I. DADOS GERAIS: NOME DA EMPRESA TELEFONE FAX E-MAIL ENDEREÇO NOME DO TITULAR DA EMPRESA / CIDADE / UF TEL. CELULAR GERENTE/ COORDENADOR RESPONSÁVEL PELO EVENTO TELEFONE CELULAR II - XXVII CONGRESSO BRASILEIRO DE PSIQUIATRIA: DESCRITIVO TÉCNICO/ PARÂMETROS E ESTIMATIVAS TÉCNICAS PARA APRESENTAÇÃO DE PROPOSTA COMERCIAL: 1. DESCRITIVO GERAL DO EVENTO: Local do Evento: Transamérica Expo Center, São Paulo, SP e Hotel Transamérica Data do Evento: 04 a 07 de novembro de 2009 Data da Exposição Paralela: 04 a 07 de novembro de 2009 Horário do Atendimento da Secretaria de Inscrições (Pavilhão C): - 03 de novembro: Início do credenciamento dos congressistas na Secretaria de Inscrições, TEC, de 17h ás 20h; - 04, 05 e 06 de novembro: de 7h30min às 18h; - 07 de novembro: de 7h30min ás 12h. Horários de Atividades Científicas e da Exposição Paralela: Dia 04 de novembro: das 10h ás 18h30min; Dia 05 e 06 de novembro: das 8h30min às 18h30min; Dia 07 de novembro: das 8h30min ás 13h. Local da Exposição Paralela (Laboratórios): Pavilhão C e D, TEC, São Paulo SP Estande da ABP, Organizadora e Promotora: 144m² Pavilhão C, TEC, São Paulo SP Total de Sessões Científicas: 152 atividades, sendo:
Atividade Qtd. de Sessões Duração de cada Sessão Atividade Qtd. de Sessões Duração de cada Sessão Simpósio do Presidente 1 2h Sessões de Vídeos 3 2h Cursos 25 4h Sessões de Casos Clínicos 4 2h Conferências 12 1h Simpósios de Departamentos 14 4h Sessões de Laudos Psiquiátricos Simpósios de Entidades/Org. Internacionais 1 2h 2 2h Encontros com Especialistas 4 2h Simpósio da Indústria 10 2h Oficina de Ensino 3 2h Mesas Redondas 67 2h Oficina Especial 1 2h Fóruns Especiais 2 2h Total de Auditórios e Salas em Atividades Simultâneas: 16 espaços, assim distribuídos, por localização e por capacidade: Transamérica Expo Center PAV. E Transamérica Expo Center MEZANINO Auditório 1 = 1.100 pessoas Auditório 2 = 720 pessoas Auditório 3 = 360 pessoas Sala 1+2 = 235 pessoas Sala 3 = 100 pessoas Sala 4+5 = 180 pessoas Auditório 4 = 360 pessoas Auditório 5 = 200 pessoas Sala 6 = 100 pessoas Sala 7+8+9 = 300 pessoas Auditório Transamérica = 170 Salão São Paulo 3 = 120 Hotel Transamerica Salão São Paulo 1 = 120 Ilhéus + Una + Canavieiras = 75 Sala Brasília 120 (sala com atividades Salão São Paulo 2 = 120 somente nos dias 6 e 7/11)
2. DATAS e HORÁRIOS IMPORTANTES DO XXVII CBP: 2.1. Montagem: (pela Montadora Oficial do Evento): de 01 a 03 de novembro 2.2. Realização: de 03 (início do atendimento da Secretaria de Inscrições) a 07 de novembro de 2009: 2.21. Secretaria de Inscrições: Pavilhão D Horários: - dia 03/11: de 17h ás 20h - dia 04/11: de 7h30m ás 18h - dia 05 e 06/11: de 7h30m ás 18h - dia 07/11: de 7h30m ás 12h 2.2.2. Exposição Paralela: Pavilhões C e D Horários: - dia 04/11: de 10h ás 17h30m - dia 05 e 06/11: de 8h30m ás 18h30m - dia 07/11: de 8h30m ás 13h 2.2.3. Atividades Científicas: Salas e Auditórios, Pavilhão E Horários: - dia 04/11: de 11h ás 18h30m - dia 05 e 06/11: de 8h30m ás 18h30m - dia 07/11: de 8h30m ás 13h 2.3. Desmontagem: dias 07 e 08 de novembro de 2009 III MEMORIAL DESCRITIVO/PESSOAL DE SECRETARIA LOCAL e de APOIO - Detalhamento e distribuição de pessoal, por setor: 1- PRÉ-SECRETARIA do XXVII CBP: Local: Hotel Quality Suítes Congonhas Período: de 30 a 03 de novembro de 2009, de 8h ás 19h a) Gerência do Evento: de 30 a 03 de novembro - Apoio de um coordenador em período integral; - Auxiliar de Serviços Gerais (Office boy).
b) Pré-Secretaria Científica: Função: quando necessário, proceder à retificação de certificados, prismas, Day by Day de demais acertos necessários. Período: de 30 a 03 de novembro de 2009, de 8h ás 19h - 01 Recepcionista digitadora que acompanhará, durante o congresso no TEC e no Hotel, a Coordenadora da Secretaria Científica (esta Coordenadora é do staff ABP); - 01 Auxiliar de Serviços Gerais (Office boy). c) Treinamento das equipes de Secretaria de Inscrições e controle de cursos: 31 de outubro e 01 novembro de 2009, em horário a ser definido. d) Secretaria de apoio: arrumação de pastas (em 01 de novembro, horário a ser definido) A empresa candidata deverá apresentar em sua proposta a estimativa de pessoal necessário para a arrumação de 6.500 pastas. NOTA: a estimativa da é de colocação de, no máximo, 12 itens, por pasta. e) Recepção de Material no Transamérica Expo Center: Período: de 31 a 03 de novembro de 2009, de 7h ás 19h Função: recebimento de material de pastas, material do estande da Organizadora e Promotora (ABP) e controle de entrada de material dos expositores de acordo com o Manual do Expositor; Treinamento: 30 de outubro Hotel que será informado na assinatura do contrato; 01 Auxiliar de Serviços Gerais (Office boy); Local do credenciamento será informado em setembro. f) Credenciamento dos Expositores: Período: de 01 e 2 de novembro de 2009, de 7h ás 16h Função: credenciar montadoras e pessoal credenciamento como Expositor para acesso ao Pavilhão C, pelo Acesso Carga e Descarga do Expo Center CONSULTE A PLANTA DO PAVILHÃO C Treinamento: 30 de outubro Hotel que será informado na assinatura do contrato 2- SECRETARIAS DE APOIO: INSCRIÇÕES/SECR. CIENTÍFICA/SECR EXECUTIVA/MÍDIA DESK
2.1. Secretaria de Inscrições: Local: Pavilhão D Início da operação da equipe no TEC: 03 de novembro a partir das 14h, com a equipe que foi treinada no Quality Congonhas, na Pré Secretaria (ver o item 1.c). 2.2. Secretaria Científica: Local: Mezanino do TEC Início da operação da equipe no TEC: 03 de novembro a partir das 8h30, com a equipe que prestou atendimento na Pré-Secretaria (ver item 1.b) Equipe para o período de 03 a 07 de novembro: 02 Recepcionistas digitadoras 01 Auxiliar de Serviços Gerais 2.3. Secretaria Executiva: Local: Pavilhão D Início da operação da equipe no TEC: 03 de novembro a partir das 8h30, com a mesma equipe que prestou atendimento na Pré-Secretaria (ver item 1.b) Equipe para o período de 03 a 07 de novembro: 01 Recepcionista digitadora 01 Auxiliar de Serviços Gerais 2.4. Mídia Desk: Local: Mezanino do TEC Início da operação da equipe no TEC: 04 de novembro a partir das 9h Equipe para o período de 04 a 07 de novembro: 01 Recepcionista digitadora 3- ÁREAS INSTITUCIONAIS: 3.1. Estande da Promotora do Evento, ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE PSIQUIATRIA Início da operação da equipe no TEC: 04 de novembro a partir das 9h Entrega do espaço montado pela Montadora Oficial e com os equipamentos configurados ( informática) : 03 de novembro de 2009, até 18h
de 04 a 07 de novembro, de 8h ás 19h 01 Recepcionista Bilíngüe (I,P) 01 Recepcionista Trilingue (I,P,E) O estande da ABP reunirá diversos ambientes para atendimento ao associado e ao congressista em geral. A Organizadora / Promotora do evento apresentará a planta do estande no início de setembro de 2009. Estes espaços funcionarão de forma independente e reunirão: a) Ilha do PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA (PEC): 01 Auxiliar de Serviços Gerais b) ABP Comunidade 02 Recepcionistas 3.2. SECRETARIA DE INSCRIÇÕES Início dos trabalhos no TEC: 03 de novembro, às 15h. Entrega do espaço montado pela Montadora Oficial e com os equipamentos configurados (informática): 02 de novembro de 2009, até 24h Datas e Horários para o período do evento: a) 03 de novembro, de 17h ás 20h b) 04 de novembro de 7h30m ás 18h c) 04 a 06 de novembro, de 7h30m ás 18h d) 07 de novembro de 7h ás 13h OBS.: As recepcionistas da Secretaria de Inscrições devem ter mais de 1,70cm de altura. a) Credenciamento de Pré-Inscritos: de 03 a 07 de novembro 01 Recepcionista Digitadora 10 Recepcionistas Volantes 02 Auxiliares de Serviços Gerais a.1) Espaço Reservado b) Credenciamento de Novos Inscritos: de 03 a 07 de novembro 08 Recepcionistas Digitadoras 02 Auxiliares de Serviços Gerais c) Inscrições em Cursos - Pré-Inscritos: de 03 a 07 de novembro. Digitadoras 02 Recepcionistas Volantes de Fila de Cursos
d) Inscrições em Cursos - Novos Inscritos: de 03 a 07 de novembro. Digitadoras 01 Recepcionistas Volantes de Fila de Cursos e) Ilha do associado da ABP: de 03 a 07 de novembro. 02 Recepcionistas Digitadoras f) Credenciamento de Imprensa e Expositores: de 03 a 07 de novembro. 02 Recepcionistas Digitadoras g) Emissão de Certificados: de 03 a 07 de novembro. h) Porta de Sala de Cursos: de 04 a 07 de novembro. 05 Recepcionistas i) Consulte aqui o seu número: de 03 a 07 de novembro. 01 Recepcionistas 3.5. ATIVIDADES CIENTÍFICAS Período: de 04 a 07 de novembro de 2009, de 8h ás 19h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009
Capacidade de Salas do Transamérica Expo Center LOCALIZAÇÃO MODULAÇÃO CAPACIDADE RECEPCIONISTAS Auditório 1 1.100 5 Auditório 2 720 4 Auditório 3 360 3 Transamérica Expo Center::Pavilhão D e ão D e Mezanino Auditório 4 360 3 Auditório 5 200 2 Sala 1+2 235 3 Sala 3 100 2 Sala 4+5 180 4 Sala 6 100 2 Sala 7+8+9 300 4 Auditório Transamérica 170 4 Salão São Paulo 1 120 3 Hotel Transamérica Salão São Paulo 2 120 3 Salão São Paulo 3 120 3 Ilhéus + Una + Canavieiras 75 2 Sala Brasília 120 3 OBS: Poderá ser necessário promover ajustes no TOTAL de acessos aos Auditórios e Salas pois este total poderá variar em função dos pré-inscritos
3.6. SOLENIDADE DE ABERTURA, Pavilhão C Data: 04 de novembro de 2009, 19h 12 Recepcionistas 05 Recepcionistas Bilíngües OBS.: As recepcionistas escaladas para a Solenidade de Abertura não deverão ter trabalhado durante o dia 4/11, 4ª feira. Elas deverão estar descansadas e impecavelmente arrumadas sendo que o horário de entrada delas neste turno é 18h. 3.7. REUNIÕES ASSESSÓRIAS a) Assembléia de Delegados: Local: Hotel Transamérica, Salas São Paulo Data: 03 de novembro de 2009, de 8h30min às 18h30min Equipe para o evento: 02 Recepcionistas 3.8. PROVA DE TÍTULO DE ESPECIALISTA ABP/AMB: Local: será definido em julho Data: 03 de novembro de 2009, de 9h às 13h Pessoal para direcionar os candidatos às salas: 05 Recepcionistas Volantes a) Secretaria para Credenciamento e para Salas de Candidatos: Prova de TE: 2 Recepcionistas volantes b) Secretaria para Prova de TE Forense, TE Infância e Adolescência e TE Psicogeriatria: 02 Recepcionistas c) Sala de Prova de TE Geral: 06 Recepcionistas d) Sala de Prova de TE Forense, TE Infância e Adolescência e TE Psicogeriatria: Local: será definido em julho Pessoal para o período do evento:
3.9. PÔSTERES: Período: 04 e 06 de novembro de 2009 OBS.: As Recepcionistas desta área auxiliam os congressistas a exporem seus trabalhos nos painéis respectivos às diferentes áreas da Psiquiatria, fazendo a troca dos mesmos, nos horários previamente combinados. 3.10. ENTREGA DE MATERIAL DE CURSO: Período: 04 e 07 de novembro de 2009 4- BANCO no Hall de Inscrições: Pav. D Período: 03 e 07 de novembro de 2009 02 Recepcionistas Volantes de Fila