SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

Arquivologia Prof. Lino Madureira linomadureira.wordpress.com SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO 1

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO Material Conteúdo SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO Material Conteúdo 2

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO Departamento Pessoal Controle de Frequência 3

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO Departamento Pessoal Controle de Frequência Cartão de Ponto CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO = ARQUIVO 4

ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (Lei 8.159, Art. 1º) 5

ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO - Bibliotecas (estudo, pesquisa, consulta, fins acadêmicos) - Museus (peças e objetos de valor cultural, histórico) - Arquivos (funcional, servir à administração) PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO 6

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO BIBLIOTECA ORIGEM ARQUIVO - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais. - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. AQUISIÇÃO / CUSTÓDIA BIBLIOTECA - Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. - Os documentos existem em numerosos exemplares. - A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. ARQUIVO - Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias. - Há uma significação orgânica entre os documentos. 7

BIBLIOTECA -Aplica-se a unidades isoladas. MÉTODO DE AVALIAÇÃO ARQUIVO -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis. - A documentação não raro existe em via única. BIBLIOTECA -Aplica-se a unidades isoladas. -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - O julgamento não - Definir tem Prazo - Os de Guarda julgamentos são finais caráter irrevogável. e irrevogáveis. - Definir Destinação Final (Guarda Permanente ou Eliminação) - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. MÉTODO DE AVALIAÇÃO ARQUIVO AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - Identificar Valor (Valor Primário e Valor Secundário) - A documentação não raro existe em via única. 8

BIBLIOTECA -Aplica-se a unidades isoladas. MÉTODO DE AVALIAÇÃO ARQUIVO -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis. - A documentação não raro existe em via única. MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO -Utiliza métodos predeterminados. -Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. - Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar. - Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. 9

MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO -Aplica-se a unidades documentais. -As séries (anuários, periódicos,...) são unidades isoladas para catalogação. -Aplica-se a conjuntos documentais. - As séries são consideradas unidades para fins de descrição. CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Pessoa Física Pessoa Jurídica 10

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal Executivo Legislativo Judiciário - Privados Pessoa Física Pessoa Jurídica Página 21 do livro Arquivo teoria e prática. 11

do livro Arquivo teoria e prática. Lei 8.159 ARQUIVOS PÚBLICO Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 12

Lei 8.159 ARQUIVOS PÚBLICO Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. LEI 12.527 LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO A informação sob a guarda do Estado é sempre pública, devendo o acesso a ela ser restringido apenas em casos específicos. Prazos para o Repasse da Informação A resposta deve ser dada imediatamente, se estiver disponível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias: 13

A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acesso para dados pessoais e informações classificadas por autoridades como sigilosas. INFORMAÇÃO PESSOAL RESTRIÇÃO AO ACESSO INFORMAÇÃO SIGILOSA (classificada) INFORMAÇÃO PESSOAL A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acesso para dados pessoais e informações classificadas por autoridades como sigilosas. Informações sob a guarda do Estado que dizem respeito à intimidade, honra e imagem das pessoas, por exemplo, não são públicas (ficando protegidas por um prazo de cem anos). Elas só podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na Lei. 14

INFORMAÇÃO CLASSIFICADA Decreto 7.724/12 Ultrassecreta Secreta Reservada INFORMAÇÃO CLASSIFICADA Decreto 7.724/12 Ultrassecreta 25 anos (renovável uma única vez) 15 anos Secreta Reservada 5 anos 15

INFORMAÇÃO CLASSIFICADA Decreto 7.724/12 Presidente / Vice-Presidente Ultrassecreta 25 anos (renovável uma única vez) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; 15 anos Secreta Titulares de autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de economia mista Reservada 5 anos Autoridades que exerçam funções de direção, comando ou chefia do Grupo- Direção e Assessoramento Superiores - DAS, nível DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes TEORIA DAS 3 IDADES EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade Corrente / Ativo Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2ª Idade Intermediário / Semi-Ativo Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. 3ª Idade Permanente / Inativo Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 16

TEORIA DAS 3 IDADES EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO Valor Primário Imediato (Administrativo) Corrente Intermediário Valor Secundário Mediato Permanente CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO - Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. 17

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO - Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. - Gerais / Centrais São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação. - Documento Especial Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem. 18

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Gênero Suporte Conteúdo Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação. - Documento Especial Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem. CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS Conforme suas características os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo. 19

DEFINIÇÃO TÉCNICA SUPORTE Material sobre o qual as informações são registradas EXEMPLOS - Acetato - Papel - Disco Magnético - Fita Magnética - Disco Óptico - Filme DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS FORMATO Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado - Cartaz - Livro - Planta - Folhas avulsas 20

FORMA DEFINIÇÃO TÉCNICA Estágio de preparação e de transmissão de documentos EXEMPLOS - Rascunho / Minuta - Original - Cópia DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS GÊNERO Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo Textual Iconográfico Cartográfico Audiovisual Sonoro Micrográfico Informático 21

GÊNERO Textual: Texto GÊNERO Iconográfico: Imagem Estática (fotografia, desenhos, gravuras, slides, diapositivos) 22

GÊNERO Cartográfico: Desenhos Técnicos (mapas, plantas) GÊNERO Audiovisual: Imagem em Movimento (com ou sem som) 23

GÊNERO Sonoro: Áudio (apenas o som) GÊNERO Micrográfico: Microfilmes 24

GÊNERO Informático: Documentos Digitais ESPÉCIE DEFINIÇÃO TÉCNICA Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas -Boletim - Certidão - Relatório - Ata - Contrato EXEMPLOS TIPO Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou - Boletim Meteorológico - Boletim Escolar - Boletim Médico -Contrato de Prestação de Serviço -Contrato de Locação Espécie CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Atividade 25

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS Fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo Fundo Aberto Fundo Fechado Fundo A Fundo B Empresa A Empresa B Manutenção Contab. Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Tesouraria Dep. Pessoal 26

Princípio da Proveniência Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Fundo A Fundo B Empresa A Não Misturar A com B! Empresa B Manutenção Contab. Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Tesouraria Dep. Pessoal Princípio da Organicidade Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Empresa A Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 27

Princípio da Unicidade Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese. Empresa A Momento da Produção Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. 28

Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Princípio da Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático. 29

GESTÃO DE DOCUMENTAL GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 30

GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Guarda Permanente Produção Utilização Destinação Final Eliminação Empresa A Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 31

Empresa A Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência Empresa A Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência 120 Resmas 60 Caixas 2 Estantes de 6 Prateleiras Ambiente adequado Definição de Metodologia Recursos Humanos 32

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. Quantidade Localização Estado físico Condições de armazenamento Grau de crescimento Freqüência de consulta 33

OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PRODUÇÃO: Elaboração do Documento UTILIZAÇÃO: Estrutura DESTINAÇÃO: Avaliação Produção Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; sugerir a criação e a extinção de modelos e formulários; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins. 34

Utilização Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação. Destinação Análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados. 35

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - Preservação Documental - Redução da massa documental - Liberação de espaço físico - Melhor conservação dos documentos de guarda permanente - Incremento à pesquisa - Agilidade na recuperação dos documentos e das informações - Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) - Eficiência administrativa 36

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor Prazo Destinação AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor Prazo Destinação Corrente Valor Primário Intermediário Valor Secundário Permanente 37

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor Prazo Destinação Corrente Valor Primário Intermediário Valor Secundário Permanente VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística 38

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Fiscal Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. 39

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. 40

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Intrínseco Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos. Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Informativo Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório. 41

Valores Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Permanente Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico. PRAZOS 42

Prazo de Vigência Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. Empresa A Ex: 5 Anos -Realizar o pagamento -Avaliação anual de desempenho Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento Prazo de Prescrição Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Empresa A Ex: 47 Anos - Questões trabalhistas e previdênciárias Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 43

Prazo de Precaução Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. Empresa A Ex: 2 Anos -Margem de segurança Ficha de Frequência Manutenção Contab. Tesouraria Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento Destinação Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação 44

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Área Responsável Item Documental RECRUTAMENTO E SELEÇÃO - Editais; - Exemplares únicos de provas; - Gabaritos; - Resultados - Recurso LICENÇAS - Acidente em serviço Atividade política - Capacitação profissional - Gestante - Paternidade Tempo de arquivamento e Destinação Final Corrente 6 Anos 5 Anos Intermediário 5 Anos 47 Anos Destinação Final Guarda Permanente Eliminação Folha Nº Data / / Observações É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação. 45

TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). RECOLHIMENTO Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. -Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Corrente Transferência Intermediário Recolhimento Permanente 46

CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. FINANCEIRO PESSOAL 47

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. QUADRO DE ARRANJO Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. 48

O Plano de Classificação pode seguir o critério ESTRUTURAL, ou o critério FUNCIONAL. Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Estrutural 49

Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Funcional Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): 50

Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. 51

ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. Ficha de Frequência Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: Ficha de Frequência Número Data Local Nome 52

Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. Ficha de Frequência Dep. Pessoal Atividade Controle de Frequência Documento MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS BÁSICOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo MÉTODOS PADRONIZADOS VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO *Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos 53

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS BÁSICOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo MÉTODOS PADRONIZADOS VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO *Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO O método ALFANUMÉRICO não é considerado básico nem padronizado. 54

Sistema Direto a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. * Semi Indireto Método Alfanumérico ORDENAÇÃO ALFABÉTICA 55

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Lino / Paulo / Ana ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Lino / Paulo / Ana Ana Lino Paulo 56

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras). Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras). Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai 57

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro 62

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro 63

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro ORDENAÇÃO ALFABÉTICA LETRA por LETRA Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai PALAVRA por PALAVRA Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro 64

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco 65

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME 66

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA PRENOME + SOBRENOME LINO MADUREIRA FERREIRA 67

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA PRENOME + SOBRENOME Último Sobrenome LINO MADUREIRA FERREIRA MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA PRENOME + SOBRENOME Último Sobrenome LINO MADUREIRA FERREIRA FERREIRA, LINO MADUREIRA 68

Regras de Alfabetação 1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome. José Antunes Andrade 69

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome. José Antunes Andrade Andrade, José Antunes 2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes 70

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes Antunes, Aníbal Antunes, João Antunes, Paulo 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos 71

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. Luis Carlos da Silva São Bento 72

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. Luis Carlos da Silva São Bento São Bento, Luis Carlos da Silva 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho 73

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de 74

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, Carlos de 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, Carlos de 75

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Prof. José Cláudio de Souza 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Prof. José Cláudio de Souza Souza, José Claudio de (Prof.) 76

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales del Pacifico Oviedo y Baños Llosa 77

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del Jose Morales del Prado Morales del Prado, Jose 78

Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten Von Van Di De 79

Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten Sohsten, Sebastian Von ou Von Sohsten, Sebastian 8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão Tsutomo Kato 80

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão Tsutomo Kato Tsutomo Kato 9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. Fundação Joaquim Nabuco O Boticário A. J. Distribuidora 81

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. Fundação Joaquim Nabuco Fundação Joaquim Nabuco O Boticário A. J. Distribuidora 9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. Fundação Joaquim Nabuco Fundação Joaquim Nabuco O Boticário Boticário (O) A. J. Distribuidora 82

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. Fundação Joaquim Nabuco Fundação Joaquim Nabuco O Boticário Boticário (O) A. J. Distribuidora A. J. Distribuidora 10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal 83

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal 10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. II Conferência de Saúde Conferência de Sáude (II) Quarto Encontro de Turismo Encontro de Turismo (Quarto) 3º Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3º) 84

MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente 3 (três) formas de arquivamento ESTADO CIDADE CIDADE ESTADO PAÍS CIDADE 85

1ª Forma: ESTADO CIDADE 1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 86

1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 87

1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 1ª Forma: ESTADO CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética Pernambuco Recife Pernambuco Brejinho Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Brejinho Rio Grande do Norte Caicó Rio Grande do Norte Mossoró 88

2ª Forma: CIDADE ESTADO 2ª Forma: CIDADE ESTADO Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética Brejinho Brejinho Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife 89

2ª Forma: CIDADE ESTADO Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence Brejinho Pernambuco Brejinho - Rio Grande do Norte Caicó - Rio Grande do Norte Limoeiro Pernambuco Mossoró - Rio Grande do Norte Natal - Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco Recife - Pernambuco 3ª Forma: PAÍS CIDADE 90

3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 91

3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto 92

3ª Forma: PAÍS CIDADE Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética França Paris França Lion França Lorena Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 93

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 Números Ordenados por Lista 20241 30021 30095 40072 41737 94

PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson 30021 PASTAS Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson 30021 95

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 96

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 97

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Leitura da Direita para a Esquerda 82 93 19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). 56212 05-62-12 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 101

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 102

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 103

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 104

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 105

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 106

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 107

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 108

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89 Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689 Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 Ordenar a partir do grupo primário 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89 DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89 109

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. INFORMAÇÃO CRONOLOGICA 110

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 INFORMAÇÃO CRONOLOGICA MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. INFORMAÇÃO CRONOLOGICA MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 111

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. INFORMAÇÃO CRONOLOGICA DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 INFORMAÇÃO CRONOLOGICA MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 112

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. Sequência da Ordenação INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. Sequência da Ordenação 1º Ano 2º Mês 3º Dia INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 113

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. Sequência da Ordenação 1º Ano 2º Mês 3º Dia INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.no momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos. Sequência da Ordenação 1º Ano 2º Mês 3º Dia INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12 DIA 1 2 3 4 5... 26 27 28 29 30 31 114

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO ALFABÉTICO - DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão 115

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO ALFABÉTICO - DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão ASSUNTO NUMÉRICO - DUPLEX Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. Para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 116

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 117

Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano de classificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS 1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2 1-2-2 1-2-1 1-2 1-1-2 1-1-1 1-1 1 118

1-2-2 1-2-1 1-2 1-1-2 1-1-1 1-1 1 ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS 1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2 ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey Classificação Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. 0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 Religião 3 Ciências Sociais 4 Filologia 5 Ciências Puras 6 Ciências Aplicadas 7 Belas Artes 8 Literatura 9 História e Geografia 119

O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal. 100 110 111 111.1 Após o ponto podem existir quantos números forem necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema de classificação. ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 120

ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000 ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 121

ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 122

ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 110 120 130 140 150 160 170 180 190 ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 110 120 130 140 150 160 170 180 190 123

ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 110 120 130 140 150 160 170 180 190 ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 110 120 130 140 150 160 170 180 190 111 112 113 114 115 116 117 118 119 124

ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 110 120 130 140 150 160 170 180 190 111 112 113 114 115 116 117 118 119 ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 110 120 130 140 150 160 170 180 190 111 112 113 114 115 116 117 118 119 125

ASSUNTO NUMÉRICO - DECIMAL 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 110 120 130 140 150 160 170 180 190 111 112 113 114 115 116 117 118 119 111.1 111.2 111.3 111.4 111.5 111.6 111.7 111.8 111.9 100 200 CONTABILIDADE PESSOAL 126

100 110 120 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO NOTAS FISCAIS PESSOAL 100 110 111 112 113 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL 127

100 110 111 112 113 113.1 113.2 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL 100 110 111 112 113 113.1 113.2 113.21 113.22 113.23 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular Tim Oi Claro NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL 128

100 110 111 112 113 113.1 113.2 113.21 113.211 113.212 113.22 113.23 120 121 122 200 CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular Tim Pré Pago Pós Pago Oi Claro NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL Método Unitermo Indexação Coordenada - Ordenação dos documentos pelo método numérico simples - Criação de assunto com a indicação dos números dos documentos 129

Prova de Arquivologia Apostila de Informática Apostila de Arquivologia Prova de Arquivologia 001 Apostila de Informática 002 003 Apostila de Arquivologia 130

001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples 001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples 131

001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples Arquivologia Indexação 001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples Arquivologia Indexação 001 003 132

001 002 003 Ordenação pelo método Numérico Simples Apostila Indexação 002 003 Apostila de Arquivologia? 133

Apostila 002 003 Apostila de Arquivologia? Arquivologia 001 003 Apostila 002 003 Apostila de Arquivologia? Arquivologia 001 003 134

Apostila 002 003 Apostila de Arquivologia? 001 Prova de Arquivologia 002 Apostila de Informática Apostila de Arquivologia Arquivologia 003 001 003 MÉTODO VARIADEX Utiliza uma combinação do Método Alfabético com Cores associando uma cor a segunda letra do nome ou a abreviação LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha 135

LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Guilherme Siqueira Lino Madureira Ferreira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Guilherme Siqueira Lino Madureira Ferreira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco 136

LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco LETRAS A,B,C,D e abreviações E,F,G,H e abreviações I,J,K,L,M,N e abreviações O,P,Q e abreviações R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações CORES ouro rosa verde azul palha Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco 137

Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco Universidade Federal de Pernambuco Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Arranjo Notação Guia Fora 138

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Arranjo Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Notação 139

Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. 121 Numérica Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. 140

121 Numérica Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. Alfabética Ferreira, Luiz 121 Numérica Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G), equivale a código de referência. Alfabética Mista Ferreira, Luiz Contrato 123 141

Guia Fora Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 123 124 125 122 121 142

123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 124 125 122 121 123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 125 124 122 121 Guia Fora 143

123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 124 Guia Fora 125 Indica o local de onde um documento foi retirado 122 121 123 Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 124 Guia Fora 125 Facilita o Rearquivamento 122 121 144

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 125 124 123 122 121 INSTRUMENTOS DE PESQUISA 145

Guia Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. FUNDAÇÃO JOAQUIM NABUCO (2.500.000 documentos) Funcionamento: endereço, horário, telefone, e-mail,... Atividades: pesquisa, reprodução, orientação, visita guiada, visita técnica, estágio JOAQUIM NABUCO JOSUÉ DE CASTRO BENÍCIO DIAS FRANCISCO RODRIGUES Fundos Inventário Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. JOSUÉ DE CASTRO Fundo Correspondências 5.000 Fotografias 650 Recortes 15.000 Correspondências Ativas e Passivas de 1964 a 1973, referente ao período do exílio na França, sendo: Correspondência Ativa 1.375 Correspondência Passiva 3.625 Descrição Sumária Descrição Analítica 146

Catálogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. EXEMPLO - CATÁLOGO ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco tecendo considerações sobre o próximo governo feminino em que diz... considero a viagem do Imperador um erro gravíssimo para ele e um mal imenso para a filha... Refere-se ao artigo de Nabuco no jornal A Reforma. Aracaju, 23 de abril de 1871. DOC_009 PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco informando-o da reunião que houve entre os chefes liberais, depois da votação da comissão, para resolverem sobre a aceitação do poder. Aracaju, 26 de maio de 1871. DOC_010 Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos. 147

Índice Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. EXEMPLO - ÍNDICE ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. DOC_001; DOC_002; DOC_005; DOC_007; DOC_008; DOC_009; DOC_010; DOC_012; DOC_013; DOC_015; DOC_017; DOC_018; DOC_022; DOC_0123. EXEMPLO - ÍNDICE POR ASSUNTO PARTIDOS Conservador: DOC_004; DOC_005; DOC_006; DOC_012; DOC_013; DOC_029; DOC_030; DOC_032. Liberal: DOC_001; DOC_004; DOC_005; DOC_010; DOC_012; DOC_015; DOC_016; DOC_017; DOC_018; DOC_022 Tabela de Equivalência Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. Notação Original P001_001 P001_002 P001_003 P002_001 P002_002 P002_003 P002_004 P003_001 P003_002 Notação Nova JC001 JC002 JC003 JC004 JC005 JC006 JC007 JC008 JC009 148

PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora. c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimento e Classificação; Registro e Movimentação. A) DBTA Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos. B) RES. 14 Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos; Autuação. C) MLP Recebimento; Registro; Classificação; Movimentação. * Recebimento, Análise, Triagem, Registro e Distribuição Não Abre Registra Encaminha Não Abre Registra Encaminha Abre Registra Encaminha Não Abre Não Registra Encaminha 149

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO Microfilmagem Foco na preservação Digitalização Foco na acessibilidade 150

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO MICROFILMAGEM TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO Microfilmagem Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Microfilme O resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996) Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 151

Microforma Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. ROLO Microforma Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. MICROFICHA 152

Microforma Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. JAQUETA LEITOR DE MICROFILMES 153