ANEXO II Memorial Descritivo do XXVII CBP. CEPP Centro de Estudos Paulista de Psiquiatria. CEIP Centro de Estudos do Instituto de Psiquiatria

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1 I. DADOS GERAIS: NOME DA EMPRESA TELEFONE FAX ENDEREÇO NOME DO TITULAR DA EMPRESA / CIDADE / UF TEL. CELULAR GERENTE/ COORDENADOR RESPONSÁVEL PELO EVENTO TELEFONE CELULAR II - XXVII CONGRESSO BRASILEIRO DE PSIQUIATRIA: DESCRITIVO TÉCNICO/ PARÂMETROS E ESTIMATIVAS TÉCNICAS PARA APRESENTAÇÃO DE PROPOSTA COMERCIAL: 1. DESCRITIVO GERAL DO EVENTO: Local do Evento: Transamérica Expo Center e Hotel Transamérica, São Paulo, SP Data do Evento: 04 a 07 de novembro de 2009 Data da Exposição Paralela: 04 a 07 de novembro de 2009 Horário de Funcionamento da Secretaria de Inscrições (Pavilhão D, TEC): - 03 de novembro: Início do credenciamento dos congressistas na Secretaria de Inscrições, TEC, de 17h às 20h - 04, 05 e 06 de novembro: de 7h30min às 18h - 07 de novembro: de 7h30min às 12h Local da Exposição Paralela (Laboratórios): (Pavilhão C, D, TEC) Estande da ABP, Organizadora e Promotora: (Pavilhão C, TEC) Horários de Atividades Científicas e da Exposição Paralela: Dia 04 de novembro: das 10h às 17h30min Dia 05 e 06 de novembro: das 8h30min às 18h30min Dia 07 de novembro: das 8h30min às 13h Total de Sessões Científicas: 152 atividades, sendo: Pág. 9

2 Atividade Qtd. de Sessões Duração de cada Sessão Atividade Qtd. de Sessões Duração de cada Sessão Simpósio do Presidente 1 2h Sessões de Vídeos 3 2h Cursos 25 4h Conferências 12 1h Simpósios de Departamentos Encontros com Especialistas 14 4h Sessões de Casos Clínicos Sessões de Laudos Psiquiátricos Simpósios de Entidades/Org. Internacionais 4 2h 1 2h 5 2h 4 2h Simpósio da Indústria 10 2h Oficinas de Ensino 3 2h Mesas Redondas 67 2h Fóruns Especiais 2 2h Oficinas Especiais 1 2h Total de Auditórios e Salas em Atividades Simultâneas: 16 espaços, assim distribuídos, por localização e por capacidade: Capacidade de Salas do Transamerica Expo Center - TEC LOCALIZAÇÃO SALA CAPACIDADE AUDITÓRIO AUDITÓRIO PAVILHÃO E AUDITÓRIO AUDITÓRIO AUDITÓRIO SALA SALA MEZZANINO SALA SALA SALA 6 80 Pág. 10

3 2. Datas e Horários de Montagem, Realização e Desmontagem do XXVII CBP: 2.1. Montagem: Horários: - dia 01/11: a partir das 0h - dia 02 e 03/11: de 6h às 0h 2.2. Realização: de 03 (início do atendimento, Secretaria de Inscrições) a 07 de novembro de 2009: Secretaria de Inscrições: Transamérica Expo Center (TEC) - Pavilhão D Horários: - dia 03/11: de 17h às 20h - dia 04, 05 e 06/11: de 7h30m às 18h - dia 07/11: de 7h30m às 12h Exposição Paralela: Transamérica Expo Center (TEC) - Pavilhão C Horários: - dia 04/11: de 10h às 17h30m - dia 05 e 06/11: de 8h30m às 18h30m - dia 07/11: de 8h30m às 13h Atividades Científicas: Transamérica Expo Center (TEC) Salas e Auditórios do Pavilhão E, Mezanino e Hotel Transamérica. Horários: - dia 04/11: de 11h às 18h30m - dia 05 e 06/11: de 8h30m às 18h30m - dia 07/11: de 8h30m às 13h OBSERVAÇÕES: as empresas concorrentes deverão consultar os documentos anexos: (i) Transamerica I, denominado Capacidade das Salas e Auditórios do TEC e Hotel (ii) ANEXO IV, planta do TEC, com detalhamento dos Auditórios e Salas que serão utilizadas para atividades científicas Desmontagem: dias 07 e 08 de novembro de 2009 Horários: - dia 07/11: de 13h30m às 0h - dia 08/11: de 8h às 0h III MEMORIAL DESCRITIVO: Especificações e estimativas técnicas para elaboração da Proposta Comercial: Pág. 11

4 1- PRÉ-SECRETARIA: Local: Hotel Quality Suítes Congonhas Período: de 30 a 03 de novembro de 2009, de 8h às 19h Montagem: 30 de novembro de 2009, a partir de 7h Entrega dos equipamentos configurados: 30 de novembro de 2009, às 15h Desmontagem: 03 de novembro de 2009, de 14h às 18h a) Coordenação do Evento: (de 30 a 02 de novembro) - 01 PC - 02 instalações de Rede e acesso à Internet (para o PC e 1 notebook da ABP) - 01 multifuncional colorida + toner - 01 Fax b) Pré-Secretaria: (Emissão de novos crachás, retificação de certificados, acertos de prismas) (de 30 a 02 de novembro) - 04 PC s (para os usuários) - 01 PC como servidor - 05 instalações de Rede e acesso à Internet - 02 impressoras laser + toner - 01 Fax c) Treinamento de Equipe: (de 30 a 02 de novembro) - 06 PC s - 06 instalações de Rede d) Imprensa - 05 PC s - 08 instalações de Rede (3 para notebooks) - 01 impressora colorida + cartuchos Obs.: Os PC s da Pré-Secretaria e do Treinamento de Equipe deverão estar em rede. Servidor: - Servidor de Domínio (usuários ativados no Active Directory) - Windows 2003 Server com o último Service Pack instalado - Pentium Core 2 Duo GHZ, RAM 2GB, HD 160GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Mouse, Monitor LCD 17", Caixas de Multimídia, No-Break - Pacote Office 2003 completo - Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) - Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, - Windows XP com Service Pack 2 - Pacote Office 2003 completo - Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) Pág. 12

5 2- SECRETARIAS DE APOIO: Local: Transamérica Expo Center Período: de 04 a 07 de novembro de 2009, de 8h às 19h Montagem: 01 de novembro de 2009, a partir de 8h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009 às 15:00h Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h Obs.: O local das Secretarias de Apoio serão definidos e informados à empresa nomeada no próximo mês de julho Secretaria Científica: - 02 PC s - 02 impressoras laser (HP1020 ou similar) + toner - 02 instalações de Rede e acesso à Internet Obs.: Os PC s da Secretaria Científica estarão ligados em rede com a Secretaria de Inscrições (item 3.4) 2.2. Secretaria Executiva: - 02 PC s - 01 multifuncional colorida + toner - 01 Fax - 02 pontos com acesso à Internet 2.3. Mídia Desk: - 08 PC s - 06 projetores de slides Kodak (para atender aos auditórios em necessidade) - 02 Negatoscópios horizontais - 01 Video K7-01 TV DVD player - Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, - Windows XP com Service Pack 2 - Pacote Office 2003 completo - Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) As empresas candidatas deverão fazer constar em seu orçamento, outros itens não explicitados neste Edital, com justificativa técnica. A empresa deverá ainda quantificar os equipamentos e acessórios que sugere para o Mídia Desk. Como exemplo, citamos: a) sugerir total de carrosséis - do modelo universal; b) sugerir total de laser pointers c) zip drive d) (sugerir solução para) relógio de marcação de tempo disponível para os palestrantes durante as sessões. Pág. 13

6 3- ÁREAS INSTITUCIONAIS: 3.1. Estande da ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE PSIQUIATRIA (Consulte a Planta no Anexo V) Área do estande: 144m² (16m x 9m) Local: Transamérica Expo Center, Pavilhão C Período: de 04 a 07 de novembro de 2009, de 8h às 19h Montagem dos equipamentos: 03 de novembro de 2009, a partir de 10h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009 às 17h Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h O estande da ABP reunirá diversos ambientes para atendimento ao associado e ao congressista em geral. A Organizadora / Promotora do evento apresentará a planta do estande no início de agosto. Estes espaços funcionarão de forma independente e reunirão: a) Sala de Reuniões - 01 tomada para notebook b) Ilha do PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA (PEC): - 04 PC s - 04 pontos com acesso à Internet para navegação exclusiva no Programa de Educação Continuada (PEC) - 04 pares de fones de ouvido - 01 TV Plasma DVD Player c) ABP Comunidade - 01 PC - 01 DVD Player - 01 monitor plasma Estande XXVIII CBP, Fortaleza: o estande é para promover o evento de 2010 Local: Transmérica Expo Center, local a definir Período: de 04 a 07 de novembro de 2009, de 8h às 19h Montagem dos equipamentos: 03 de novembro de 2009, a partir de 10h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009 às 17h Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h - 01 PC - 01 TV Plasma 42 (utilizada como monitor para apresentação de DVD da cidade de Fortaleza) - 01 DVD Player Pág. 14

7 Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Windows XP com Service Pack 2 Pacote Office 2003 completo Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) 3.3. ASSESSORIA DE IMPRENSA: Local: Transamérica Expo Center (Local de montagem a ser definida e informada à empresa vencedora em agosto) Período: de 04 a 07 de novembro de 2009, de 8h às 19h Montagem dos equipamentos: 03 de novembro de 2009, a partir de 10h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009 às 20h Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h a) Sala de Imprensa: - 04 PC s - 01 impressora laser + toner - 01 Fax - 01 TV Plasma 42 (utilizada como monitor) b) Apoio a Imprensa - 03 PC s - 01 impressora Desk Jet + toner - 01 impressora laser (em rede)+ toner - 01 Fax Obs: Na ASSESSORIA DE IMPRENSA várias posições estarão em rede e com acesso à internet. A Organização informará a configuração em agosto. Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Windows XP com Service Pack 2 Pacote Office 2003 completo Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) Pág. 15

8 3.4. SECRETARIA DE INSCRIÇÕES (Vide Planta Pavilhão D) Local: Transamérica Expo Center, Pavilhão D Período: de 03 a 07 de novembro de 2009 Montagem dos equipamentos: 01 de novembro de 2009, a partir de 11h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009 Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h a) Credenciamento de Pré-Inscritos: - 02 PC s no balcão de atendimento dos Pré-Inscritos (para retificação de crachás e conferência no sistema de inscrições durante o credenciamento) - 01 Fax - 01 Impressora HP1020 ou similar Obs: Será usada Impressora Térmica, fornecida pela ABP, para impressão de etiquetas dos crachás. a.1) Espaço Reservado - 02 posições com as seguintes configurações: - 01 PC - 01 servidor - 01 Impressora HP1020 ou similar - 05 coletores de dados (estes serão usados para coletar código de barra de cada participante durante o evento. Além do código de barra, o coletor deverá informar, quando descarregado, a data e hora da leitura do dado.) b) Credenciamento de Novos Inscritos: - 08 PC s - 08 instalações de Rede Obs.: Serão usadas Impressoras Térmicas, fornecidas pela ABP, para impressão de etiquetas dos crachás; - Cada dois PC s compartilham uma impressora térmica. c) Inscrições em Cursos - Pré-Inscritos: - 04 PC s - 04 instalações de Rede d) Inscrições em Cursos - Novos Inscritos: - 04 PC s - 04 instalações de Rede e) Ilha do associado da ABP: - 02 PC s f) Credenciamento de Imprensa e Expositores: - 02 PC s g) Emissão de Certificados: - 04 PC s - 04 impressoras (HP1020 ou similar) + toner - 04 instalações de Rede Pág. 16

9 h) Porta de Sala de Cursos - Hotel Transamérica: - 05 PC s - 05 instalações de Rede - 01 leitora de código de barras para cada sala Obs.: As leitoras de código de barras serão fornecidas pela ABP. h.1) Secretaria Científica - Hotel Transamérica: - 1 PC - 01 impressoras laser (HP1020 ou similar) + toner - 01 instalações de Rede e acesso à Internet Obs.: Os PC s da Secretaria Científica estarão ligados em rede com a Secretaria de Inscrições (item 3.4) h.2) Mídia Desk - Hotel Transamérica: - 03 PC s - 01 projetores de slides Kodak (para atender aos auditórios em necessidade) - 01 Negatoscópios horizontais - 01 Video K7-01 TV DVD player i) Consulte aqui o seu número: - 04 PC s - 04 instalações de Rede Servidor: - Servidor de Domínio (usuários ativados no Active Directory) - Windows 2003 Server com o último Service Pack instalado - Pentium Core 2 Duo GHZ, RAM 2GB, HD 160GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Mouse, Monitor LCD 17", Caixas de Multimídia, No-Break - Pacote Office 2003 completo - Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) - Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, - Windows XP com Service Pack 2 - Pacote Office 2003 completo - Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) Pág. 17

10 3.5. ATIVIDADES CIENTÍFICAS Local: Transamérica Expo Center e Hotel Transamérica Período: de 04 a 07 de novembro de 2009, de 8h às 19h Montagem dos equipamentos no TEC: 01 de novembro de 2009, a partir de 0h Montagem dos equipamentos no Hotel Transamérica: 01 de novembro de 2009, a partir de 7h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009 às 17h Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h Capacidade de Salas do Transamerica Expo Center - TEC LOCALIZAÇÃO SALA CAPACIDADE AUDITÓRIO AUDITÓRIO PAVILHÃO E AUDITÓRIO AUDITÓRIO AUDITÓRIO SALA SALA MEZZANINO SALA Pág. 18 SALA SALA 6 80 Obs.: Os Auditórios 1, 2 e 3 serão montados para o evento, desmontados para a Solenidade de Abertura e remontados para a continuação do evento após a Solenidade (Vide Plantas 21 e 21a Pavilhão E). a) Salas de 700 a lugares: - 01 PC com leitor de CD e DVD - 01 projetor de ansi-lumens - 01 tela de projeção - 01 Vídeo K7-01 DVD - 01 CD Player - 01 cronômetro digital regressivo com controle remoto para o controle de tempo dos palestrantes - 4 microfones com fio - 1 microfone de lapela - 1 microfone sem fio

11 - 1 microfone para púlpito b) Salas de 250 a 400 lugares: - 01 PC com leitor de CD e DVD - 01 projetor de ansi-lumens - 01 tela de projeção - 01 Vídeo K7-01 DVD - 01 CD Player - 01 cronômetro digital regressivo com controle remoto para o controle de tempo dos palestrantes - 4 microfones com fio - 1 microfone de lapela - 1 microfone sem fio - 1 microfone para púlpito c) Salas de 100 a 240 lugares: - 01 PC com leitor de CD e DVD - 01 projetor de ansi-lumens - 01 tela de projeção - 01 Vídeo K7-01 DVD - 01 CD Player - 01 cronômetro digital regressivo com controle remoto para o controle de tempo dos palestrantes - 2 microfones com fio - 1 microfone de lapela - 1 microfone sem fio Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Windows XP com Service Pack 2 Pacote Office 2003 completo Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) 3.6. SOLENIDADE DE ABERTURA Local: Transamérica Expo Center (Vide Planta 21a Pavilhão E) Data: 04 de novembro de 2009, 19h30min Montagem: 01 de novembro de 2009, a partir de 0h Entrega dos equipamentos configurados: 03 de novembro de 2009 Desmontagem: 04 de novembro de 2009, a partir de 21h Capacidade 2100 pax: - sistema de sonorizaçãocompleto para atender a Solenidade - sistema de iluminação para apresentações e Solenidade, - sistema de projeção com 02 projetores multimídia de alta luminosidade e alta resolução, Pág. 19

12 Capacidade de Salas do Hotel Transamerica LOCALIZAÇÃO SALA CAPACIDADE Audotório Transamerica 170 São Paulo TÉRREO São Paulo São Paulo Ilhéus+Una+Canavieiras 75 PISO INFERIOR Brasília a) Salas de 100 a 240 lugares: - 01 PC com leitor de CD e DVD - 01 projetor de ansi-lumens - 01 tela de projeção - 01 Vídeo K7-01 DVD - 01 CD Player - 01 cronômetro digital regressivo com controle remoto para o controle de tempo dos palestrantes - 2 microfones com fio - 1 microfone de lapela - 1 microfone sem fio Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Windows XP com Service Pack 2 Pacote Office 2003 completo Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) 3.7. REUNIÕES ASSESSÓRIAS a) Assembléia de Delegados: Local: Transamérica Expo Center, São Paulo 1 e 2 Data: 03 de outubro de 2009, de 8h30min às 18h30min - 01 PC - 01 projetor de ansi-lumens - 01 tela de 150 Pág. 20

13 - 4 microfones com fio - 1 microfone de lapela - 1 microfone sem fio - 1 microfone para púlpito - Registro do evento em áudio e vídeo Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Windows XP com Service Pack 2 Pacote Office 2003 completo - Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) 3.8. PROVA DE TÍTULO DE ESPECIALISTA ABP/AMB: Local: A definir Montagem: 02 de novembro de 2009, a partir de 9h Entrega dos equipamentos configurados: 02 de novembro de 2009 às 17h Desmontagem: 03 de novembro de 2009, a partir de 13h30min Realização: 03 de novembro de 2009, de 9h às 13h a) Secretaria de Inscrição e Material para Prova de TE: - 01 PC - 01 impressora + toner b) TE Forense, TE Infância e Adolescência e TE Psicogeriatria: - 02 PC s - 01 projetor de ansi-lumens - 02 telas de DVD - 01 Vídeo K7-2 microfones com fio - 1 microfone com fio e pedestal - 1 microfone para púlpito c) TE Geral: - 03 PC s - 03 projetor de ansi-lumens - 03 telas - 03 DVD - 03 Vídeo K7-3 microfones com fio - 2 microfone com fio e pedestal - 1 microfone para púlpito Obs.: Cabeamento necessário para interligação do audiovisual para a exibição de vídeo de caso clínico Pág. 21

14 nas salas. As salas nas quais se realizará a prova de TE-Geral deverão estar interligadas pois haverá transmissão simultânea de vídeo para todos os candidatos. A transmissão deverá começar rigorosamente ao mesmo tempo nessas salas listadas para TE-Geral. Pentium IV 3.0GHZ, RAM 1GB, HD 80GB, DVD-RW, Placa de Rede, Entrada USB, Teclados, Windows XP com Service Pack 2 Pacote Office 2003 completo - Antivírus atualizado (A empresa deverá, em sua proposta comercial, indicar o antivírus que recomenda) 4 CENTRAL DE RECADOS: Local: Transamérica Expo Center e Hotel Transamérica Data: 04 a 07 de novembro de monitores de Plasma 42 com suporte auto-portantes em pontos estratégicos do TEC. Obs.: Sistema interligado com a Sala de Apoio à Imprensa para a transmissão de recados e programação durante todo o evento 5 EQUIPAMENTOS DE TRADUÇÃO SIMULTÂNEA: Local: Transamérica Expo Center Período: 04 a 07 de novembro de 2009 Montagem da cabine: 01 de novembro de 2009 a partir das 0h Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h Informações: - Ter como base a necessidade de receptores para 75% da capacidade de cada sala. - Maximizar o uso dos receptores entre as sessões, sempre que for possível Local: Transamerica Expo Center Auditório 1 (1100 pax) DIA 05/11 PAVILHÃO E Auditório 2 (720 pax) Auditório 3 (360 pax) 8h30min 10h30min 11h 13h 14h 16h Pág. 22

15 16h30min 18h30min : Tradução Simultânea, Auditório 1 (1100 pax) DIA 06/11 PAVILHÃO E Auditório 2 (720 pax) Auditório 3 (360 pax) 8h30min 10h30min 11h 13h 14h 16h : Tradução Simultânea 16h30min 18h30min Auditório 1 (1100 pax) DIA 07/11 PAVILHÃO E Auditório 2 (720 pax) Auditório 3 (360 pax) 8h30min 10h30min 11h 13h : Tradução Simultânea Pág. 23

16 Local: Hotel Transamérica Período: 04 a 07 de novembro de 2009 Montagem da cabine: 01 de novembro de 2009 às 9h Desmontagem: 07 de novembro de 2009, a partir de 13h Informações: - Ter como base a necessidade de receptores para 75% da capacidade de cada sala. - Maximizar o uso dos receptores entre as sessões, sempre que for possível Local: Hotel Transamerica Aud. Transamerica (170 pax) Térreo DIA 04/11 São Paulo (120 pax) Piso Inferior Brasília 1 (120 pax) 8h30min 10h30min 11h 13h : Tradução Simultânea 14h 16h 16h30min 18h30min Aud. Transamerica (170 pax) Térreo DIA 05/11 São Paulo (120 pax) Piso Inferior Brasília 1 (120 pax) 8h30min 10h30min 11h 13h : Tradução Simultânea 14h 16h 16h30min 18h30min Aud. Transamerica Térreo DIA 06/11 São Paulo (120 pax) Piso Inferior Brasília 1 (120 pax) Pág. 24

17 (170 pax) 8h30min 10h30min 11h 13h 14h 16h : Tradução Simultânea 16h30min 18h30min : Tradução Simultânea 8h30min 10h30min 11h 13h Aud. Transamerica (170 pax) Térreo DIA 07/11 São Paulo (120 pax) Piso Inferior Brasília 1 (120 pax) Pág. 25