Abordagem do TCU sobre atuação das auditorias em suas sessões Coletânea de trechos constantes das atas relativas as sessões realizadas pelo Tribunal de Contas da União em 2013 que merece ser do conhecimento para observar e avaliar o pensamento do TCU durante os julgamentos de contas. Comentário: Dá para perceber que as deficiências na Instituição estão sendo lançada na conta das fragilidades da estrutura e do quadro de pessoal da Auditoria Interna. Na Plenária do TCU: 9.2.3 estruture adequadamente a Auditoria Interna da Universidade, com vistas a fortalecer a gestão e racionalizar as ações de controle, nos termos do art. 14 do Decreto 3.591/2000; 1.3. A responsabilidade por conceber, implantar, manter e monitorar controles internos para assegurar os objetivos acima mencionados é da administração do órgão ou entidade pública, cabendo à auditoria interna ou ao órgão de controle interno da entidade avaliar a qualidade desses processos. 2.4.2. Para avaliação dos aspectos relacionados ao ambiente interno organizacional (incluindo a atuação da auditoria interna) e às atividades de controle foram desenvolvidos questionários de avaliação de controle interno (QACI), com vistas a verificar o atendimento dos critérios da auditoria, resumidos ao final desta seção, os quais foram aplicados junto aos gestores e/ou servidores das áreas envolvidas, mediante entrevista, sendo as respostas confirmadas por meio de exame documental ou observação direta. Estrutura organizacional e de governança (com destaque para a auditoria interna) A estrutura organizacional de uma entidade fornece a base para o planejamento, execução, controle e monitoramento das atividades. Envolve a determinação das principais áreas de autoridade e responsabilidade e as suas linhas de subordinação, juntamente com procedimentos efetivos para monitorar resultados (prestações de contas), deve ser estabelecida de forma a favorecer o cumprimento da missão e o alcance dos objetivos da organização, bem como o gerenciamento dos riscos e a eficácia dos controles. 2.5.9. As atividades de controle consistem em políticas e procedimentos adotados e de fato executados, para atuar sobre os riscos, de maneira a contribuir para que os objetivos da organização sejam alcançados dentro dos padrões estabelecidos. Elas incluem uma gama de controles preventivos e detectivos, dentre os quais foram analisados os seguintes:
formalização de procedimentos todas as atividades importantes devem ser documentadas de forma completa e precisa, a fim de que seja fácil rastrear as informações desde o momento de autorização até a conclusão; supervisão direta acompanhamento do trabalho delegado pelo superior hierárquico. Inclui atividades de comunicação de atribuições, revisão e aprovação de trabalhos, bem como de orientação e treinamento do pessoal supervisionado para o desempenho das atribuições; segregação de funções princípio básico de controle interno essencial para a sua efetividade. Consiste na separação de atribuições ou responsabilidades entre diferentes pessoas, especialmente as funções ou atividades-chave de autorização, execução, atesto/aprovação, registro e revisão ou auditoria; controles gerenciais/acompanhamento da atividade avaliações periódicas para assegurar que operações, processos e atividades cumprem com regulamentos, políticas, procedimentos ou outros requisitos em vigor; revisões independentes revisão de atos ou operações por um terceiro, não envolvido na sua execução; prevenção de fraudes e conluios controle preventivo para evitar a ocorrência de eventos que possam levar ao não atingimento dos objetivos da atividade; rotatividade de funções controle complementar à segregação de funções impedindo que a mesma pessoa seja responsável por atividades sensíveis por período indeterminado de tempo; procedimentos de autorização e aprovação a finalidade da autorização é assegurar que apenas os atos administrativos os quais a administração tem intenção de realizar sejam iniciados. A aprovação por um superior, de forma manual ou eletrônica, implica que ele validou o ato e assegurou a conformidade com as políticas e os procedimentos estabelecidos pela organização; controle de acesso a recursos e registros os ativos críticos da organização devem ser protegidos contra desperdício, perda, mau uso, dano, utilização não autorizada ou apropriação indevida. 2.6. Benefícios estimados da fiscalização A estrutura organizacional e de governança (com destaque para a auditoria interna) - a estrutura organizacional de uma entidade fornece a base para o planejamento, execução, controle e monitoramento das atividades. Envolve a determinação das principais áreas de autoridade e responsabilidade e as suas linhas de subordinação, juntamente com procedimentos efetivos para monitorar resultados (prestações de contas), deve ser estabelecida de forma a favorecer o cumprimento da missão e o alcance dos objetivos da organização, bem como o gerenciamento dos riscos e a eficácia dos controles.
3.5. A5 - Deficiências na Auditoria interna insuficiência de pessoal; insuficiência de atuação na área de licitações e contratos; 3.5.1. Situação encontrada: 3.5.1.1. Segundo o Planejamento Anual da Auditoria Interna da Universidade Federal do Amazonas (UFAM), a auditoria interna é um órgão de assessoramento técnico direto à Reitoria e responsável pelo planejamento e execução das atividades de auditoria operacional, com vinculação ao Conselho de Administração - CONSAD. 3.5.1.2. Verificou-se que a Auditoria interna da UFAM conta somente com três servidores efetivos: a chefe do setor e dois técnicos administrativos empossados em 2010, além de dois estagiários, para atuar em toda extensão da Universidade, formada por quinze unidades acadêmicas na capital, cinco no interior do Estado e dezesseis Órgãos Suplementares, dos quais faz parte o Hospital Universitário Getúlio Vargas (HUGV). 3.5.1.3. O planejamento enviado anualmente à Controladoria-Geral da União (CGU) leva em conta o pequeno quantitativo da Auditoria Interna, razão pela qual eles conseguem cumprir o estabelecido, contudo esse planejamento se limita a trabalhos pontuais realizados de forma fundamentalmente investigativa, com amostras pequenas, contribuindo muito pouco para a gestão, tendo em vista que o reduzido quadro de pessoal implica baixo desempenho em termos de produtividade. Nesse sentido, os trabalhos realizados na área de suprimento de bens e serviços, nos exercícios de 2010 e 2011, contemplaram uma pequena amostra, incluindo processos do HUGV. 3.5.1.4. Para que a auditoria interna consiga uma boa performance, ou seja, ser pró-ativa e atue preventivamente, faz-se necessário aumentar o quantitativo de pessoal, pois a estruturação da equipe de Auditoria Interna é condição fundamental para a eficiência e eficácia dos trabalhos, uma vez que as avaliações dependem da correta decodificação de percepções sobre diferentes assuntos, quais sejam: pessoal, logística, controles, processo de gestão administrativa, entre outros. 3.5.2. Riscos e efeitos: 3.5.2.1. Possibilidade de não detectar atos ilegais, levando a prejuízos financeiros, bem como a danos à imagem da entidade. 3.5.5.1. Sabe-se que a deficiência de pessoal no âmbito das Universidades é um problema que não depende só da iniciativa dos Reitores, razão pela qual não se pode determinar a abertura de concurso público, como a solução do problema. Ademais, o TCU já abordou a questão de pessoal no acórdão 1520/2006 que tratou da substituição d terceirizados por concursados e cujo prazo para solução do problema é 31/12/2012 (Acórdão TCU 2681/2011- Plenário). Nesse sentido, convém recomendar à UFAM que estruture adequadamente a Auditoria Interna da Universidade, dotando-a de condições para atuar tempestivamente, evitando-se prejuízos financeiros, bem como danos à imagem da entidade, nos termos do art. 14, do Decreto 3591, de 6/9/2000.
********************************************************************** 64. O levantamento procurou identificar também o papel e a responsabilidade do Conselho Diretor na condução desse processo e os trabalhos realizados pela Auditoria Interna da Anatel no acompanhamento da execução dos recursos da Copa. 66. Serão mencionados, por último, a atuação do Conselho Diretor, em seu papel de supervisão, e a da Auditoria Interna, no acompanhamento das ações da Copa, bem como a divulgação destas. 143. Em relação à fiscalização por parte da Auditoria Interna da Agência, inferiu-se que ela é inexistente para os projetos com recursos da Copa do Mundo. Afirma a Auditoria Interna que, à época do planejamento para o exercício de 2012, as ações da Copa do Mundo encontravam se em fase inicial logo, não foram incluídas no PAINT 2012 (peça 24, p. 7) 8. Um controle interno atuante também poderia auxiliar nessa tarefa, seja apontando problemas de conformidade nos gastos ou tão ou mais importante auxiliando na gestão dos recursos, ao opinar sobre a eficiência, efetividade, eficácia e economicidade das escolhas. Como relatado no relatório antecessor, a auditoria interna sequer incluiu os gastos para a Copa no Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT). É inequívoco que os controles internos têm papel preponderante na governança de qualquer projeto. 9. Fato é que o Conselho Diretor deve ter um absoluto controle sobre o andamento das atividades. Impera administrar os riscos de maneira o mais eficaz possível. De todo oportuno, desta forma, as recomendações emanadas àquele colegiado, para que, de forma mais recorrente, exija relatórios gerenciais sobre o bom andamento dos gastos. Não somente dos gestores diretamente responsáveis pelas ações; mas também de sua auditoria interna. 20. Ademais, é necessário que este Tribunal observe que todas as ações que demandam atendimento aos órgãos de controle, seja cumprimento de acórdão, atendimento de diligência, audiência, oitiva, ou qualquer tipo de instrumento onde a Autarquia deve promover atos internos junto às Diretorias Setoriais de DNIT para atender às solicitações, a matéria deve, obrigatoriamente, ser processadas pela Auditoria Interna do DNIT, conforme dispõe o art. 27 do seu Regimento Interno. 34. No que se refere ao processamento das demandas dos órgãos de controle externo, ressalta-se que, por força de seu Regimento Interno, é competência da Auditoria Interna zelar pelo adequado e tempestivo atendimento das determinações e solicitações dos órgãos de controle externo.