com Login (CPF) e senha Para acessar o Sistema o usuário deve acessar o endereço http://www.treinascdp.redegoverno.gov.br. A tela apresentada será a seguinte: Esta mensagem Seu certificado digital não foi encontrado aparece para todos os usuários do SCDP que acessam por login (CPF) e senha. Para o primeiro acesso, o usuário deverá clicar no campo Clique aqui para trocar a senha. O Sistema apresentará a seguinte tela: 3
Neste campo, Login, deve ser digitado o seu CPF. NOVAXXXX Neste campo, Senha, deve ser digitada a senha que foi fornecida para o seu primeiro acesso. No campo Nova Senha você deverá digitar uma senha de sua livre escolha. Essa senha poderá ser numérica, alfa, ou alfanumérica. Atenção: sua senha deve conter no mínimo 8 (oito) dígitos e no máximo 15 (quinze). NOVAXXXX A senha escolhida e digitada por você no campo Nova Senha deverá ser repetida no campo Repetir Nova Senha. Após esse passo, você deverá clicar no campo OK. 4
Após efetuar a troca da senha você visualizará a tela contendo o nome do seu órgão de exercício, o seu nome, a data e o ano de exercício. A primeira tela traz ainda as seguintes funcionalidades: Solicitação; Aprovação; Execução; Prestação de Contas; Consultas Tabelas; Gestão; Ajuda; e Sair com Segurança. Seja bem vindo! Você está no SCDP. 5
A partir de agora você passará a conhecer todas as funcionalidades do ambiente de treinamento do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP. Esteja à vontade para navegar no SCDP. 1.2. Acessar o Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP com Certificação Digital O acesso por meio da Certificação Digital é realizado com o Token conectado na entrada USB do computador. Com o Token conectado ao computador, o usuário deve abrir o navegador e na barra de endereço digitar o endereço do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP. Treinamento: www.treinascdp.redegoverno. gov.br Produção: www.scdp.gov.br Ao digitar o endereço do Sistema com o Token conectado, o Site da web irá requerer a autenticação do cliente. Para confirmar a autenticação bastar acionar o botão OK. 6
Ao acionar o botão OK, será solicitado o PIN (senha). O usuário deverá digitar o PIN e acionar o botão Login. Depois de digitado o PIN o usuário terá acesso ao SCDP para executar as funções nas quais está habilitado. IMPORTANTE: Não basta o usuário ter a Certificação Digital para acessar o SCDP; ele tem que estar devidamente habilitado pelo gestor setorial a utilizar as funções do Sistema. 7
2.Viagem Nacional 2.1. Incluir uma Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP com diárias e passagens. Iremos iniciar nosso trabalho pela funcionalidade Solicitação. Essa funcionalidade traz os seguintes módulos: Cadastra/Altera Viagem; Cancela Viagem; Passagem...; Emite Formulário; e Viagens Realizadas Antes de passarmos para a próxima etapa, vamos ler a definição desses módulos. Cadastra/Altera Viagem Módulo que permite incluir e alterar os dados da viagem do proposto. Cancela Viagem Módulo que permite cancelar uma viagem que ainda não foi executada financeiramente ou não teve ainda seus bilhetes de passagem emitidos. Passagem... Módulo que permite incluir, cancelar e reenviar para a agência de viagem os dados da reserva da passagem do proposto. Emite formulário Módulo que permite realizar o download de um formulário, para preenchimento manual, como medida de contingência. Viagens Realizadas Módulo que permitir cadastrar as viagens que foram realizadas antes da utilização do sistema SCDP, ou que não puderam ser registradas por algum motivo. 8
Para cadastrar uma viagem, você precisa fazer a opção pela funcionalidade Solicitação módulo Cadastra/Altera Viagem. O Sistema irá abrir uma tela para cadastrarmos uma nova viagem ou alterar uma viagem já cadastrada. Como não temos nenhuma viagem cadastrada, vamos acionar o botão Novo. Após clicar no botão Novo o Sistema nos mostrará a tela onde constarão o nome do Solicitante (pessoa responsável por incluir os dados da viagem), o Tipo de Proposto e o CPF. 9
O Sistema nos permite selecionar o Tipo de Proposto dessa viagem. Os tipos de proposto que existem no SCDP são: Servidor; Convidado; Colaborador Eventual; Assessor Especial; Outros; Participante Comitiva; Equipe de Apoio; Dependente; e Militar. Aqui cabe uma explicação sobre os tipos de proposto. Tipo de Proposto Servidor Convidado Colaborador Eventual Requisito Possuir exercício no órgão que irá cadastrar a viagem e estar cadastrado no SIAPE. Não possuir exercício no órgão que executará a viagem, porém tem que pertencer a outro órgão da Administração Pública e ter cadastro no SIAPE. Não possuir vínculo com a Administração Pública. Assessor Especial Acompanhar Ministro em viagem. Outros Não possuir CPF. Participante Comitiva Equipe de Apoio Dependente Militar de Acompanhar o Presidente da República em suas viagens. Responsáveis por fazer a segurança do Presidente da República em suas viagens. Dependente de servidor público. Pertencer a algum dos Comandos Militares e não possuir cadastro no SIAPE. 10
Nesse campo deverá ser informado o CPF do servidor que irá viajar e, em seguida, deve ser acionado o botão Pesquisar para que o SCDP vá ao SIAPE recuperar os dados funcionais. Depois de acionado o botão Pesquisar o SCDP irá mostrar os dados do servidor recuperados no SIAPE. Os campos com o fundo branco poderão ser alterados para esta viagem. Caso o servidor queira alterar algum desses dados, que por algum motivo estão desatualizados, deverá fazê-lo na sua Unidade Pagadora. Depois de conferir os dados do servidor, o solicitante deverá acionar o botão Salvar. Obs.: Caso não seja esse o servidor que irá viajar, o solicitante deverá acionar o botão Fechar e iniciar um novo cadastramento com o CPF correto. 11
Depois de salvar os dados, o SCDP irá mostrar o nome do proposto em negrito e sublinhado. Caso haja algum anexo a ser incluído (folder, ofício, memorando, fax, etc), o solicitante deverá acionar o botão Anexos. Depois de acionado o botão Anexos, o solicitante deverá acionar o botão Procurar.... Depois de acionado o botão Procurar....o solicitante deve pesquisar no diretório o arquivo a ser adicionado. 12
Após escolher o arquivo, o solicitante deverá selecionar o tipo de documento e acionar o botão Anexar. Após acionar o botão Anexar o SCDP retornará a seguinte mensagem: Documento anexado com sucesso!. Para visualizar o anexo o solicitante deve clicar no campo Documentos anexados e selecionar o documento para visualização. 13
Depois de feita a seleção, o solicitante deve acionar o botão Abrir para poder visualizar o anexo. Depois de incluído os dados do proposto, o solicitante deverá acionar a aba Roteiros. 14
O SCDP mostrará uma tela que solicitará informações sobre o período de afastamento do proposto, os locais de origem e destino, se haverá pagamento de diárias e o meio de transporte que será utilizado para o deslocamento. Neste campo Início da Permanência o solicitante deverá informar o dia no qual o proposto irá iniciar sua viagem. Nesse campo Local de Origem o solicitante deverá informar a cidade de onde o proposto irá partir. Há duas formas de consultar o nome da cidade: 1ª) Digitar, no campo Local de Origem, o nome da cidade e teclar ENTER para que o Sistema retorne com os nomes encontrados e o solicitante faça a seleção; ou 15
2ª) Clicar no botão (localizado no canto direito) e o Sistema abrirá uma janela para que o solicitante faça a seleção da cidade refinando a consulta por país, UF e Cidade. O campo Final da Permanência deverá ser preenchido tendo em mente a seguinte pergunta: Até quando o proposto irá ficar no local de destino?. Assim fica mais fácil preencher esse campo. O campo Local de Destino deve ser preenchido da mesma forma que o campo Local de Origem : Caso a viagem do proposto tenha pagamento de diárias, o solicitante deverá marcar o Box e escolher o percentual. 16
Se houver passagens, o solicitante deverá marcar o box Passagens e selecionar o meio de transporte. Caso o meio de transporte escolhido tenha sido o Aéreo, o solicitante deve escolher também a Classe de vôo. O box Adicional Embarque/Desembarqu e deverá ser marcado se no local de destino houver missão. Caso haja alguma restrição para esse trecho, o solicitante deve informar nesse campo. Depois de preenchidas as observações do trecho, o solicitante deve clicar em Incluir. 17
Após a inclusão do primeiro trecho, o Sistema retorna essa tela para que o solicitante possa incluir quantos trechos forem necessários para essa viagem. No nosso exemplo vamos incluir mais um trecho. Para isso vamos acionar o botão Novo. Após acionar o botão Novo o SCDP mostrará a tela para preenchermos com informações desse trecho. No nosso caso, vamos marcar a caixa de Retorno para informarmos o trecho de volta. Basta que o solicitante confirme a classe do vôo e acione o botão Incluir. 18
Depois de cadastrados os trechos de ida e volta, acionaremos a aba Complemento para darmos continuidade ao cadastramento da viagem. Depois de clicar na aba Complemento o Sistema mostrará a seguinte tela. O primeiro passo é selecionarmos o Motivo da Viagem. 19
O próximo passo é informamos a Descrição do Motivo da Viagem. Caso seja uma viagem com menos de 10 dias de antecedência, devemos informar a justificativa para viagem urgente. Depois selecionaremos os recursos para o pagamento das diárias e os recursos para o pagamento das passagens. Depois de incluídas as informações na tela do complemento, devemos acionar o botão Salvar para salvarmos as informações referentes a essa viagem. 20
Depois de salvarmos as informações referentes à viagem, iremos acionar o botão Calcular para conferirmos os cálculos das diárias e dos descontos que serão realizados. Obs.: O cálculo nessa etapa só poderá ser realizado para viagens nacionais; nas viagens internacionais, o cálculo deverá ser realizado na etapa do Representante Administrativo. Após a conferência do cálculo, o próximo passo será encaminhar a viagem para o Representante Administrativo incluir as informações sobre as reservas dos vôos. Lembrete: O SCDP encaminhará a solicitação de viagem para o Representante Administrativo caso haja necessidade do preenchimento dos dados referentes à passagem; caso não, enviará direto ao Proponente para a primeira aprovação. Depois de encaminhada a solicitação o SCDP irá gerar um número para a Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP. Esse número é seqüencial por órgão. 21
2.2. Consultar Proposta de Concessão de Diárias e Passagens Para consultar uma PCDP devemos fazer a opção pela funcionalidade Consultas e pelo módulo Situação da Solicitação. O usuário poderá fazer a consulta de várias formas: 1ª) Informar o número da PCDP e acionar o botão OK ; ou 22
2ª) Selecionar a PCDP por meio do menu cortina; ou 3ª) Realizar a consulta por meio da Seleção de parâmetros. 23
Após informarmos o número da PCDP e acionarmos o botão OK o Sistema nos retorna a tela com as informações da viagem do Proposto Ao serem acionados, os campos em negrito nos retornam mais informações sobre a PCDP. 2.2.1. Verificar Status da Proposta de Concessão de Diárias e Passagens Ao acionarmos o campo Clique aqui para verificar o status da viagem o Sistema nos em que posição está a nossa PCDP. Nesse caso a PCDP está Aguardando Reserva de Passagem. 24
2.2.2. Verificar Histórico da Proposta de Concessão de Diárias e Passagens Ao acionarmos o campo Clique aqui para ver o histórico da viagem o Sistema nos mostra a data, a hora, a ação que foi executada e o Responsável. 25
2.3. Incluir uma Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP com escala/conexão. Iremos iniciar nosso trabalho pela funcionalidade Solicitação. Essa funcionalidade traz os seguintes módulos: Cadastra/Altera Viagem; Cancela Viagem; Passagem...; Emite Formulário; e Viagens Realizadas O Sistema irá abrir uma tela para cadastrarmos uma nova viagem ou alterar uma viagem já cadastrada. Como não temos nenhuma viagem cadastrada, vamos acionar o botão Novo. 26
Após clicar no botão Novo o Sistema nos mostrará a tela onde constarão o nome do Solicitante (pessoa responsável por incluir os dados da viagem), o Tipo de Proposto e o CPF. O Sistema nos permite selecionar o Tipo de Proposto dessa viagem. Os tipos de proposto que existem no SCDP são: Servidor; Convidado; Colaborador Eventual; Assessor Especial; Outros; Participante Comitiva; Equipe de Apoio; Dependente; e Militar. Nesse campo deverá ser informado o CPF do servidor que irá viajar e, em seguida, deve ser acionado o botão Pesquisar para que o SCDP vá ao SIAPE recuperar os dados funcionais. 27
Depois de acionado o botão Pesquisar o SCDP irá mostrar os dados do servidor recuperados no SIAPE. Os campos com o fundo branco poderão ser alterados para esta viagem. Caso o servidor queira alterar algum desses dados, que por algum motivo estão desatualizados, deverá fazê-lo na sua Unidade Pagadora. Depois de conferir os dados do servidor, o solicitante deverá acionar o botão Salvar. Obs.: Caso não seja esse o servidor que irá viajar, o solicitante deverá acionar o botão Fechar e iniciar um novo cadastramento com o CPF correto. Depois de salvar os dados, o SCDP irá mostrar o nome do proposto em negrito e sublinhado. Caso haja algum anexo a ser incluído (folder, ofício, memorando, fax, etc), o solicitante deverá acionar o botão Anexos. 28
Depois de incluído os dados do proposto, o solicitante deverá acionar a aba Roteiros. O SCDP mostrará uma tela que solicitará informações sobre o período de afastamento do proposto, os locais de origem e destino, se haverá pagamento de diárias e o meio de transporte que será utilizado para o deslocamento. Neste campo Início da Permanência o solicitante deverá informar o dia no qual o proposto irá iniciar sua viagem. Nesse campo Local de Origem o solicitante deverá informar a cidade de onde o proposto irá partir. 29
Há duas formas de consultar o nome da cidade: 1ª) Digitar, no campo Local de Origem, o nome da cidade e teclar ENTER para que o Sistema retorne com os nomes encontrados e o solicitante faça a seleção; ou 2ª) Clicar no botão (localizado no canto direito) e o Sistema abrirá uma janela para que o solicitante faça a seleção da cidade refinando a consulta por país, UF e Cidade. O campo Final da Permanência deverá ser preenchido com a mesma data do Início da Permanência, pois nesse exemplo trata-se de uma escala/conexão em São Paulo. Quando incluímos no campo Final da Permanência a mesma data :do campo Início da Permanência, o Sistema abre um campo com o propósito de informarmos que se trata ou não de uma Escala/Conexão 30
Ao informarmos Sim no campo Escala/Conexão o Sistema inibe as caixas de Diárias, de Adicional de Embarque/Desembarque, de Ressarcimento Posterior e de Suprimento de Fundos. Deixa aberta apenas a caixa de Passagens para captar essa informação. Nesse exemplo informamos o Meio de Transporte aéreo. Após incluirmos a informação da escala ou conexão, acionaremos o botão incluir. 31
Após a inclusão do primeiro trecho, o Sistema retorna a tela com o botão Novo para que o solicitante possa incluir quantos trechos forem necessários para a viagem. No nosso exemplo vamos incluir mais um trecho: a cidade aonde o proposto terá missão. Após acionar o botão Novo o SCDP mostrará a tela para preenchermos com informações desse trecho. Nesse novo trecho, iremos preencher os campos Final da Permanência (até quando o proposto irá ficar no destino) e o Local de Destino, e marcar Diárias 100%, Passagens, Meio de Transporte Aéreo e Classe de Vôo Econômica. Depois de incluídas todas as informações desse trecho, basta acionar o botão Incluir para salvar as informações. 32
Nosso roteiro, Brasília (DF) para Recife (PE) ficou da seguinte forma: Um trecho Brasília (DF) para São Paulo (SP) referente a uma conexão e um trecho São Paulo (SP) para Recife (PE). Agora vamos acionar o botão Novo para incluirmos as informações referentes ao retorno. No retorno do Proposto, haverá também uma escala/conexão em São Paulo (SP). Depois de incluídas todas as informações desse trecho, basta acionar o botão Incluir para salvar as informações. 33
Nosso roteiro, até agora, ficou da seguinte forma: Um trecho Brasília (DF) para São Paulo (SP) referente a uma conexão, um trecho São Paulo (SP) para Recife (PE) e um trecho Recife (PE) para São Paulo (SP) referente a outra conexão. Agora sim, iremos marcar a caixa de Retorno para retornarmos ao primeiro local de origem. 34
Nosso roteiro ficou da seguinte forma: Um trecho Brasília (DF) para São Paulo (SP) referente a uma conexão, um trecho São Paulo (SP) para Recife (PE), um trecho Recife (PE) para São Paulo (SP) referente a outra conexão e o trecho São Paulo (SP) para Brasília (DF) referente ao retorno à sede. O próximo passo é acionar a aba Complemento. 35
Vamos preencher os campos da tela do complemento conforme demonstrado nas páginas 19 e 20. Depois de preenchidas as informações referentes ao complemento da viagem, iremos acionar o botão Salvar. 36
Depois de salvar a viagem, vamos acionar o botão Calcular para verificarmos o Demonstrativo de Cálculo. 37
Após a conferência do cálculo, o próximo passo será encaminhar a viagem para o Representante Administrativo incluir as informações sobre as reservas dos vôos. Depois de encaminhada a solicitação o SCDP irá gerar um número para a Proposta de Concessão de Diárias e Passagens PCDP. Esse número é seqüencial por órgão. 38
3. Viagem Internacional Para cadastrar uma viagem internacional, acesse através do menu Solicitação/ Cadastra/Altera Viagem. Acione o botão Novo, para cadastrar uma nova viagem. 39
Selecione o Tipo de Proposto, e informe o Nome ou o CPF, conforme o Sistema exija. Logo após clique em Pesquisar. Confira os dados do Proposto, clique em Salvar, depois clique na aba Roteiros para cadastrar os trechos. 40
Informe a Data e o local de origem/destino, se por acaso não achar a cidade ou não souber o nome dela, clique no botão..., e procure a cidade pelo campo País e Cidade, selecione a cidade e clique em Selecionar. Informe o percentual das diárias e o meio de transporte. Nota-se que em trecho internacional, o proposto não tem direito a Adicional de Embarque/Desembarque. Logo após clique em Incluir. Se necessário informe no Campo Condições/Restrições para Este Trecho uma condição ou restrição para o trecho. 41
Clique em Novo para cadastrar mais o trecho de retorno ou outros trechos se necessário. Para cadastrar o trecho de retorno, marque a opção Retorno, o sistema automaticamente irá completar o campo da Data e Local de Destino, escolha o meio de transporte e clique em Incluir. Nota-se o sistema disponibiliza o campo Justificativa caso a data de retorno à sede seja diferente da partida, este campo serve para justificar se o dia da chegada será diferente da partida, no caso observe que o campo da data do Local de Destino pode ser alterado, seria correto alterá-lo se o proposto saísse num dia e chegasse no outro. 42
Acesse a aba Complemento. Nesta aba será finalizado o cadastramento da viagem internacional. Marque a opção COM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO ou SEM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO. COM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO Se o Proposto não tiver vínculo com a Administração Pública Federal, ou se o Servidor da Administração Pública Federal não for regido pela LRJU. O Órgão publicará no Diário Oficial da União uma nomeação/designação para o Proposto viajar ao exterior. SEM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO Servidores da Administração Pública Federal regidos pela LRJU. Acesse o link [Sobre com nomeação/designação] e [Sobre sem nomeação/designação] para esclarecimento. Nota-se que o Sistema se auto-explica ao passar o mouse por cima da opção desejada. 43
Enquadramento COM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO, escolher o tipo de missão: Permanente, Transitória ou Eventual SEM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO Escolher o tipo da viagem: Com Ônus, o proposto receberá Diárias, Passagem e Salário. Com Ônus Limitado, o proposto receberá apenas o Salário. Sem Ônus, o Proposto não receberá Diárias, Passagem e Salário. Acesse o botão... para a escolha da opção. Nota-se que o sistema se auto-explica ao passar o mouse por cima da opção. COM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO SEM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO 44
Escolha a Natureza da Viagem : Permanente: O Proposto irá permanecer no exterior. Transitória: O Proposto sempre está em transito ao País de Destino. Eventual: O Proposto eventualmente irá para uma missão internacional e ao termino irá voltar ao seu País. Escolha o Tipo da Solicitação conforme explicado no Enquadramento. 45
Escolha a Classe de Diária, acesse o link [Sobre as classes de diárias] para escolher a classe em que o Cargo do Proposto de enquadra. 46
O Sistema traz no campo Cotação do Dólar a média das últimas cotações geradas no sistema, como informação para o Sistema realizar o Cálculo. A Cotação atualizada será informada no momento da Execução Financeira. Para finalizar o cadastramento de uma Proposta de Viagem Internacional, escolha a Opção de Moeda, Motivo da Viagem, preencha as justificativas e escolha os Empenhos. Se necessário acesse Anexos para anexar um documento, clique em Salvar. E clique em Encaminhar. Nota-se que a funcionalidade Calcular só poderá ser feita na Reserva de Passagem após informarem os horários dos vôos para que o Sistema possa efetuar o cálculo. 47
Viagem Encaminhada com sucesso! 48
4. Reserva Passagem Para cadastrar dados de reserva de passagem, você precisa fazer a opção pela funcionalidade Passagem módulo Reserva Passagem. O Sistema irá abrir uma tela com uma lista de propostas de viagens, que foram solicitadas e que necessitam incluir dados de reserva. Para acessar a proposta, basta clicar no nome do proposto. 49
Após clicar no nome do Proposto, você terá acesso à tela para inserir dados de reserva referente à viagem que foi cadastrada pelo solicitante. Clique na seqüência em cada circulo (001, 002, etc.) para selecionar o trecho e inserir dados de reserva para cada um. Após clicar no circulo uma vez, ficará disponível um formulário para inserção de dados de reserva. 50
No campo Hora Local de Origem, o Representante Administrativo deve preencher o horário de saída da origem. No campo Hora Local de Destino, o Representante Administrativo deve preencher o horário de Chegada no destino. 51
No campo Nº Vôo, você deve digitar o número do vôo correspondente ao trecho. No campo Hora Local de Destino, você deve preencher o horário de Chegada no destino. 52
Nos campos Tipo de bilhete e Classe, você não precisa mudar, pois estas informações já foram inseridas pelo Solicitante. Neste campo você deverá selecionar a companhia que realmente o proposto vai viajar, informar também o valor da tarifa praticada e o valor da taxa de embarque. 53
Neste você deverá selecionar a companhia e o valor da Menor Tarifa que foi cotada com a Agência de Viagens. E neste você deverá selecionar a companhia e o valor da Maior Tarifa que foi cotada com a Agência de Viagens. 54
Aqui você poderá informar o local de embarque e desembarque para as localidades que tem mais de um aeroporto. Não é um campo obrigatório. Neste campo você poderá inserir alguma observação ou justificativa relativa ao trecho que está sendo cadastrado. 55
Após inserir dados de reserva, você poderá clicar no botão Incluir Reserva para definir a reserva do trecho. No botão Devolver PCDP você poderá devolver esta proposta para o Solicitante, isto é para que ele possa mudar dados da solicitação inicial. 56
Quando você clica no botão Incluir Reserva, os círculos do roteiro de reservas são fechados e aparecerá as reservas que foram estabelecidas. Neste box você vai selecionar a agência de viagens cadastrada para o seu Órgão. Neste momento você vai visualizar os recursos de viagens para passagens, onde poderá ser alterados o projeto/atividade e os empenhos se for necessário. Você também poderá visualizar o saldo dos empenhos e do teto orçamentário. 57
Depois de inseridos dados de reserva, selecionado a agência de viagens e os recursos de viagens para passagens, você já pode encaminhar a PCDP para as devidas aprovações. Você também terá informações sobre o cálculo de diárias o botão Calcular. 58
5. Prestação de Contas 5.1. Prestação de Contas Permite ao Solicitante visualizar todos os valores previstos em uma viagem, informar os valores realmente gastos, confirmando as despesas previstas com as realizadas, e alterar os trechos cadastrados na viagem inicial, adequando-a à situação de fato. Para iniciar a prestação de contas, o Solicitante tem em mãos a documentação necessária para a comprovação da viagem, isto é, os canhotos dos cartões de embarque, mais o Relatório de Viagem, nas viagens ao exterior. Se houver alguma norma interna que trate deste assunto, esta também deve ser atendida. Em seguida, acesse a funcionalidade PRESTAÇÃO DE CONTAS e selecione a PCDP, por meio das opções: - Todas; - Pelo número; - Pelo nome do Proposto. Selecionada a PCDP, responda a pergunta: A viagem foi realizada? Sim Não Se o Proposto afastou-se da sua localidade Sede, responda SIM. Caso contrário, a viagem não foi iniciada, responda NÃO e justifique o motivo da não realização. Clique OK. 59
Digitalizar os documentos de comprovação da viagem, salvar em Meus Documentos e anexar à PCDP. Clicar em Anexos. Para anexar o documento clicar em Procurar -> Selecionar o Documento -> Nomear o Documento -> Definir o Tipo de Documento -> Anexar. Visualizar o anexo para confirmar se está correto. Se necessário, preencher o campo de Observações. Anexados os documentos comprobatórios da viagem e esta tenha ocorrido conforme o planejamento inicial, o Solicitante acrescenta as Observações e Justificativas que se fizerem necessárias, clica na tecla Encaminhar e envia a PCDP para a aprovação da Prestação de Contas pelo Proponente. 60
Caso tenha ocorrido alguma alteração imprevista no transcorrer da viagem, esta deve ser inserida na PCDP. Para adaptar a PCDP à realidade dos fatos, o Solicitante tem que clicar na tecla Trechos. A funcionalidade Trechos disponibiliza o roteiro da viagem ao Solicitante para que sejam feitas as alterações na PCDP, ajustando-a ao que foi realizado. Clicar no trecho para proceder as alterações. Se não forem necessárias as alterações clicar na tecla Cancelar. Nesta opção, é possível ao Solicitante Alterar e Excluir o trecho, bem como Incluir um novo. Ao realizar estas alterações, automaticamente o SCDP recalcula os valores da viagem, gerando o valor a Reembolsar ou a Devolver. Se o valor é a Reembolsar, a PCDP volta para o fluxo de aprovações. Se a Devolver, a PCDP vai para o módulo de Devolução de Valor. Realizadas as alterações, o Solicitante Salva e Encaminha a PCDP. 61
Na Prestação de Contas é possível informar, no campo Restituição, o pagamento de despesas relacionadas com a viagem (passagens, remarcação de bilhetes, etc). Ressaltamos que este campo é apenas informativo e que o pagamento deve ser feito em processo externo ao SCDP. Na Prestação de Contas é possível fazer o pagamento de despesas extras, relacionadas a diárias. Para isto, calcular o valor a pagar e lançar no campo Reembolso de Despesas Extras, justificar o motivo e clicar em Atualizar. Ao Encaminhar a PCDP vai para o fluxo de aprovações. Feitos os ajustes devidos, anexados os documentos e lançadas as observações e justificativas necessárias, o Solicitante confirma que o Proposto devolveu os comprovantes das despesas, do bilhete da viagem e os comprovantes de embarques. Em seguida, clicar no campo Encaminhar, para a aprovação da Prestação de Contas pelo Proponente. 62
5.2. Devolução de Valores Módulo disponível para os perfis Solicitante e Coordenador Financeiro. O Solicitante, que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas, recebe a GRU, confere a autenticidade do pagamento, digitaliza o documento e anexa ao processo e dá baixa na dívida gerada. O Coordenador Financeiro acompanha as viagens, e seus propostos, que possuem valores a devolver, dentro do seu órgão de atuação, tomando as providências necessárias para a efetividade do processo. Por decisão interna de cada instituição, este procedimento pode ser atribuído apenas ao Solicitante, apenas ao Coordenador Financeiro ou dividido entre ambos. Para informar os valores devolvidos, após o recebimento da GRU e da verificação de sua autenticidade, o Solicitante acessa a funcionalidade Prestação de Contas -> Devolução de Valores. Selecionar a PCDP que será dada a baixa do valor, clicando no campo respectivo. 63
Conferir o valor a devolver com o valor devolvido, digitalizar a GRU, salvar na pasta Meus Documentos (ou outra) e anexar ao processo. Clicar em Anexos. Para anexar, clicar em Procurar -> Selecionar Arquivo -> Abrir -> Nomear documento -> Definir tipo de documento (GRU) ->Anexar. Em seguida Visualizar o documento para confirmar a anexação. Anexada a GRU, anotar o número que identifique o recolhimento, fazer as observações que forem pertinentes e Encaminhar a PCDP para a aprovação do Proponente. 64
Para a correção da PCDP, clicar em Corrigir e enviá-la novamente para o módulo Prestação de Contas. 65
5.3. Ajustar PCDP Esse módulo serve para retornar a PCDP ao fluxo, caso a prestação de contas já tenha sido iniciada indevidamente. Clique no módulo de prestação de contas e depois em Ajustar PCDP Você pode localizar a PCDP tanto pelo número da PCDP, quanto pelo nome do proposto. Após selecionar uma das opções e informar a PCDP desejada, clique em OK 66
Justificar o porque do reposicionamento e clica em confirma. Você confirma o ajuste da PCDP e clica em OK. 67
A PCDP foi reposicionada no início da prestação de contas. 68
6. Prorroga Viagem Módulo disponível para o perfil de Solicitante. O módulo Prorroga Viagem, apenas permite antecipar ou prorrogar a data de início e de termino da viagem. Para que este módulo possa ser utilizado, a viagem deverá estar entre o dia do inicio e do termino, depois de efetuada a Execução Financeira. Apenas no dia que a viagem for iniciada, o sistema permite que prorrogue o dia do inicio, já o dia do termino pode ser antecipado ou prorrogado, antes da mesma já estiver terminada. Para prorrogar uma viagem, o Solicitante deverá acessar o módulo através do menu Solicitação/ Viagem.../ Prorroga Viagem. O Sistema irá abrir uma tela com uma lista de propostas possíveis para a fazer a Prorrogação. Para acessar clique no nome do proposto desejado. Nota-se que ao lado do nome o Sistema informa o número da PCDP. 69
O Sistema irá abrir uma janela com os dados do Proposto, Roteiros e o Complemento da viagem, assim como o Cadastra/Altera Viagem. Verifique os dados do Proposto e clique em salvar. Após ter feito isto clique na aba Roteiros. O Sistema irá mostrar os trechos da viagem. Clique no trecho que irá Prorrogar. Nota-se que o trecho referente ao início da viagem só poderá ser prorrogado o início da permanência se a prorrogação for feita apenas no dia do início da viagem. 70
Após ter escolhido o trecho que irá ser feita a prorrogação, o Sistema apenas disponibiliza o campo de datas para ser alterado. Escolha a data da prorrogação e clique em salvar. Depois de feito a prorrogação do trecho, verifique se a data dos demais trechos está correta e clique novamente em salvar. 71
Após o cadastramento da prorrogação dos trechos, acesse a aba Complemento, preencha a justificativa da prorrogação no campo Entre com a justificativa para prorrogar/antecipar a viagem. Depois clique em salvar. Nota-se que sem a justificativa o sistema não deixará encaminhar a PCDP. Clique em Calcular para verificar o cálculo, na nova janela que abrirá, Demonstrativo de Cálculo. 72
Depois de feita a verificação do cálculo, clique em Encaminhar. 73
Ao encaminhá-la o número da PCDP ganhará o número do processo feito, no caso -1P que significa que foi feita uma prorrogação. Nota-se que ao consultar a PCDP deverá sempre utilizar o formato número/ano-prorrogação. 74
7. Complementa Viagem Módulo disponível para o perfil de Solicitante. O módulo Complementa Viagem, permite incluir novos trechos e também alterar as datas se preciso. Para que este módulo possa ser utilizado, a viagem deverá estar entre o dia do inicio e do termino, depois de efetuada a Execução Financeira. Para complementar uma viagem, o Solicitante deverá acessar o módulo através do menu Solicitação/ Viagem.../ Complementa Viagem. Selecione a PCDP desejada, clicando no nome do proposto. 75
Confira os dados do proposto e clique em Salvar, logo depois clique na aba Roteiros. Para Complementar a viagem, exclua o trecho do retorno, clicando no X vermelho ao lado do trecho. 76
Depois de excluir o trecho de retorno, o sistema disponibilizará o botão Novo, clique neste botão para cadastrar o novo trecho. Ao clicar em Novo o sistema disponibilizará um novo trecho a ser cadastrado. Nota-se que diferente da Prorrogação, o sistema disponibiliza o campo de Origem e Destino e também o campo de Data para ser alterado. Insira a data e o novo Local de Destino do trecho, escolha o percentual das Diárias e o meio de transporte, verifique se haverá Adicional de Embarque/Desembarque e depois clique em Incluir. 77
Feito isso, o Sistema irá disponibilizar os trechos existentes e o trecho da complementação. Agora clicando em Novo, inclua o trecho de retorno, ou outros trechos se houve necessidade. Se o trecho a incluir for o de retorno, marque a opção Retorno que o sistema automaticamente irá preencher os campos de Data e Local de Destino. Se o trecho a incluir for outro trecho de complementação, repita o processo feito no trecho anterior. 78
Após ter marcado Retorno escolha o meio de transporte e clique em incluir. Depois do cadastramento do trecho de retorno, o Sistema não irá disponibilizar a opção Novo, clique na aba Complemento, que será o ultimo passo para finalizar o cadastramento da complementação. Nota-se que o Sistema disponibiliza o botão Desfazer Alterações apenas clique nesta opção se deseja desfazer todo o cadastramento que foi feito na complementação, assim os trechos voltaram a ser como foi cadastrado na Solicitação Inicial. 79
Ao clicar em Complemento, escreva a justificativa da complementação no campo Entre com a justificativa para prorrogar/antecipar a viagem. Depois clique em salvar. Nota-se que sem a justificativa o sistema não deixará encaminhar a PCDP. Novamente verifique se o cálculo está correto acessando o botão Calcular e depois clique em Encaminhar. 80
Ao encaminhá-la assim como a prorrogação, o número da PCDP ganhará o número do processo feito, no caso -1C que significa que foi feita uma prorrogação. Nota-se que ao consultar a PCDP deverá sempre utilizar o formato número/ano-complementação. 81